公司快遞郵寄管理制度一、目的為規(guī)范公司快遞郵寄管理，控制快遞費用支出，提高工作效率，確保公司文件、資料、物品等能夠安全、準確、及時地送達目的地，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工的快遞郵寄業(yè)務，包括國內(nèi)快遞和國際快遞。三、職責分工1.行政部門-負責與快遞公司簽訂合作協(xié)議，選擇合適的快遞公司，并對其服務質(zhì)量進行監(jiān)督和評估。-建立公司快遞使用臺賬，記錄快遞的收發(fā)情況，包括快遞單號、寄件人、收件人、寄件日期、費用等信息。-定期統(tǒng)計快遞費用，進行費用分析，并向公司管理層匯報。-對員工進行快遞郵寄相關知識的培訓，解答員工在快遞使用過程中遇到的問題。2.寄件人-負責填寫快遞面單，確保信息準確無誤，包括寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等。-對所寄物品進行妥善包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。-按照公司規(guī)定的流程進行快遞寄件申請和審批。-對所寄物品的合法性和安全性負責。3.收件人-及時簽收快遞，并檢查快遞物品的完整性和準確性。-如發(fā)現(xiàn)快遞物品有損壞或缺失等問題，及時與快遞公司和寄件人溝通解決。-將收到的重要文件或物品及時交付給相關人員或部門。四、快遞選擇1.國內(nèi)快遞-行政部門應根據(jù)快遞公司的服務質(zhì)量、價格、送達時間等因素，選擇至少兩家合作的國內(nèi)快遞公司。-一般情況下，優(yōu)先選擇與公司簽訂合作協(xié)議的快遞公司，以享受優(yōu)惠價格和更好的服務。2.國際快遞-對于國際快遞業(yè)務，行政部門應選擇具有國際快遞業(yè)務資質(zhì)和良好信譽的快遞公司。-考慮到國際快遞的復雜性和特殊性，寄件人應提前了解目的地國家的相關法律法規(guī)和海關要求，確保所寄物品符合規(guī)定。五、寄件流程1.物品準備-寄件人應將需要郵寄的物品進行分類整理，對于易碎、易損物品，要采取相應的防護措施，如使用泡沫、氣泡墊等進行包裝。-對于重要文件或資料，應使用文件封或信封進行封裝，并在封面上注明文件名稱和重要程度。2.填寫快遞面單-寄件人應認真填寫快遞面單上的各項信息，確保收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等準確無誤。-對于公司內(nèi)部的快遞，收件人地址應填寫公司的詳細地址和部門名稱。-在快遞面單的備注欄中，可簡要注明所寄物品的名稱和數(shù)量。3.寄件申請-寄件人需在公司內(nèi)部的快遞管理系統(tǒng)或相關表格中提交寄件申請，申請內(nèi)容包括寄件人姓名、部門、寄件日期、收件人信息、所寄物品名稱和數(shù)量、預計費用等。-對于金額較大或重要的快遞寄件，需經(jīng)部門負責人審批同意后方可寄件。4.稱重計費-寄件人將包裝好的物品和填寫好的快遞面單交給行政部門指定的快遞管理人員。-快遞管理人員對物品進行稱重，并根據(jù)快遞公司的收費標準計算快遞費用。5.交寄快遞-快遞管理人員將物品和快遞面單交給合作的快遞公司，并獲取快遞單號。-快遞管理人員將快遞單號錄入公司快遞使用臺賬，并告知寄件人。六、收件流程1.快遞簽收-快遞公司將快遞送達公司后，行政部門的快遞管理人員應及時通知收件人簽收。-收件人在簽收快遞時，應仔細檢查快遞外包裝是否完好，如有破損、變形等情況，應及時與快遞公司人員共同確認，并在快遞簽收單上注明。2.物品檢查-收件人簽收快遞后，應盡快打開包裝檢查物品的完整性和準確性。-如發(fā)現(xiàn)物品有損壞、缺失或與寄件人描述不符等問題，收件人應及時與寄件人和快遞公司聯(lián)系，協(xié)商解決辦法。3.登記入庫-對于收到的重要文件或物品，收件人應及時進行登記，并按照公司的相關規(guī)定進行入庫或交付給相關人員。七、費用管理1.費用結算-行政部門應與合作的快遞公司定期進行費用結算，一般為每月結算一次。-快遞公司應提供詳細的快遞費用清單，包括快遞單號、寄件人、收件人、費用金額等信息。-行政部門對費用清單進行審核，確保費用的準確性和合理性。2.費用報銷-員工因工作需要產(chǎn)生的快遞費用，可按照公司的費用報銷制度進行報銷。-報銷時，員工需提供快遞面單復印件、費用發(fā)票等相關憑證，并在報銷單上注明快遞單號和所寄物品的簡要說明。3.費用控制-行政部門應定期對快遞費用進行統(tǒng)計和分析，制定合理的費用控制目標。-對于不必要的快遞寄件，應及時提醒員工進行優(yōu)化和調(diào)整，避免浪費。八、保密要求1.信息保密-快遞管理人員應嚴格保密快遞使用臺賬中的信息，包括員工的個人信息、收件人信息等，不得泄露給無關人員。-寄件人在填寫快遞面單時，對于涉及公司機密的信息，應采取適當?shù)谋Ｃ艽胧?，如使用簡稱或代碼等。2.物品保密-對于涉及公司商業(yè)機密、技術秘密等重要物品的快遞郵寄，寄件人應采取加密、封裝等保密措施，確保物品在運輸過程中的安全性。-收件人在收到此類物品后，應按照公司的保密規(guī)定進行妥善保管和處理。九、違規(guī)處理1.未按流程操作-對于未按照公司規(guī)定的寄件流程進行操作的員工，行政部門應及時提醒并要求其改正。-如因未按流程操作導致快遞延誤、丟失或產(chǎn)生其他問題，相關責任人應承擔相應的責任。2.虛報費用-對于虛報快遞費用的員工，一經(jīng)查實，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，包括追回虛報的費用、給予警告處分等。3.泄露信息-對于違反保密要求，泄露快遞相關信息的員工，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰，情節(jié)嚴重的，將依法追究其法律責任。十、培訓與宣傳1.培訓內(nèi)容-行政部門應定期組織員工進行快遞郵寄相關知識的培訓，培訓內(nèi)容包括快遞寄件流程、費用管理、保密要求等。-邀請快遞公司的專業(yè)人員進行現(xiàn)場講解和操作演示，提高員工的快遞使用技能。2.宣傳方式-通過公司內(nèi)部的公告欄、郵件、微信群等渠道，宣傳公司的快遞郵寄管理制度和相關注意事項。-制作快遞使用手冊或指南，發(fā)放給員工，方便員工隨時查閱。十一、制度更新與完善1.定期評估-行政部門應定期對公司的快遞郵寄管理制度進行評估，收集員工的反饋意見和建議。-根據(jù)評估結果和公司的實際情況，對制度進行及時調(diào)整和完善。2.適應變化-隨著公司業(yè)務的發(fā)展和快遞行業(yè)的變化，公司的快遞郵寄管理制度應及時適應新的情況和要求。