辦公室文檔歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)流程一、總則1.1目的與意義為規(guī)范辦公室文檔管理工作，確保各類信息資源的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高工作效率，降低管理成本，特制定本標(biāo)準(zhǔn)流程。本流程旨在為辦公室文檔從形成、流轉(zhuǎn)、整理、歸檔到保管、利用及最終銷毀的全生命周期管理提供統(tǒng)一指導(dǎo)。1.2適用范圍本流程適用于辦公室內(nèi)所有以紙質(zhì)、電子或其他載體形式存在的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等。全體辦公室人員均需遵守本流程規(guī)定。1.3基本原則辦公室文檔歸檔管理應(yīng)遵循以下原則：*真實(shí)性原則：歸檔文檔必須是辦理完畢的、真實(shí)反映工作活動(dòng)的原始記錄。*完整性原則：確保歸檔文檔的各項(xiàng)要素齊全，手續(xù)完備，能夠完整反映事項(xiàng)全貌。*及時(shí)性原則：文檔形成或處理完畢后，應(yīng)按照規(guī)定時(shí)限及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔。*規(guī)范性原則：歸檔操作需符合統(tǒng)一的整理、著錄、編目和保管要求。*安全性原則：采取有效措施，保障歸檔文檔的實(shí)體安全和信息安全，防止失泄密、損壞或丟失。二、文檔形成與收集2.1文檔形成規(guī)范*各類文檔的形成應(yīng)符合國家及單位相關(guān)公文處理規(guī)范或業(yè)務(wù)管理要求，做到內(nèi)容真實(shí)、表述準(zhǔn)確、格式規(guī)范、手續(xù)齊全。*電子文檔應(yīng)使用單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式和命名規(guī)則，確保其可讀性和兼容性。2.2文檔收集范圍*外部來文：包括上級(jí)單位、平級(jí)單位及其他相關(guān)單位發(fā)送的各類正式文件、函件、通知、資料等。*內(nèi)部發(fā)文：本單位形成的各類正式文件、決議、紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、計(jì)劃、總結(jié)等。*業(yè)務(wù)文檔：在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、憑證、會(huì)議材料等。*其他具有保存價(jià)值的文檔材料。2.3收集要求*文檔承辦人或相關(guān)責(zé)任人是文檔收集的第一責(zé)任人，應(yīng)在文檔辦理完畢后及時(shí)將其收集齊全。*對(duì)于需要長(zhǎng)期跟蹤或階段性辦理的文檔，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后進(jìn)行階段性收集。*電子文檔應(yīng)連同其相關(guān)的元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者、版本等）一并收集。三、文檔整理與鑒定3.1初步整理*區(qū)分歸檔與不歸檔：根據(jù)文檔的價(jià)值和相關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的文檔進(jìn)行篩選，確定歸檔范圍。無保存價(jià)值的文檔，按規(guī)定程序銷毀，不納入歸檔流程。*區(qū)分文檔類型：將確定歸檔的文檔按其性質(zhì)（如公文、業(yè)務(wù)記錄、合同等）或載體形式（紙質(zhì)、電子）進(jìn)行初步區(qū)分。3.2系統(tǒng)化整理*分類：按照單位統(tǒng)一的分類體系（如年度-機(jī)構(gòu)/部門-業(yè)務(wù)類型等）對(duì)文檔進(jìn)行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，層次清晰。*排列：在同一類別內(nèi)，按照文檔形成的時(shí)間順序或邏輯聯(lián)系（如重要程度、承辦順序）進(jìn)行排列。成套性文檔應(yīng)保持其完整性，集中排列。*編號(hào)：對(duì)排列好的文檔，根據(jù)分類方案和排列順序，編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。3.3鑒定*價(jià)值鑒定：主要鑒定文檔的保存價(jià)值，確定其保管期限（如永久、定期）。定期保管的文檔應(yīng)明確具體的保管年限。*密級(jí)鑒定：對(duì)涉及國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密的文檔，應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確劃定密級(jí)，并作出明顯標(biāo)識(shí)。四、文檔著錄與編目4.1著錄*著錄是指對(duì)文檔的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。*著錄項(xiàng)目應(yīng)至少包括：檔號(hào)、文檔題名、責(zé)任者、形成日期、頁數(shù)、保管期限、密級(jí)、載體類型、備注等核心字段。*著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，使用規(guī)范的術(shù)語和文字。4.2編目*編制案卷目錄/卷內(nèi)文件目錄：對(duì)于紙質(zhì)文檔，可根據(jù)整理情況，按卷或按件編制目錄。目錄應(yīng)包含文檔的核心著錄信息。*建立檢索工具：利用文檔管理系統(tǒng)或電子表格等工具，建立歸檔文檔的檢索數(shù)據(jù)庫或檢索卡片，方便日后查找和利用。電子文檔應(yīng)確保其元數(shù)據(jù)可被檢索系統(tǒng)識(shí)別和利用。五、文檔存儲(chǔ)與保管5.1紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)*裝具要求：紙質(zhì)文檔應(yīng)使用符合檔案保管要求的文件夾、檔案盒或檔案袋進(jìn)行封裝，并在裝具上標(biāo)明檔號(hào)、題名、保管期限等信息。*庫房要求：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”措施。*排列上架：紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔號(hào)順序整齊排列上架，便于存取。5.2電子文檔存儲(chǔ)*存儲(chǔ)介質(zhì)：電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器、專用存儲(chǔ)設(shè)備或合規(guī)的云存儲(chǔ)服務(wù)中。重要電子文檔應(yīng)進(jìn)行異地備份或離線備份。*格式規(guī)范：電子文檔應(yīng)優(yōu)先采用通用、開放、穩(wěn)定的格式存儲(chǔ)。對(duì)于特殊格式的電子文檔，應(yīng)同時(shí)保存其讀取軟件或相關(guān)說明。*備份與恢復(fù)：建立定期備份制度，對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，并定期測(cè)試備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。*病毒防護(hù)：加強(qiáng)對(duì)電子文檔存儲(chǔ)設(shè)備和傳輸過程的病毒防護(hù)和安全管理。5.3保管要求*嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。*定期對(duì)存儲(chǔ)的文檔進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。*對(duì)需要保密的文檔，應(yīng)采取額外的保密措施，嚴(yán)格控制接觸范圍。*關(guān)注文檔載體的老化情況，對(duì)受損文檔及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。六、文檔利用與借閱6.1利用原則*文檔利用應(yīng)遵循“按需提供、嚴(yán)格審批、注意保密”的原則。*利用者應(yīng)愛護(hù)文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文檔內(nèi)容。6.2借閱程序*申請(qǐng)：借閱文檔需填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的檔號(hào)、題名、借閱目的、借閱期限等信息。*審批：根據(jù)文檔的密級(jí)和重要程度，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。一般文檔由部門負(fù)責(zé)人審批；涉密或重要文檔需報(bào)請(qǐng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或指定負(fù)責(zé)人審批。*登記：借閱申請(qǐng)獲批后，由檔案管理員在《文檔借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人、借閱文檔信息、借閱日期、應(yīng)還日期等。*借閱：檔案管理員核對(duì)借閱人身份及審批手續(xù)無誤后，方可提供文檔。借閱人應(yīng)在借閱時(shí)檢查文檔的完好狀況。6.3利用要求*借閱期限一般不超過規(guī)定時(shí)限，確需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。*原則上，檔案原件不得帶出辦公室或指定閱覽區(qū)域。確因工作需要帶出的，需經(jīng)高級(jí)別審批，并由借閱人對(duì)文檔安全負(fù)全部責(zé)任。*復(fù)制、摘錄文檔內(nèi)容，須經(jīng)審批同意，并不得改變?cè)膬?nèi)容和形式，不得泄露文檔秘密。*歸還文檔時(shí)，檔案管理員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文檔數(shù)量、完整性及有無損壞，并在登記簿上注銷。七、文檔鑒定與銷毀7.1定期鑒定對(duì)于保管期限為定期的文檔，在保管期滿前，應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)其進(jìn)行再次價(jià)值鑒定。7.2銷毀程序*經(jīng)鑒定確認(rèn)已無保存價(jià)值的到期文檔，由鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批。*涉密文檔的銷毀，必須嚴(yán)格按照國家保密規(guī)定執(zhí)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并確保信息無法恢復(fù)。*非涉密紙質(zhì)文檔的銷毀，可采取粉碎等方式，并做好銷毀記錄，記錄應(yīng)包括銷毀文檔的批次、數(shù)量、銷毀時(shí)間、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人等信息。*電子文檔的銷毀，應(yīng)確保從所有存儲(chǔ)介質(zhì)中徹底刪除，防止數(shù)據(jù)殘留。八、保障措施8.1組織保障明確辦公室負(fù)責(zé)人為文檔歸檔管理工作的第一責(zé)任人，指定專人（或兼職檔案員）負(fù)責(zé)日常的文檔收集、整理、歸檔、保管和利用工作。8.2制度保障本流程作為辦公室文檔管理的基本制度，應(yīng)確保得到嚴(yán)格執(zhí)行。定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與評(píng)估，并根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)修訂完善。8.3人員培訓(xùn)