企業(yè)行政管理流程清單手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政管理行為，提升行政服務(wù)效率，明確各環(huán)節(jié)責任分工，保證行政工作標準化、規(guī)范化運行，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門日常行政管理場景，涵蓋辦公用品管理、會議組織、資產(chǎn)維護、印章使用、差旅安排、辦公環(huán)境保障及供應(yīng)商合作等核心模塊，為企業(yè)行政工作提供全流程指引。第一章日常辦公用品管理一、適用情境適用于企業(yè)各部門辦公用品的申領(lǐng)、采購、入庫、發(fā)放、盤點及費用控制全流程管理，保證辦公用品供應(yīng)及時、成本可控、使用規(guī)范。二、執(zhí)行流程詳解1.需求收集與匯總發(fā)起主體：各部門行政對接人或指定人員。操作步驟：（1）每月25日前，各部門根據(jù)實際需求填寫《辦公用品月度需求表》（含物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、用途說明）；（2）部門負責人審核需求合理性（如非必需品、超量申領(lǐng)需備注說明）；（3）匯總至行政部，由行政專員統(tǒng)一整理，避免重復采購。2.采購計劃與執(zhí)行采購原則：優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商，保證性價比；零星采購需貨比三家。操作步驟：（1）行政部根據(jù)匯總需求編制《辦公用品采購計劃》，明確采購品類、數(shù)量、預算（不超過部門月度行政預算的80%）；（2）提交行政負責人審批，金額超5000元需額外報總經(jīng)理審批；（3）審批通過后，向定點供應(yīng)商下達采購訂單，或聯(lián)系供應(yīng)商詢價、比價后簽訂采購合同。3.入庫與驗收操作步驟：（1）辦公用品到貨后，行政專員對照采購訂單核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量；（2）驗收合格后，填寫《辦公用品入庫登記表》（入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、供應(yīng)商、驗收人），并在庫存臺賬中更新入庫信息；（3）驗收不合格（如破損、型號不符）的，需24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄退換原因。4.發(fā)放與領(lǐng)用領(lǐng)用原則：按需領(lǐng)用、杜絕浪費，禁止私人領(lǐng)用。操作步驟：（1）各部門領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字）；（2）行政專員核對領(lǐng)用需求與部門月度計劃，超計劃領(lǐng)用需部門負責人簽字確認；（3）發(fā)放時當面清點物品，保證數(shù)量準確，領(lǐng)用后臺賬實時更新庫存。5.月度盤點與費用核算操作步驟：（1）每月最后1個工作日，行政部組織各部門對接人進行庫存盤點，填寫《辦公用品月度盤點表》（賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量、原因分析）；（2）盤虧需說明原因（如領(lǐng)用未登記、損耗等），盤盈需核實是否為漏入庫；（3）匯總本月采購、領(lǐng)用、庫存數(shù)據(jù)，編制《辦公用品月度費用報表》，提交財務(wù)部備案。三、配套表單模板表1-1辦公用品月度需求表部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價預估總價用途說明部門負責人簽字表1-2辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號單位入庫數(shù)量單價供應(yīng)商驗收人備注表1-3辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用部門領(lǐng)用人物品名稱規(guī)格型號單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽字行政員簽字四、執(zhí)行要點提示預算控制：嚴格執(zhí)行月度預算，超預算采購需提前提交書面說明，經(jīng)審批后方可執(zhí)行；質(zhì)量驗收：對易損耗物品（如硒鼓、墨盒）需測試功能正常后再入庫；臺賬管理：入庫、領(lǐng)用、盤點數(shù)據(jù)需實時更新，保證賬實一致，每季度對賬一次；節(jié)約倡導：推行無紙化辦公，鼓勵使用再生紙、雙面打印，減少一次性用品消耗。第二章企業(yè)會議管理一、適用情境適用于企業(yè)各類會議（如例會、專題會、審批會、對外交流會）的籌備、召開、紀要整理及決議跟蹤全流程管理，保證會議高效有序、目標明確。二、執(zhí)行流程詳解1.會議發(fā)起與審批發(fā)起主體：各部門負責人或會議組織者。操作步驟：（1）填寫《會議申請表》（會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、議程、預計時長、所需設(shè)備/物料）；（2）部門負責人審核會議必要性（如可合并會議或線上解決的，需調(diào)整方案）；（3）提交至行政部，行政部協(xié)調(diào)會議室資源（如沖突需提前調(diào)整時間或地點）；（4）涉及跨部門或重大決策的會議，需報總經(jīng)理審批。2.會議籌備與通知操作步驟：（1）會議審批通過后，行政部提前1-3個工作日發(fā)送《會議通知》（含會議主題、時間、地點、參會人員、議程、需準備的資料）；（2）準備會議物料：投影儀、麥克風、白板、筆、礦泉水、會議資料袋（含議程、相關(guān)文件、簽到表）；（3）調(diào)試設(shè)備：保證投影、音響、網(wǎng)絡(luò)正常運行，提前30分鐘布置會場（擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備、放置物料）。3.會議召開與記錄操作步驟：（1）參會人員簽到（簽到表需記錄姓名、部門、聯(lián)系方式）；（2）會議主持人開場，明確會議目標及議程，控制會議節(jié)奏（避免超時）；（3）行政專員全程記錄會議要點（討論內(nèi)容、決議事項、責任分工、完成時限），關(guān)鍵決議需經(jīng)參會人確認；（4）會議結(jié)束時，主持人總結(jié)決議，明確下一步行動項。4.紀要整理與分發(fā)操作步驟：（1）會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，行政專員根據(jù)會議記錄整理《會議紀要》（會議基本信息、議程要點、決議事項、責任分工、完成時限、附件）；（2）提交會議主持人審核，保證內(nèi)容準確、無遺漏；（3）審核通過后，1個工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)部門，并抄送總經(jīng)理；（4）電子版紀要存入企業(yè)檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版按部門歸檔。5.決議跟蹤與反饋操作步驟：（1）行政部建立《會議決議跟蹤表》（決議事項、責任部門/人、完成時限、進展情況、實際完成時間）；（2）每周跟進決議進展，對逾期未完成的部門發(fā)送提醒；（3）重大決議在下一次例會上匯報完成情況，保證事事有跟進、件件有落實。三、配套表單模板表2-1會議申請表會議名稱會議目的預計時間預計地點參會人員議程所需設(shè)備/物料申請人部門負責人簽字行政部簽字總經(jīng)理簽字表2-2會議簽到表會議名稱日期地點姓名部門聯(lián)系方式簽到時間備注表2-3會議紀要模板會議紀要會議名稱：X會議會議時間：年月日:-:會議地點：X會議室參會人員：X、X、X…（附簽到表）缺席人員：X（原因：X）主持人：X記錄人：X一、會議議程議題一：X討論議題二：X審批議題三：X通報二、會議要點議題一：X（討論內(nèi)容摘要）議題二：X（審批意見摘要）議題三：X（通報內(nèi)容摘要）三、決議事項及行動項序號決議事項責任部門/人完成時限備注1XX部門/X..2XX部門/X..四、附件：X（相關(guān)文件名稱）分發(fā)范圍：X、X、X…抄送：總經(jīng)理辦公室四、執(zhí)行要點提示會前準備：提前確認會議室空閑狀態(tài)，避免臨時沖突；會議資料需提前1天分發(fā)，方便參會人準備；會中控制：主持人需嚴格把控議程，避免偏離主題；行政專員需完整記錄，尤其明確責任分工和時限；會后跟進：紀要需在24小時內(nèi)發(fā)出，決議跟蹤表需每周更新，保證閉環(huán)管理；會議紀律：禁止無故缺席，遲到早退需提前向主持人請假，手機調(diào)至靜音或震動模式。第三章企業(yè)固定資產(chǎn)管理一、適用情境適用于企業(yè)固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、家具、電子設(shè)備、車輛等）的采購、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、維護、盤點及報廢全生命周期管理，保證資產(chǎn)安全、完整、高效利用。二、執(zhí)行流程詳解1.資產(chǎn)采購申請與審批發(fā)起主體：資產(chǎn)使用部門或行政部。操作步驟：（1）部門因工作需要新增資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途、使用人、預算來源）；（2）部門負責人審核必要性（如現(xiàn)有資產(chǎn)可調(diào)劑使用，需說明理由）；（3）提交至行政部，行政部核查資產(chǎn)配置標準（如人均辦公電腦配置、部門車輛編制等）；（4）按審批權(quán)限逐級審批（部門負責人→行政負責人→總經(jīng)理，金額超2萬元需額外報董事長審批）。2.資產(chǎn)采購與入庫操作步驟：（1）審批通過后，行政部根據(jù)采購流程選擇供應(yīng)商（定點采購或公開招標）；（2）簽訂采購合同，明確資產(chǎn)規(guī)格、質(zhì)量、保修期、交付時間；（3）資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收（核對資產(chǎn)外觀、功能、型號、數(shù)量、發(fā)票）；（4）驗收合格后，填寫《固定資產(chǎn)入庫單》（入庫日期、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、資產(chǎn)編號、原值、供應(yīng)商、驗收人、使用人），并在資產(chǎn)系統(tǒng)中錄入信息（唯一資產(chǎn)編號，貼資產(chǎn)標簽）。3.資產(chǎn)領(lǐng)用與登記操作步驟：（1）使用部門領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（部門、使用人、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、領(lǐng)用日期）；（2）行政部核對領(lǐng)用信息與審批記錄，發(fā)放資產(chǎn)并簽署《固定資產(chǎn)領(lǐng)用確認書》；（3）更新《固定資產(chǎn)臺賬》（資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格型號、原值、使用部門、使用人、入庫日期、存放地點、狀態(tài)），保證賬實一致。4.資產(chǎn)調(diào)撥與變更適用場景：部門間資產(chǎn)調(diào)劑、使用人變更、存放地點變更。操作步驟：（1）資產(chǎn)調(diào)撥時，調(diào)入部門填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥申請表》（調(diào)出部門、調(diào)入部門、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、調(diào)撥原因）；（2）調(diào)出部門、行政部審核同意后，辦理資產(chǎn)交接（雙方確認資產(chǎn)狀態(tài)，簽署《固定資產(chǎn)調(diào)撥交接單》）；（3）更新臺賬信息（使用部門、使用人、存放地點），并通知財務(wù)部調(diào)整資產(chǎn)賬目。5.資產(chǎn)維護與保養(yǎng)操作步驟：（1）行政部建立《固定資產(chǎn)維護記錄表》（資產(chǎn)編號、維護日期、維護內(nèi)容、維護人員、維護費用、備注）；（2）定期對資產(chǎn)進行巡檢（如每季度檢查辦公電腦功能、每年檢查車輛狀況），發(fā)覺問題及時維修；（3）保修期內(nèi)資產(chǎn)故障，聯(lián)系供應(yīng)商免費維修；保修期外，需選擇正規(guī)維修點，預估費用超500元需報行政負責人審批。6.資產(chǎn)盤點與報廢盤點流程：（1）每年12月底組織全面盤點，行政部牽頭，財務(wù)部、使用部門參與；（2）填寫《固定資產(chǎn)盤點表》（資產(chǎn)編號、賬面數(shù)量、實盤數(shù)量、盤盈/盤虧數(shù)量、原因說明）；（3）盤虧資產(chǎn)需分析原因（如丟失、損壞），填寫《資產(chǎn)盤虧報告》，按權(quán)限審批后處理；盤盈資產(chǎn)需核實來源，補辦入庫手續(xù)。報廢流程：（1）資產(chǎn)達到使用年限（如電腦5年、打印機8年）或無法修復時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、報廢原因、原值、殘值預估）；（2）行政部組織技術(shù)鑒定（確認是否可修復、殘值評估）；（3）審批通過后，由行政部統(tǒng)一處理（如變賣、回收），殘值收入交財務(wù)部，并在臺賬中標注“已報廢”。三、配套表單模板表3-1固定資產(chǎn)采購申請表部門申請人申請日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價預估總價用途使用人預算來源部門負責人簽字行政負責人簽字總經(jīng)理簽字表3-2固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號原值（元）入庫日期使用部門使用人存放地點狀態(tài)（在用/閑置/報廢）備注表3-3固定資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號規(guī)格型號原值（元）已使用年限報廢原因技術(shù)鑒定意見殘值預估（元）申請人部門負責人簽字行政部簽字總經(jīng)理簽字四、執(zhí)行要點提示標簽管理：所有資產(chǎn)需粘貼唯一資產(chǎn)標簽（含編號、名稱、入庫日期），標簽損壞需及時更換；責任到人：資產(chǎn)使用人為第一責任人，需妥善保管，避免人為損壞；定期盤點：每年至少盤點1次，盤點差異需在3個工作日內(nèi)處理完畢；報廢合規(guī)：嚴禁私自處置報廢資產(chǎn)，需按流程審批后由行政部統(tǒng)一處理，保證資產(chǎn)殘值回收。第四章企業(yè)印章使用管理一、適用情境適用于企業(yè)公章、合同章、財務(wù)章、法人章、發(fā)票章等印章的刻制、保管、使用、歸還及登記管理，保證印章使用合規(guī)、安全，防范法律風險。二、執(zhí)行流程詳解1.印章刻制與備案發(fā)起主體：行政部。操作步驟：（1）因業(yè)務(wù)需要新增或刻制印章時，行政部填寫《印章刻制申請表》（印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)、刻制數(shù)量）；（2）提交總經(jīng)理審批，審批通過后聯(lián)系公安機關(guān)指定的刻制單位；（3）印章刻制完成后，留存印模，到公安機關(guān)備案，并在《印章登記臺賬》中記錄（印章名稱、編號、刻制日期、保管人、印模）。2.印章保管與交接保管原則：專人專管，分章存放，嚴禁外借。操作步驟：（1）行政部為每枚印章指定保管人（如公章、合同章由行政經(jīng)理保管，財務(wù)章由財務(wù)經(jīng)理保管）；（2）保管人需將印章存放于保險柜中，保險柜鑰匙由本人隨身攜帶；（3）保管人離職或崗位調(diào)動時，需辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接表》（印章名稱、編號、交接日期、移交人、接收人、監(jiān)交人），三方簽字確認后更新臺賬。3.印章使用申請與審批適用場景：對外簽訂合同、開具證明、出具公文、辦理銀行手續(xù)等需加蓋印章的行為。操作步驟：（1）申請人填寫《印章使用申請表》（用印單位/人、用印事由、文件名稱、文件編號、用印份數(shù)、預計用印時間）；（2）附需用印文件（如合同、證明、公文）的電子版或紙質(zhì)版，內(nèi)容需完整、準確；（3）按審批權(quán)限逐級審批（一般用?。翰块T負責人→行政負責人；重大合同用印：部門負責人→行政負責人→總經(jīng)理；涉及法律糾紛的文件需額外報董事長審批）。4.印章使用與登記操作步驟：（1）申請人持審批通過的《印章使用申請表》及文件至印章保管人處；（2）保管人核對文件內(nèi)容與申請事由是否一致，檢查文件是否有涂改、破損（如涂改需加蓋騎縫章）；（3）核對無誤后，在指定位置加蓋印章，保證清晰、不模糊；（4）立即在《印章使用登記表》（用印日期、印章名稱、文件名稱/編號、用印單位/人、份數(shù)、申請人、保管人、備注）中登記信息，登記需完整、準確。5.印章歸還與文件歸檔操作步驟：（1）用印完成后，申請人將文件交還保管人，保管人檢查文件是否完好，有無遺漏；（2）重要文件（如合同、公文）需原件1份交行政部歸檔，復印件由申請人帶回部門留存；（3）《印章使用申請表》《印章使用登記表》按月整理，與歸檔文件一并保存，保存期限不少于5年。三、配套表單模板表4-1印章刻制申請表印章名稱用途規(guī)格（直徑/尺寸）材質(zhì)刻制數(shù)量申請人申請日期部門負責人簽字行政負責人簽字總經(jīng)理簽字表4-2印章使用申請表用印單位/人用印事由文件名稱文件編號用印份數(shù)預計用印時間申請人部門負責人簽字行政負責人簽字總經(jīng)理簽字附件（文件名稱）表4-3印章使用登記表用印日期印章名稱文件名稱/編號用印單位/人份數(shù)申請人保管人備注四、執(zhí)行要點提示用印審核：保管人需嚴格審核文件內(nèi)容，對違規(guī)用印（如未經(jīng)審批、內(nèi)容虛假）有權(quán)拒絕，并及時向行政負責人報告；登記完整：用印登記需實時填寫，不得事后補登，保證每枚印章的使用軌跡可追溯；安全存放：印章保險柜密碼需定期更換，保管人不得將密碼告知他人；非工作時間需將印章鎖入保險柜；禁止外借：嚴禁將印章帶離辦公場所（如特殊情況需帶出，需經(jīng)總經(jīng)理審批，并由2名以上人員陪同）。第五章企業(yè)差旅管理一、適用情境適用于員工因公出差（如客戶拜訪、項目考察、參加會議、培訓學習）的交通、住宿、補貼申領(lǐng)及報銷管理，規(guī)范差旅行為，控制差旅成本。二、執(zhí)行流程詳解1.出差申請與審批發(fā)起主體：出差員工。操作步驟：（1）員工填寫《出差申請表》（出差人姓名、部門、職務(wù)、出差事由、出差地點、出差日期、返程日期、交通工具、住宿標準、預估費用、陪同人員）；（2）部門負責人審核出差必要性（如可線上溝通或縮短出差時間的，需調(diào)整方案）；（3）按審批權(quán)限逐級審批（省內(nèi)出差：部門負責人→行政負責人；省外出差：部門負責人→行政負責人→總經(jīng)理；出差超7天或金額超5000元需額外報董事長審批）。2.差旅預訂與準備操作步驟：（1）審批通過后，員工憑《出差申請表》向行政部申請預訂交通（機票、火車票）和住宿（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，非協(xié)議酒店需提前報備）；（2）行政部根據(jù)出差行程和標準預訂，預訂后反饋員工車次/航班、酒店信息；（3）員工提前領(lǐng)取出差備用金（按預估費用的80%申請，需填寫《備用金借款單》，經(jīng)財務(wù)部審核后發(fā)放）。3.出差執(zhí)行與記錄操作步驟：（1）出差期間，員工需遵守公司紀律，不得擅自延長出差時間或變更出差地點；（2）每日記錄差旅支出（含交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通、業(yè)務(wù)招待等），保留原始票據(jù)（發(fā)票抬頭需為公司全稱，稅號準確）；（3）如發(fā)生額外費用（如緊急業(yè)務(wù)招待），需提前向部門負責人電話申請，事后補簽審批單。4.差旅報銷與結(jié)算操作步驟：（1）出差返程后3個工作日內(nèi)，員工填寫《差旅報銷單》（出差日期、地點、費用明細、票據(jù)張數(shù)、報銷金額），附原始票據(jù)及《出差申請表》；（2）部門負責人審核費用真實性（如超標準住宿需說明理由，超標準部分由個人承擔）；（3）提交至財務(wù)部，財務(wù)部核對票據(jù)合規(guī)性（如發(fā)票真?zhèn)巍⑻ь^、稅號）及報銷標準（如住宿標準：部門經(jīng)理及以上800元/晚，其他500元/晚）；（4）審核通過后，扣除已領(lǐng)取的備用金，多退少補，報銷款項5個工作日內(nèi)到賬。5.差旅反饋與歸檔操作步驟：（1）重要出差（如項目考察、客戶談判）需在返程后3個工作日內(nèi)提交《出差報告》（出差內(nèi)容、成果、問題、建議）；（2）《出差申請表》《差旅報銷單》《出差報告》按月整理，交行政部歸檔保存，保存期限不少于3年。三、配套表單模板表5-1出差申請表出差人部門職務(wù)出差事由出差地點出發(fā)日期返程日期交通工具住宿標準（元/晚）預估費用（元）陪同人員申請人部門負責人簽字行政負責人簽字總經(jīng)理簽字表5-2差旅報銷單報銷人部門出差日期出差地點費用明細交通費住宿費餐飲補貼市內(nèi)交通費業(yè)務(wù)招待費其他報銷總額預售款實報金額備注表5-3出差報告模板出差報告出差人：X部門：X出差時間：年月日-月日出差地點：X出差事由：X（如客戶洽談、項目考察）一、出差主要內(nèi)容與X公司洽談X項目合作，就X問題達成一致；考察X項目現(xiàn)場，知曉X情況；參加X會議，獲取X行業(yè)信息。二、出差成果簽訂X合作意向書；完成X項目可行性報告初稿；收集X競爭對手資料。三、存在問題與建議問題：X地區(qū)住宿資源緊張，建議提前1周預訂；建議：加強與X客戶的溝通頻率，每月至少1次電話回訪。四、附件：X（會議資料、照片、合同等）四、執(zhí)行要點提示標準控制：嚴格執(zhí)行交通、住宿、補貼標準，超標準部分需由個人承擔，特殊情況需提前審批；票據(jù)合規(guī)：發(fā)票需與實際業(yè)務(wù)一致，抬頭、稅號、項目名稱需準確，不得虛開發(fā)票；及時報銷：出差返程后3個工作日內(nèi)提交報銷，逾期未報需說明理由，最長不超過15個工作日；安全提醒：出差前需知曉目的地天氣、安全狀況，注意人身財產(chǎn)安全，緊急情況及時聯(lián)系公司。第六章辦公環(huán)境與安全管理一、適用情境適用于企業(yè)辦公區(qū)域（前臺、會議室、辦公室、茶水間、衛(wèi)生間等）的環(huán)境維護、設(shè)施設(shè)備管理、安全檢查及應(yīng)急處理，營造安全、整潔、舒適的辦公環(huán)境。二、執(zhí)行流程詳解1.辦公環(huán)境日常維護責任分工：行政部統(tǒng)籌，各部門負責本區(qū)域環(huán)境維護，保潔公司負責公共區(qū)域清潔。操作步驟：（1）每日上班前，各部門員工整理本區(qū)域辦公桌面（文件歸檔、物品擺放整齊），保持地面無紙屑、雜物；（2）保潔公司每日8:00-9:00、13:00-14:00清潔公共區(qū)域（地面、衛(wèi)生間、茶水間），更換垃圾袋，補充衛(wèi)生紙、洗手液；（3）行政部每周五組織“辦公環(huán)境大檢查”，檢查各部門桌面整潔度、物品擺放、衛(wèi)生情況，檢查結(jié)果納入部門績效考核。2.辦公設(shè)施報修與維護適用場景：辦公家具、水電設(shè)備、空調(diào)、打印機、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施故障。操作步驟：（1）員工發(fā)覺設(shè)施故障時，填寫《辦公設(shè)施報修單》（報修部門、報修人、報修日期、設(shè)施名稱、故障描述、緊急程度）；（2）行政部收到報修單后，1小時內(nèi)響應(yīng)：緊急故障（如水管爆裂、停電）立即聯(lián)系維修人員；非緊急故障（如打印機卡紙、空調(diào)不制冷）24小時內(nèi)安排維修；（3）維修完成后，報修人簽字確認，行政部更新《辦公設(shè)施臺賬》（設(shè)施名稱、維修日期、維修內(nèi)容、維修費用、維保單位）。3.安全檢查與隱患排查檢查頻次：日常巡查（每日）、周檢查（每周）、月度大檢查（每月）。操作步驟：（1）日常巡查：行政值班人員每日下班前檢查辦公區(qū)域門窗、水電、電源開關(guān)是否關(guān)閉，消防器材是否完好；（2）周檢查：行政部每周一組織檢查消防通道是否暢通、應(yīng)急照明是否正常、安全出口標識是否清晰；（3）月度大檢查：聯(lián)合安全管理部門、物業(yè)每月末全面檢查消防設(shè)施（滅火器、消防栓）、電氣線路、電梯運行情況，填寫《安全檢查記錄表》（檢查項目、檢查結(jié)果、隱患描述、整改責任人、整改期限）。4.應(yīng)急事件處理適用場景：火災(zāi)、漏水、停電、人員受傷、盜竊等突發(fā)事件。操作步驟：（1）火災(zāi)：立即撥打119報警，組織人員疏散（沿安全出口撤離，切勿乘坐電梯），使用滅火器初期滅火（站在上風口，對準火焰根部）；（2）漏水：立即關(guān)閉水源總閥，通知維修人員，用拖把、水桶清理積水，保護電器設(shè)備；（3）人員受傷：輕微受傷（如擦傷）用急救箱藥品處理；嚴重受傷（如骨折、昏迷）立即撥打120，同時聯(lián)系家屬，安排人員陪同就醫(yī)；（4）盜竊：保護好現(xiàn)場，立即撥打110報警，監(jiān)控室調(diào)取監(jiān)控錄像，協(xié)助警方調(diào)查。5.綠化與節(jié)能管理操作步驟：（1）行政部負責辦公區(qū)域綠植養(yǎng)護（每周澆水、施肥、修剪），枯萎綠植及時更換；（2）推行節(jié)能措施：空調(diào)溫度設(shè)置夏季不低于26℃、冬季不高于20℃；下班關(guān)閉電腦、打印機、照明設(shè)備；使用節(jié)能燈具、節(jié)水器具；（3）每季度統(tǒng)計水電用量，分析節(jié)能效果，對節(jié)能顯著的部門給予表彰。三、配套表單模板表6-1辦公設(shè)施報修單報修部門報修人報修日期設(shè)施名稱故障描述緊急程度（一般/緊急）報修人簽字行政部接收人維修人員維修日期維修結(jié)果報修人確認簽字表6-2安全檢查記錄表檢查日期檢查區(qū)域檢查項目檢查結(jié)果（正常/異常）隱患描述整改責任人整改期限復查結(jié)果檢查人四、執(zhí)行要點提示責任到人：各部門負責人為本區(qū)域環(huán)境與安全第一責任人，需定期檢查本部門情況；應(yīng)急演練：每半年組織1次消防演練、疏散演練，提高員工應(yīng)急處理能力；隱患整改：安全檢查發(fā)覺的隱患需在規(guī)定期限內(nèi)整改，整改完成后需復查，保證隱患消除；節(jié)能宣傳：通過公告欄、內(nèi)部郵件宣傳節(jié)能知識，倡導員工養(yǎng)成節(jié)能習慣。第七章行政供應(yīng)商管理一、適用情境適用于企業(yè)行政類供應(yīng)商（如保潔、維修、辦公用品、綠植租賃、餐飲服務(wù)等）的征集、評估、選擇、合作評估及淘汰管理，保證供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、性價比合規(guī)。二、執(zhí)行流程詳解1.供應(yīng)商征集與資質(zhì)審核發(fā)起主體：行政部。操作步驟：（1）根據(jù)行政需求（如新增保潔服務(wù)、更換辦公用品供應(yīng)商），通過公開招標、邀請招標、行業(yè)推薦等方式征集供應(yīng)商；（2）要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或三證合一）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、法定代表人身份證復印件、公司簡介、服務(wù)案例）；（3）行政部審核資質(zhì)真實性（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用，避免列入經(jīng)營異常名錄或嚴重違法失信企業(yè)名單）。2.供應(yīng)商評估與選擇評估維度：資質(zhì)條件（20%）、服務(wù)質(zhì)量（30%）、價格水平（25%）、履約能力（15%）、服務(wù)方案（10%）。操作步驟：（1）對資質(zhì)審核通過的供應(yīng)商，發(fā)放《供應(yīng)商評估表》，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提交服務(wù)方案（含服務(wù)內(nèi)容、標準、人員配置、報價、應(yīng)急預案）；（2）組織評估小組（行政部、財務(wù)部、使用部門代表）對供應(yīng)商進行現(xiàn)場