秘書禮儀（第二版）單擊此處添加標題文字第六章秘書儀式禮儀單擊此處添加標題文字案例引導

A公司秘書小李作為談判代表出席同B公司的商務談判。談判過程中，小李為了讓對方放心地與A公司合作，聲稱A公司去年被本市相關部門評為“市級優(yōu)秀經營商”。談判結束時，雙方擬訂于兩天后正式簽約。然而，就在簽約前，對方打來電話說，經核實A公司并沒有獲得過小李所說的獎項，不打算簽約了。想一想：1.B公司為什么在簽約前“變卦”了？2.小李在談判中犯了什么錯誤？第一節(jié)商務談判禮儀單擊此處添加標題文字第一節(jié)商務談判禮儀一、商務談判禮儀的基本原則二、商務談判人員的形象禮儀三、商務談判中的技巧四、商務談判的禁忌一、商務談判禮儀的基本原則1.遵守法律原則2.平等原則3.雙贏原則4.對事不對人原則5.客觀標準原則6.禮敬對手原則二、商務談判人員的形象禮儀1.著裝得體男士可著深色三件套西裝，搭配白色襯衫，打素色或條紋式領帶，配黑色襪子和黑色正裝皮鞋；女士可著深色西裝套裙，搭配白襯衫，配肉色長筒絲襪和黑色高跟或半高跟皮鞋。2.儀態(tài)規(guī)范3.表情自然4.談吐優(yōu)雅三、商務談判中的技巧1.傾聽的技巧在商務談判中，談判人員應做到有效傾聽，時刻保持清醒和集中注意力，努力觀察對方的說話方式，理解話語背后的深層含義；談判人員要通過恰當?shù)姆绞?，如鼓勵、點頭、目光贊賞等，促使對方闡明真意；談判人員不要隨意打斷對方的話語，尤其當對方提出不同意見或出言不遜時，也應容忍對方把話說完。2.提問的技巧（1）應以真誠的態(tài)度、溫和的語氣提問。（2）體諒對方，所提問題應能使對方愉快回答。（3）簡明扼要地提問和圍繞主題及談判重點提問。（4）注意提問的連貫性。3.回答的技巧對不同的提問應采取不同的方式回答，如正確回答、不徹底回答、不馬上回答、不確切回答、回避回答、以問代答、使問話者失去追問的興趣、要求對方再次闡明問題等。4.巧用無聲語言四、商務談判的禁忌1.忌欺騙2.忌盛氣凌人3.忌道聽途說4.忌攻勢過猛5.忌含糊不清6.忌以自我為中心7.忌枯燥呆板第二節(jié)簽約儀式禮儀單擊此處添加標題文字一、簽約儀式的準備禮儀二、簽約儀式的座次禮儀三、簽約儀式的正式程序一、簽約儀式的準備禮儀1.準備待簽文本（1）草擬合同。合同在格式、內容上要標準、規(guī)范，一般要求目的明確、內容具體、用詞標準、數(shù)據精確、項目完整、書面整潔。同時在起草合同時，還必須遵守一些基本原則，如遵守法律原則、符合慣例原則、合乎常識原則、顧及對手原則。（2）一般來說，負責草擬合同的主方需要完成對待簽文本的定稿、翻譯、校對、印刷、裝訂、蓋章等工作，并在舉行簽約儀式時為簽約雙方提供合同的最終正式文本。（3）待簽文本的內容與談判協(xié)議條件應保持一致，各種批件、證明齊全。（4）簽約儀式前，負責提供待簽文本的主方應為在合同上簽字的有關各方各提供一份待簽的合同文本。如有必要，還應為各方提供一份副本。（5）簽署涉外合同時，按照國際慣例，待簽文本需同時使用主客雙方法定的官方語言或國際通行語言（6）待簽文本通常應裝訂成冊，并以真皮、金屬、軟木等作為封面，以示鄭重，紙張規(guī)格一般為8開，使用的紙張必須高檔，印刷要精美。一、簽約儀式的準備禮儀2.確定人員主客雙方應根據簽約文件的性質和內容確定主簽人員，主簽人員可以是國家領導人、政府有關部門領導、具體部門負責人和企業(yè)負責人（通常是法人代表）等，原則上雙方主簽人員的身份和職位應大體相當。3.選擇簽約地點主方人員應根據參加簽約儀式的人員規(guī)格、人數(shù)及簽約內容的重要程度等因素確定簽約地點。簽約地點可以選擇客方代表所住的飯店或主方的會客廳、談判室，為了擴大影響，也可商定在某個新聞發(fā)布中心舉行。無論簽約地點如何確定，從禮節(jié)上都應征得客方的同意。一、簽約儀式的準備禮儀4.布置簽約現(xiàn)場簽約現(xiàn)場的布置應莊重、整潔，地上可鋪設地毯，室內空氣應清新，光線應明亮。簽約現(xiàn)場主要的布置要求如下。（1）簽字廳內設一張長方形簽字桌，上面覆蓋深綠色的臺呢布（涉外簽字儀式時要注意顏色禁忌），背景應懸掛寫有“×××××（項目）簽約儀式”字樣的橫幅或將該字樣用技術手段顯示在投影幕布、LED屏幕上。以面對簽字廳正門的方向為準，安排主簽人員的座椅。簽署雙邊合同時，在簽字桌的后面擺放兩張座椅；簽署多邊合同時，可放置一張座椅，供各方主簽人員輪流就座（也有為每位簽字人員各準備一張座椅的情況）。（2）在簽字桌上應備有待簽的合同文本、簽字筆及吸墨器等簽字時所用的物品和文具。如果是涉外合同，還需在桌子中間擺放一個國旗架，按照客右主左的原則分別懸掛各方的袖珍國旗。如果是國內企業(yè)之間的簽約，也可在簽字桌的兩端擺放寫有企業(yè)名稱的席位牌。（3）簽字桌后應留有一定的空間供參加儀式的雙方人員站立。二、簽約儀式的座次禮儀1.簽署雙邊合同的座次禮儀在簽署雙邊合同時，簽字桌右側安排客方簽字人員就座，左側安排主方簽字人員就座；在主簽人員的外側，安排各自的助簽人員，以便隨時為簽字人員提供幫助；雙方其他的隨行人員，按照一定的順序在己方簽字人員的正對面就座，或依照職位的高低，客方從左向右、主方從右向左地依次列成一行，分別站立在各方主簽人員的身后。如果隨行人員人數(shù)較多，可以遵循“前高后低”的原則，排成兩行或多行。2.簽署多邊合同的座次禮儀在簽署多邊合同時，各方主簽人員按照事先約定的先后順序，依次上前坐在簽字位簽字。助簽人員與各自的主簽人員一起行動，按照“右高左低”的原則站立在主簽人員的左側。其他的陪同人員，應按照一定的順序面對簽字桌就座或站立。三、簽約儀式的正式程序1.雙方入場2.簽約儀式開始3.正式簽署文本4.交換簽署文本5.共飲香檳、合影留念6.退場7.公證第三節(jié)慶典活動禮儀第三節(jié)慶典活動禮儀一、慶典活動的組織禮儀二、慶典活動的程序禮儀三、慶典活動的參加禮儀一、慶典活動的組織禮儀1.成立籌備組2.確定活動類型3.安排活動內容4.進行輿論宣傳5.確定出席者6.選擇活動地點7.布置環(huán)境場地8.準備音響9.接待來賓二、慶典活動的程序禮儀1.介紹嘉賓2.宣布慶典活動正式開始3.主辦單位主要負責人致辭4.嘉賓講話5.安排文藝演出6.來賓參觀三、慶典活動的參加禮儀1.主辦單位人員的禮儀（1）注重儀容服飾（2）遵守時間（3）表情莊重（4）態(tài)度友好（5）行為自律1）忌“想來就來，想走就走”，或在慶典活動舉行期間到處亂走、亂轉。2）忌有意無意地表示出對慶典活動毫無興趣，如玩手機、看報紙、聽音樂、打瞌睡等。3）忌讓人覺得自己心不在焉，如探頭探腦、東張西望、看時間或向別人打聽時間。4）忌與周圍的人說“悄悄話”、開玩笑或朝主席臺上的人擠眉弄眼、扮鬼臉等。5）當會務人員對自己有所要求時，需要“有則改之，無則加勉”。三、慶典活動的參加禮儀

1.主辦單位人員的禮儀（6）發(fā)言簡短1）上下場時要沉著冷靜。走向講臺時，應不慌不忙，不可急奔過去，也不可慢吞吞地“起駕”。在開口講話前，應平心靜氣，不要氣喘吁吁、面紅耳赤、滿臉是汗、急得講不出話來。2）要講究禮貌。在發(fā)言開始時，應說“大家好”或“各位好”；在提及感謝對象時，應目視對方；在表示感謝時，應鄭重地欠身施禮；對于大家的鼓掌，則應以自己的掌聲來回禮；發(fā)言結束時，應說“謝謝大家。3）要寧短勿長。發(fā)言一定要在規(guī)定的時間內結束，而且寧短勿長，不要隨意發(fā)揮、信口開河。4）應少做手勢。含義不明的手勢應少做，尤其在發(fā)言時應堅決不用。三、慶典活動的參加禮儀2.被邀請人員的禮儀（1）準時參加（2）準備賀禮（3）恭致祝詞（4）廣交朋友（5）禮節(jié)性支持（6）禮貌告辭第四節(jié)剪彩儀式禮儀第四節(jié)?剪彩儀式禮儀一、剪彩儀式的準備禮儀二、剪彩儀式的組織禮儀三、剪彩儀式的參加禮儀一、剪彩儀式的準備禮儀1.準備剪彩用具（1）新剪刀（2）紅色緞帶（3）白手套（4）托盤（5）紅色地毯一、剪彩儀式的準備禮儀2.選擇剪彩人員（1）剪彩者按照慣例，剪彩者可以是一個人，也可以是多人，但一般不超過五人。剪彩者可以是上級領導、合作伙伴、社會名流、客戶代表或員工代表。剪彩者為一個人時，剪彩者應居中站立；剪彩者為多人時，主剪者居中站立，其他人員遵循中間高于兩側、右側高于左側的原則排列位置。如果剪彩儀式無外賓參加時，可執(zhí)行我國“左側高于右側”的傳統(tǒng)做法。（2）禮儀員剪彩儀式中的禮儀員可以邀請專業(yè)禮儀員或由主辦單位的女職員擔任。禮儀員通常擔任迎賓員、引導員、服務員、拉彩員、捧花員、托盤員等，有時也可一人身兼數(shù)職。選擇禮儀員的標準為相貌較好、身材高挑、年輕健康、氣質高雅、音色甜美、反應敏捷。一、剪彩儀式的準備禮儀

3.選定剪彩場地剪彩場地一般選在展覽會、展銷會的門口，廣場正門外或即將啟用的建筑、工程的現(xiàn)場舉行。剪彩現(xiàn)場應簡單裝飾以烘托氣氛，在剪彩之處懸掛寫有“××××剪彩典禮”或“××××剪彩儀式”的橫幅，或在LED背景墻上打上“×××剪彩典禮”或“××××剪彩儀式”的字樣，會場四周可插彩旗，懸掛氣球，座席兩旁可擺放花籃。4.開展宣傳工作為擴大剪彩活動的效果，提高主辦單位的知名度，剪彩儀式前，要運用各種媒體廣泛宣傳，以引起更多人的注意，達到宣傳效果。二、剪彩儀式的組織禮儀1.嘉賓入場一般來說，剪彩者應在前排就座，如果剪彩者為多人時，則應按照剪彩時的具體順序就座，即主剪者居于中間，其他人員按照中間高于兩側、右側高于左側的規(guī)則就座，座位上應事先放好桌簽，中央級來賓只寫“首長”，其他人可直接寫姓名。需要注意的是，在剪彩儀式上，通常只為剪彩者、來賓和本單位的負責人安排座席。2.儀式開始主持人宣布剪彩儀式開始，全場起立，奏國歌或主辦單位之歌，然后現(xiàn)場燃放鞭炮（禁燃放鞭炮的地方除外），全場熱烈鼓掌，此后主持人應向在場者介紹到場的重要來賓，并對他們的到來表示感謝。3.簡短發(fā)言發(fā)言者依次為東道主的代表、上級管理部門的代表、地方政府的代表、合作單位的代表等。發(fā)言內容應具有宣傳性、鼓動性、祝賀性，做到短小精悍、言簡意賅，每人發(fā)言時間以不超過三分鐘為宜。二、剪彩儀式的組織禮儀4.剪彩過程主持人宣布剪彩，全場奏樂，拉彩員、捧花員、托盤員從兩側同時或從右側率先登場。拉彩員與捧花員站成一排，拉彩員處于兩端拉直紅色緞帶，捧花員各自雙手捧一簇花團。托盤員須站立在拉彩員與捧花員身后一米左右，并且自成一行。然后引導員引導剪彩者登臺并按既定位置站好，主持人向全體到場者介紹剪彩者。最后托盤員應前行一步，到達剪彩者的右后側，并為其遞上手套和剪刀。在剪彩者剪斷紅綢、彩球落盤時，全體人員熱烈鼓掌，必要時還可奏樂或燃放鞭炮。5.后續(xù)活動剪彩結束后，主辦單位可安排一些文藝、參觀、聯(lián)誼、座談、簽名、題詞、就餐等后續(xù)活動，具體做法可因剪彩內容而定，最后可以向來賓贈送紀念性禮物，并歡送他們離開。三、剪彩儀式的參加禮儀1.剪彩者的禮儀（1）注意儀容儀表（2）舉止要得體（3）協(xié)力配合儀式2.禮儀員的禮儀（1）儀容要高雅（2）舉止行為要規(guī)范（3）退場要遵守秩序思考與練習一、簡答題1.簡述簽約儀式的準備禮儀。2.簡述慶典活動的準備禮儀。3.簡述剪彩儀式的組織禮儀。思考與練習

二、案例分析題

簽字儀式7月15日是××電力公司與美國A公司在多次談判后達成協(xié)議，準備正式簽字的日子，××電力公司負責簽字儀式的現(xiàn)場準備工作?！痢岭娏緦⒐究偛烤艑拥臅h室布置為簽字現(xiàn)場，在會議室擺放了鮮花，長方形簽字桌上臨時鋪設了深綠色的臺呢布，擺放了中美兩國的國旗，美國國旗放在簽字桌左側，中國國旗則放在右側，簽字文本一式兩份放在黑色塑料的文件夾內，簽字筆、吸墨器等文具分別放置在兩邊，會議室空調溫度控制在26℃。辦公室陳主任檢查了簽字現(xiàn)場，覺得一切安排妥當，他讓辦公室張秘書通知××電力公司董事長、總經理等己方簽字人員在會議室等待，自己到樓下準備迎接對方人員。9：00，美方總經理一行乘坐一輛高級轎車，準時駛入××電力公司總部，司機熟練地將車平穩(wěn)地停在辦公樓前。陳主任在門口迎候，他見副駕駛座位上是一位女賓，便以嫻熟優(yōu)雅的姿勢先為前排女賓打開車門，并做好護頂姿勢，同時禮貌地問候對方；緊接著，陳主任迅速走到右后門，準備以同樣的動作迎接后排客人，不料，前排女賓已經先于他打開了后門，迎候后排男賓，陳主任