企業(yè)法務(wù)合同管理操作細則一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)合同管理，明晰各部門在合同生命周期中的職責，防范法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同履約效率，依據(jù)《中華人民共和國民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合本企業(yè)實際經(jīng)營情況，特制定本細則。（二）適用范圍本細則適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機構(gòu)對外訂立、履行、變更、解除及終止各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）的管理活動。勞動合同及企業(yè)內(nèi)部管理類文件的管理，可參照本細則另行制定專項規(guī)定。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過程須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范要求。2.風(fēng)險控制原則：以事前防范為核心，注重合同風(fēng)險的識別、評估與應(yīng)對，確保企業(yè)權(quán)益最大化。3.效率與效益原則：在風(fēng)險可控前提下，優(yōu)化合同管理流程，提升合同處理效率，保障經(jīng)營活動順利開展。4.權(quán)責清晰原則：明確各部門在合同管理中的職責分工，確保合同管理各環(huán)節(jié)有人負責、有據(jù)可查。二、合同管理組織與職責（一）法務(wù)部門法務(wù)部門是企業(yè)合同管理的歸口管理部門，主要職責包括：1.制定、修訂和解釋企業(yè)合同管理相關(guān)制度及操作細則。2.組織制定和修訂企業(yè)標準合同文本，并監(jiān)督其使用。3.負責對企業(yè)重大合同、疑難合同的法律審核。4.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作。5.參與重大合同的談判、起草工作。6.建立和維護合同管理臺賬，定期進行合同統(tǒng)計與分析。7.組織合同管理培訓(xùn)，提升員工合同法律意識和管理水平。8.協(xié)助處理合同糾紛，參與與合同相關(guān)的仲裁、訴訟活動。（二）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的發(fā)起、履行和直接管理部門，主要職責包括：1.負責合同項目的可行性分析與立項。2.負責對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行初步調(diào)查與評估。3.負責合同談判，起草或提供合同草本及相關(guān)背景資料。4.按照規(guī)定流程發(fā)起合同審核、審批，并對提交材料的真實性、完整性負責。5.負責合同的履行，跟蹤履約情況，及時處理履行中出現(xiàn)的問題，并向法務(wù)部門報告重大履約風(fēng)險。6.負責合同文本及履行過程中形成的相關(guān)文件、資料的收集、整理、歸檔，并按要求向法務(wù)部門備案。7.配合法務(wù)部門處理與本部門相關(guān)的合同糾紛。（三）財務(wù)部門財務(wù)部門負責合同的財務(wù)審核與資金管理，主要職責包括：1.對合同中的價款、支付方式、稅務(wù)條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容進行審核。2.對合同資金的來源、支付進度及財務(wù)風(fēng)險進行評估。3.按照合同約定及審批流程辦理款項支付、收取等事宜。4.負責合同相關(guān)的財務(wù)憑證、票據(jù)的管理。（四）其他相關(guān)部門根據(jù)合同性質(zhì)及企業(yè)內(nèi)部職責分工，其他相關(guān)部門（如采購、技術(shù)、質(zhì)量、人力資源等）應(yīng)在其職責范圍內(nèi)對合同進行審核，并配合合同的履行與管理。三、合同管理流程（一）合同準備與立項1.需求發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營需要，提出合同訂立需求。2.可行性論證：業(yè)務(wù)部門對合同項目的必要性、可行性、經(jīng)濟性進行初步論證。3.相對方審查：業(yè)務(wù)部門對合同相對方的基本情況（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)代表身份證明等）、商業(yè)信譽、履約能力、財務(wù)狀況等進行調(diào)查核實，并留存相關(guān)證明文件。必要時，可要求法務(wù)部門或第三方機構(gòu)協(xié)助進行盡職調(diào)查。4.立項審批：對于重大或特定類型的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按企業(yè)規(guī)定辦理立項審批手續(xù)。（二）合同談判與文本起草1.談判組織：業(yè)務(wù)部門負責組織合同談判工作，明確談判目標、策略和底線。涉及重大利益或復(fù)雜條款的合同，法務(wù)部門應(yīng)參與談判。2.文本選擇：優(yōu)先選用企業(yè)發(fā)布的標準合同文本。無標準文本的，可參考行業(yè)通用文本或由業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判情況起草合同文本。如使用對方提供的合同文本，業(yè)務(wù)部門應(yīng)仔細審核，并對不利條款進行修改或提出異議。3.條款擬定：合同文本應(yīng)內(nèi)容完整、表述清晰、邏輯嚴謹，主要條款一般應(yīng)包括：當事人基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等。根據(jù)合同性質(zhì)，還可包括保密、知識產(chǎn)權(quán)、不可抗力、通知與送達等條款。（三）合同審核與審批1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)：業(yè)務(wù)部門將擬定的合同文本（含電子版及必要的紙質(zhì)版）、相對方背景資料、談判說明、立項審批文件等一并提交相關(guān)部門審核。2.法務(wù)審核：法務(wù)部門收到合同審核申請后，應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成審核。審核重點包括：合同主體合法性、意思表示真實性、內(nèi)容合規(guī)性、條款完備性與嚴謹性、權(quán)利義務(wù)對等性、風(fēng)險控制措施有效性等。法務(wù)部門審核后應(yīng)出具明確的審核意見（如通過、修改后通過、不通過），并對修改意見作出說明。3.其他部門審核：財務(wù)部門及其他相關(guān)部門應(yīng)在各自職責范圍內(nèi)對合同進行審核，并出具審核意見。4.審批決策：合同經(jīng)各部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門按照企業(yè)授權(quán)權(quán)限，報請相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)根據(jù)審核意見及自身判斷，作出批準、否決或退回修改的決定。（四）合同簽署與用印1.文本確認：合同經(jīng)最終審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與相對方對合同文本進行最終確認，確保內(nèi)容與審批版本一致。2.簽署規(guī)范：合同簽署應(yīng)遵循以下規(guī)范：*自然人簽字應(yīng)使用全名，并注明日期。*法人或其他組織應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由其法定代表人或授權(quán)委托人簽字，注明日期。涉及法定代表人授權(quán)的，應(yīng)查驗授權(quán)委托書。*合同有多頁的，應(yīng)加蓋騎縫章或由各方逐頁小簽。3.用印管理：企業(yè)印章管理部門（通常為行政或辦公室）根據(jù)審批通過的合同及用印申請，核對無誤后加蓋相應(yīng)印章。嚴禁在空白合同或未經(jīng)審批的合同上蓋章。4.簽署備份：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時獲取合同原件，并將其中一份（或按規(guī)定份數(shù)）提交法務(wù)部門存檔。（五）合同履行與監(jiān)控1.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行的第一責任人，應(yīng)指定專人負責跟蹤合同履行情況，確保雙方嚴格按照合同約定履行各自義務(wù)。2.通知與催告：對于重要的履行節(jié)點（如付款、交貨、驗收等），應(yīng)提前做好準備。發(fā)現(xiàn)對方可能或已經(jīng)違約的，應(yīng)及時進行溝通、催告，并保留相關(guān)證據(jù)。3.變更與解除：合同履行過程中，如需變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議，按原合同審批流程履行審核審批手續(xù)。4.風(fēng)險預(yù)警：業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險或潛在糾紛時，應(yīng)立即采取應(yīng)對措施，并及時向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告。5.履約記錄：業(yè)務(wù)部門應(yīng)做好合同履行的書面記錄，妥善保管履行過程中的所有憑證（如訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證、往來函件等）。（六）合同變更、解除與終止1.變更條件：發(fā)生法律規(guī)定或合同約定的變更事由，或雙方協(xié)商一致同意變更的，可對合同內(nèi)容進行變更。2.解除條件：出現(xiàn)法律規(guī)定或合同約定的解除情形，或雙方協(xié)商一致同意解除的，可解除合同。3.程序要求：合同的變更或解除，均應(yīng)采用書面形式，并履行與原合同訂立相同的審核審批程序。4.終止后處理：合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)做好善后工作，如清理債權(quán)債務(wù)、辦理結(jié)算、資料歸檔等。（七）合同檔案管理1.歸檔范圍：合同檔案包括但不限于：合同原件、相對方資質(zhì)文件、審批文件、談判記錄、補充協(xié)議、變更/解除協(xié)議、履約憑證、爭議解決文件等。2.歸檔要求：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)將完整的合同檔案整理后移交法務(wù)部門（或企業(yè)檔案管理部門，具體根據(jù)企業(yè)規(guī)定）統(tǒng)一歸檔。檔案應(yīng)按年度、合同類型、項目等進行分類、編號、登記，做到查閱方便、安全保密。3.保管期限：合同檔案的保管期限應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定及企業(yè)檔案管理制度，重要合同應(yīng)永久保存。4.查閱管理：查閱、復(fù)制合同檔案須經(jīng)相應(yīng)權(quán)限審批，并辦理登記手續(xù)，嚴禁私自復(fù)制、涂改、抽取、損毀合同檔案。四、合同糾紛處理1.糾紛報告：發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告，并提交糾紛情況說明、合同文本及相關(guān)證據(jù)材料。2.內(nèi)部會商：法務(wù)部門接到報告后，應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)部門對糾紛情況進行分析評估，制定初步處理方案。3.協(xié)商解決：在維護企業(yè)合法權(quán)益的前提下，優(yōu)先考慮通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商達成一致的，應(yīng)簽訂書面和解協(xié)議。4.爭議解決：協(xié)商不成的，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟），及時啟動相應(yīng)法律程序。法務(wù)部門負責具體的仲裁、訴訟事務(wù)處理，業(yè)務(wù)部門應(yīng)予以配合，提供必要的證據(jù)和支持。5.糾紛總結(jié)：糾紛處理完畢后，法務(wù)部門應(yīng)組織進行總結(jié)分析，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同管理及風(fēng)險防范措施。五、合同標準化與模板管理1.標準文本制定：法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點和管理需求，組織制定和修訂各類常用的標準合同文本，明確各標準文本的適用范圍。2.模板管理：標準合同文本由法務(wù)部門統(tǒng)一編號、發(fā)布和管理。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用標準合同文本，不得擅自修改。確需修改的，應(yīng)報請法務(wù)部門審核。3.動態(tài)更新：法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展及合同履行中發(fā)現(xiàn)的問題，定期對標準合同文本進行評審和修訂。六、監(jiān)督與責任1.監(jiān)督檢查：法務(wù)部門定期或不定期對各部門合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查結(jié)果納入企業(yè)相關(guān)考核體系。2.責任追究：對于在合同管理過程中因故意或重大過失導(dǎo)致企業(yè)損失的，按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定追究