辦公自動化環(huán)境規(guī)范制度一、總則

辦公自動化（OA）環(huán)境是提升企業(yè)運營效率、保障信息安全的重要基礎(chǔ)設(shè)施。為規(guī)范OA系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全，特制定本制度。本制度適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的員工，旨在明確使用規(guī)范、操作流程及責(zé)任分工。

二、系統(tǒng)使用規(guī)范

（一）賬號管理

1.員工必須妥善保管個人OA賬號及密碼，嚴(yán)禁泄露給他人。

2.如發(fā)現(xiàn)賬號異?；蛎艽a泄露，應(yīng)立即向IT部門報告。

3.離職員工需及時交還賬號，并由IT部門注銷相關(guān)權(quán)限。

（二）操作規(guī)范

1.登錄OA系統(tǒng)需使用正式賬號，禁止使用共享賬號或他人賬號。

2.操作過程中應(yīng)遵守系統(tǒng)提示，避免因誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障。

3.禁止在OA系統(tǒng)內(nèi)下載、傳播與工作無關(guān)的軟件或文件。

（三）信息安全

1.嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)中存儲或傳輸涉密信息，涉密文件需通過專用渠道處理。

2.定期清理個人緩存文件和臨時文件，避免敏感信息留存。

3.禁止通過OA系統(tǒng)進(jìn)行病毒傳播或網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

三、系統(tǒng)維護與支持

（一）日常維護

1.IT部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常監(jiān)控與維護，確保系統(tǒng)正常運行。

2.系統(tǒng)升級或維護需提前通知，并安排備用方案以減少影響。

3.員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常，應(yīng)通過官方渠道反饋，禁止自行嘗試修復(fù)。

（二）技術(shù)支持

1.IT部門提供OA系統(tǒng)使用咨詢與技術(shù)支持，響應(yīng)時間不超過2個工作小時。

2.員工需提供詳細(xì)問題描述及截圖（如適用），以便快速定位問題。

3.對于復(fù)雜問題，IT部門會安排專人跟進(jìn)，并及時更新處理進(jìn)度。

四、違規(guī)處理

（一）違規(guī)行為

1.賬號共享或泄露，導(dǎo)致信息安全事件。

2.傳播病毒或惡意軟件，影響系統(tǒng)穩(wěn)定性。

3.未經(jīng)授權(quán)修改系統(tǒng)設(shè)置，導(dǎo)致功能異常。

（二）處理措施

1.初次違規(guī)將進(jìn)行口頭警告，并要求限期整改。

2.重復(fù)違規(guī)或造成嚴(yán)重后果的，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

3.涉及違法行為的，將移交相關(guān)部門追究責(zé)任。

五、附則

本制度自發(fā)布之日起施行，由IT部門負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，將根據(jù)實際情況進(jìn)行調(diào)整。

一、總則

辦公自動化（OA）環(huán)境是提升企業(yè)運營效率、保障信息安全的重要基礎(chǔ)設(shè)施。為規(guī)范OA系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全，特制定本制度。本制度適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的員工，旨在明確使用規(guī)范、操作流程及責(zé)任分工。

二、系統(tǒng)使用規(guī)范

（一）賬號管理

1.員工必須妥善保管個人OA賬號及密碼，嚴(yán)禁泄露給他人。密碼設(shè)置應(yīng)符合安全要求，建議定期更換（如每季度一次），并避免使用生日、姓名等易猜信息。如需臨時授權(quán)他人使用，必須通過IT部門審批，并記錄使用事由及時間。

2.如發(fā)現(xiàn)賬號異常或密碼泄露，應(yīng)立即向IT部門報告，并配合進(jìn)行安全審計。IT部門將在接到報告后1個工作日內(nèi)進(jìn)行核查，并采取必要措施（如重置密碼、凍結(jié)賬號等）。

3.離職員工需在離職前1周內(nèi)交還賬號，并由IT部門在離職當(dāng)天完成權(quán)限注銷。未按規(guī)定交還賬號的，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

（二）操作規(guī)范

1.登錄OA系統(tǒng)需使用正式賬號，禁止使用共享賬號或他人賬號。員工應(yīng)通過公司提供的官方渠道（如公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、認(rèn)證APP等）進(jìn)行登錄，避免使用不安全的公共網(wǎng)絡(luò)。

2.操作過程中應(yīng)遵守系統(tǒng)提示，避免因誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障。例如，在發(fā)送郵件前需仔細(xì)核對收件人地址、附件內(nèi)容；在提交審批前需確認(rèn)表單信息準(zhǔn)確無誤。如不慎執(zhí)行了錯誤操作，應(yīng)立即聯(lián)系IT部門協(xié)助恢復(fù)。

3.禁止在OA系統(tǒng)內(nèi)下載、傳播與工作無關(guān)的軟件或文件。員工應(yīng)僅使用系統(tǒng)提供的官方功能模塊，禁止通過OA系統(tǒng)訪問外部網(wǎng)站或下載不明來源的插件。如需使用特定軟件，應(yīng)通過IT部門申請安裝。

（三）信息安全

1.嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)中存儲或傳輸涉密信息，涉密文件需通過公司指定的加密渠道或物理介質(zhì)進(jìn)行傳輸。員工應(yīng)明確哪些信息屬于涉密范圍（如商業(yè)機密、客戶資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等），并嚴(yán)格遵守保密協(xié)議。

2.定期清理個人緩存文件和臨時文件，避免敏感信息留存。建議每月至少清理一次個人文檔中的臨時文件和回收站內(nèi)容，IT部門將定期對系統(tǒng)進(jìn)行后臺清理，但員工仍需承擔(dān)個人責(zé)任。

3.禁止通過OA系統(tǒng)進(jìn)行病毒傳播或網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。員工應(yīng)安裝公司指定的殺毒軟件，并定期更新病毒庫。如發(fā)現(xiàn)可疑郵件或文件，應(yīng)立即隔離并報告IT部門。

三、系統(tǒng)維護與支持

（一）日常維護

1.IT部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常監(jiān)控與維護，包括硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、系統(tǒng)補丁更新等，確保系統(tǒng)7x24小時穩(wěn)定運行。IT部門將建立系統(tǒng)監(jiān)控機制，實時監(jiān)測服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)流量等關(guān)鍵指標(biāo)，并設(shè)置預(yù)警閾值。

2.系統(tǒng)升級或維護需提前3個工作日發(fā)布通知，并安排備用方案以減少影響。例如，計劃在周末進(jìn)行系統(tǒng)升級時，應(yīng)提前通知各部門調(diào)整工作安排，并提供離線版本或紙質(zhì)流程作為臨時替代方案。

3.員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障或異常，應(yīng)通過公司內(nèi)部平臺（如服務(wù)臺、郵箱等）反饋，并描述問題現(xiàn)象、發(fā)生時間、影響范圍等信息。IT部門將根據(jù)問題優(yōu)先級安排處理，并定期向反饋人更新進(jìn)展。

（二）技術(shù)支持

1.IT部門提供OA系統(tǒng)使用咨詢與技術(shù)支持，響應(yīng)時間標(biāo)準(zhǔn)如下：

-優(yōu)先級高（如系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失）：30分鐘內(nèi)響應(yīng)，2小時內(nèi)提供臨時解決方案。

-優(yōu)先級中（如功能使用疑問、流程配置問題）：2個工作小時內(nèi)響應(yīng)，4個工作小時內(nèi)解決。

-優(yōu)先級低（如操作習(xí)慣咨詢）：5個工作小時內(nèi)響應(yīng)，提供標(biāo)準(zhǔn)化解決方案。

2.員工需提供詳細(xì)問題描述及截圖（如適用），以便快速定位問題。例如，在報告郵件發(fā)送失敗問題時，應(yīng)提供錯誤提示截圖、收件人地址、附件大小等信息。

3.對于復(fù)雜問題，IT部門會安排專人跟進(jìn)，并及時更新處理進(jìn)度。IT部門將建立問題跟蹤機制，確保每個問題都有明確的負(fù)責(zé)人和解決時間，并在問題解決后進(jìn)行回訪確認(rèn)。

四、違規(guī)處理

（一）違規(guī)行為

1.賬號共享或泄露，導(dǎo)致信息安全事件。例如，員工將賬號密碼告知他人使用，或在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄系統(tǒng)，導(dǎo)致敏感信息泄露。

2.傳播病毒或惡意軟件，影響系統(tǒng)穩(wěn)定性。例如，通過OA系統(tǒng)附件傳播勒索軟件，導(dǎo)致公司網(wǎng)絡(luò)癱瘓。

3.未經(jīng)授權(quán)修改系統(tǒng)設(shè)置，導(dǎo)致功能異常。例如，擅自修改審批流程、刪除他人文件等，影響正常業(yè)務(wù)運行。

（二）處理措施

1.初次違規(guī)將進(jìn)行口頭警告，并要求限期整改。例如，對于賬號共享行為，IT部門將通知當(dāng)事人立即停止違規(guī)操作，并簽署《信息安全承諾書》。

2.重復(fù)違規(guī)或造成嚴(yán)重后果的，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。例如，對于導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的違規(guī)行為，將追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟賠償，并取消其系