公文檔案管理規(guī)范與實(shí)施方案一、引言公文檔案作為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營等活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書材料，是記錄歷史、傳承經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)決策的重要載體?？茖W(xué)規(guī)范地管理公文檔案，對(duì)于保障單位工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性，提升管理效能，維護(hù)合法權(quán)益，具有不可替代的基礎(chǔ)性作用。為進(jìn)一步加強(qiáng)我單位公文檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我單位實(shí)際，特制定本規(guī)范與實(shí)施方案。二、公文檔案管理規(guī)范（一）指導(dǎo)思想與基本原則公文檔案管理工作以服務(wù)單位中心工作為宗旨，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)，規(guī)范管理、安全保密，方便利用、服務(wù)發(fā)展的原則。堅(jiān)持依法治檔，將檔案管理納入單位日常管理體系，確保各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可查。（二）管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、研究解決檔案管理工作中的重大問題，審定檔案管理規(guī)章制度，督促檢查檔案工作落實(shí)情況。2.綜合管理部門（或辦公室）：作為檔案工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。具體職責(zé)包括：*貫徹執(zhí)行國家及上級(jí)有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；*制定和完善本單位公文檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作細(xì)則；*負(fù)責(zé)對(duì)各部門形成的公文材料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查；*集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，確保檔案的安全、完整和有效利用；*組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流。3.各部門職責(zé)：各部門應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門公文材料的收集、積累、初步整理和定期向綜合管理部門移交。部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門公文材料的真實(shí)性、完整性負(fù)總責(zé)。（三）公文材料的收集與歸檔1.歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各類公文（包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、請示報(bào)告、批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像材料、電子文件等）均屬歸檔范圍。具體歸檔范圍另行制定《公文材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》。2.歸檔時(shí)間：*年度性公文材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔；*專項(xiàng)工作、專題活動(dòng)形成的公文材料，在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔；*基建項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等形成的公文材料，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；*電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔。3.歸檔要求：*歸檔的公文材料必須是辦理完畢的正式文本，手續(xù)齊全，格式規(guī)范。*歸檔材料應(yīng)做到字跡清楚、圖樣清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章完備。*外文材料應(yīng)附有中文譯本。*錄音、錄像、照片等聲像材料，應(yīng)注明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者，并配以文字說明。*電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，存儲(chǔ)載體應(yīng)符合歸檔要求。（四）檔案的整理與保管1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：按照年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限進(jìn)行分類。具體整理方法參照國家《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。包括件的劃分、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。3.檔案保管：*檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵。*配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放有序。*建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度。*定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。*對(duì)重要、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施。（五）檔案的利用與保密1.檔案利用：*單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱重要檔案須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人或單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。*查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。*檔案一般不得帶出檔案庫房，確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。2.檔案保密：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。檔案管理人員和查閱利用人員必須嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉密檔案的管理，應(yīng)嚴(yán)格按照涉密文件管理規(guī)定執(zhí)行。（六）檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定：成立檔案鑒定工作小組，定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作小組由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.銷毀程序：*對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。*銷毀檔案時(shí)，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。*銷毀清冊應(yīng)永久保存。三、公文檔案管理實(shí)施方案（一）組織領(lǐng)導(dǎo)與工作機(jī)制1.成立公文檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組：由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室在綜合管理部門，負(fù)責(zé)日常工作的組織協(xié)調(diào)。2.建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制：定期召開檔案管理工作會(huì)議，研究解決工作中存在的問題，通報(bào)工作進(jìn)展情況。各部門要明確一名負(fù)責(zé)人分管本部門檔案工作，并指定兼職檔案員，確保責(zé)任到人。（二）實(shí)施步驟與時(shí)間安排1.準(zhǔn)備階段（X月-X月）：*制定并印發(fā)本《公文檔案管理規(guī)范與實(shí)施方案》。*組織召開動(dòng)員部署會(huì)議，學(xué)習(xí)宣傳檔案管理法規(guī)和本單位規(guī)范方案。*組織檔案管理人員和各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.梳理與整改階段（X月-X月）：*各部門對(duì)照歸檔范圍，對(duì)以往形成的公文材料進(jìn)行全面清理、收集和初步整理。*綜合管理部門對(duì)各部門梳理情況進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。*重點(diǎn)解決歷史遺留檔案的整理、歸檔問題，確保檔案的完整性。3.規(guī)范運(yùn)行階段（X月起）：*各部門嚴(yán)格按照本規(guī)范要求，做好日常公文材料的收集、整理和移交工作。*綜合管理部門按照規(guī)范對(duì)接收的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、上架。*建立健全檔案檢索體系，逐步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案利用效率。*定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查和總結(jié)，不斷完善管理制度和工作流程。（三）保障措施1.人員保障：配備專（兼）職檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高其專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。2.制度保障：根據(jù)本規(guī)范，進(jìn)一步細(xì)化各項(xiàng)工作制度和操作細(xì)則，如《檔案庫房管理制度》、《檔案查閱利用制度》、《電子檔案管理制度》等，形成完善的制度體系。3.經(jīng)費(fèi)保障：將檔案管理所需經(jīng)費(fèi)（包括檔案裝具購置、庫房維護(hù)、設(shè)備更新、人員培訓(xùn)、信息化建設(shè)等）納入單位年度預(yù)算，確保檔案工作的正常開展。4.設(shè)施保障：改善檔案保管條件，配備必要的檔案庫房、檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等設(shè)施設(shè)備。積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，配備專用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。（四）檢查與評(píng)估1.單位公文檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期或不定期對(duì)本規(guī)范與實(shí)施方案的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.將公文檔案管理工作納入各部門年度工作考核內(nèi)容，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人予以表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、造成檔案損壞或失泄密的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。四、附則1.本規(guī)范與實(shí)施方案由單位綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.本規(guī)范與實(shí)施方案自印發(fā)之