物業(yè)管理費收繳及檔案管理制度一、總則為規(guī)范本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)管理費的收繳工作，保障物業(yè)管理服務(wù)的正常運(yùn)作與可持續(xù)發(fā)展，維護(hù)業(yè)主、物業(yè)使用人及物業(yè)服務(wù)企業(yè)的合法權(quán)益，同時加強(qiáng)物業(yè)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本物業(yè)實際情況，特制定本制度。本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有業(yè)主、物業(yè)使用人以及物業(yè)服務(wù)企業(yè)各相關(guān)部門。物業(yè)管理費的收繳及檔案管理工作遵循依法合規(guī)、公平公正、公開透明、高效便捷的原則。二、物業(yè)管理費收繳管理（一）收費標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)物業(yè)管理費收費標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照本物業(yè)《管理規(guī)約》或業(yè)主大會決議執(zhí)行，并向全體業(yè)主公示。收費標(biāo)準(zhǔn)的制定與調(diào)整需履行相應(yīng)的民主程序，確保其合理性與合規(guī)性。各項服務(wù)收費項目、服務(wù)內(nèi)容、收費標(biāo)準(zhǔn)及計費方式應(yīng)清晰明確，便于業(yè)主理解和監(jiān)督。（二）收費范圍與周期物業(yè)管理費的收費范圍包括本物業(yè)區(qū)域內(nèi)的住宅、商業(yè)、辦公等各類物業(yè)。具體涵蓋物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的日常運(yùn)行、維護(hù)、管理，環(huán)境衛(wèi)生清潔，公共秩序維護(hù)，綠化養(yǎng)護(hù)等服務(wù)所產(chǎn)生的費用。收費周期一般為【月度/季度/年度】，具體繳費周期以《物業(yè)服務(wù)合同》或業(yè)主大會決議為準(zhǔn)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)于每個繳費周期起始前【合理期限】內(nèi)向業(yè)主發(fā)出繳費通知。（三）繳費方式為便利業(yè)主繳費，物業(yè)服務(wù)中心提供多種繳費方式，包括但不限于：1.現(xiàn)場繳費：業(yè)主可至物業(yè)服務(wù)中心前臺，以現(xiàn)金、銀行卡刷卡等方式繳納。2.銀行轉(zhuǎn)賬：業(yè)主可通過銀行柜臺、網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行等方式將費用轉(zhuǎn)至物業(yè)服務(wù)企業(yè)指定的銀行賬戶。3.線上支付：通過物業(yè)服務(wù)企業(yè)官方微信公眾號、APP或其他合作的第三方支付平臺進(jìn)行在線支付。4.代扣代繳：經(jīng)業(yè)主授權(quán)，可與指定銀行簽訂代扣協(xié)議，由銀行按月或按約定周期從業(yè)主指定賬戶中代扣。（四）催繳管理1.溫馨提示：在繳費截止日前【數(shù)日】，物業(yè)服務(wù)中心可通過短信、微信、公告等方式向業(yè)主發(fā)送溫馨提示，提醒業(yè)主及時繳費。2.逾期催繳：*繳費截止日后，對于尚未繳費的業(yè)主，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)在【合理期限】內(nèi)發(fā)出《欠費催繳通知書》，明確欠費金額、滯納金（如有）、再次繳費期限及不及時繳費的后果。催繳通知書可采取當(dāng)面送達(dá)、郵寄（掛號信或快遞，保留憑證）或在物業(yè)顯著位置公告等方式。*對于經(jīng)首次催繳仍未繳費的業(yè)主，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)進(jìn)行電話或上門溝通，了解未繳費原因，耐心解釋，并再次督促其盡快繳費。*對于長期拖欠或經(jīng)多次催繳仍拒不繳納的業(yè)主，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可依據(jù)《物業(yè)管理條例》及《物業(yè)服務(wù)合同》的相關(guān)約定，采取包括但不限于向業(yè)主委員會通報、法律途徑等方式維護(hù)自身合法權(quán)益，但應(yīng)注意方式方法，避免與業(yè)主發(fā)生激烈沖突。（五）費用減免與緩交因特殊情況（如房屋空置、產(chǎn)權(quán)糾紛、物業(yè)服務(wù)存在重大瑕疵等）確需減免或緩交物業(yè)管理費的，業(yè)主應(yīng)向物業(yè)服務(wù)中心提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料。物業(yè)服務(wù)中心在核實情況后，按內(nèi)部審批流程處理，并將處理結(jié)果書面告知申請人。費用減免與緩交的條件、期限和審批權(quán)限由物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)實際情況制定并嚴(yán)格執(zhí)行。（六）異議處理業(yè)主對物業(yè)管理費的收費標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)內(nèi)容或計費金額有異議的，有權(quán)向物業(yè)服務(wù)中心提出。物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)在收到異議后【合理工作日】內(nèi)予以核查和書面答復(fù)。若異議成立，應(yīng)及時予以糾正；若異議不成立，應(yīng)向業(yè)主做好解釋說明工作。（七）票據(jù)管理物業(yè)服務(wù)企業(yè)在收取物業(yè)管理費時，應(yīng)向業(yè)主開具合法有效的收費票據(jù)（如發(fā)票或收據(jù)）。票據(jù)管理應(yīng)符合國家財經(jīng)制度，做到領(lǐng)、用、存登記清晰，作廢票據(jù)處理規(guī)范。（八）收繳記錄與統(tǒng)計物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)建立健全物業(yè)管理費收繳臺賬，詳細(xì)記錄每位業(yè)主的房號、姓名、應(yīng)繳金額、實繳金額、繳費日期、欠費情況等信息。定期對收繳數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成《物業(yè)管理費收繳情況報表》，為管理層提供決策依據(jù)，并按規(guī)定向業(yè)主委員會或相關(guān)部門報告。三、物業(yè)檔案管理物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動的真實記錄，是開展各項物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，必須予以高度重視，妥善管理。（一）檔案分類物業(yè)檔案主要包括以下幾大類：1.業(yè)主/物業(yè)使用人檔案：包括業(yè)主及家庭成員基本信息、購房合同或租賃合同復(fù)印件、身份證明復(fù)印件、聯(lián)系方式、房屋產(chǎn)權(quán)證明復(fù)印件、入住登記表、裝修申請表及審批資料、各項費用繳納記錄等。2.物業(yè)工程技術(shù)檔案：包括物業(yè)竣工驗收資料、竣工圖（總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通、消防、智能化等各專業(yè)圖紙）、地質(zhì)勘察報告、設(shè)備清單、設(shè)備出廠合格證、使用說明書、安裝調(diào)試記錄、保修協(xié)議、隱蔽工程記錄等。3.物業(yè)服務(wù)運(yùn)營檔案：*行政管理類：包括公司資質(zhì)、物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主大會及業(yè)主委員會相關(guān)文件、各項管理制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議紀(jì)要、對外發(fā)文等。*日常服務(wù)類：包括清潔服務(wù)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、秩序維護(hù)巡邏記錄、車輛管理記錄、報修維修記錄（含公共部位及業(yè)主專有部分委托維修）、投訴處理記錄、能耗數(shù)據(jù)記錄等。*財務(wù)檔案類：包括物業(yè)管理費收繳臺賬、發(fā)票存根、銀行對賬單、財務(wù)報表、成本核算資料等（按財務(wù)制度單獨規(guī)范管理）。4.業(yè)主大會/業(yè)主委員會檔案：包括業(yè)主大會成立備案資料、業(yè)主委員會委員資料、業(yè)主大會議事規(guī)則、管理規(guī)約、業(yè)主大會決議、業(yè)主委員會會議紀(jì)要、與業(yè)主委員會的溝通函件等。5.其他重要檔案：如突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案及處理記錄、對外合同協(xié)議（如外包服務(wù)合同、采購合同）、重要通知公告等。（二）檔案的建立與接收1.新建物業(yè)檔案：在物業(yè)承接查驗階段，物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)與建設(shè)單位按照相關(guān)規(guī)定，詳細(xì)核對、接收并登記物業(yè)工程技術(shù)檔案資料，確保資料的完整、準(zhǔn)確。2.業(yè)主檔案建立：業(yè)主辦理入住手續(xù)時，物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)指導(dǎo)業(yè)主填寫《業(yè)主入住登記表》，收集相關(guān)證明材料，并對資料進(jìn)行核對、整理、編號后歸檔。3.日常檔案形成：物業(yè)管理日常運(yùn)作中形成的各類記錄、文件、資料，均應(yīng)及時整理，形成規(guī)范的檔案。（三）檔案保管與維護(hù)1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜，保持干燥、通風(fēng)、避光、防蟲、防火、防盜，配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和消防器材。2.檔案裝訂與存放：檔案應(yīng)分類、編號、裝訂成冊，使用規(guī)范的檔案盒或文件夾存放，并編制檔案目錄和檢索索引，便于查閱。電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，并定期備份。3.檔案借閱：建立檔案借閱制度，明確借閱權(quán)限、借閱手續(xù)和歸還期限。借閱檔案需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、損毀或私自復(fù)制。重要檔案原則上不得帶出檔案庫房，確需帶出的，須經(jīng)高級管理人員批準(zhǔn)并限期歸還。4.檔案保密：檔案管理人員及其他接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的涉密信息和業(yè)主隱私信息。5.檔案更新與銷毀：對于業(yè)主信息變更、設(shè)備維修改造等情況，應(yīng)及時更新相應(yīng)檔案內(nèi)容。檔案保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案的信息化管理鼓勵物業(yè)服務(wù)企業(yè)采用物業(yè)管理信息系統(tǒng)，對物業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并具備可追溯性。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、操作日志、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。（五）檔案移交物業(yè)服務(wù)企業(yè)退出物業(yè)管理項目時，應(yīng)按照《物業(yè)服務(wù)合同》的約定和相關(guān)規(guī)定，向業(yè)主委員會或新的物業(yè)服務(wù)企業(yè)完整、有序地移交全部物業(yè)檔案資料，并辦理書面交接手續(xù)。四、責(zé)任與監(jiān)督1.部門職責(zé)：物業(yè)服務(wù)中心為本制度的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)物業(yè)費的收繳、催繳、記錄以及各類檔案的日常收集、整理、保管、利用和移交工作。財務(wù)部門負(fù)責(zé)收費資金的管理和監(jiān)督，以及財務(wù)類檔案的規(guī)范管理。2.人員職責(zé)：檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。收費人員應(yīng)廉潔自律，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序收費。3.監(jiān)督檢查：物業(yè)服務(wù)企業(yè)管理層應(yīng)定期對物業(yè)管理