倉庫管理入庫驗(yàn)收全流程操作手冊一、總則（一）目的為規(guī)范公司倉庫物料的入庫驗(yàn)收作業(yè)，確保入庫物料的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、信息完整，保障后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，特制定本手冊。（二）范圍本手冊適用于公司所有外購原材料、零部件、外協(xié)件、產(chǎn)成品以及其他需入庫物資的驗(yàn)收管理工作。公司各相關(guān)部門及所有參與入庫驗(yàn)收作業(yè)的人員均須遵守本手冊規(guī)定。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：入庫物料必須符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，杜絕不合格品入庫。2.憑證齊全原則：入庫驗(yàn)收必須以合法、有效的憑證為依據(jù)，做到單證相符、賬實(shí)相符。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：物料到庫后應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成驗(yàn)收工作，確保數(shù)量、規(guī)格、型號等信息準(zhǔn)確無誤。4.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)操作人員的職責(zé)，確保驗(yàn)收工作責(zé)任到人，便于追溯。二、操作流程（一）入庫前準(zhǔn)備1.單據(jù)核對與信息確認(rèn)倉庫接收采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門傳遞的入庫通知（如采購訂單、生產(chǎn)訂單、調(diào)撥單等）后，需仔細(xì)核對單據(jù)信息，包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、交貨日期等關(guān)鍵要素。如有疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通確認(rèn)，確保信息準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，需將相關(guān)信息錄入倉庫管理系統(tǒng)（WMS），為后續(xù)驗(yàn)收做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。2.庫位規(guī)劃與準(zhǔn)備根據(jù)待入庫物料的特性（如尺寸、重量、存儲條件要求）、數(shù)量以及倉庫現(xiàn)有存儲情況，提前規(guī)劃好適宜的庫位。確保庫位清潔、干燥、通風(fēng)，符合物料存儲要求，并準(zhǔn)備好必要的托盤、貨架等存儲工具。對于有特殊存儲要求（如冷藏、避光、防爆）的物料，必須確保相應(yīng)的存儲設(shè)施處于良好狀態(tài)。3.工具與人員準(zhǔn)備準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具，如卷尺、臺秤、地磅、卡尺、溫濕度計(jì)、檢驗(yàn)樣板、標(biāo)簽打印機(jī)等，并確保工具在校驗(yàn)有效期內(nèi)且功能完好。根據(jù)入庫物料的數(shù)量和特性，合理安排驗(yàn)收人員，明確分工，必要時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)技術(shù)部門人員參與質(zhì)量檢驗(yàn)。4.信息系統(tǒng)準(zhǔn)備確保倉庫管理系統(tǒng)（WMS）或相關(guān)數(shù)據(jù)記錄軟件運(yùn)行正常，相關(guān)的物料主數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息等已維護(hù)準(zhǔn)確。（二）到貨接收與初步核查1.車輛到達(dá)與信息登記供應(yīng)商送貨車輛到達(dá)后，倉庫收貨人員應(yīng)首先引導(dǎo)車輛至指定卸貨區(qū)域。隨即向送貨人員索取送貨單等隨貨同行憑證，并核對送貨單與倉庫預(yù)先收到的入庫通知（采購訂單等）是否匹配，重點(diǎn)核對物料名稱、規(guī)格型號、供應(yīng)商等基本信息。同時(shí)，對送貨車輛信息、到達(dá)時(shí)間等進(jìn)行登記。2.卸貨作業(yè)與外包裝檢查在開始卸貨前，應(yīng)檢查物料外包裝是否完好無損，有無破損、潮濕、污染、變形等情況。如發(fā)現(xiàn)外包裝異常，應(yīng)立即暫停卸貨，并拍照記錄，同時(shí)通知采購部門及供應(yīng)商代表到場確認(rèn)。對于有特殊堆放要求的物料，應(yīng)指導(dǎo)裝卸人員按規(guī)范操作，避免野蠻裝卸造成物料損壞。3.送貨單與實(shí)物初步核對卸貨過程中或卸貨完畢后，倉庫人員應(yīng)根據(jù)送貨單，對物料的名稱、規(guī)格型號、批次號（如有）等進(jìn)行初步核對，確保實(shí)物與單據(jù)信息一致。對于有明顯標(biāo)識錯(cuò)誤的物料，應(yīng)及時(shí)指出并暫停驗(yàn)收流程，待問題澄清后再行處理。（三）數(shù)量清點(diǎn)1.清點(diǎn)方法選擇根據(jù)物料的特性和包裝情況，選擇合適的清點(diǎn)方法。常見的清點(diǎn)方法包括：*全數(shù)清點(diǎn)：適用于數(shù)量較少、價(jià)值較高、或?qū)?shù)量準(zhǔn)確性要求極高的物料。*抽樣清點(diǎn)：適用于包裝規(guī)范、數(shù)量較大且外包裝完好的物料，按規(guī)定比例或抽樣方案進(jìn)行抽檢。抽樣比例應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。*重量換算：對于按重量計(jì)價(jià)或計(jì)數(shù)困難的散裝物料，可通過稱重并結(jié)合物料的單位重量進(jìn)行數(shù)量換算。*體積估算：對于某些特定形態(tài)的物料，在確保包裝規(guī)格統(tǒng)一的前提下，可通過測量體積結(jié)合單位體積數(shù)量進(jìn)行估算（此方法需謹(jǐn)慎使用，并輔以其他方式驗(yàn)證）。2.數(shù)量清點(diǎn)操作清點(diǎn)人員應(yīng)集中注意力，按照既定的清點(diǎn)方法，對物料數(shù)量進(jìn)行仔細(xì)核對。對于有獨(dú)立包裝且標(biāo)識清晰的小件物料，可按包裝單位清點(diǎn)后再乘以單包裝數(shù)量；對于無固定包裝或散裝物料，應(yīng)逐一或按規(guī)定批量進(jìn)行點(diǎn)數(shù)、過磅或丈量。清點(diǎn)過程中，應(yīng)做好計(jì)數(shù)標(biāo)記，避免重復(fù)或遺漏。3.數(shù)量差異處理如清點(diǎn)數(shù)量與送貨單數(shù)量一致，可進(jìn)入下一驗(yàn)收環(huán)節(jié)。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量差異（溢短裝），應(yīng)再次復(fù)核確認(rèn)。確認(rèn)差異后，需在送貨單上注明實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量，并由倉庫收貨人員和送貨人員共同簽字確認(rèn)。同時(shí)，將數(shù)量差異情況及時(shí)反饋給采購部門，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對于差異較大的情況，應(yīng)暫停后續(xù)驗(yàn)收，待采購部門明確處理意見后再行操作。（四）質(zhì)量檢驗(yàn)1.檢驗(yàn)依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量檢驗(yàn)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，檢驗(yàn)依據(jù)包括：采購合同中的質(zhì)量條款、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司內(nèi)部質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙、技術(shù)規(guī)格書、檢驗(yàn)規(guī)范、樣品等。倉庫應(yīng)確保上述檢驗(yàn)依據(jù)文件齊全并為最新有效版本。2.檢驗(yàn)內(nèi)容質(zhì)量檢驗(yàn)的內(nèi)容通常包括：*外觀檢驗(yàn)：檢查物料的色澤、平整度、光潔度、有無劃痕、銹蝕、變形、毛刺、裂紋等表面缺陷。*規(guī)格尺寸檢驗(yàn)：使用相應(yīng)的計(jì)量工具（如卡尺、千分尺、卷尺等）測量物料的關(guān)鍵尺寸，確保符合圖紙或規(guī)格要求。*理化性能檢驗(yàn)：對于需要進(jìn)行內(nèi)在質(zhì)量檢驗(yàn)的物料（如原材料的化學(xué)成分、力學(xué)性能，電子元件的電氣性能等），倉庫應(yīng)協(xié)助或委托質(zhì)量管理部門或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行抽樣送檢，并索取檢驗(yàn)報(bào)告。*標(biāo)識與文件檢驗(yàn)：檢查物料本身及包裝上的標(biāo)識是否清晰、完整、準(zhǔn)確，是否有產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、使用說明書等必備文件。*功能性檢驗(yàn)：對于部分成品或部件，在條件允許的情況下，可進(jìn)行簡單的功能性測試。3.檢驗(yàn)方法與記錄按照檢驗(yàn)規(guī)范規(guī)定的抽樣方案進(jìn)行抽樣。檢驗(yàn)人員應(yīng)客觀、公正地進(jìn)行檢驗(yàn)操作，并將檢驗(yàn)結(jié)果詳細(xì)記錄在《入庫驗(yàn)收單》或相應(yīng)的檢驗(yàn)記錄表上，對不合格項(xiàng)需注明具體情況，并附照片等證據(jù)。4.不合格品處理經(jīng)檢驗(yàn)判定為不合格的物料，倉庫應(yīng)立即將其與合格品隔離存放，并掛上“不合格品”標(biāo)識牌，防止混用。同時(shí)，將檢驗(yàn)結(jié)果通知采購部門，由采購部門根據(jù)合同條款與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退貨、返工、讓步接收等）。所有不合格品的處理過程及結(jié)果均需詳細(xì)記錄。（五）入庫確認(rèn)與信息錄入1.庫位確認(rèn)與上架對于數(shù)量和質(zhì)量均驗(yàn)收合格的物料，倉庫人員應(yīng)根據(jù)預(yù)先規(guī)劃的庫位或系統(tǒng)推薦的庫位，將物料搬運(yùn)至指定存儲位置。上架時(shí)，應(yīng)遵循“先進(jìn)先出”（FIFO）、“重下輕上”、“大下小上”、“同類集中”等存儲原則，確保物料堆放穩(wěn)固、安全，易于存取和盤點(diǎn)。2.系統(tǒng)信息錄入與確認(rèn)物料上架完成后，倉庫人員應(yīng)立即在倉庫管理系統(tǒng)（WMS）中進(jìn)行入庫操作，準(zhǔn)確錄入實(shí)際入庫數(shù)量、庫位信息、批次號（如有）、供應(yīng)商信息、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。錄入完成后，需仔細(xì)核對系統(tǒng)信息與實(shí)物、單據(jù)是否一致，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.單據(jù)簽署與流轉(zhuǎn)所有驗(yàn)收項(xiàng)目完成且確認(rèn)無誤后，倉庫收貨人員在送貨單、入庫驗(yàn)收單等相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收合格準(zhǔn)予入庫的，應(yīng)在單據(jù)上加蓋“驗(yàn)收入庫”章。相關(guān)單據(jù)按公司規(guī)定進(jìn)行流轉(zhuǎn)和存檔，通常一份交供應(yīng)商，一份倉庫留存，一份交財(cái)務(wù)部門，一份交采購部門。（六）特殊情況處理1.緊急放行因生產(chǎn)急需，來不及完成所有檢驗(yàn)流程而需緊急入庫的物料，必須由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理“緊急放行”手續(xù)。倉庫應(yīng)對此類物料進(jìn)行單獨(dú)標(biāo)識和記錄，并跟蹤其使用情況，待檢驗(yàn)結(jié)果出來后，及時(shí)更新狀態(tài)。如檢驗(yàn)不合格，需立即追溯并采取補(bǔ)救措施。2.單證不齊對于送貨單與采購訂單不符、或缺少必要質(zhì)量證明文件的情況，倉庫可先對實(shí)物進(jìn)行外觀和數(shù)量的初步核對，但暫不辦理正式入庫手續(xù)，待相關(guān)部門補(bǔ)齊或澄清單據(jù)問題后，再進(jìn)行后續(xù)驗(yàn)收流程。3.爭議處理在驗(yàn)收過程中，如與供應(yīng)商就數(shù)量、質(zhì)量等問題產(chǎn)生爭議，倉庫應(yīng)保持客觀中立，及時(shí)上報(bào)采購部門和質(zhì)量管理部門，共同協(xié)商解決。必要時(shí)，可邀請第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁或檢測。4.退貨處理經(jīng)檢驗(yàn)確認(rèn)不合格且無法讓步接收的物料，倉庫應(yīng)根據(jù)采購部門下達(dá)的退貨通知，辦理退貨手續(xù)，明確退貨數(shù)量、原因，并與供應(yīng)商辦理交接，確保退回物料的數(shù)量和狀態(tài)清晰可追溯。三、記錄與文檔管理入庫驗(yàn)收過程中的所有單據(jù)、記錄（如入庫驗(yàn)收單、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理單、退貨單等）均為重要的質(zhì)量和財(cái)務(wù)憑證，倉庫應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管。這些記錄應(yīng)清晰、完整、規(guī)范，便于查閱和追溯，保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定及相關(guān)法規(guī)要求。電子數(shù)據(jù)應(yīng)定期備份，防止丟失。四、責(zé)任與監(jiān)督倉庫經(jīng)理對入庫驗(yàn)收全過程的規(guī)范性和準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)。驗(yàn)收人員對其具體操作的準(zhǔn)確性和所簽署記錄的真實(shí)性負(fù)責(zé)。公司應(yīng)建立健全對入庫驗(yàn)收工作的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期或不定期對驗(yàn)收流程