汽車俱樂部會長辦公會議事規(guī)定第一章總則汽車俱樂部會長辦公會議是俱樂部決策機構(gòu)的核心議事平臺，負責研究審議俱樂部重大事項，協(xié)調(diào)各部門工作，確保俱樂部運營符合行業(yè)規(guī)范及發(fā)展戰(zhàn)略。本規(guī)定適用于俱樂部全體員工及客戶參與相關(guān)會議的籌備、召開、決議及執(zhí)行全過程，旨在通過制度化、規(guī)范化的會議管理，提升決策效率，強化風險控制，促進俱樂部可持續(xù)發(fā)展。一、會議目的1.決策支持：圍繞“人、事、財、物、信息、安全、文化”七大核心要素，審議俱樂部年度發(fā)展規(guī)劃、運營策略、資源調(diào)配等重大事項；2.協(xié)調(diào)管理：通過跨部門議題討論，解決運營中的協(xié)同問題，確保各部門工作閉環(huán)；3.風險防控：針對安全生產(chǎn)、合規(guī)經(jīng)營等關(guān)鍵領(lǐng)域，及時研判風險并提出應(yīng)對措施；4.文化宣貫：傳遞俱樂部企業(yè)文化與經(jīng)營理念，增強員工及客戶的認同感。二、適用范圍1.參會人員：會長、執(zhí)行副會長、各部門負責人、監(jiān)事會成員，根據(jù)議題可邀請外部專家或客戶代表列席；2.議題范圍：涉及俱樂部戰(zhàn)略調(diào)整、財務(wù)預算、重大資產(chǎn)采購、客戶服務(wù)標準、安全責任落實等決策性事項。三、會議原則1.扁平化管理：鼓勵全員參與議題建議，決策流程簡化，避免層級冗余；2.績效導向：會議決議需與績效考核掛鉤，確保執(zhí)行效果可量化；3.人文關(guān)懷：在決策中兼顧員工發(fā)展需求與客戶體驗優(yōu)化；4.合規(guī)透明：所有決議需符合行業(yè)監(jiān)管要求，會議記錄公開存檔。第二章會議組織一、會議頻率與時間1.例會制：每月召開一次，原則上于每月10日（遇節(jié)假日順延）；2.臨時會議：遇重大突發(fā)事件或緊急事項，會長可隨時召集，提前3日通知參會人員。二、會議籌備1.議題提交：各部門負責人需提前7日將議題書面提交至辦公室，附可行性方案及預算說明；2.會前審核：辦公室對議題進行合規(guī)性、必要性審查，重大議題需經(jīng)會長初審；3.材料準備：會議材料需包含背景說明、數(shù)據(jù)支撐、備選方案，確保信息完整；4.通知發(fā)布：辦公室提前3日發(fā)布會議通知，明確時間、地點、議題及參會要求。三、會議場所與設(shè)備1.場所要求：會議室配備投影儀、視頻會議系統(tǒng)、錄音設(shè)備，確保遠程參會順暢；2.環(huán)境保障：保持會議室整潔，提供飲用水及會議記錄專用文具。第三章會議流程一、簽到與開場1.參會人員憑會議通知簽到，確認出勤；2.會長主持開場，重申會議議程及紀律要求。二、議題討論與表決1.議題逐項審議：按照會議通知順序依次展開，主持人控制發(fā)言時間，每項議題限3人主述；2.意見征集：鼓勵參會人員充分表達意見，記錄不同觀點，避免打斷式發(fā)言；3.表決機制：-重大事項采用無記名投票，需三分之二以上參會人員同意方可通過；-一般事項經(jīng)會長綜合意見后直接拍板，但需明確執(zhí)行責任人及完成時限。三、會議記錄與存檔1.專人負責全程記錄，內(nèi)容包含會議時間、參會人員、議題、發(fā)言要點、決議事項及簽發(fā)人；2.記錄經(jīng)會長審閱后，于會后3日內(nèi)整理成文，電子版存入俱樂部檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)版歸檔于辦公室。第四章決議執(zhí)行與監(jiān)督一、執(zhí)行分工1.會議決議需明確責任部門及完成時限，執(zhí)行過程通過CRM系統(tǒng)跟蹤進度；2.會長對關(guān)鍵事項進行月度抽查，確保落地效果。二、監(jiān)督機制1.監(jiān)事會對決議執(zhí)行情況進行獨立監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)偏差及時向會長匯報；2.客戶滿意度作為績效考核指標之一，決議執(zhí)行效果通過客戶回訪評估。三、糾錯機制1.對執(zhí)行偏差或決議失效，責任部門需提交書面說明，會長辦公會審議后調(diào)整方案；2.重大執(zhí)行失誤需通報批評，并納入績效考核扣分。第五章特殊事項處理一、遠程參會1.遠程參會人員需提前調(diào)試設(shè)備，發(fā)言需通過視頻系統(tǒng)，確保信息同步；2.錄音文件由辦公室統(tǒng)一管理，與現(xiàn)場記錄合并存檔。二、保密要求1.涉及財務(wù)、客戶隱私等敏感議題，需封閉討論，參會人員不得外泄；2.未經(jīng)授權(quán)，會議記錄不得對外傳播。三、會務(wù)應(yīng)急1.如遇設(shè)備故障，技術(shù)組需10分鐘內(nèi)到場搶修；2.參會人員突發(fā)疾病，由行政部協(xié)調(diào)急救資源。第六章附則1.本規(guī)定