檔案數(shù)字化處理操作規(guī)范指南引言檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、檢索和利用的過(guò)程。為確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，規(guī)范操作流程，保障數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，特制定本指南。本指南適用于各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)及企事業(yè)單位開(kāi)展的檔案數(shù)字化處理工作。一、數(shù)字化處理前期準(zhǔn)備1.1人員準(zhǔn)備與培訓(xùn)數(shù)字化處理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案整理員、掃描操作員、圖像處理員、數(shù)據(jù)著錄員、質(zhì)量審核員等崗位人員。所有參與人員必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理相關(guān)法規(guī)、本指南規(guī)定及所用設(shè)備軟件的操作方法。特別強(qiáng)調(diào)檔案保密意識(shí)教育，簽署保密協(xié)議。1.2設(shè)備與環(huán)境準(zhǔn)備1.2.1硬件設(shè)備根據(jù)檔案類(lèi)型和數(shù)字化要求，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的掃描儀（平板式、饋紙式、大幅面等）、計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、UPS電源、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)保養(yǎng)，確保運(yùn)行穩(wěn)定。1.2.2軟件系統(tǒng)選用功能完善、安全可靠的掃描軟件、圖像處理軟件、OCR識(shí)別軟件、檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字化加工系統(tǒng)。軟件應(yīng)具備日志記錄功能，能追溯操作行為。1.2.3工作環(huán)境工作場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度控制在適宜范圍。設(shè)置獨(dú)立的檔案暫存區(qū)、掃描區(qū)、處理區(qū)、質(zhì)檢區(qū)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)。配備必要的安防設(shè)施，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。1.3檔案整理與交接1.3.1檔案接收與清點(diǎn)數(shù)字化加工前，檔案管理部門(mén)與加工方（或內(nèi)部加工團(tuán)隊(duì)）需對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行詳細(xì)清點(diǎn)，核對(duì)檔案的全宗號(hào)、年度、保管期限、盒號(hào)、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息，確保與移交清單一致，并簽署交接文書(shū)。1.3.2檔案整理對(duì)接收的檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，包括：*拆除檔案中不利于掃描的金屬裝訂物（如訂書(shū)釘、回形針等），對(duì)破損、褶皺、脆弱的檔案頁(yè)面進(jìn)行修復(fù)或平整處理。*檢查頁(yè)碼順序，確保連續(xù)無(wú)缺、準(zhǔn)確無(wú)誤。如有缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)現(xiàn)象，需記錄并及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通處理。*對(duì)需要掃描的頁(yè)面進(jìn)行標(biāo)注，區(qū)分掃描與不掃描內(nèi)容（如有）。*對(duì)檔案進(jìn)行必要的編號(hào)或標(biāo)記，確保掃描后圖像的順序與檔案實(shí)體一致。二、掃描操作規(guī)范2.1掃描方式選擇根據(jù)檔案的載體類(lèi)型、幅面大小、紙張狀況及后續(xù)利用需求，選擇合適的掃描方式：*常規(guī)紙張檔案：優(yōu)先采用高速饋紙式掃描儀進(jìn)行批量掃描；對(duì)于裝訂成冊(cè)且不便拆釘?shù)臋n案、珍貴檔案或異形檔案，可采用平板式掃描儀或非接觸式掃描儀。*大幅面檔案（如工程圖紙、地圖等）：采用大幅面掃描儀掃描。*照片、膠片等特殊載體檔案：應(yīng)使用專(zhuān)用的照片掃描儀或膠片掃描儀。2.2掃描參數(shù)設(shè)置掃描參數(shù)的設(shè)置直接影響數(shù)字圖像的質(zhì)量和存儲(chǔ)容量，應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)型和實(shí)際需求進(jìn)行合理配置：*分辨率：通常情況下，文書(shū)檔案采用三百dpi灰度模式掃描；如文字較小、密集或有特殊檢索需求，可適當(dāng)提高分辨率。照片檔案、工程圖紙等可視情況采用更高分辨率。*色彩模式：一般檔案采用灰度模式掃描；對(duì)有彩色圖文、印章或需要保留原貌的檔案，應(yīng)采用彩色模式掃描；對(duì)純黑白文本且質(zhì)量較好的檔案，可采用黑白二值模式掃描。*圖像格式：掃描圖像宜采用通用、開(kāi)放的格式。推薦使用TIFF格式作為長(zhǎng)期保存格式；JPEG格式可用于日常瀏覽（注意壓縮比的選擇，避免過(guò)度壓縮導(dǎo)致畫(huà)質(zhì)損失）；PDF格式（尤其是PDF/A格式）可用于文檔合并和長(zhǎng)期保存。*圖像命名：應(yīng)制定統(tǒng)一的、具有唯一性的圖像文件命名規(guī)則，通?？砂谔?hào)、年度、保管期限、盒號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)等要素。2.3掃描操作要求*掃描前應(yīng)確保掃描儀玻璃面板清潔，無(wú)污漬、劃痕。*放置檔案時(shí)應(yīng)平整、對(duì)齊，避免傾斜、折角。*掃描過(guò)程中應(yīng)密切關(guān)注掃描質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理卡紙、漏掃、重掃、圖像模糊、偏斜、污點(diǎn)等問(wèn)題。*對(duì)掃描后的檔案頁(yè)面應(yīng)及時(shí)與實(shí)體檔案核對(duì)，確保頁(yè)數(shù)準(zhǔn)確，順序一致。*掃描完成后，應(yīng)將拆除的裝訂物按原樣恢復(fù)或采用對(duì)檔案無(wú)損害的方式重新裝訂。三、圖像處理規(guī)范3.1圖像處理基本要求掃描后的圖像需進(jìn)行必要的處理，以提高圖像質(zhì)量和可用性，但處理過(guò)程不得改變檔案原貌，嚴(yán)禁對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行增刪、涂改。圖像處理應(yīng)遵循最小干預(yù)原則。3.2常用圖像處理操作*糾偏：對(duì)掃描產(chǎn)生的傾斜圖像進(jìn)行自動(dòng)或手動(dòng)糾偏，確保文字水平。*去污：去除因掃描產(chǎn)生的污點(diǎn)、雜點(diǎn)、黑邊等，但不得去除檔案上原有的印章、批注、污漬等歷史痕跡。*裁剪：去除圖像周?chē)嘤嗟陌走?，使圖像內(nèi)容完整且居中顯示。*亮度/對(duì)比度調(diào)整：適當(dāng)調(diào)整圖像的亮度和對(duì)比度，使文字清晰、背景干凈。*去噪點(diǎn)/平滑處理：對(duì)灰度或彩色圖像中影響視覺(jué)效果的噪點(diǎn)進(jìn)行適度去除或平滑。*圖像拼接：對(duì)大幅面檔案分塊掃描后，需進(jìn)行精確拼接，形成完整圖像。*旋轉(zhuǎn)：對(duì)方向錯(cuò)誤的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)校正。3.3圖像處理質(zhì)量控制每幅圖像經(jīng)處理后，應(yīng)由專(zhuān)人進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、無(wú)明顯瑕疵，符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。不合格的圖像應(yīng)返回重新處理或重新掃描。四、數(shù)據(jù)著錄與標(biāo)引4.1著錄原則數(shù)據(jù)著錄應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做到準(zhǔn)確、規(guī)范、完整、一致。著錄信息應(yīng)從檔案實(shí)體或圖像內(nèi)容中提取。4.2著錄項(xiàng)目根據(jù)檔案管理和檢索需求，確定著錄項(xiàng)目，通常包括：檔號(hào)、題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、保管期限、主題詞、分類(lèi)號(hào)等核心元數(shù)據(jù)。4.3OCR文字識(shí)別與校對(duì)對(duì)需要進(jìn)行全文檢索的檔案，可采用OCR技術(shù)將圖像中的文字轉(zhuǎn)換為可檢索的文本。OCR識(shí)別后必須進(jìn)行人工校對(duì)，確保文本內(nèi)容與圖像內(nèi)容一致，尤其是人名、地名、日期、數(shù)字等關(guān)鍵信息。4.4目錄數(shù)據(jù)與圖像關(guān)聯(lián)將著錄形成的目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像進(jìn)行準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)，確保通過(guò)目錄數(shù)據(jù)能夠快速定位并調(diào)閱相應(yīng)的數(shù)字圖像。五、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份5.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)*數(shù)字檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。*存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇穩(wěn)定性好、壽命長(zhǎng)的類(lèi)型。*應(yīng)建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的組織和管理。*定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)可讀。5.2數(shù)據(jù)備份*數(shù)字檔案數(shù)據(jù)必須進(jìn)行定期備份，制定備份策略（如全量備份、增量備份）。*備份介質(zhì)應(yīng)至少兩份，異地存放，確保在發(fā)生意外時(shí)能夠恢復(fù)數(shù)據(jù)。*定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性驗(yàn)證，確保備份可用。六、成果驗(yàn)收與移交6.1驗(yàn)收內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化成果驗(yàn)收應(yīng)包括以下方面：*數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)數(shù)字圖像數(shù)量、目錄數(shù)據(jù)條數(shù)與實(shí)際檔案數(shù)量是否一致。*質(zhì)量驗(yàn)收：抽檢數(shù)字圖像的清晰度、完整度、偏斜度、去污效果等是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；檢查目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性；檢查圖像與目錄的關(guān)聯(lián)準(zhǔn)確性。*格式驗(yàn)收：檢查數(shù)字圖像格式、命名規(guī)則、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)是否符合要求。*安全性驗(yàn)收：檢查數(shù)據(jù)備份情況、有無(wú)病毒感染等安全隱患。6.2驗(yàn)收流程*加工方（或內(nèi)部加工團(tuán)隊(duì)）自檢合格后，向檔案管理部門(mén)提交驗(yàn)收申請(qǐng)及相關(guān)材料。*檔案管理部門(mén)組織驗(yàn)收小組，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。*對(duì)驗(yàn)收不合格的部分，提出整改意見(jiàn)，限期整改后重新驗(yàn)收。*驗(yàn)收合格后，簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。6.3成果移交驗(yàn)收合格后，應(yīng)辦理數(shù)字化成果移交手續(xù)，包括數(shù)字圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、備份介質(zhì)、操作日志、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。移交過(guò)程應(yīng)有詳細(xì)記錄。七、安全與保密7.1人員安全管理*嚴(yán)格審查參與檔案數(shù)字化人員的資質(zhì)，簽訂保密承諾書(shū)。*加強(qiáng)保密教育，定期組織保密學(xué)習(xí)。*嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化工作區(qū)域。7.2設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)安全*數(shù)字化加工所用計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)，確需連接的，必須采取嚴(yán)格的安全隔離措施。*安裝必要的防病毒軟件、防火墻，定期更新病毒庫(kù)。*移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)）應(yīng)嚴(yán)格管理，專(zhuān)人專(zhuān)用，接入計(jì)算機(jī)前必須進(jìn)行病毒查殺。*嚴(yán)禁將數(shù)字化成果私自拷貝、傳播。7.3檔案實(shí)體安全*檔案在整理、掃描、存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)輕拿輕放，防止破損、污染、丟失。*建立檔案出入庫(kù)登記制度，杜絕檔案失控。*工作結(jié)束后，檔案應(yīng)存放于指定的安全柜中。7.4數(shù)據(jù)安全