行政公文撰寫工具官方文體規(guī)范及格式指南一、引言行政公文是機(jī)關(guān)單位實(shí)施管理、傳達(dá)政策、部署工作、溝通信息的重要載體，其規(guī)范性與權(quán)威性直接影響行政效能。為統(tǒng)一公文撰寫標(biāo)準(zhǔn)，保證格式統(tǒng)一、用語準(zhǔn)確、邏輯清晰，特制定本指南。本指南適用于各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體在處理行政事務(wù)時(shí)的公文撰寫工作，涵蓋公文類型、撰寫流程、格式規(guī)范及注意事項(xiàng)，旨在為公文撰寫提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)。二、適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本指南適用于以下行政公文的撰寫與處理：指揮性公文：如命令（令）、決定、批復(fù)等，用于部署重要工作、傳達(dá)決策指令；報(bào)請性公文：如請示、報(bào)告，用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、匯報(bào)工作；知照性公文：如通知、通報(bào)、函，用于告知事項(xiàng)、傳達(dá)情況、聯(lián)系工作；規(guī)范性公文：如意見、規(guī)定，用于對特定事項(xiàng)作出規(guī)范和要求；會議性公文：如會議紀(jì)要，用于記錄會議議定事項(xiàng)并傳達(dá)執(zhí)行。（二）典型應(yīng)用場景內(nèi)部工作部署：如《局關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》，用于部署專項(xiàng)工作，明確責(zé)任分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)；對外公務(wù)溝通：如《市人民關(guān)于商請協(xié)助舉辦區(qū)域經(jīng)濟(jì)合作函的函》，用于跨單位、跨區(qū)域事務(wù)協(xié)調(diào)；政策法規(guī)傳達(dá)：如《省人民關(guān)于印發(fā)〈省優(yōu)化營商環(huán)境實(shí)施辦法〉的通知》，用于印發(fā)政策文件并要求貫徹執(zhí)行；請示與匯報(bào)：如《縣財(cái)政局關(guān)于申請專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置辦公設(shè)備的請示》，用于向上級請求批準(zhǔn)事項(xiàng)；《局關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告》，用于向上級匯報(bào)工作進(jìn)展與成效；會議事項(xiàng)落實(shí)：如《公司2024年第一次股東會會議紀(jì)要》，用于記錄會議決議并明確責(zé)任部門與完成時(shí)限。三、公文撰寫全流程操作指南（一）前期準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與對象根據(jù)工作需求確定公文的核心目標(biāo)（如部署、匯報(bào)、請求等），明確主送機(jī)關(guān)（上級、下級或平級），保證發(fā)文對象準(zhǔn)確無誤。示例：向上級請示事項(xiàng)，主送機(jī)關(guān)為直接上級；向下屬單位部署工作，主送機(jī)關(guān)為各下屬單位。收集與整理基礎(chǔ)信息收集與公文內(nèi)容相關(guān)的政策依據(jù)、數(shù)據(jù)資料、背景信息等，保證內(nèi)容真實(shí)、有據(jù)可依。核對關(guān)鍵信息（如人名、地名、時(shí)間、數(shù)字等），避免出現(xiàn)事實(shí)性錯誤。確定公文類型根據(jù)發(fā)文目的選擇合適的公文類型，避免混用。例如：“請示”需一事一請，不得夾帶報(bào)告事項(xiàng)；“通知”適用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件或部署工作，不得用于請示事項(xiàng)。（二）擬稿撰寫階段標(biāo)題擬定標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素組成，簡潔明了，字?jǐn)?shù)一般不超過50字。示例：《市人民關(guān)于表彰2023年度全市安全生產(chǎn)先進(jìn)單位的決定》（發(fā)文機(jī)關(guān)：市人民；事由：表彰2023年度全市安全生產(chǎn)先進(jìn)單位；文種：決定）。禁止使用模糊、口語化表述，如“關(guān)于那個(gè)事的請示”“關(guān)于工作的通知”等。主送機(jī)關(guān)標(biāo)注主送機(jī)關(guān)頂格書寫，后加冒號，多個(gè)機(jī)關(guān)之間用頓號分隔，最后一個(gè)機(jī)關(guān)后加逗號。示例：“各縣（區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：”。主送機(jī)關(guān)應(yīng)全稱或規(guī)范化簡稱，避免使用“相關(guān)單位”“各有關(guān)單位”等模糊表述。撰寫結(jié)構(gòu)要求：一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭：說明發(fā)文依據(jù)、目的或背景，常用“根據(jù)……”“為……”“現(xiàn)就……事項(xiàng)通知如下”等表述。主體：闡述具體事項(xiàng)、工作要求、措施等，內(nèi)容需條理清晰，邏輯嚴(yán)密，可分條列項(xiàng)（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號標(biāo)注）。結(jié)尾：根據(jù)公文類型確定，如請示用“妥否，請批示”，報(bào)告用“特此報(bào)告”，通知用“特此通知”等。語言要求：使用規(guī)范、莊重的書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語及歧義表述；數(shù)字、計(jì)量單位、標(biāo)點(diǎn)符號等需符合國家標(biāo)準(zhǔn)（如《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》）。附件說明公文如有附件，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)冒號和附件名稱；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，多個(gè)附件用數(shù)字標(biāo)注順序（如“附件：1.X材料2.X清單”）。附件應(yīng)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)，且需另頁附上，注明“附件1”等字樣。（三）審核校對階段內(nèi)容審核由部門負(fù)責(zé)人對公文的政治方向、政策依據(jù)、事實(shí)數(shù)據(jù)、核心訴求等內(nèi)容進(jìn)行審核，保證符合法律法規(guī)、上級要求及單位實(shí)際。重點(diǎn)審核是否存在“一文多事”、表述矛盾、政策沖突等問題。格式審核對照本指南“格式規(guī)范”部分，檢查標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、結(jié)構(gòu)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否完整、規(guī)范。檢查字體、字號、行距、頁碼等排版是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如用仿宋GB2312三號字，行距28磅）。簽批流程按單位規(guī)定的簽批權(quán)限依次報(bào)批：一般公文由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要公文（如涉及重大決策、人事任免、大額資金等）需報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)簽署姓名、日期并明確意見（如“同意印發(fā)”“原則同意，請按程序辦理”等）。（四）定稿印發(fā)階段排版印制使用單位統(tǒng)一公文模板（參照本指南“模板表格”部分），調(diào)整格式至規(guī)范要求，確認(rèn)無誤后印制。正式文件需使用A4紙張雙面印刷，頁碼位于頁腳居中，左側(cè)裝訂。用印與分發(fā)公文需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章（或?qū)Ｓ谜拢≌聭?yīng)居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，做到“騎年蓋月”。根據(jù)主送機(jī)關(guān)范圍準(zhǔn)確分發(fā)，涉密公文需按保密規(guī)定登記、傳遞，嚴(yán)禁通過非涉密渠道（如普通郵件、等）發(fā)送。歸檔管理公文印發(fā)后，紙質(zhì)版應(yīng)按年度、文種分類歸檔，電子版需備份至單位指定檔案系統(tǒng)，歸檔材料應(yīng)包括定稿、簽批單、原件及附件等。四、標(biāo)準(zhǔn)公文模板與要素說明（一）通用公文模板（以“通知”為例）要素格式規(guī)范示例內(nèi)容文號發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號，位于版頭紅色分隔線下方居中X政發(fā)〔2024〕10號簽發(fā)人上方標(biāo)注“簽發(fā)人：”，后簽領(lǐng)導(dǎo)姓名（用于重要公文）簽發(fā)人：*局長標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，二號小標(biāo)宋體字，居中市人民關(guān)于開展2024年度全市安全生產(chǎn)大檢查的通知主送機(jī)關(guān)頂格書寫，三號仿宋GB2312字，后加冒號各縣（區(qū)）人民，市人民各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：三號仿宋GB2312字，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅，分條列項(xiàng)時(shí)序號規(guī)范一、檢查范圍全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位，重點(diǎn)包括危險(xiǎn)化學(xué)品、建筑施工、交通運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域。二、檢查時(shí)間2024年6月1日至6月30日。三、工作要求（一）各單位要高度重視，成立專項(xiàng)工作組……附件說明下空一行，左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號和附件名稱附件：1.市2024年度安全生產(chǎn)大檢查實(shí)施方案2.安全生產(chǎn)檢查表（樣表）發(fā)文機(jī)關(guān)成文日期上方，三號仿宋GB2312字，右空四字符市人民成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年、月、日齊全，右空四字符2024年5月20日印章壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章紅色（加蓋市人民公章）（二）其他類型公文模板要點(diǎn)請示如《局關(guān)于申請專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購置辦公設(shè)備的請示》；開頭寫請示緣由，主體寫具體事項(xiàng)（經(jīng)費(fèi)用途、金額等），結(jié)尾用“妥否，請批示”；主送機(jī)關(guān)為單一上級機(jī)關(guān)，不得抄送下級機(jī)關(guān)。報(bào)告如《局關(guān)于2023年度工作情況的報(bào)告》；開頭概述工作背景，主體分點(diǎn)匯報(bào)工作進(jìn)展、成效、問題及下一步計(jì)劃，結(jié)尾用“特此報(bào)告”；不得夾帶請示事項(xiàng)，避免“請批示”“請批準(zhǔn)”等表述。會議紀(jì)要如《公司2024年第一次股東會會議紀(jì)要》；包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議題、決議事項(xiàng)及落實(shí)要求（明確責(zé)任部門、完成時(shí)限）；主送機(jī)關(guān)為單位內(nèi)部相關(guān)部門，無需文號和印章。五、撰寫常見問題與避坑指南（一）格式規(guī)范類問題文號錯誤：文號年份需用六角括號“〔〕”，如“〔2024〕”而非“[2024]”；序號按年度流水編排，不得跳號或重號。字體字號混亂：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體，用三號仿宋GB2312，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體GB2312，不得隨意更改。頁碼缺失或位置錯誤：頁碼位于頁腳居中，從開始編碼（封面、封底不編頁碼），單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。（二）內(nèi)容表述類問題標(biāo)題模糊：避免使用“關(guān)于……的通知”“關(guān)于……的報(bào)告”等空泛標(biāo)題，需明確具體事由，如《局關(guān)于舉辦2024年度公文寫作培訓(xùn)的通知》。邏輯不清：內(nèi)容需按“依據(jù)—目的—事項(xiàng)—要求”邏輯展開，避免條理混亂；分條列項(xiàng)時(shí)，同一層級序號格式需統(tǒng)一（如“一、”對應(yīng)“（一）”，不得混用“1.”和“（一）”。用語不當(dāng)：禁止使用“大概”“可能”“差不多”等模糊詞匯，需用“原則上”“擬”“請”等規(guī)范表述；涉及敏感事項(xiàng)（如人名、數(shù)據(jù)）需準(zhǔn)確無誤，避免“”“”等代稱。（三）流程管理類問題審核流程缺失：重要公文未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即印發(fā)，導(dǎo)致內(nèi)容或格式錯誤；需嚴(yán)格執(zhí)行“擬稿—審核—簽發(fā)—印發(fā)”流程，杜絕“先印發(fā)后補(bǔ)簽”。附件遺漏：提及附件但未附，或附件與內(nèi)容不符；需保證附件齊全且與關(guān)聯(lián)，注明“附件：X”并附具體材料。涉密公文違規(guī)處理：涉密公文未標(biāo)注密級、保密期限，或通過非涉密渠道傳遞；需按《中華人民共和國保守國家秘密法》標(biāo)注“秘密★1年”等密級，并通過機(jī)要渠道傳遞。（四）其他注意事項(xiàng)時(shí)效性：緊急公文需標(biāo)注“特急”或“加急”，并明確時(shí)限要求，避免因拖