人力資源檔案管理體系文件歸檔模板一、適用場景與價值本模板適用于企業(yè)人力資源部門對員工全生命周期檔案的規(guī)范化管理，覆蓋新員工入職、在職期間異動、離職、退休等各階段檔案材料的收集、整理、歸檔與利用。通過標(biāo)準(zhǔn)化歸檔流程，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整留存、高效檢索與合規(guī)使用，為企業(yè)人才決策、勞動爭議處理、審計檢查等提供可靠依據(jù)，同時降低因檔案管理混亂導(dǎo)致的信息泄露、丟失風(fēng)險。二、標(biāo)準(zhǔn)化歸檔操作流程（一）檔案收集：明確范圍與責(zé)任收集節(jié)點(diǎn)與材料清單入職階段：員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、體檢報告、勞動合同簽訂記錄、入職登記表、背景調(diào)查報告（如適用）、錄用通知書。在職階段：崗位變動審批單、培訓(xùn)記錄（含證書）、績效考核結(jié)果、獎懲通知（含表彰/處分文件）、薪酬調(diào)整審批表、社保公積金繳納記錄、考勤異常說明（如病假、事假相關(guān)材料）。離職階段：離職申請表、工作交接清單、解除/終止勞動合同證明、離職面談記錄、競業(yè)限制協(xié)議（如適用）。其他特殊階段：退休審批材料、工傷認(rèn)定書、勞動仲裁裁決書（如涉及）。責(zé)任分工入職材料：由招聘專員在員工入職3個工作日內(nèi)收集并提交檔案管理員；在職異動材料：由各部門負(fù)責(zé)人在事件發(fā)生（如崗位變動、獎懲）后2個工作日內(nèi)提交人力資源部；離職材料：由離職員工直屬上級在員工離職當(dāng)日完成交接，同步提交檔案管理員。（二）檔案分類：科學(xué)劃分層級按“一級分類+二級分類”邏輯對檔案進(jìn)行劃分，保證結(jié)構(gòu)清晰：一級分類：按員工在職狀態(tài)分為“在職員工檔案”“離職員工檔案”“退休員工檔案”。二級分類：按檔案材料類型分為“基礎(chǔ)信息類”“合同協(xié)議類”“異動記錄類”“考核培訓(xùn)類”“薪酬福利類”“其他類”。示例：在職員工檔案→基礎(chǔ)信息類（含入職登記表、身份證復(fù)印件等）。（三）檔案整理：規(guī)范排序與裝訂排序規(guī)則：按“時間倒序”排列（最新材料在前），同一材料類型內(nèi)按“文件日期”排序。剔除無效材料：去除訂書針、回形針等金屬夾，去除復(fù)印件上的無關(guān)標(biāo)記（如“復(fù)印件”字樣未注明日期的需補(bǔ)充）。裝訂要求：使用無酸檔案夾或牛皮紙袋封裝，每份檔案附《檔案材料清單》（詳見模板1），注明材料名稱、頁碼、日期及經(jīng)辦人簽字。（四）檔案編號：唯一標(biāo)識與管理采用“部門代碼-入職年份-員工流水號-檔案類型代碼”組合編號，保證唯一可追溯：部門代碼：用2位字母表示（如“HR”代表人力資源部，“SA”代表銷售部）；入職年份：4位數(shù)字（如2023年入職為“2023”）；員工流水號：3位數(shù)字（按入職順序從001開始）；檔案類型代碼：2位字母（如“JB”代表基礎(chǔ)信息類，“HT”代表合同協(xié)議類）。示例：HR2023001JB表示“人力資源部2023年入職第1位員工的基礎(chǔ)信息類檔案”。（五）系統(tǒng)錄入：電子化備份與檢索信息錄入：將檔案編號、員工姓名、部門、崗位、檔案類型、材料清單、歸檔日期等信息錄入人力資源管理系統(tǒng)（如eHR），掃描紙質(zhì)材料并為附件，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。關(guān)鍵字段設(shè)置：系統(tǒng)需支持按“檔案編號”“員工姓名”“部門”“歸檔日期”“檔案類型”等多維度檢索，并設(shè)置“借閱權(quán)限”“查看權(quán)限”等管理功能。（六）歸檔存儲：物理與電子雙軌管理物理存儲：檔案柜需標(biāo)注“部門-檔案類型”（如“人力資源部-在職員工基礎(chǔ)信息類”），存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的檔案室；每個檔案柜附《檔案存放目錄》（含檔案編號、員工姓名、存放位置），定期（每季度）檢查檔案完整性。電子存儲：電子檔案存儲于企業(yè)專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限（僅HR部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員可修改），定期（每月）進(jìn)行本地備份與云端備份；電子檔案保存期限與紙質(zhì)檔案一致，離職員工電子檔案需額外保存2年（符合《勞動合同法》要求）。（七）檔案借閱：規(guī)范流程與追溯借閱申請：員工因工作需要借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理員；外部機(jī)構(gòu)（如勞動監(jiān)察部門）借閱需持單位介紹信及工作人員身份證復(fù)印件，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審批。借閱與歸還：檔案管理員核對申請表與身份證信息后，提供檔案復(fù)印件（原則上不借閱原件，特殊情況需經(jīng)HR負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)）；借閱期限：內(nèi)部員工不超過3個工作日，外部機(jī)構(gòu)不超過5個工作日，到期需歸還并填寫《檔案歸還確認(rèn)書》。記錄留存：檔案管理員需在《檔案借閱登記表》（詳見模板3）中記錄借閱人、借閱日期、歸還日期、借閱用途及檔案編號，保證全程可追溯。（八）檔案銷毀：合規(guī)處理與記錄銷毀條件：離職員工檔案：自離職之日起滿2年（勞動合同類材料）或5年（其他類材料），且無未結(jié)勞動爭議；過期檔案：已超過法定保存期限（如退休員工檔案滿10年），且經(jīng)審計確認(rèn)無需留存。銷毀流程：檔案管理員編制《檔案銷毀清單》（詳見模板4），注明檔案編號、員工姓名、銷毀原因、銷毀日期，經(jīng)HR負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門（如適用）及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需由2人以上共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎處理，電子檔案進(jìn)行低級格式化），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)《檔案銷毀記錄表》（詳見模板5）。三、核心管理模板清單模板1：員工檔案材料清單序號材料名稱頁碼歸檔日期經(jīng)辦人簽字備注（如“復(fù)印件”“原件”）1入職登記表32023-05-01原件2身份證復(fù)印件12023-05-01注明“復(fù)印件”及日期3勞動合同52023-05-01原件………………模板2：檔案借閱申請表借閱人姓名所屬部門借閱日期歸還日期*某銷售部2023-10-012023-10-03借閱檔案信息檔案編號員工姓名檔案類型借閱用途SA2023005*王某考核培訓(xùn)類績效復(fù)核審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________HR負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________模板3：檔案借閱登記表序號檔案編號員工姓名借閱人借閱日期歸還日期借閱用途經(jīng)辦人1SA2023005*王某趙某2023-10-012023-10-03績效復(fù)核孫六2HR2023002*劉某周七2023-10-052023-10-08勞動爭議處理孫六模板4：檔案銷毀清單序號檔案編號員工姓名所屬部門銷毀原因銷毀日期保存期限1SA2018001*錢某銷售部離職滿2年，無未結(jié)爭議2023-09-152年2HR2017003*孫某人力資源部離職滿5年，審計確認(rèn)無需留存2023-09-155年模板5：檔案銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點(diǎn)銷毀方式（如“粉碎”“低級格式化”）監(jiān)銷人檔案管理員備注2023-09-15檔案室紙質(zhì)粉碎、電子低級格式化吳某、鄭某孫六已審批，全程錄音四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)與風(fēng)險規(guī)避（一）隱私保護(hù)與合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行《個人信息保護(hù)法》，檔案材料中不得包含員工身份證號、銀行卡號等敏感信息（除勞動合同等法定必備材料外），查閱檔案需限定“工作相關(guān)必要范圍”，嚴(yán)禁泄露員工隱私。電子檔案需加密存儲，訪問權(quán)限實(shí)行“最小化原則”，僅相關(guān)人員可查看，操作日志需記錄訪問時間、人員及操作內(nèi)容（如“修改”“”）。（二）檔案完整性管理每季度由檔案管理員牽頭，對各部門檔案進(jìn)行抽樣檢查（抽查比例不低于10%），核對檔案材料與《檔案材料清單》是否一致，缺失材料及時補(bǔ)充并記錄《檔案補(bǔ)充記錄表》。員工離職時，需在《離職交接清單》中明確“檔案材料交接”項，由離職員工、直屬上級、檔案管理員三方簽字確認(rèn)，保證無材料遺漏。（三）電子檔案備份與容災(zāi)電子檔案需采用“本地+云端”雙備份模式：本地服務(wù)器每日增量備份，云端存儲（如企業(yè)網(wǎng)盤）每周全量備份，備份數(shù)據(jù)需定期（每季度）測試可恢復(fù)性。服務(wù)器故障或數(shù)據(jù)損壞時，需在24小時內(nèi)啟動應(yīng)急預(yù)案，從備份數(shù)據(jù)中恢復(fù)檔案，并記錄《檔案恢復(fù)記錄表》。（四）交接管理責(zé)任明確檔案管理員崗位變動時，需辦理書面交接手續(xù)，交接內(nèi)容包括