行政公文寫作與處理操作手冊(cè)前言本手冊(cè)旨在規(guī)范行政公文的撰寫與處理流程，保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、流轉(zhuǎn)高效，適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在行政管理活動(dòng)中各類公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)及歸檔等全流程操作。通過標(biāo)準(zhǔn)化指引，提升公文處理的專業(yè)性和嚴(yán)肅性，保障政令暢通與管理效能。一、行政公文概述（一）公文的定義與特點(diǎn)行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在社會(huì)管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政、傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示答復(fù)問題、交流信息的重要工具。其核心特點(diǎn)包括：法定性（法定作者、法定效力）、規(guī)范性（格式、語言、程序統(tǒng)一）、時(shí)效性（針對(duì)特定時(shí)間有效）、程序性（需嚴(yán)格遵循起草、審核、簽發(fā)等流程）。（二）常用公文種類及適用范圍根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，常用公文種類包括：決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。二、公文撰寫規(guī)范與流程（一）公文撰寫準(zhǔn)備明確發(fā)文目的與依據(jù)確定公文需解決的核心問題（如部署工作、請(qǐng)求批準(zhǔn)、通報(bào)情況等），明確發(fā)文的法律、政策依據(jù)或上級(jí)指示精神。示例：“為貫徹落實(shí)《省人民關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的意見》（X政發(fā)〔2023〕X號(hào)），結(jié)合我單位實(shí)際，制定本實(shí)施方案。”收集基礎(chǔ)材料與數(shù)據(jù)收集與公文內(nèi)容相關(guān)的政策文件、背景資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、案例事實(shí)等，保證材料真實(shí)、準(zhǔn)確、最新。對(duì)涉及的數(shù)據(jù)、時(shí)間、人名、單位名稱等關(guān)鍵信息進(jìn)行交叉核對(duì)，避免誤差。確定文種與主送機(jī)關(guān)根據(jù)發(fā)文目的、行文關(guān)系選擇恰當(dāng)文種（如“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)）。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，頂格書寫，后加冒號(hào)；主送機(jī)關(guān)過多時(shí)需分類排序。（二）公文起草1.標(biāo)題規(guī)范標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種”三要素組成，應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容。示例：“市人民辦公室關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知”禁止使用冗長(zhǎng)、模糊表述（如“關(guān)于有關(guān)事項(xiàng)的通知”“關(guān)于……的報(bào)告”）。2.結(jié)構(gòu)一般包括“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項(xiàng)/要求）—結(jié)尾（希望/號(hào)召）”三部分：開頭：說明發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)……”“為……”）或目的（如“為了……”“現(xiàn)就……通知如下”）。主體：內(nèi)容需條理清晰，邏輯嚴(yán)密，可分條列項(xiàng)（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)標(biāo)注），每條只說一個(gè)事項(xiàng)，避免交叉重復(fù)。結(jié)尾：根據(jù)文種確定，如“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”“特此報(bào)告”“妥否，請(qǐng)批示”“以上事項(xiàng)，請(qǐng)各單位于X月X日前反饋”。3.語言與標(biāo)點(diǎn)要求語言：莊重、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語、模棱兩可表述（如“大概”“可能”）；使用書面語，如“應(yīng)”“須”“嚴(yán)禁”等。標(biāo)點(diǎn)：使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，標(biāo)題一般不加標(biāo)點(diǎn)；中分項(xiàng)列舉時(shí)，各項(xiàng)末尾用分號(hào)，最后一項(xiàng)用句號(hào)。（三）公文格式排版公文格式需符合《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，主要要素及規(guī)范要素規(guī)范要求字體字號(hào)小標(biāo)宋體二號(hào)；仿宋GB2312三號(hào)；一級(jí)標(biāo)題黑體三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題楷體GB2312三號(hào)加粗。行距頁碼行距28磅-32磅；頁碼位于頁腳居中，阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”格式。頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱（如“2024年3月15日”），右空四字。印章上不壓、下壓成文日期，印章用紅色，騎年蓋月。（四）公文校對(duì)與審核起草人自查：重點(diǎn)檢查標(biāo)題、文種、主送機(jī)關(guān)、邏輯、數(shù)據(jù)、格式是否準(zhǔn)確無誤，附件是否齊全。部門負(fù)責(zé)人審核：核對(duì)公文內(nèi)容是否符合部門職責(zé)，政策依據(jù)是否充分，表述是否清晰。辦公室核稿：審查格式規(guī)范性、程序合規(guī)性、文字表述及與其他文件的銜接性。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：根據(jù)公文內(nèi)容和重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（“請(qǐng)示”“報(bào)告”需標(biāo)注簽發(fā)人姓名）。三、公文處理流程詳解（一）收文處理流程收文指收到其他單位發(fā)來的公文，流程包括：登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔。環(huán)節(jié)操作說明責(zé)任主體登記對(duì)收到的公文進(jìn)行編號(hào)、登記，注明收文日期、來文單位、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)等信息。辦公室文秘人員擬辦辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)公文內(nèi)容提出初步處理意見（如“擬請(qǐng)科室牽頭辦理，X月X日前反饋”）。辦公室負(fù)責(zé)人批辦單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)擬辦意見進(jìn)行批示，明確辦理要求、責(zé)任部門及完成時(shí)限。單位分管/主要領(lǐng)導(dǎo)承辦責(zé)任部門根據(jù)批辦意見落實(shí)辦理，需擬稿回復(fù)的按發(fā)文流程處理；辦理過程中遇問題及時(shí)反饋。責(zé)任部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人催辦辦公室對(duì)承辦事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤督辦，臨近時(shí)限前提醒責(zé)任部門，保證按時(shí)辦結(jié)。辦公室文秘人員歸檔辦結(jié)后，公文原件（含領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果）由辦公室整理，按年度、文種分類歸檔保存。辦公室檔案管理員（二）發(fā)文處理流程發(fā)文指本單位制發(fā)公文，流程包括：擬稿、審核、簽發(fā)、校對(duì)、印發(fā)、歸檔。環(huán)節(jié)操作說明責(zé)任主體擬稿由主辦部門根據(jù)工作需要起草公文，使用統(tǒng)一模板，內(nèi)容需符合政策要求和實(shí)際需求。主辦部門經(jīng)辦人審核部門負(fù)責(zé)人初審內(nèi)容，辦公室復(fù)審格式、程序及文字規(guī)范性，重點(diǎn)檢查“三性”（政策性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性）。部門負(fù)責(zé)人、辦公室簽發(fā)根據(jù)公文內(nèi)容和權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（重要公文需經(jīng)集體審議后簽發(fā)）。單位分管/主要領(lǐng)導(dǎo)校對(duì)辦公室文秘人員對(duì)簽發(fā)稿進(jìn)行文字校對(duì)，保證無錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤、格式疏漏；需印發(fā)的文件核對(duì)清樣。辦公室文秘人員印發(fā)校對(duì)無誤后，由辦公室統(tǒng)一排版印刷（涉密文件需在符合保密要求的場(chǎng)所印制），加蓋印章后分送。辦公室文印人員歸檔發(fā)文原稿（含簽發(fā)記錄）、正式文件、清樣等整理后，按“一文一檔”要求歸檔。辦公室檔案管理員四、常用公文模板示例（一）通知模板[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)]關(guān)于[事由]的通知[主送機(jī)關(guān)名稱]：為[目的/依據(jù)]，根據(jù)[政策/會(huì)議精神]，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、[具體事項(xiàng)一]（一）[內(nèi)容1]（二）[內(nèi)容2]二、[具體事項(xiàng)二][要求1][要求2]三、工作要求（一）[責(zé)任部門1]負(fù)責(zé)[具體工作]，于[時(shí)限]前完成。（二）[責(zé)任部門2]加強(qiáng)[保障措施]，保證[目標(biāo)]。（聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*）[發(fā)文機(jī)關(guān)印章]2024年X月X日（二）請(qǐng)示模板[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)]關(guān)于[事由]的請(qǐng)示[主送機(jī)關(guān)名稱]：[背景/現(xiàn)狀簡(jiǎn)述]，為[目的]，擬開展[具體工作/申請(qǐng)事項(xiàng)]?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)請(qǐng)示一、[理由一]（說明開展該工作的必要性或申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性，可附數(shù)據(jù)、案例支撐）二、[理由二]（政策依據(jù)、上級(jí)要求或?qū)嶋H需求）三、[具體方案/申請(qǐng)內(nèi)容]（一）[方案要點(diǎn)1]（二）[方案要點(diǎn)2]妥否，請(qǐng)批示。（聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*）[發(fā)文機(jī)關(guān)印章]2024年X月X日（三）報(bào)告模板[發(fā)文機(jī)關(guān)全稱]文件[發(fā)文字號(hào)]關(guān)于[事由]的報(bào)告[主送機(jī)關(guān)名稱]：[時(shí)間段/工作階段]，我單位[工作領(lǐng)域]開展情況一、工作完成情況（一）[主要工作1]（完成內(nèi)容、數(shù)據(jù)成果，如“累計(jì)完成項(xiàng)目X個(gè)，投資萬元”）（二）[主要工作2]（創(chuàng)新舉措、典型經(jīng)驗(yàn)）二、存在問題與不足（一）[問題1]（二）[問題2]三、下一步工作計(jì)劃（一）[計(jì)劃1]（二）[計(jì)劃2]特此報(bào)告。（聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*）[發(fā)文機(jī)關(guān)印章]2024年X月X日五、公文寫作與處理關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容規(guī)范要求真實(shí)準(zhǔn)確：公文內(nèi)容需基于事實(shí)，數(shù)據(jù)、政策引用需準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)禁虛構(gòu)信息或歪曲政策。邏輯清晰：結(jié)構(gòu)層次分明，論點(diǎn)、論據(jù)、結(jié)論環(huán)環(huán)相扣，避免前后矛盾或表述混亂。針對(duì)性強(qiáng)：結(jié)合本單位、本地區(qū)實(shí)際，避免照搬照抄上級(jí)文件，突出可操作性。（二）格式標(biāo)準(zhǔn)要求要素齊全：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等要素不得遺漏。排版統(tǒng)一：嚴(yán)格遵循字體、字號(hào)、行距、頁邊距等格式要求，同類公文格式保持一致。文種正確：根據(jù)行文關(guān)系和發(fā)文目的選擇文種，避免“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用、“通知”與“函”錯(cuò)用。（三）流程管理要求時(shí)限明確：收文需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理（一般收文不超過5個(gè)工作日，緊急事項(xiàng)即收即辦）；發(fā)文需提前規(guī)劃，保證按時(shí)印發(fā)。責(zé)任到人：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，避免推諉扯皮，重要公文需經(jīng)集體審議，保證決策科學(xué)。保密管理：涉密公文需標(biāo)注密級(jí)、保密期限，按保密規(guī)定起草、印制、傳輸和保管，嚴(yán)禁通過非涉密渠道傳遞。（四）常見錯(cuò)誤規(guī)避標(biāo)題冗長(zhǎng)：如“關(guān)于單位關(guān)于開展工作的通知”，應(yīng)簡(jiǎn)化為“單位關(guān)于開展工作的通知”。附件遺漏：中提