會議室預(yù)定及使用記錄模板高效利用資源型一、適用場景與目標在企業(yè)、團隊協(xié)作或共享辦公環(huán)境中，會議室作為核心資源，常因預(yù)定沖突、使用率不均或記錄缺失導(dǎo)致資源浪費。本模板適用于需要系統(tǒng)化管理會議室預(yù)定、實時監(jiān)控使用狀態(tài)、通過數(shù)據(jù)優(yōu)化資源配置的場景，目標是通過標準化流程減少預(yù)定糾紛，提高會議室周轉(zhuǎn)率，保證資源高效利用。二、操作流程詳解（一）會議室預(yù)定階段查詢可用資源預(yù)定人需提前通過“會議室預(yù)定系統(tǒng)”或共享記錄表查詢目標時間段內(nèi)會議室的空閑狀態(tài)（需明確顯示會議室編號、名稱、位置、容納人數(shù)及設(shè)備配置）。若遇多個會議室可選，優(yōu)先選擇與會議規(guī)模、設(shè)備需求最匹配的空間，避免“大會議小用”或設(shè)備閑置。填寫預(yù)定信息登記會議室編號、預(yù)定日期、具體使用時間段（精確到30分鐘，如“09:00-10:30”）、預(yù)定人姓名（*某某）及所屬部門、會議主題、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）及特殊需求（如茶歇、桌型布置）。若需連續(xù)使用或跨部門預(yù)定，需提前1個工作日提交至行政部（或資源管理部門）審核，避免資源壟斷。確認預(yù)定與通知系統(tǒng)或記錄表自動“預(yù)定成功”提示，同步發(fā)送會議通知至所有參會人（含會議室位置及注意事項）。若預(yù)定后需變更或取消，需在會議開始前2小時通過系統(tǒng)更新狀態(tài)，釋放資源供他人使用。（二）會議室使用階段使用前準備預(yù)定人需提前10分鐘到達會議室，檢查設(shè)備是否正常運行（如投影儀開關(guān)、麥克風(fēng)電量），按需求調(diào)整桌椅布局。若設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部報修，同時在記錄表標注“設(shè)備異?！?，避免后續(xù)使用者重復(fù)報修。使用中規(guī)范嚴格遵守預(yù)定時間段，會議結(jié)束時10分鐘內(nèi)完成設(shè)備關(guān)閉、桌面清理、垃圾帶走，保證會議室恢復(fù)初始狀態(tài)。禁止在會議室存放個人物品，禁止非會議占用（如長時間空置、非會議活動），行政部將不定期巡查，對違規(guī)行為記錄并提醒。使用后記錄預(yù)定人需在“會議室使用記錄表”中填寫實際使用時長、設(shè)備完好情況（正常/故障/損壞）、衛(wèi)生狀況（合格/需清潔）及會議滿意度（可選：1-5分評價）。若發(fā)生設(shè)備損壞或場地污染，需第一時間聯(lián)系行政部登記，明確責(zé)任方并跟進處理。三、記錄模板示例（一）會議室基礎(chǔ)信息表（供查詢參考）會議室編號會議室名稱位置容納人數(shù)核心設(shè)備開放時間備注A-101小型會議室1號樓3層?xùn)|側(cè)6-8人投影儀、白板、無線麥克風(fēng)工作日8:00-18:00無窗，需提前開燈B-205中型會議室2號樓5層15-20人視頻會議系統(tǒng)、投影儀、音響、茶水臺工作日8:00-20:00，周末需提前申請含獨立儲物區(qū)C-301大型培訓(xùn)室3號樓1層西側(cè)50人LED屏、環(huán)繞音響、麥克風(fēng)、移動桌椅工作日8:00-18:00需提前3天申請（二）會議室預(yù)定記錄表（動態(tài)更新）預(yù)定編號會議室編號預(yù)定日期使用時間段預(yù)定人/部門會議主題預(yù)計人數(shù)所需設(shè)備預(yù)定狀態(tài)預(yù)定時間變更記錄YD20240501001A-1012024-05-0114:00-15:30*某某/市場部客戶方案溝通5投影儀、白板已確認2024-04-28無YD20240501002B-2052024-05-0209:30-11:00*某某/技術(shù)部項目周會12視頻會議系統(tǒng)、麥克風(fēng)待審核2024-04-29無YD20240501003C-3012024-05-0313:00-17:00*某某/人力資源部新員工培訓(xùn)30LED屏、移動桌椅已確認2024-04-272024-05-02取消，改為B-205（三）會議室使用反饋表（事后記錄）使用日期會議室編號使用人實際使用時長設(shè)備使用情況衛(wèi)生狀況會議滿意度（1-5分）問題反饋改進建議2024-05-01A-101*某某1小時20分鐘投影儀正常，白板筆墨不足合格4白板筆需補充增備2支白板筆2024-05-02B-205*某某1小時30分鐘視頻會議系統(tǒng)聲音輕微雜音合格3麥克風(fēng)需調(diào)試定期檢查設(shè)備線路2024-05-03C-301*某某3小時50分鐘設(shè)備全部正常，茶水臺有茶漬需清潔5無增加清潔頻次四、關(guān)鍵注意事項預(yù)定規(guī)則單次會議時長原則上不超過4小時，大型會議需提前3天申請，避免長期占用；同一部門每日最多預(yù)定2間會議室，跨部門會議優(yōu)先合并使用，減少資源分散；節(jié)假日或非工作時間預(yù)定，需提前1個工作日提交特殊申請，經(jīng)行政部審批后方可生效。使用規(guī)范禁止攜帶食物進入會議室（茶水、咖啡需使用帶蓋水杯，避免潑灑）；會議期間保持安靜，避免大聲喧嘩影響周邊辦公；使用后務(wù)必關(guān)閉燈光、空調(diào)、電子設(shè)備，節(jié)約能源。記錄與反饋使用反饋需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成，保證數(shù)據(jù)真實、及時；行政部每周匯總使用記錄，分析會議室使用率（如“A-101周使用率85%，B-205周使用率45%”），針對低頻使用會議室調(diào)研需求，調(diào)整開放策略；設(shè)備故障或場地問題需在24小時內(nèi)處理完畢，并在記錄表更新處理