公司行政采購申請及審批管理模板一、適用范圍與常見觸發(fā)場景本模板適用于公司內(nèi)部各部門因日常辦公、行政運(yùn)營、后勤保障等需求發(fā)起的各類采購活動(dòng)，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公物資采購：如紙張、筆、文件夾、打印機(jī)耗材等低值易耗品；固定資產(chǎn)采購：如電腦、辦公家具、空調(diào)、投影儀等單價(jià)較高、使用期限較長的物品；后勤服務(wù)采購：如保潔服務(wù)、綠植養(yǎng)護(hù)、維修服務(wù)等外包服務(wù)；活動(dòng)與會(huì)議采購：如年會(huì)、團(tuán)建、培訓(xùn)活動(dòng)所需的物料、場地、禮品等；其他行政類采購：如辦公飲用水、員工勞保用品、消防設(shè)備更新等。觸發(fā)條件：當(dāng)部門需新增采購或補(bǔ)充庫存時(shí)，需通過本模板發(fā)起申請，嚴(yán)禁未經(jīng)審批自行采購。二、完整申請審批流程詳解第一步：需求部門發(fā)起申請操作人：需求部門經(jīng)辦人（*）操作內(nèi)容：確認(rèn)采購需求（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等），保證需求合理且符合部門工作計(jì)劃；登錄公司OA系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《行政采購申請表》（見模板表格），詳細(xì)填寫采購信息，并附上至少3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（單價(jià)超過1000元或批量采購需提供）；提交申請至部門負(fù)責(zé)人審核。第二步：部門負(fù)責(zé)人初審操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（*）操作內(nèi)容：核查采購需求的必要性（如是否為重復(fù)采購、是否有替代方案等）；審核預(yù)算金額是否控制在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明理由并附上級審批文件；審核通過后，在申請表“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部。第三步：行政部復(fù)核操作人：行政部主管（*）操作內(nèi)容：核查采購物品是否符合公司行政管理制度（如固定資產(chǎn)是否需貼資產(chǎn)標(biāo)簽、低值易耗品是否在月度采購計(jì)劃內(nèi)等）；對比供應(yīng)商報(bào)價(jià)，保證價(jià)格公允（可通過市場調(diào)研或歷史采購價(jià)比對），必要時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商談判；審核采購數(shù)量合理性（如避免過量采購導(dǎo)致積壓），確認(rèn)后簽字流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算與合規(guī)性審核操作人：財(cái)務(wù)部經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：核查采購項(xiàng)目是否納入年度預(yù)算，未納入預(yù)算的需確認(rèn)是否有預(yù)算調(diào)整審批文件；審核付款方式、發(fā)票類型（如是否為增值稅專用發(fā)票）是否符合財(cái)務(wù)制度；核對預(yù)算金額與申請金額是否一致，超預(yù)算部分需按財(cái)務(wù)審批權(quán)限報(bào)批；審核通過后簽字流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)。第五步：領(lǐng)導(dǎo)審批（按金額分級）操作人：根據(jù)采購金額由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：金額≤5000元：行政部主管（*）審批；5000元＜金額≤20000元：行政副總（*）審批；金額＞20000元：總經(jīng)理（*）審批；操作內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購重要性、預(yù)算合規(guī)性等綜合判斷，審批通過后簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至行政部執(zhí)行采購。第六步：采購執(zhí)行操作人：行政部采購專員（*）操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的申請表，聯(lián)系選定供應(yīng)商確認(rèn)交貨時(shí)間、地點(diǎn)及售后服務(wù)條款；簽訂采購合同（金額＞10000元需簽訂書面合同），明確雙方權(quán)利義務(wù)；跟蹤物流進(jìn)度，保證按時(shí)到貨，到貨后通知需求部門驗(yàn)收。第七步：驗(yàn)收與入庫操作人：需求部門經(jīng)辦人（）、行政部倉庫管理員（）操作內(nèi)容：需求部門對照采購清單核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后簽字驗(yàn)收；固定資產(chǎn)需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入公司固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)；倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記臺(tái)賬，更新庫存信息，將驗(yàn)收單反饋至財(cái)務(wù)部。第八步：付款結(jié)算操作人：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)（*）操作內(nèi)容：收到供應(yīng)商發(fā)票及驗(yàn)收單后，核對發(fā)票信息與采購合同、入庫單是否一致；按公司付款流程辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，付款后更新賬目，并將付款憑證歸檔。三、行政采購申請表模板公司行政采購申請表基本信息申請部門申請日期年月日申請人（*）聯(lián)系電話（內(nèi)部分機(jī)號）采購明細(xì)序號物品名稱123供應(yīng)商信息供應(yīng)商名稱1.2.3.審批流程部門負(fù)責(zé)人審核意見：簽字：年月日行政部復(fù)核意見：簽字：年月日財(cái)務(wù)部審核意見：簽字：年月日領(lǐng)導(dǎo)審批□≤5000元（主管：）□5000-20000元（副總：）□＞20000元（總經(jīng)理：*）意見：簽字：年月日備注（如緊急采購、特殊需求說明等）四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提醒預(yù)算控制優(yōu)先：所有采購需嚴(yán)格控制在年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算采購必須提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可發(fā)起。審批時(shí)效要求：常規(guī)采購申請需提前3個(gè)工作日提交，緊急采購（如突發(fā)設(shè)備故障）需先電話報(bào)備行政部及財(cái)務(wù)部，并在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批流程。供應(yīng)商規(guī)范：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄中的合作方，新增供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證等），由行政部審核備案。驗(yàn)收責(zé)任明確：需求部門為驗(yàn)收第一責(zé)任人，需在物品到貨后1個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，質(zhì)量不合格或數(shù)量不符需當(dāng)場拒收并聯(lián)系行政部處理。資料歸檔管理：采購申請表、報(bào)價(jià)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料需按“一單一檔”原則整理，行政部每季度匯總歸檔保存，保存期限不少于3年。禁止行為：嚴(yán)