多功能合同管理與審核模板一、模板概述與核心價值本模板旨在為企業(yè)合同管理提供標準化、全流程的操作指引，覆蓋合同從需求發(fā)起、起草、審核、簽署到履行跟蹤、變更及歸檔的全生命周期。通過規(guī)范流程、明確權責、強化風險控制，幫助企業(yè)提升合同管理效率，降低法律與經營風險，保證合同條款合規(guī)、權責清晰，為企業(yè)業(yè)務開展提供堅實的法律保障。二、適用范圍與行業(yè)場景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團公司）的法務部門、行政部門及業(yè)務部門，尤其適用于以下場景：采購類合同：原材料采購、設備采購、服務采購等；銷售類合同：產品銷售、服務提供、定制開發(fā)等；合作類合同：戰(zhàn)略合作、項目合作、代理協(xié)議等；租賃類合同：場地租賃、設備租賃、車輛租賃等；其他類型合同：勞動合同、保密協(xié)議、知識產權許可等。通過模板的標準化應用，可實現(xiàn)跨部門、多類型合同的統(tǒng)一管理，解決合同條款混亂、審核流程不清晰、履行過程難以追溯等問題。三、合同全生命周期管理流程（一）需求發(fā)起與合同起草操作主體：業(yè)務部門需求人、法務/行政人員操作步驟：需求確認：業(yè)務部門根據業(yè)務需求，填寫《合同需求確認單》（見模板一），明確合作方基本信息、合同標的、數(shù)量、價格、履行期限、核心訴求等，經部門負責人*審批通過后，啟動合同起草。合同起草：法務人員或指定行政人員依據《合同需求確認單》，結合企業(yè)標準合同范本及業(yè)務特點，起草合同文本；合同內容需包含核心要素：簽約主體信息、合同標的、數(shù)量與質量、價款與支付、履行期限與地點、違約責任、爭議解決方式、保密條款、不可抗力等；涉及特殊條款（如知識產權、獨家代理、高額違約金等），需業(yè)務部門提供書面說明并附依據。輸出物：《合同需求確認單》《合同草案（初稿）》（二）內部審核與修訂操作主體：業(yè)務部門、法務部門、財務部門、相關審批領導操作步驟：業(yè)務部門初審：業(yè)務負責人對照《合同需求確認單》，審核合同內容是否滿足業(yè)務需求，標的、數(shù)量、價格等關鍵信息是否準確，填寫《合同審核要點表》（見模板二）中“業(yè)務部門審核意見”，重點關注履約可行性、合作方資信（如需）。法務部門審核：法務人員重點審核合同合法性、合規(guī)性、條款完整性及風險點，包括：簽約主體資格（是否為合法注冊主體、有無超越經營范圍、是否為限制民事行為能力等）；條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，有無顯失公平條款）；權責對等性（雙方權利義務是否明確，違約責任是否合理、可執(zhí)行）；爭議解決方式（約定管轄法院/仲裁機構是否明確、有效）。法務部門填寫《合同審核要點表》中“法務部門審核意見”，對需修改條款標注修訂建議，反饋至起草部門。財務部門審核：財務人員重點審核財務相關條款，包括：價款構成是否清晰（是否含稅、費用明細等）；支付方式與條件（是否符合企業(yè)財務制度，有無資金風險）；發(fā)票類型、開具時間及違約金涉稅處理。填寫《合同審核要點表》中“財務部門審核意見”。多部門會簽與修訂：起草部門匯總各部門審核意見，對合同草案進行修訂，形成《合同草案（修訂稿）》，并反饋至各部門確認；若存在重大分歧，由法務部門牽頭組織跨部門協(xié)調會議，達成一致意見。輸出物：《合同審核要點表》《合同草案（修訂稿）》（三）審批與簽署操作主體：審批領導、授權簽署人操作步驟：最終審批：根據合同金額及重要性，確定審批權限（如：10萬元以下由部門負責人審批；10萬-50萬元由分管副總審批；50萬元以上由總經理審批）。審批領導在《合同審批單》（見模板三）中簽署審批意見，確認合同條款無誤后，進入簽署環(huán)節(jié)。合同簽署：電子簽署：通過企業(yè)認證的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大等），由雙方授權簽署人完成電子簽名，保證簽署身份真實、合同文本不可篡改；紙質簽署：打印最終版合同文本（需標注“最終確認稿”），由雙方授權代表簽字并加蓋合同專用章（或公章），騎縫章必須完整覆蓋合同連接處；簽署完成后，合同文本原件至少一式兩份（合作方一份，企業(yè)留存一份），重要合同可增加份數(shù)用于歸檔。輸出物：《合同審批單》《合同簽署版（原件/電子件）》（四）履行跟蹤與變更管理操作主體：業(yè)務部門、法務部門、財務部門操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務部門作為合同履行第一責任人，建立《合同履行跟蹤表》（見模板四），記錄合同關鍵履行節(jié)點（如交付時間、驗收時間、付款節(jié)點等），定期向法務部門及財務部門反饋履行情況；對可能出現(xiàn)的延遲、違約等風險，及時預警并制定應對方案。變更管理：合同履行過程中，若需變更內容（如標的、數(shù)量、價格、履行期限等），由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同變更協(xié)議》；《合同變更協(xié)議》需經原審批流程審核、簽署，作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力；變更后，業(yè)務部門及時更新《合同履行跟蹤表》，保證信息準確。輸出物：《合同履行跟蹤表》《合同變更協(xié)議》（如需）（五）歸檔與查詢操作主體：行政/檔案管理部門、法務部門操作步驟：合同歸檔：合同簽署完成后，由行政/檔案管理部門統(tǒng)一收集合同文本（含《合同審批單》《合同審核要點表》等附件），按“合同編號+名稱”分類歸檔，建立《合同歸檔登記表》（見模板五）；電子合同同步存儲至企業(yè)指定服務器或云盤，保證數(shù)據安全。查詢與借閱：建立合同臺賬（可使用Excel或專業(yè)合同管理系統(tǒng)），記錄合同編號、名稱、簽約主體、簽署日期、履行期限、歸檔位置等信息；員工因工作需要借閱合同，需填寫《合同借閱申請表》，經部門負責人及法務部門批準后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過3個工作日。輸出物：《合同歸檔登記表》《合同臺賬》《合同借閱申請表》（如需）四、模板示例模板一：合同需求確認單項目內容需求部門需求人*合作方名稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼合同類型□采購□銷售□合作□租賃□其他________合同標的數(shù)量/規(guī)格預計金額大寫：______________小寫：______________履行期限自_年_月_日至_年__月__日核心訴求（如：質量標準、交付時間、付款方式等）附件清單（如：技術參數(shù)、報價單、合作方資質等）部門負責人審批簽字：______________日期：____年__月__日模板二：合同審核要點表合同編號審核階段□初稿□修訂稿審核部門審核人*審核項目審核重點審核意見處理結果業(yè)務部門審核1.標的、數(shù)量、價格是否符合需求；2.履約可行性；3.合作方資信（需提供說明）?！跬ㄟ^□需修改法務部門審核1.主體資格合法性；2.條款合法性、合規(guī)性；3.權責對等性、違約責任合理性；4.爭議解決方式明確性?！跬ㄟ^□需修改財務部門審核1.價款構成、支付方式財務風險；2.發(fā)票類型、涉稅處理合規(guī)性；3.資金支付計劃合理性。□通過□需修改最終審批意見審批人：*日期：模板三：合同審批單合同名稱合同編號簽約主體甲方：______________乙方：______________簽署日期____年__月__日合同金額大寫：______________小寫：______________履行期限______________審批流程□業(yè)務部門初審：（簽字）□法務部門審核：（簽字）□財務部門審核：（簽字）□分管副總審批：（簽字）□總經理審批：*（簽字）審批意見備注（如：特殊條款說明、審批備注等）模板四：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行主體甲方：______________乙方：______________履行期限自_年_月_日至_年__月__日關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責任部門預付款支付標的交付/服務提供驗收尾款支付風險預警（如：延遲履行、違約等）跟蹤人*更新日期____年__月__日模板五：合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱簽約主體簽署日期履行期限歸檔日期存放位置借閱記錄五、關鍵風險提示與合規(guī)要點（一）法律合規(guī)風險主體資格審核：簽約前需核實合作方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權委托書（非法定代表人簽署時），保證其具備簽約資格，避免與“三無”主體或超越經營范圍的主體簽約。條款合法性：合同條款不得違反法律強制性規(guī)定（如“霸王條款”無效），格式條款需提示對方注意免除或減輕責任等條款，必要時采取加粗、下劃線等方式顯著提示。爭議解決約定：避免同時約定管轄法院和仲裁機構，管轄法院需明確至具體“基層人民法院”或“中級人民法院”，仲裁機構需明確具體名稱（如“仲裁委員會”）。（二）流程規(guī)范風險審批權限：嚴禁越權審批，重大合同需經多級審批，保證決策審慎；審批過程中需留存書面意見，避免口頭審批。簽署規(guī)范性：合同簽署人需為法定代表人或授權代表，授權委托書需載明授權范圍、期限；公章使用需符合企業(yè)公章管理制度，嚴禁使用“財務章”“合同專用章”代替公章對外簽約（除非合同明確約定）。變更與解除：合同變更或解除需采用書面形式（《合同變更協(xié)議》或《解除協(xié)議》），單方面解除合同需符合法定或約定條件，避免構成違約。（三）信息管理風險編號唯一性：合同編號需唯一，可按“年份+部門類型+流水號”規(guī)則編制（如“2024采-001”），避免重復或遺漏。數(shù)據安全：電子合同需存儲于安全可靠的系統(tǒng)，設置訪問權限，防止數(shù)據泄露或篡改；紙質合同歸檔需防火、防潮、防蟲，定期檢查保存狀態(tài)。臺賬動態(tài)更新：合同臺賬需實時更新履行、變更、歸檔信息，保證賬實一致，便