工程項目檔案管理規(guī)范手冊引言工程項目檔案作為項目建設(shè)全過程的真實記錄與歷史憑證，承載著項目決策、實施、管理、驗收等各環(huán)節(jié)的寶貴信息，對于項目的順利推進(jìn)、質(zhì)量追溯、經(jīng)驗傳承以及后續(xù)的運(yùn)營維護(hù)、改擴(kuò)建等均具有不可替代的重要價值。為確保本單位工程項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平與利用效率，特制定本規(guī)范手冊。本手冊旨在為所有參與工程項目建設(shè)及檔案管理的相關(guān)人員提供清晰、可操作的指引，確保工程項目檔案工作有章可循、責(zé)任明確、流程規(guī)范。一、總則1.1編制目的與依據(jù)本手冊依據(jù)國家及行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位工程項目管理實際情況編制，旨在統(tǒng)一工程項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確各相關(guān)方職責(zé)，保障檔案的規(guī)范形成、收集、整理、歸檔、保管與利用。1.2適用范圍本手冊適用于本單位所有新建、改建、擴(kuò)建的工程項目（包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等各階段）的檔案管理工作。參與項目建設(shè)的各部門、各參建單位及相關(guān)人員均應(yīng)遵照執(zhí)行。1.3基本原則真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程項目的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，依據(jù)充分。完整性原則：檔案收集應(yīng)全面覆蓋項目建設(shè)全過程，確保各項活動均有相應(yīng)記錄。系統(tǒng)性原則：檔案整理應(yīng)遵循項目內(nèi)在規(guī)律和邏輯關(guān)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。規(guī)范性原則：檔案的形成、收集、整理、編目、裝訂、保管等環(huán)節(jié)均應(yīng)符合本手冊及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。安全性原則：采取有效措施，確保檔案實體與信息的安全，防止失泄密、損壞或丟失?？勺匪菪栽瓌t：檔案應(yīng)清晰反映項目各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、時間節(jié)點和工作過程，便于追溯。同步性原則：檔案管理工作應(yīng)與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行，從項目立項開始，直至項目竣工驗收及后續(xù)工作，做到邊建設(shè)邊建檔。二、組織與職責(zé)2.1管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)單位應(yīng)明確工程項目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或指定專門的檔案管理部門（或崗位），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位及所屬項目的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家及上級關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。制定和完善本單位工程項目檔案管理制度及實施細(xì)則。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)。監(jiān)督檢查各項目檔案的形成、收集、整理、歸檔質(zhì)量。負(fù)責(zé)項目竣工檔案的最終驗收與接收。負(fù)責(zé)檔案的保管、利用、統(tǒng)計與鑒定銷毀工作。2.2項目各參與方職責(zé)建設(shè)單位（業(yè)主）：對工程項目檔案管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)各參建單位的檔案工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確。應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)項目前期文件、招投標(biāo)文件、合同文件、竣工驗收文件等的收集、整理和歸檔，并對各參建單位移交的檔案進(jìn)行審核?？辈煸O(shè)計單位：負(fù)責(zé)收集、整理和移交勘察、設(shè)計階段形成的所有文件材料，包括勘察報告、設(shè)計圖紙、計算書、設(shè)計變更等，并對其真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。施工單位：負(fù)責(zé)收集、整理和移交施工全過程形成的文件材料，包括施工組織設(shè)計、施工方案、原材料檢驗報告、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、質(zhì)量評定資料、竣工圖等，并對其真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。實行總承包的項目，由總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位移交的檔案。監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)收集、整理和移交監(jiān)理工作中形成的文件材料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理通知單、監(jiān)理報告、旁站記錄、驗收記錄等，并對施工單位和其他參建單位移交檔案的規(guī)范性進(jìn)行審核。2.3檔案管理人員基本要求檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識和相關(guān)工程技術(shù)知識，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持原則，并保持相對穩(wěn)定。應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)能力。三、文件材料的形成與收集3.1形成要求項目各參與方在項目實施過程中形成的文件材料，必須符合國家相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求，做到字跡清晰、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。手寫文件應(yīng)使用不易褪色的書寫材料（如碳素墨水、藍(lán)黑墨水），打印文件應(yīng)采用符合歸檔要求的紙張和打印設(shè)備。3.2收集范圍工程項目檔案收集范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：項目前期文件：立項批復(fù)、可行性研究報告、項目建議書、環(huán)評安評批復(fù)、土地規(guī)劃許可等?？辈煸O(shè)計文件：勘察報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更、圖紙會審記錄等。招投標(biāo)及合同文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、各類合同及補(bǔ)充協(xié)議等。施工技術(shù)文件：施工組織設(shè)計、專項施工方案、技術(shù)交底記錄、測量記錄、施工日志、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄、質(zhì)量評定資料、事故處理報告等。設(shè)備材料文件：設(shè)備、材料的出廠合格證、質(zhì)保書、說明書、檢驗試驗報告等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知、旁站記錄、平行檢驗記錄、工程款支付證書等。竣工驗收文件：竣工驗收申請報告、驗收組組成名單、驗收方案、驗收記錄、竣工驗收證書、質(zhì)量保修書等?？⒐D：按規(guī)范要求編制的全套竣工圖。聲像及電子文件：反映工程建設(shè)過程的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及各類電子文件和數(shù)據(jù)。其他有保存價值的文件材料。3.3收集時間與責(zé)任文件材料的收集應(yīng)與項目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，各責(zé)任單位和責(zé)任人應(yīng)在相關(guān)工作完成后及時收集、整理所形成的文件材料，避免遺漏和丟失。重大事件、重要會議、關(guān)鍵工序、隱蔽工程等應(yīng)即時形成并收集相關(guān)記錄。四、文件材料的整理與歸檔4.1整理原則文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.2分類與編碼應(yīng)按照工程項目的專業(yè)性質(zhì)、建設(shè)程序和檔案管理的要求，對收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類。可參照國家或行業(yè)推薦的分類方案，并結(jié)合本單位實際情況制定具體的分類體系和編碼規(guī)則，確保分類清晰、編碼唯一。4.3組卷與排列組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整，同一事項的相關(guān)文件應(yīng)集中組卷。排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照其形成的時間順序或邏輯關(guān)系（如批復(fù)在前、請示在后；正文在前、附件在后；主件在前、附件在后等）進(jìn)行系統(tǒng)排列。4.4編目與裝訂卷內(nèi)目錄：每卷文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，列明序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注等信息。頁號編寫：卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序逐頁編寫頁號，統(tǒng)一在文件材料正面右上角、背面左上角編寫。備考表：每卷末應(yīng)填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)，以及組卷單位、組卷人、審核人、日期等，并對卷內(nèi)文件的完整性、有效性等情況進(jìn)行說明。案卷封面與脊背：案卷封面應(yīng)填寫項目名稱、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等信息。案卷脊背應(yīng)填寫案卷號、案卷題名或關(guān)鍵詞。裝訂：案卷應(yīng)采用線裝或符合歸檔要求的裝訂方式，做到整齊、牢固，便于翻閱。裝訂前應(yīng)去除金屬物。4.5歸檔要求歸檔時間：一般應(yīng)在工程項目竣工驗收后規(guī)定期限內(nèi)完成全部檔案的整理和歸檔工作。對于周期較長的項目，可分階段歸檔。歸檔份數(shù)：應(yīng)根據(jù)項目需要和有關(guān)規(guī)定確定歸檔份數(shù)，一般至少歸檔一套正本。歸檔審查：歸檔前，檔案形成單位應(yīng)進(jìn)行自查，建設(shè)單位（或監(jiān)理單位）應(yīng)對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核驗收。交接手續(xù)：檔案移交時，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《檔案交接文據(jù)》，雙方簽字蓋章，注明交接日期、案卷數(shù)量等。4.6電子文件的整理與歸檔電子文件的整理應(yīng)符合國家關(guān)于電子文件歸檔與管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并對其格式、存儲、備份、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行規(guī)范管理。涉密電子文件的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定。五、檔案的保管與利用5.1檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和與檔案無關(guān)的雜物。5.2檔案日常管理入庫登記：檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行清點、核對，并登記入冊。排列上架：檔案應(yīng)按照分類方案和檔號順序整齊排列上架，便于存取。定期檢查：定期對庫存檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并記錄。庫房環(huán)境監(jiān)測：定期監(jiān)測庫房溫濕度，保持在規(guī)定范圍內(nèi)。保密管理：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，控制涉密檔案的接觸范圍，防止失泄密事件發(fā)生。5.3檔案利用利用原則：檔案利用應(yīng)遵循“為項目服務(wù)、為發(fā)展服務(wù)”的原則，在遵守國家法律法規(guī)和本單位保密規(guī)定的前提下，為合法利用者提供服務(wù)。利用手續(xù)：查閱、復(fù)制、摘錄檔案須履行審批手續(xù)，填寫《檔案利用登記表》，注明利用目的、檔案內(nèi)容、利用方式、利用人等信息。涉密檔案的利用需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用要求：利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。檔案復(fù)制與借出：因工作需要復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門同意。檔案一般不得借出檔案庫房，確因特殊情況需借出的，須經(jīng)嚴(yán)格審批，限期歸還，并確保檔案安全。利用效果反饋：鼓勵利用者反饋檔案利用效果，以便更好地發(fā)揮檔案的價值。5.4檔案鑒定與銷毀對于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，由監(jiān)銷人簽字。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案。5.5檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、利用、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，并按規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。六、檔案的驗收與移交6.1檔案驗收工程項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。在項目竣工驗收前，應(yīng)先進(jìn)行檔案專項驗收。檔案驗收由建設(shè)單位組織，邀請相關(guān)檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門及有關(guān)專家參加。驗收主要審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及保管條件等。未通過檔案驗收的項目，不得進(jìn)行竣工驗收。6.2檔案移交向業(yè)主單位移交：各參建單位應(yīng)在項目竣工驗收后，按合同約定或規(guī)定期限向建設(shè)單位（業(yè)主）移交完整、規(guī)范的項目檔案。向城建檔案館或主管部門移交：按照國家及地方有關(guān)規(guī)定，需向城建檔案館或上級主管部門移交的項目檔案，建設(shè)單位應(yīng)在項目竣工驗收后規(guī)定時間內(nèi)完成移交。移交要求：移交的檔案應(yīng)符合接收單位的要求，辦理正式移交手續(xù)，雙方簽署《檔案交接文據(jù)》，明確檔案數(shù)量、冊數(shù)、頁數(shù)等，并附詳細(xì)的案卷目錄。七、考核與責(zé)任追究7.1考核本單位應(yīng)將工程項目檔案管理工作納入項目管理考核體系和相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)考核范圍，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查與考核，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人給予表彰和獎勵。7.2責(zé)任追究對在檔案管理工作中違反本手冊規(guī)定，造成檔案失真、損毀、丟失、泄密或其他不良后果的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行