企業(yè)采購審批與申請表單使用指南一、采購申請表單的適用場景與價值在企業(yè)運營中，采購活動是支撐日常辦公、生產(chǎn)運營及業(yè)務發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范采購流程、明確責任分工、控制成本風險，采購申請表單作為標準化工具，適用于以下場景：日常辦公采購：包括辦公用品（如文具、耗材）、IT設備（如電腦、打印機）、行政物料（如辦公家具、清潔用品）等非生產(chǎn)性物資的采購申請。生產(chǎn)運營采購：直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的原材料、零部件、包裝材料，以及生產(chǎn)設備維修所需的配件、工具等。固定資產(chǎn)采購：單價較高、使用周期長的資產(chǎn)，如機器設備、運輸車輛、辦公設備（投影儀、服務器）等，需明確資產(chǎn)信息及折舊管理要求。服務類采購：包括咨詢服務（如法律、財務、技術(shù)支持）、外包服務（如保潔、IT運維）、市場推廣服務（如廣告投放、活動策劃）等。通過表單統(tǒng)一申請、審批和記錄，可實現(xiàn)采購流程的透明化、標準化，避免重復采購、超預算采購等問題，同時為財務核算、審計追溯提供依據(jù)。二、采購申請全流程操作指引（一）申請發(fā)起與表單填寫操作人：采購需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)計劃員、部門主管*等）操作步驟：明確采購需求：根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，確定采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預估金額，保證需求合理、必要。獲取標準表單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、共享文件夾或行政部領取《企業(yè)采購申請表》（模板見第三部分），填寫基礎信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購項目名稱（需明確具體物品/服務，如“A4復印紙（70g）”而非“辦公用品”）；規(guī)格型號、單位、數(shù)量（如“臺式電腦：CPUi5、內(nèi)存16G、512G固態(tài)硬盤，數(shù)量：2臺”）；預估單價及總價（需參考歷史采購價或市場均價，注明“含稅/不含稅”）；用途說明（簡述采購原因及使用場景，如“用于新入職員工辦公”“生產(chǎn)車間A線零部件替換”）；附件清單（如技術(shù)參數(shù)要求、比價記錄、供應商報價單等，如有需一并）。提交表單：檢查信息完整無誤后，通過OA系統(tǒng)提交至部門負責人審批，或打印紙質(zhì)版簽字后流轉(zhuǎn)。（二）部門負責人初審操作人：需求部門負責人（如部門經(jīng)理、主管等）審核重點：采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計劃，是否存在重復采購或可替代方案（如現(xiàn)有設備維修是否優(yōu)于新購）。預算控制：采購金額是否在部門預算額度內(nèi)，超預算需說明原因并附預算調(diào)整申請。信息完整性：表單必填項是否完整，附件是否齊全（如固定資產(chǎn)采購需附《資產(chǎn)配置申請表》）。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至采購部；駁回需注明原因并退回申請人修改。（三）采購部專業(yè)審核操作人：采購專員、采購經(jīng)理審核重點：政策合規(guī)性：是否符合企業(yè)《采購管理制度》（如是否必須通過招標、是否指定供應商等）。需求可實現(xiàn)性：規(guī)格型號是否明確，是否存在技術(shù)參數(shù)模糊導致無法采購的情況。市場調(diào)研與比價：日常小額采購（如金額＜5000元）：需提供至少2家供應商報價單，保證價格合理；大額或關鍵物資采購（如金額≥5000元）：需啟動比價、議價或招標流程，記錄比價結(jié)果作為審批附件。庫存核查：對于常用物資（如辦公用品），需核查庫存量，避免過量采購造成積壓。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至財務部；駁回需反饋具體問題（如“規(guī)格參數(shù)不明確，需補充技術(shù)圖紙”“供應商報價高于市場均價，需重新比價”）。（四）財務部預算與合規(guī)審核操作人：財務主管、財務經(jīng)理審核重點：預算匹配性：采購項目是否納入年度/月度預算，預算余額是否充足；跨部門或臨時預算需附《預算調(diào)整審批單》。成本合理性：預估單價是否與歷史數(shù)據(jù)、市場價格一致，大額采購需復核成本測算依據(jù)。付款方式與票據(jù)：付款條款是否符合財務制度（如預付款比例、發(fā)票類型“增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票”）。資產(chǎn)采購（如適用）：固定資產(chǎn)是否需計提折舊，是否符合企業(yè)資產(chǎn)配置標準。操作結(jié)果：審核通過后，流轉(zhuǎn)至對應審批權(quán)限領導；駁回需注明財務合規(guī)問題（如“預算不足，需追加預算”“付款方式不符合財務規(guī)定”）。（五）分級審批與決策操作人：分管領導、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限，示例權(quán)限表如下）采購金額（含稅）審批人＜5000元部門負責人+采購經(jīng)理5000-20000元分管副總*+財務經(jīng)理20000-50000元分管副總+總經(jīng)理*≥50000元總經(jīng)理+董事長*（如需）操作步驟：審批人根據(jù)審核意見，重點判斷采購的必要性、成本控制及戰(zhàn)略匹配性。審批通過后，采購部可啟動采購執(zhí)行；審批駁回需明確原因，表單退回至需求部門重新申請或調(diào)整方案。（六）采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作人：采購專員*、申請人操作步驟：采購部根據(jù)審批通過的表單，聯(lián)系供應商下單、簽訂合同（如金額≥10000元需簽訂書面合同），明確交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式等。物資到貨后，申請人組織驗收（可邀請使用部門、行政部、財務部共同參與），填寫《采購驗收單》，確認數(shù)量、質(zhì)量無誤后簽字。采購部將驗收單、發(fā)票、采購申請表等資料匯總，提交財務部辦理付款。采購完成后，3個工作日內(nèi)通過OA系統(tǒng)或郵件向申請人反饋采購結(jié)果（如“訂單已下達，預計X月X日到貨”）。（七）表單歸檔操作人：采購專員、檔案管理員歸檔要求：紙質(zhì)表單：每月5日前將上月審批完成的《采購申請表》及附件（報價單、合同、驗收單等）整理成冊，移交檔案室保管。電子表單：在OA系統(tǒng)中設置歸檔標簽，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購表單保存不少于5年）。三、企業(yè)采購申請表模板企業(yè)采購申請表申請編號：_________日期：____年__月__日基礎信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式采購項目名稱（如“HP臺式電腦（i5/16G/512G）”）規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（附詳細參數(shù)頁或技術(shù)圖紙）單位（如：臺、件、套、次）數(shù)量預估單價（元）（含稅/不含稅：□含稅□不含稅）預估總價（元）用途說明（簡述采購原因及使用場景，如“用于市場部新員工辦公”）附件清單（如：供應商報價單__份、技術(shù)參數(shù)__頁、比價記錄__份）審批流程審批人審批意見簽字日期部門負責人審核采購部審核財務部審核分管領導審批總經(jīng)理審批（如需）執(zhí)行與反饋內(nèi)容采購訂單號（采購部填寫）供應商名稱實際采購金額（元）驗收情況□合格□不合格（不合格原因：______________________）驗收人簽字付款狀態(tài)□已付款□待付款備注（如緊急采購、特殊說明等）四、使用過程中的關鍵注意事項（一）填寫規(guī)范：保證信息真實完整申請人需如實填寫采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，避免模糊表述（如“一批辦公用品”“類似設備”），導致采購偏差。預估金額需參考市場價或歷史數(shù)據(jù)，與實際采購金額偏差超過10%時，需重新說明原因并補走審批流程。附件需與表單內(nèi)容一致，如“技術(shù)參數(shù)”需經(jīng)使用部門確認，“供應商報價單”需加蓋供應商公章（或電子簽章）。（二）審批時效：避免流程延誤各審批環(huán)節(jié)需在1-2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可標注“加急”，審批時限縮短至4小時內(nèi)）。因?qū)徟顺霾罨蛘埣賹е铝鞒掏?，需提前委托代理人審批或通過OA系統(tǒng)“轉(zhuǎn)辦”功能處理，保證采購進度不受影響。（三）緊急采購：特殊流程規(guī)范因生產(chǎn)急需、突發(fā)故障等特殊情況需緊急采購時，申請人可先通過電話向部門負責人及采購部申請，事后24小時內(nèi)補填《采購申請表》并注明“緊急采購”原因。緊急采購金額超過1萬元的，需同時抄送財務部備案，并在驗收后3個工作日內(nèi)補齊比價記錄。（四）預算管理：嚴控超支風險年度預算內(nèi)采購需嚴格執(zhí)行預算額度，季度預算使用率超過80%的部門，采購部需提前預警。預算外采購（如臨時項目、突發(fā)需求）需附《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)分管領導及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購流程。（五）合規(guī)性要求：杜絕違規(guī)操作嚴禁拆分采購金額規(guī)避審批（如將1.5