行政文件歸檔管理制度文檔命名與存儲(chǔ)規(guī)范版一、總說明為規(guī)范公司行政文件全生命周期管理，保證文件分類清晰、命名統(tǒng)一、存儲(chǔ)安全、檢索高效，避免因文件管理混亂導(dǎo)致的信息丟失或使用低效，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)的行政類文件（含電子文件及紙質(zhì)文件）的命名、存儲(chǔ)、歸檔及管理全流程，所有相關(guān)人員須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。二、適用范圍與工作場景（一）適用文件類型本規(guī)范涵蓋公司日常行政管理中產(chǎn)生的各類文件，主要包括但不限于：管理類文件：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃/總結(jié)；人事類文件：員工入職/離職材料、勞動(dòng)合同、薪資文件、培訓(xùn)記錄、績效考核表；財(cái)務(wù)類文件：費(fèi)用報(bào)銷單、預(yù)算表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)材料；合同類文件：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、補(bǔ)充約定；資產(chǎn)類文件：固定資產(chǎn)清單、采購合同、驗(yàn)收單、維保記錄；其他類文件：對(duì)外函件、證照復(fù)印件、資質(zhì)文件、重要往來郵件（需存檔的）。（二）適用對(duì)象文件形成部門/人員：各部門負(fù)責(zé)人、文件起草人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人，負(fù)責(zé)文件的規(guī)范命名、初步整理及提交歸檔；行政管理部門：檔案管理員、行政專員，負(fù)責(zé)文件的審核、分類、存儲(chǔ)管理、定期檢查及借閱服務(wù)；公司管理層：負(fù)責(zé)對(duì)文件歸檔管理工作的監(jiān)督與審批。（三）典型工作場景新文件創(chuàng)建時(shí)：起草人需按本規(guī)范命名文件，保證名稱清晰反映文件內(nèi)容；文件流轉(zhuǎn)審批后：部門負(fù)責(zé)人審核文件命名規(guī)范性，提交至行政管理部門歸檔；月度/季度歸檔：行政管理員按規(guī)范對(duì)各部門提交文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，更新歸檔目錄；歷史文件檢索：員工需通過規(guī)范名稱或編號(hào)向行政部申請(qǐng)借閱，保證快速定位文件；年度檔案移交：行政部將年度歸檔文件整理移交至公司檔案室（或指定存儲(chǔ)位置），形成長期檔案。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）文件分類與編號(hào)一級(jí)分類（部門）：按公司組織架構(gòu)劃分，部門代碼采用2位大寫字母（如下表），無對(duì)應(yīng)部門的文件統(tǒng)一使用“-”代替。部門名稱代碼部門名稱代碼行政部XZ財(cái)務(wù)部CW人力資源部RL市場部SC技術(shù)部JS運(yùn)營部YY二級(jí)分類（文件類型）：按文件性質(zhì)劃分，類型代碼采用2位大寫字母（如下表），無對(duì)應(yīng)類型的文件使用“QT”（其他）代替。文件類型代碼文件類型代碼管理制度GL會(huì)議紀(jì)要HY通知TZ合同協(xié)議HT請(qǐng)示報(bào)告QS人事材料RS工作計(jì)劃JH財(cái)務(wù)文件CW審計(jì)報(bào)告SJ資產(chǎn)文件ZC三級(jí)分類（年份/季度）：文件形成年份采用4位數(shù)字（如2024），季度僅對(duì)季度性文件使用（如Q1、Q2），非季度文件可。（二）文件命名規(guī)則文件名稱采用“部門代碼-文件類型-年份-序號(hào)-版本號(hào)-文件簡稱”格式，各部分用“-”連接，要求簡潔、無空格、無特殊符號(hào)（除“-”外），具體說明字段規(guī)則說明示例部門代碼按一級(jí)分類填寫2位大寫字母XZ（行政部）文件類型按二級(jí)分類填寫2位大寫字母GL（管理制度）年份文件形成年份，4位數(shù)字2024序號(hào)當(dāng)年該部門該類型文件的流水號(hào)，3位數(shù)字（從001開始，按形成順序遞增）001版本號(hào)文件修訂版本，首次版本為V1.0，修訂后依次遞增（如V1.1、V2.0）V1.0文件簡稱簡要概括文件內(nèi)容，不超過20字，使用中文/數(shù)字/字母（避免生僻字）員工考勤管理制度完整命名示例：行政部2024年第一個(gè)員工考勤管理制度（首次版）：XZ-GL-2024-001-V1.0-員工考勤管理制度市場部2024年第二季度工作計(jì)劃（修訂版）：SC-JH-2024-Q2-025-V1.1-季度工作計(jì)劃財(cái)務(wù)部2024年費(fèi)用報(bào)銷單（無季度、非制度類）：CW-CW-2024-150-V1.0-費(fèi)用報(bào)銷單（三）文件格式與質(zhì)量要求電子文件格式：文字類文件統(tǒng)一為PDF格式（保證排版不可編輯，如需編輯可另存源文件并備注“源文件”）；表格類文件可保留Excel格式（需設(shè)置單元格格式統(tǒng)一，避免合并單元格導(dǎo)致檢索困難）；圖片類文件為JPG/PNG格式，分辨率不低于300DPI，單張文件大小不超過10MB；視頻類文件為MP4格式，分辨率1080P，大小不超過500MB。紙質(zhì)文件格式：使用A4紙打印，文字清晰、無涂改（如有修改需加蓋經(jīng)辦人章或簽字確認(rèn)）；左側(cè)裝訂，不得使用訂書釘?shù)冉饘傺b訂物（建議使用長尾夾或膠裝）；每份文件首頁附“文件封面”（模板見“配套工具模板”），包含文件名稱、編號(hào)、形成部門、責(zé)任人、日期等信息。（四）歸檔流程1.文件形成與自檢（責(zé)任人：文件起草人/部門經(jīng)辦人）文件完成后，按命名規(guī)則規(guī)范命名電子文件（紙質(zhì)文件需在封面填寫編號(hào)）；檢查文件內(nèi)容完整性（如附件是否齊全、審批流程是否完整），保證無錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；將電子文件存儲(chǔ)至本機(jī)“待歸檔”文件夾，紙質(zhì)文件整理后放入部門“待歸檔文件盒”。2.部門審核（責(zé)任人：部門負(fù)責(zé)人）部門負(fù)責(zé)人審核文件命名規(guī)范性、內(nèi)容完整性及審批流程；審核通過后，電子文件通過OA系統(tǒng)提交至行政部“歸檔審核”模塊，紙質(zhì)文件在每月25日前統(tǒng)一移交至行政部。3.行政部審核與分類（責(zé)任人：檔案管理員*）檔案管理員*接收文件后，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核：檢查命名是否符合規(guī)范（如代碼錯(cuò)誤、字段缺失等），不符合則退回原部門修改；審核通過后，按“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年份”建立電子文件夾結(jié)構(gòu)（如“XZ/GL/2024/”）；電子文件重命名后存入對(duì)應(yīng)文件夾，紙質(zhì)文件貼“歸檔標(biāo)簽”（含編號(hào)、名稱、日期）后存入檔案盒。4.存儲(chǔ)與登記（責(zé)任人：檔案管理員*）電子文件存儲(chǔ)：存儲(chǔ)至公司指定服務(wù)器“行政檔案”目錄，同步備份至云端（如云OSS），每日增量備份，每周全量備份；存儲(chǔ)路徑示例：\\服務(wù)器地址\行政檔案\XZ\GL\2024\XZ-GL-2024-001-V1.0-員工考勤管理制度.pdf。紙質(zhì)文件存儲(chǔ)：存入帶編號(hào)檔案盒（盒號(hào)規(guī)則：部門代碼-年份-盒號(hào)，如“XZ-2024-01”），按編號(hào)順序排列；檔案盒側(cè)脊標(biāo)注“部門+年份+文件類型”（如“行政部2024管理制度”），盒內(nèi)附《檔案盒內(nèi)文件清單》（模板見“配套工具模板”）。5.歸檔登記（責(zé)任人：檔案管理員*）更新《行政文件歸檔總臺(tái)賬》（模板見“配套工具模板”），記錄文件編號(hào)、名稱、形成部門、存儲(chǔ)位置（電子路徑/紙質(zhì)盒號(hào)）、歸檔日期、責(zé)任人等信息；電子文件臺(tái)賬需共享至OA系統(tǒng)，紙質(zhì)臺(tái)賬存于檔案室備查。（五）借閱與使用管理借閱申請(qǐng)：員工借閱文件需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（模板見“配套工具模板”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部；涉密文件需經(jīng)分管副總審批。借閱時(shí)限：一般文件借閱不超過3個(gè)工作日，特殊情況需延長需提前申請(qǐng)，最長不超過7天；使用要求：借閱文件不得涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)行政部批準(zhǔn)），電子文件僅可在公司內(nèi)部電腦查看，不得外傳；歸還與登記：歸還時(shí)檔案管理員*檢查文件完整性，更新臺(tái)賬，借閱人簽字確認(rèn)。四、配套工具模板模板1：電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)示例\服務(wù)器地址├──XZ（行政部）│├──GL（管理制度）││├──2024│││├──XZ-GL-2024-001-V1.0-員工考勤管理制度.pdf│││└──XZ-GL-2024-002-V1.0-辦公用品管理規(guī)定.pdf││└──2023│└──HY（會(huì)議紀(jì)要）│├──2024││├──XZ-HY-2024-015-V1.0-部門周會(huì)紀(jì)要.pdf├──RL（人力資源部）│├──RS（人事材料）││├──2024│││├──RL-RS-2024-088-V1.0-勞動(dòng)合同.pdf模板2：紙質(zhì)文件封面行政文件封面文件編號(hào)：XZ-GL-2024-001-V1.0文件名稱：員工考勤管理制度形成部門：行政部責(zé)任人：*（）形成日期：2024年3月15日密級(jí)：普通備注：首次發(fā)布模板3：檔案盒內(nèi)文件清單檔案盒內(nèi)文件清單盒號(hào)：XZ-2024-01部門：行政部年份：2024文件類型：管理制度序號(hào)文件編號(hào)文件名稱頁數(shù)1XZ-GL-2024-001員工考勤管理制度82XZ-GL-2024-002辦公用品管理規(guī)定5模板4：行政文件歸檔總臺(tái)賬（部分示例）序號(hào)文件編號(hào)文件名稱形成部門存儲(chǔ)位置（電子路徑/盒號(hào)）歸檔日期責(zé)任人備注1XZ-GL-2024-001員工考勤管理制度行政部\服務(wù)器\2024\0012024-03-16首次發(fā)布2SC-HT-2024-045市場推廣服務(wù)合同市場部服務(wù)器\2024\0452024-03-18含附件3RL-RS-2024-088勞動(dòng)合同人力資源部檔案盒RL-2024-152024-03-22趙六新簽?zāi)０?：文件借閱申請(qǐng)表文件借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人*（）部門市場部日期2024-03-25文件編號(hào)XZ-GL-2024-001文件名稱員工考勤管理制度借閱用途參考考勤標(biāo)準(zhǔn)制定部門細(xì)則借閱期限3個(gè)工作日部門負(fù)責(zé)人審批*（）簽字：日期2024-03-25行政部審批*（）簽字：日期2024-03-25歸還確認(rèn)經(jīng)辦人簽字：五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）命名規(guī)范性風(fēng)險(xiǎn)常見問題：字段缺失（如未填寫版本號(hào)）、代碼錯(cuò)誤（如部門代碼用錯(cuò)）、簡稱模糊（如“通知1”“報(bào)告2”）；規(guī)避措施：文件起草人需對(duì)照命名規(guī)則逐項(xiàng)核對(duì)，部門負(fù)責(zé)人審核時(shí)重點(diǎn)檢查命名完整性，行政部定期開展命名規(guī)范培訓(xùn)（每季度1次）。（二）存儲(chǔ)安全風(fēng)險(xiǎn)常見問題：電子文件未備份、紙質(zhì)文件存放環(huán)境潮濕/易丟失、權(quán)限管理不當(dāng)（非相關(guān)人員可訪問）；規(guī)避措施：電子文件采用“本地+云端”雙備份，每日檢查備份狀態(tài)，每月測試恢復(fù)功能；紙質(zhì)檔案室配備防潮、防火、防盜設(shè)備，定期檢查（每季度1次），非檔案管理員*不得隨意進(jìn)入；服務(wù)器文件按部門設(shè)置訪問權(quán)限，僅行政部、文件形成部門可查看本部門文件，涉密文件單獨(dú)加密存儲(chǔ)。（三）責(zé)任劃分風(fēng)險(xiǎn)常見問題：文件丟失后責(zé)任不明確、跨部門協(xié)作文件歸檔部門推諉；規(guī)避措施：明確“誰形成、誰負(fù)責(zé)”原則，文件起草人對(duì)文件命名、內(nèi)容完整性負(fù)首要責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人負(fù)審核責(zé)任，檔案管理員*負(fù)存儲(chǔ)管理責(zé)任；跨部門文件（如聯(lián)合發(fā)文、協(xié)作項(xiàng)目文件）由牽頭部門負(fù)責(zé)歸檔，參與部門配合提供材料，并在文件名稱中注明參與部門（如“XZ-SC-HT-2024-006-聯(lián)合項(xiàng)目協(xié)議”）。（四）版本管理風(fēng)險(xiǎn)常見問題：文件修訂后未更新版本號(hào)、新舊文件混存導(dǎo)致使用錯(cuò)誤；規(guī)避措施：文件修訂后，起草人需更新版本號(hào)（如V1.0→V1.1），行政部在存儲(chǔ)時(shí)覆蓋舊文件并保留最新版本，同時(shí)在臺(tái)賬中備注修訂原因及日期。（五）定期檢查與更新行政部每半年組織一次全公司文件歸檔情況檢