標(biāo)準(zhǔn)化合同審核流程及合同范本庫工具指南一、標(biāo)準(zhǔn)化合同審核流程及范本庫的應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)內(nèi)部合同全生命周期管理，覆蓋業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同需求、法務(wù)部門合規(guī)審核、跨部門協(xié)同修訂、管理層審批及最終歸檔的全流程場景。具體包括但不限于：日常業(yè)務(wù)合作：如采購合同、銷售合同、服務(wù)外包合同等常規(guī)業(yè)務(wù)場景；新業(yè)務(wù)拓展：涉及新型合作模式、特殊條款定制的非標(biāo)合同審核；重大合同管理：金額較大、法律關(guān)系復(fù)雜或影響企業(yè)核心利益的合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)許可協(xié)議）；跨部門協(xié)作：需業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、風(fēng)控等多部門聯(lián)合審核的合同項(xiàng)目；合同模板復(fù)用：基于企業(yè)歷史合同數(shù)據(jù)及行業(yè)規(guī)范，快速標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，減少重復(fù)起草成本。二、標(biāo)準(zhǔn)化合同審核全流程操作指南（一）步驟1：合同需求發(fā)起與前置準(zhǔn)備責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、部門負(fù)責(zé)人（）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，明確合同主體（對方單位/個(gè)人基本信息）、合作類型（買賣、服務(wù)、租賃等）、核心條款（金額、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）及特殊需求（如保密、違約責(zé)任等）；填寫《合同審核申請表》（詳見“三、工具模板”），附上合作方資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、項(xiàng)目背景說明及技術(shù)附件（如技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單）；部門負(fù)責(zé)人（**）對合同需求的合理性、必要性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至法務(wù)部門。輸出成果：《合同審核申請表》及全套附件材料（電子版+紙質(zhì)版）。（二）步驟2：法務(wù)部門合規(guī)性初審責(zé)任主體：法務(wù)專員（**）、法務(wù)負(fù)責(zé)人（趙六）操作內(nèi)容：法務(wù)專員（**）收到材料后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：合同主體資格：對方是否為合法存續(xù)的企業(yè)/完全民事行為能力人，資質(zhì)證明是否在有效期內(nèi)；條款合法性：是否存在違反法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定的條款（如“霸王條款”、無效免責(zé)條款）；范本適用性：從《合同范本庫》中匹配同類合同模板，對比分析需定制條款的合規(guī)性；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識別：識別潛在法律風(fēng)險(xiǎn)（如付款條件不明確、爭議解決方式約定不清、知識產(chǎn)權(quán)歸屬不明等）。法務(wù)專員出具《合同初審意見表》，標(biāo)注“通過”“需修訂”或“需補(bǔ)充材料”，并說明具體修改意見；對重大風(fēng)險(xiǎn)問題，提交法務(wù)負(fù)責(zé)人（趙六）復(fù)核。輸出成果：《合同初審意見表》（含電子簽章）。（三）步驟3：業(yè)務(wù)與法務(wù)協(xié)同修訂責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（）、法務(wù)專員（）操作內(nèi)容：若初審意見為“需修訂”，業(yè)務(wù)部門（**）根據(jù)法務(wù)意見與對方溝通，調(diào)整合同條款；涉及核心條款變更（如金額、履行期限、違約責(zé)任）的，需重新履行內(nèi)部審批流程；修訂完成后，業(yè)務(wù)部門將修訂版合同及《合同修訂記錄表》（詳見“三、工具模板”）反饋至法務(wù)部門，說明采納/未采納意見的原因；法務(wù)專員（**）對修訂后合同進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)已消除或控制，出具《合同復(fù)審意見表》。輸出成果：修訂版合同文本、《合同修訂記錄表》、《合同復(fù)審意見表》。（四）步驟4：多部門聯(lián)合審核（如涉及）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)審核：重點(diǎn)審核合同金額、付款方式、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具等條款是否符合財(cái)務(wù)管理制度，是否存在資金支付風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)控審核：針對重大合同，評估合作方信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、履約能力，提出風(fēng)險(xiǎn)緩釋建議；管理層審批：合同金額超過一定額度（如人民幣50萬元）或涉及企業(yè)重大利益的，需提交業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)（周七）審批，簽署《合同審批單》。輸出成果：各部門審核意見、《合同審批單》。（五）步驟5：最終確認(rèn)與簽署責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（）、法務(wù)專員（）、簽約授權(quán)代表操作內(nèi)容：法務(wù)專員（**）匯總各部門意見，形成最終版合同文本，保證條款表述準(zhǔn)確、無歧義；業(yè)務(wù)部門（**）與對方就最終版合同達(dá)成一致，雙方簽字蓋章（企業(yè)合同需加蓋騎縫章，個(gè)人合同需按手印）；簽署完成后，業(yè)務(wù)部門將簽署版合同原件掃描存檔，并提交1-2份至法務(wù)部門備案。輸出成果：雙方簽署的合同原件（掃描件+紙質(zhì)版）。（六）步驟6：合同歸檔與管理責(zé)任主體：行政專員（吳八）、法務(wù)專員（**）操作內(nèi)容：行政專員（吳八）對簽署版合同進(jìn)行編號（規(guī)則：年份+部門+序號，如“2024-采-001”），登記《合同歸檔清單》（詳見“三、工具模板”）；合同文本及附件（含審批流程文件、修訂記錄）按“一合同一檔”原則歸檔，電子版存儲于企業(yè)指定服務(wù)器（如OA系統(tǒng)、法務(wù)管理系統(tǒng)），紙質(zhì)版存入檔案柜；法務(wù)專員定期（每季度）對合同歸檔情況進(jìn)行檢查，保證無遺漏、無損壞；對到期未履行完畢的合同，提前30日提醒業(yè)務(wù)部門跟進(jìn)履約情況。輸出成果：《合同歸檔清單》、電子/紙質(zhì)合同檔案。三、合同管理核心工具模板清單（一）模板1：《合同審核申請表》合同名稱編號合同類型（□采購□銷售□服務(wù)□其他）合作方名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人及電話（九，138）合同金額（大寫）￥履行期限：自_年_月_日至_年__月__日核心條款摘要□付款方式：______□驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：______□違約責(zé)任：______附件清單1.合作方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.授權(quán)委托書3.技術(shù)規(guī)格書4.______業(yè)務(wù)部門意見經(jīng)辦人：**日期：____年__月日負(fù)責(zé)人：**日期：__年__月__日法務(wù)審核意見初審人：**日期：____年__月日復(fù)核人：趙六日期：__年__月__日財(cái)務(wù)審核意見（如涉及）經(jīng)辦人：鄭十日期：____年__月日負(fù)責(zé)人：孫十一日期：__年__月__日管理層審批（如涉及）審批人：周七日期：____年__月__日（二）模板2：《合同修訂記錄表》修訂序號修訂條款（對應(yīng)合同第X條）修訂前內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂人修訂日期審核人1第三條（付款方式）“合同簽訂后30日內(nèi)支付50%”“合同簽訂后30日內(nèi)支付30%，驗(yàn)收合格后支付60%”**2024-03-01**2第五條（違約責(zé)任）“違約方按日支付0.05%違約金”“違約方按日支付0.1%違約金，最高不超過合同總額的20%”**2024-03-02趙六…（三）模板3：《合同歸檔清單》歸檔編號合同名稱簽署日期對方主體合同金額歸檔部門歸檔人歸檔日期存放位置（檔案柜號/電子路徑）備注2024-采-001原材料采購合同2024-03-05A科技有限公司￥50萬采購部吳八2024-03-06檔案室-01-03/OA系統(tǒng)-2024-采購含附件5份2024-銷-002軟件服務(wù)銷售合同2024-03-10B信息技術(shù)公司￥30萬銷售部吳八2024-03-11檔案室-01-04/OA系統(tǒng)-2024-銷售已完成履約四、合同審核與管理風(fēng)險(xiǎn)提示主體審查風(fēng)險(xiǎn)：合作方為企業(yè)的，需核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明及授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時(shí)）；為個(gè)人的，需核驗(yàn)身份證原件及無民事行為能力/限制民事行為能力風(fēng)險(xiǎn)，避免與“皮包公司”或失信主體簽約。條款合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：不得違反《民法典》《公司法》等法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定，如“合同簽訂后生效”與“需審批后生效”的沖突條款、“造成對方人身損害免責(zé)”等無效條款需及時(shí)修訂。范本庫維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)：法務(wù)部門每半年對《合同范本庫》進(jìn)行更新，結(jié)合最新法律法規(guī)（如《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》）及行業(yè)監(jiān)管要求，淘汰過期模板，新增典型場景范本（如數(shù)字經(jīng)濟(jì)類合同）。溝通記錄風(fēng)險(xiǎn)：與對方就合同條款的溝通（如郵件、）需留存書面記錄，重要修訂建議以《合同修訂確認(rèn)函》形式確認(rèn)，避免口頭約定導(dǎo)致履約爭議。歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)：電子合同需定期備份（建議雙備份，本地服務(wù)器+云端存儲），紙質(zhì)合同防潮防火，檔案借閱需登記《合同借閱記錄表》，