大型工程招標會議紀要書寫規(guī)范引言大型工程招標會議是項目采購過程中的關鍵環(huán)節(jié)，旨在確保招標過程的公開、公平、公正，選拔出最符合項目需求的承包單位。會議紀要作為對會議過程及結果的正式記錄，不僅是后續(xù)決策、合同簽訂、項目實施及爭議解決的重要依據(jù)，也是項目管理規(guī)范化、合法化的重要憑證。因此，規(guī)范、準確、詳盡地撰寫大型工程招標會議紀要，對于保障項目順利推進具有至關重要的意義。本規(guī)范旨在提供一套清晰、實用的指導原則，幫助相關人員提升會議紀要的撰寫質量。一、會議紀要的基本要求（一）真實準確會議紀要必須忠實于會議的實際情況，客觀記錄會議的各項議題、討論過程、發(fā)言要點、形成的共識及決定。所有信息都應經(jīng)過核實，確保人名、職務、觀點、數(shù)據(jù)（若無可避免，需精確）、決議等準確無誤，避免主觀臆斷或曲解。（二）完整清晰紀要應全面反映會議的主要內(nèi)容，結構層次分明，邏輯清晰。應涵蓋會議的基本要素（時間、地點、參會人員、主持人、記錄人）、會議議程、各項議題的討論情況、形成的決議或結論、待辦事項及責任人、完成時限等。要使未參會人員通過閱讀紀要能夠全面了解會議全貌。（三）簡明扼要在完整記錄的基礎上，力求語言精煉、文字簡潔，避免冗余、口語化及與會議主題無關的內(nèi)容。突出重點，抓住關鍵信息，確保紀要易于閱讀和理解。（四）及時規(guī)范會議結束后，應盡快組織撰寫紀要，一般應在會議結束后一個工作日內(nèi)完成初稿，并按規(guī)定流程進行審核、報批和分發(fā)。紀要的格式應符合單位或項目的統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號、行距、頁眉頁腳等。二、會議紀要的主要內(nèi)容與結構（一）首部信息1.會議名稱：應準確、規(guī)范，能體現(xiàn)會議的性質和內(nèi)容，例如“XX項目（一期）主體工程施工招標開標會議紀要”或“XX工程監(jiān)理服務招標評標委員會會議紀要”。2.會議編號：根據(jù)單位檔案管理規(guī)定或項目管理要求進行編號，便于檢索和歸檔。3.會議時間：精確到年、月、日、上/下午、時、分。4.會議地點：詳細注明會議召開的具體地點，如“XX公司三樓第一會議室”、“XX項目現(xiàn)場指揮部會議室”。5.主持人：姓名及職務。6.記錄人：姓名及職務。7.參會人員：應列出所有參會單位及人員姓名、職務。可根據(jù)會議性質分為招標方代表、投標方代表（如為開標會）、評標委員會成員、監(jiān)督方代表、招標代理機構人員等。對于投標方較多的情況，可列表說明，并注明其投標單位名稱。關鍵人員需核對簽名。8.缺席人員：如有重要人員缺席，應注明姓名、職務及缺席原因（如請假、出差等）。（二）會議議程簡要列出會議的主要議題和先后順序，作為紀要內(nèi)容組織的骨架。例如：1.主持人宣布會議開始，介紹參會人員，說明會議目的和議程。2.宣讀或確認會議紀律及注意事項。3.（如為開標會）投標文件接收與密封性檢查情況。4.（如為評標會）介紹評標工作紀律、評標原則及方法。5.投標單位依次進行陳述或答疑（如有）。6.評標委員會進行評審（內(nèi)部環(huán)節(jié)，紀要側重結果和關鍵過程）。7.匯總評審意見，形成初步評審結果。8.討論并確定最終評審結果或推薦中標候選人。9.主持人總結發(fā)言，宣布會議結束。（三）會議內(nèi)容與決議這是會議紀要的核心部分，應詳細、準確地記錄各項議題的討論情況、關鍵發(fā)言要點、形成的共識、做出的決議或待辦事項。1.開場與紀律宣布：記錄主持人關于會議目的、議程的說明，以及對會議紀律（如手機靜音、不得隨意走動、保密要求等）的強調(diào)。2.投標文件接收與密封性檢查（適用于開標會議）：*記錄投標文件遞交的截止時間及實際接收情況。*記錄對投標文件密封性檢查的過程、參與方及檢查結果（如有無異議，哪些投標文件密封完好，哪些存在問題及具體情況）。3.資格審查或初步評審情況（視會議階段而定）：*記錄評審依據(jù)（如招標文件規(guī)定的資格標準）。*簡要記錄評審過程，重點記錄通過與未通過資格審查或初步評審的投標單位名單，以及未通過的主要原因（應依據(jù)招標文件規(guī)定，客觀陳述）。4.詳細評審情況（適用于評標會議）：*此部分應客觀反映評標委員會的評審工作。對于技術標、商務標的評審，不宜記錄過于細節(jié)的打分過程，而應側重于評審中發(fā)現(xiàn)的共性問題、具有代表性的觀點以及對最終結果有重要影響的討論。*如投標文件存在重大偏差或異議，記錄異議提出、核實及處理過程。5.投標人澄清與答疑：記錄投標單位針對評審過程中提出問題的澄清內(nèi)容，以及評委的追問和答復。確保澄清內(nèi)容的準確性和完整性，特別是對投標文件有實質性影響的澄清。6.評審結果與決議：*記錄評標委員會推薦的中標候選人名單（排序、單位名稱、投標報價等關鍵信息）及其理由概述。*如會議對其他事項做出決定（如修改招標參數(shù)、延長投標時間等），應明確記錄決定的內(nèi)容、做出決定的依據(jù)和理由。7.其他事項：記錄會議過程中需要說明的其他重要情況或與會各方提出的需共同關注的問題。8.會議總結：主持人對會議的總結發(fā)言要點，包括對下一步工作的安排、時間節(jié)點要求等。（四）尾部信息1.散會時間。2.附件：如有重要的會議材料（如簽到表、投標單位名單及報價一覽表、評審打分匯總表（可作為內(nèi)部附件）、重要澄清文件復印件等），應在此列出。3.簽批欄：主持人、記錄人簽字處，以及需要審核、審批的領導簽字欄。注明紀要分發(fā)范圍和份數(shù)。三、注意事項1.客觀中立：記錄人應保持客觀中立的態(tài)度，如實反映會議情況，不加入個人觀點或情感色彩。對不同意見，應客觀記錄各方觀點，尤其是關鍵分歧點及其最終處理方式。2.突出重點：圍繞會議目標和核心議題展開，避免記流水賬。對于關鍵決策、重要數(shù)據(jù)、爭議焦點及明確的行動指令，要重點記錄。3.術語規(guī)范：使用規(guī)范的工程術語、招標采購術語，確保表述準確無誤，避免歧義。4.敏感信息處理：對于涉及商業(yè)秘密、評標委員會內(nèi)部討論細節(jié)等敏感信息，應嚴格遵守保密規(guī)定，在紀要中妥善處理，必要時可形成內(nèi)部紀要或附件。5.多方核對：紀要初稿完成后，應盡可能請主持人、關鍵參會人員或相關負責人進行審閱核對，確保內(nèi)容準確無誤，特別是涉及決議和數(shù)據(jù)的部分。6.分發(fā)與存檔：紀要經(jīng)審核批準后，應及時分發(fā)給相關單位和人員，并按照檔案管理規(guī)定進行編號、登記、存檔，確?？勺匪菪?。7.電子記錄輔助：在征得同意的前提下，可對會議過程進行錄音（或錄像）輔助，但最終仍需以文字紀要為準，并注意錄音資料的保密和銷毀。結語大型工程招標會議紀要的質量，直接關系到招標工作的合法性、合規(guī)性以及