電子設(shè)備資產(chǎn)管理流程手冊(cè)一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司電子設(shè)備資產(chǎn)的管理，提高資產(chǎn)使用效率，保障資產(chǎn)安全完整，明確各部門及人員在資產(chǎn)管理中的職責(zé)，防止資產(chǎn)流失，降低運(yùn)營成本，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，并結(jié)合公司實(shí)際情況編制。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司所有部門及員工所涉及的電子設(shè)備資產(chǎn)的全生命周期管理，包括但不限于臺(tái)式計(jì)算機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)（筆記本電腦）、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)等）、存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、移動(dòng)終端（手機(jī)、平板等）及其他價(jià)值達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的電子辦公設(shè)備。具體價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同資產(chǎn)管理部門另行確定。1.3基本原則1.統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)：資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督，各使用部門負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的日常保管和使用。2.全程跟蹤、賬實(shí)相符：對(duì)電子設(shè)備資產(chǎn)從需求、采購、入庫、領(lǐng)用、使用、維護(hù)、轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)直至報(bào)廢處置的整個(gè)生命周期進(jìn)行記錄和監(jiān)控，確保資產(chǎn)賬目與實(shí)物一致。3.安全優(yōu)先、規(guī)范操作：強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)使用和數(shù)據(jù)安全，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因不當(dāng)操作造成資產(chǎn)損壞或數(shù)據(jù)泄露。4.物盡其用、節(jié)約成本：倡導(dǎo)合理利用資產(chǎn)，避免閑置和浪費(fèi)，鼓勵(lì)內(nèi)部調(diào)劑，提高資產(chǎn)利用率。二、管理職責(zé)與組織架構(gòu)2.1資產(chǎn)管理部門公司指定行政部（或信息技術(shù)部，根據(jù)公司實(shí)際情況確定）作為電子設(shè)備資產(chǎn)的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：*制定和修訂電子設(shè)備資產(chǎn)管理相關(guān)制度及流程。*組織電子設(shè)備資產(chǎn)的需求審核、集中采購（或指導(dǎo)采購）、驗(yàn)收、登記、標(biāo)簽制作與粘貼。*建立和維護(hù)電子設(shè)備資產(chǎn)管理臺(tái)賬及信息系統(tǒng)。*組織或監(jiān)督資產(chǎn)的盤點(diǎn)、清查、維護(hù)保養(yǎng)、調(diào)撥、報(bào)廢等工作。*監(jiān)督檢查各部門資產(chǎn)管理規(guī)定的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為提出處理建議。*負(fù)責(zé)電子設(shè)備資產(chǎn)處置（如報(bào)廢、變賣、捐贈(zèng)等）的審核與報(bào)批。2.2使用部門各部門是電子設(shè)備資產(chǎn)的直接使用和保管單位，主要職責(zé)包括：*根據(jù)工作需要，提出本部門電子設(shè)備資產(chǎn)的需求申請(qǐng)。*負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用資產(chǎn)的日常保管、正確使用和維護(hù)，確保資產(chǎn)完好。*配合資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)、清查、維護(hù)和處置工作。*及時(shí)上報(bào)本部門資產(chǎn)的損壞、遺失、故障等情況，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。*明確本部門資產(chǎn)管理員（可兼職），協(xié)助部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行資產(chǎn)管理。2.3財(cái)務(wù)部門*負(fù)責(zé)電子設(shè)備資產(chǎn)的價(jià)值核算，包括入賬、折舊計(jì)提、報(bào)廢核銷等。*參與大額或重要電子設(shè)備采購的招標(biāo)、合同評(píng)審等工作。*監(jiān)督資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)價(jià)值管理，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。*參與資產(chǎn)盤點(diǎn)與清查工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。2.4信息技術(shù)部門（如獨(dú)立設(shè)置）*負(fù)責(zé)公司層面電子設(shè)備的技術(shù)選型、配置標(biāo)準(zhǔn)建議。*提供電子設(shè)備的日常技術(shù)支持、故障診斷與維修服務(wù)。*負(fù)責(zé)電子設(shè)備操作系統(tǒng)安裝、軟件配置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、信息安全等工作。*對(duì)達(dá)到報(bào)廢年限或無法維修的電子設(shè)備，提供技術(shù)鑒定意見。三、電子設(shè)備資產(chǎn)管理流程3.1需求與采購管理3.1.1需求申請(qǐng)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，由資產(chǎn)管理員或使用人填寫《電子設(shè)備需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、主要用途、技術(shù)參數(shù)要求、預(yù)算金額等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)資產(chǎn)管理部門。3.1.2需求審批資產(chǎn)管理部門收到需求申請(qǐng)后，結(jié)合公司現(xiàn)有資產(chǎn)狀況（如是否有可調(diào)劑使用的閑置資產(chǎn)）、年度預(yù)算及配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。對(duì)于超出預(yù)算或標(biāo)準(zhǔn)的需求，需報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.1.3采購實(shí)施*審批通過后，由資產(chǎn)管理部門（或采購部門，根據(jù)公司實(shí)際情況確定）按照公司采購管理制度組織采購。小額、常規(guī)設(shè)備可采用詢價(jià)方式；大額、重要設(shè)備應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)采購。*采購過程中應(yīng)簽訂規(guī)范的采購合同，明確設(shè)備型號(hào)、配置、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、保修條款、售后服務(wù)等。3.1.4驗(yàn)收設(shè)備到貨后，由資產(chǎn)管理部門組織使用部門、信息技術(shù)部門（如涉及）共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：外包裝是否完好、設(shè)備數(shù)量是否與合同一致、規(guī)格型號(hào)是否符合要求、配件是否齊全、設(shè)備性能是否正常等。驗(yàn)收合格后，共同簽署《電子設(shè)備驗(yàn)收單》。3.2入庫與標(biāo)簽管理3.2.1入庫登記驗(yàn)收合格的電子設(shè)備，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)辦理入庫手續(xù)，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中錄入詳細(xì)信息，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、序列號(hào)、采購日期、供應(yīng)商、采購價(jià)格、驗(yàn)收日期、使用部門、責(zé)任人等，并生成唯一的資產(chǎn)編號(hào)。3.2.2資產(chǎn)標(biāo)簽資產(chǎn)管理部門為每臺(tái)（件）電子設(shè)備粘貼統(tǒng)一格式的資產(chǎn)標(biāo)簽。標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)包含資產(chǎn)編號(hào)、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、所屬部門等關(guān)鍵信息。資產(chǎn)標(biāo)簽應(yīng)粘貼在設(shè)備顯眼且不易磨損的位置。對(duì)于便攜式設(shè)備，應(yīng)確保標(biāo)簽不易脫落。嚴(yán)禁故意損毀或涂改資產(chǎn)標(biāo)簽。3.3領(lǐng)用與分發(fā)管理3.3.1領(lǐng)用申請(qǐng)使用部門或個(gè)人需領(lǐng)用電子設(shè)備時(shí)，填寫《電子設(shè)備領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，持單到資產(chǎn)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.3.2分發(fā)與簽收資產(chǎn)管理部門核對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)無誤后，將相應(yīng)設(shè)備發(fā)放給領(lǐng)用部門或個(gè)人。領(lǐng)用人員在《電子設(shè)備領(lǐng)用單》及資產(chǎn)管理系統(tǒng)中簽字確認(rèn)，明確資產(chǎn)保管責(zé)任。3.4日常管理與維護(hù)3.4.1資產(chǎn)保管與使用*資產(chǎn)領(lǐng)用人即為第一責(zé)任人，應(yīng)妥善保管和正確使用所領(lǐng)用的電子設(shè)備，防止損壞、丟失、被盜。*嚴(yán)禁私自拆卸、改裝、更換設(shè)備硬件。確需維修或升級(jí)，應(yīng)向資產(chǎn)管理部門申請(qǐng)，由專業(yè)人員處理。*便攜式電子設(shè)備（如筆記本電腦、手機(jī)）應(yīng)隨身攜帶或存放在安全地點(diǎn)，外出使用時(shí)需特別注意安全。3.4.2借用與歸還*因臨時(shí)工作需要借用他人或其他部門電子設(shè)備的，需填寫《電子設(shè)備借用單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及資產(chǎn)管理部門同意后方可借用。*借用期限一般不超過規(guī)定時(shí)長，到期應(yīng)及時(shí)歸還。如需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。*歸還時(shí)，由資產(chǎn)管理部門或出借方檢查設(shè)備完好情況，并在系統(tǒng)中更新記錄。3.4.3資產(chǎn)變更*部門變更：電子設(shè)備因人員調(diào)動(dòng)或工作需要在部門間轉(zhuǎn)移時(shí)，由原使用部門或接收部門填寫《電子設(shè)備調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及資產(chǎn)管理部門審批后，辦理調(diào)撥手續(xù)，并在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中更新部門及責(zé)任人信息。*責(zé)任人變更：部門內(nèi)部人員之間變更資產(chǎn)責(zé)任人時(shí)，需及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門，更新系統(tǒng)記錄。*信息變更：如設(shè)備存放地點(diǎn)、聯(lián)系方式等信息發(fā)生變化，使用部門應(yīng)及時(shí)告知資產(chǎn)管理部門進(jìn)行更新。3.4.4維護(hù)與維修*電子設(shè)備發(fā)生故障或損壞時(shí)，使用人應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人和資產(chǎn)管理部門報(bào)告，并填寫《電子設(shè)備維修申請(qǐng)表》。*資產(chǎn)管理部門會(huì)同信息技術(shù)部門（或聯(lián)系供應(yīng)商）進(jìn)行故障診斷。屬于保修范圍內(nèi)的，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修；不屬于保修范圍的，視情況安排內(nèi)部維修或外部付費(fèi)維修。*維修完成后，由使用人驗(yàn)收，并在維修記錄中簽字確認(rèn)。資產(chǎn)管理部門更新資產(chǎn)維修信息。3.4.5軟件與數(shù)據(jù)管理*電子設(shè)備預(yù)裝軟件及公司授權(quán)軟件由信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理，嚴(yán)禁私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或盜版軟件。*使用人應(yīng)定期對(duì)設(shè)備中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。公司層面應(yīng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)備份策略。*員工離職或調(diào)離時(shí)，必須將所使用電子設(shè)備中的個(gè)人數(shù)據(jù)清理干凈，并確保公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整移交，由信息技術(shù)部門或資產(chǎn)管理員監(jiān)督執(zhí)行。3.5盤點(diǎn)與清查3.5.1定期盤點(diǎn)資產(chǎn)管理部門應(yīng)至少每半年組織一次公司范圍內(nèi)的電子設(shè)備資產(chǎn)全面盤點(diǎn)；各部門應(yīng)每季度對(duì)本部門資產(chǎn)進(jìn)行自查。盤點(diǎn)工作應(yīng)做到賬、卡、物三相符。3.5.2盤點(diǎn)方法盤點(diǎn)可采用人工核對(duì)、掃描槍掃描標(biāo)簽等方式，對(duì)照資產(chǎn)管理系統(tǒng)臺(tái)賬，逐一核對(duì)實(shí)物。對(duì)盤盈、盤虧、毀損、閑置的資產(chǎn)，應(yīng)查明原因，做好記錄。3.5.3盤點(diǎn)報(bào)告與處理盤點(diǎn)結(jié)束后，資產(chǎn)管理部門匯總盤點(diǎn)結(jié)果，編制《電子設(shè)備資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出處理意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行相應(yīng)處理（如調(diào)賬、追責(zé)、報(bào)修、報(bào)廢等）。3.6調(diào)撥與轉(zhuǎn)移管理*公司內(nèi)部部門之間的資產(chǎn)調(diào)撥，參照3.4.3資產(chǎn)變更中的“部門變更”流程執(zhí)行。*因公司重組、分立、合并等情況發(fā)生資產(chǎn)整體轉(zhuǎn)移時(shí)，由資產(chǎn)管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門制定詳細(xì)的資產(chǎn)轉(zhuǎn)移方案，報(bào)公司最高決策層審批后執(zhí)行，并辦理相應(yīng)的權(quán)屬變更手續(xù)。3.7報(bào)廢與處置管理3.7.1報(bào)廢申請(qǐng)電子設(shè)備符合以下條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：*達(dá)到或超過規(guī)定使用年限，主要性能指標(biāo)已不能滿足工作需要，且無維修價(jià)值或維修成本過高的。*因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)不經(jīng)濟(jì)的。*技術(shù)落后，已被淘汰，繼續(xù)使用會(huì)嚴(yán)重影響工作效率或存在安全隱患的。*維修費(fèi)用接近或超過新購價(jià)值的。使用部門填寫《電子設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因，附信息技術(shù)部門（或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)）的技術(shù)鑒定意見，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)資產(chǎn)管理部門。3.7.2報(bào)廢審批資產(chǎn)管理部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)資產(chǎn)狀況，會(huì)同財(cái)務(wù)部門評(píng)估資產(chǎn)殘值，按審批權(quán)限逐級(jí)上報(bào)審批。大額或重要資產(chǎn)的報(bào)廢需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理或董事會(huì)批準(zhǔn)。3.7.3報(bào)廢處置*報(bào)廢審批通過后，由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一組織處置。處置方式包括：折價(jià)變賣、回收利用、捐贈(zèng)、環(huán)保銷毀等。*處置前，必須確保報(bào)廢設(shè)備中的所有數(shù)據(jù)已被徹底清除，確保信息安全，由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。*處置過程應(yīng)遵循公開、公正、透明的原則，處置收入（如有）應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。*資產(chǎn)管理部門根據(jù)報(bào)廢處置結(jié)果，更新資產(chǎn)管理系統(tǒng)記錄，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。四、資產(chǎn)信息系統(tǒng)管理公司應(yīng)逐步推廣使用專業(yè)的電子設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)，以提高管理效率和準(zhǔn)確性。資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)至少具備以下功能：資產(chǎn)信息錄入、查詢、修改、盤點(diǎn)、報(bào)表生成、預(yù)警提醒（如維保到期、折舊到期）等。各相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的錄入與維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。五、監(jiān)督與審計(jì)公司將電子設(shè)備資產(chǎn)管理納入常態(tài)化監(jiān)督檢查范圍。資產(chǎn)管理部門有權(quán)對(duì)各部門資產(chǎn)管理情況進(jìn)行不定期抽查。對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本手冊(cè)規(guī)定、有效利用資產(chǎn)、避免損失的部門和個(gè)人，公司將予以表揚(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于管理不善造成資產(chǎn)損壞、遺失、浪費(fèi)或擅自處置資產(chǎn)的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。六、附則6.1定義