機關(guān)單位文檔電子歸檔規(guī)范一、引言隨著信息技術(shù)在機關(guān)單位日常辦公中的深度融合與廣泛應(yīng)用，電子文檔已成為政務(wù)信息記錄、流轉(zhuǎn)與存儲的主要形式。為有效保障機關(guān)單位電子文檔的真實性、完整性、可用性與安全性，規(guī)范電子文檔從形成到歸檔的全流程管理，確保檔案資源的歷史憑證價值與長期利用價值，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為機關(guān)單位電子文檔歸檔工作提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作指引，促進檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。二、歸檔范圍與職責(zé)（一）歸檔范圍機關(guān)單位在履行職能、開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的，具有查考、利用和保存價值的各類電子文檔，均屬于歸檔范圍。主要包括但不限于：1.以電子形式生成、辦理、傳輸和存儲的各類公文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。2.各類業(yè)務(wù)管理活動中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)、圖表、圖像、音頻、視頻等。3.重要會議的電子記錄、紀(jì)要、議程、發(fā)言稿等。4.與機關(guān)單位職能相關(guān)的各類合同、協(xié)議、統(tǒng)計報表等具有法律效力或行政管理價值的電子文件。5.其他按照國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文檔。（二）歸檔職責(zé)1.單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：對本單位電子文檔歸檔工作負(fù)總責(zé)，保障必要的人員、經(jīng)費和技術(shù)條件。2.檔案管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本規(guī)范的組織實施、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；制定本單位電子歸檔具體細(xì)則；接收、審核、保管和提供利用歸檔的電子檔案。3.業(yè)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門形成的電子文檔的收集、整理、初步審核，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。4.信息技術(shù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)提供電子歸檔所需的技術(shù)支持和保障，包括軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護等。5.文檔形成人員職責(zé)：負(fù)責(zé)按要求規(guī)范形成、及時存儲和提交本崗位產(chǎn)生的電子文檔及其元數(shù)據(jù)。三、電子文檔的形成與收集（一）電子文檔的形成要求1.格式規(guī)范：電子文檔的形成應(yīng)優(yōu)先采用國家和行業(yè)推薦的開放、通用、穩(wěn)定的文件格式，確保長期可讀性。如文本文件宜采用PDF/A格式，表格宜采用ODF或XLSX格式，圖像宜采用TIFF或JPEG格式。確需使用專用格式的，應(yīng)同時歸檔其讀取軟件或轉(zhuǎn)換為通用格式。2.命名規(guī)范：電子文檔應(yīng)有規(guī)范、清晰的文件名，文件名應(yīng)能反映文檔的核心內(nèi)容，可包含發(fā)文年度、文號、事由、責(zé)任者等關(guān)鍵要素，避免使用模糊或無意義的名稱。3.元數(shù)據(jù)完整性：電子文檔形成時，應(yīng)同步捕獲和記錄必要的元數(shù)據(jù)，如文件編號、標(biāo)題、責(zé)任者、形成日期、機構(gòu)、文號、密級、保管期限、主題詞、備注等。4.版本控制：對于需要多次修改的電子文檔，應(yīng)進行有效的版本控制，明確標(biāo)識不同版本，歸檔版本應(yīng)為最終定稿版本。5.電子簽名與印章：涉及具有法律效力或重要行政管理職能的電子文檔，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定使用可靠的電子簽名或電子印章。（二）電子文檔的收集1.及時性：電子文檔形成后，應(yīng)在辦理完畢或階段性工作完成后及時收集。2.完整性：收集的電子文檔應(yīng)完整無缺，包括文檔主體、相關(guān)附件以及必要的背景信息和說明材料。3.準(zhǔn)確性：確保收集的電子文檔內(nèi)容準(zhǔn)確，與紙質(zhì)文件（如有）內(nèi)容一致。4.安全性：收集過程中應(yīng)采取必要的安全措施，防止文件丟失、損壞或信息泄露。四、電子文檔的整理與著錄（一）整理原則電子文檔的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。整理方法可參照紙質(zhì)文件整理規(guī)則，并結(jié)合電子文檔的特性進行優(yōu)化。（二）分類按照機關(guān)單位檔案分類方案進行分類，可采用年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等分類方法。分類體系應(yīng)保持相對穩(wěn)定。（三）排列在分類方案的最低一級類目內(nèi)，電子文檔可按事由結(jié)合時間、重要程度等順序排列。（四）編號按照檔案管理規(guī)定，對整理好的電子文檔賦予唯一的檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性原則。（五）著錄1.著錄項目應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要包括：檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、密級、保管期限、主題詞、分類號、備注等。2.著錄信息應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、完整，確保通過著錄信息能夠準(zhǔn)確識別和檢索電子文檔。3.鼓勵利用自動化工具從電子文檔及其元數(shù)據(jù)中提取著錄信息，減少人工錄入，提高效率和準(zhǔn)確性。五、電子文檔的歸檔與移交（一）歸檔時限1.定期歸檔：對于日常辦公中形成的電子文檔，應(yīng)在次年規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔。2.即時歸檔：對于重大活動、重要會議、突發(fā)事件等形成的具有重要價值的電子文檔，應(yīng)隨辦隨歸或在活動結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔方式可根據(jù)實際情況采用在線歸檔或離線歸檔方式。1.在線歸檔：通過檔案管理系統(tǒng)或辦公自動化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)電子文檔的在線提交、審核與接收。2.離線歸檔：對于無法通過在線方式歸檔的電子文檔，可使用符合要求的存儲介質(zhì)（如只讀光盤、移動硬盤）進行移交，并附《電子檔案移交接收登記表》。（三）歸檔檢驗檔案管理部門在接收電子文檔時，應(yīng)對其完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性進行檢驗。檢驗不合格的，應(yīng)退回形成部門重新整理。（四）移交手續(xù)電子文檔歸檔時，移交方與接收方應(yīng)辦理書面或電子移交手續(xù)，明確雙方責(zé)任。移交清單應(yīng)包含歸檔電子文檔的數(shù)量、檔號范圍、介質(zhì)情況（如適用）、移交日期等信息。六、電子檔案的保管與保護（一）存儲管理1.應(yīng)采用符合國家規(guī)定的存儲介質(zhì)和存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的物理安全和邏輯安全。2.存儲環(huán)境應(yīng)符合要求，注意溫度、濕度控制，防止磁場、灰塵、靜電等影響。3.重要電子檔案應(yīng)實行異地備份和異質(zhì)備份，定期進行數(shù)據(jù)校驗，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）長期保存與遷移1.針對技術(shù)環(huán)境變化（如硬件設(shè)備更新、操作系統(tǒng)升級、文件格式淘汰等），應(yīng)制定電子檔案的長期保存策略和遷移方案。2.遷移前應(yīng)對電子檔案進行檢測，遷移后應(yīng)進行驗證，確保遷移前后電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)信息一致。（三）安全保密1.建立健全電子檔案安全保密制度，落實安全保密責(zé)任。2.采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加密、審計跟蹤等技術(shù)措施，防止電子檔案非授權(quán)訪問、篡改、刪除或泄露。3.涉密電子檔案的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，其存儲、傳輸、使用等應(yīng)符合涉密信息系統(tǒng)安全保密要求。（四）載體管理對于離線存儲的電子檔案載體，應(yīng)妥善保管，進行編號、登記、貼標(biāo)簽，并定期檢查其完好性。廢棄載體的處理應(yīng)符合信息安全要求，防止信息泄露。七、電子檔案的利用與保密（一）利用權(quán)限根據(jù)電子檔案的密級、保管期限和利用范圍，對不同用戶設(shè)置相應(yīng)的利用權(quán)限。嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批制度。（二）利用方式2.利用過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、篡改或銷毀電子檔案。3.對于涉密電子檔案的利用，必須在符合保密要求的環(huán)境下進行。（三）利用登記應(yīng)對電子檔案的利用情況進行登記，記錄利用者、利用時間、利用內(nèi)容、利用目的等信息，以便追溯。（四）保密管理嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保電子檔案在利用過程中的信息安全。對涉及國家秘密、工作秘密和敏感信息的電子檔案，必須按相應(yīng)密級進行管理，嚴(yán)禁泄密。八、保障措施（一）組織保障各機關(guān)單位應(yīng)加強對電子文檔歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入單位信息化建設(shè)和檔案工作總體規(guī)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)部門，確保各項工作落到實處。（二）制度保障完善電子文檔歸檔相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化操作流程，形成長效管理機制。（三）人員保障加強對檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員及信息技術(shù)人員的培訓(xùn)，提高其電子文檔管理和信息技術(shù)應(yīng)用能力，熟悉并掌握本規(guī)范要求。（四）技術(shù)保障加大對電子檔案管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、安全設(shè)施等的投入，為電子文檔歸檔工作提供必要的技術(shù)支撐和物質(zhì)條件。（五）監(jiān)督檢查建立電子文檔歸檔工作