采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)及審核表第一章總則一、編制目的為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性，降低采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在明確采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)職責(zé)分工、操作規(guī)范及審核要求，為企業(yè)采購(gòu)管理提供標(biāo)準(zhǔn)化指引。二、適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)所有部門（含分支機(jī)構(gòu)）的各類采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。采購(gòu)金額、采購(gòu)形式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源等）均需按本手冊(cè)規(guī)定執(zhí)行。三、基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)管理制度，保證采購(gòu)流程合法合規(guī)。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足需求的前提下，綜合評(píng)估價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)采購(gòu)方案。透明性原則：采購(gòu)過程及結(jié)果應(yīng)公開透明，關(guān)鍵環(huán)節(jié)留痕可追溯，杜絕暗箱操作。效率性原則：在規(guī)范流程的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，保證采購(gòu)活動(dòng)及時(shí)響應(yīng)業(yè)務(wù)需求。第二章采購(gòu)流程詳解第一節(jié)需求申請(qǐng)與審批操作目標(biāo)：明確采購(gòu)需求，保證需求的合理性與必要性，從源頭控制采購(gòu)成本。一、需求發(fā)起申請(qǐng)人：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，由部門指定人員（如專員/主管）填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》。申請(qǐng)內(nèi)容：需詳細(xì)填寫物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、需求日期、技術(shù)參數(shù)（如適用）及附件（如技術(shù)圖紙、需求說明等）。提交路徑：將《采購(gòu)申請(qǐng)單》及相關(guān)附件提交至部門負(fù)責(zé)人審批。二、部門審批審批人：部門負(fù)責(zé)人（或其授權(quán)人）對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注：需求是否符合部門年度預(yù)算；是否存在可替代的內(nèi)部資源（如閑置設(shè)備、庫(kù)存物資）；規(guī)格參數(shù)是否明確，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需細(xì)化具體品類及數(shù)量）。審批結(jié)果：通過后，在《采購(gòu)申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部；不通過則退回申請(qǐng)人并說明原因。三、采購(gòu)部復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：采購(gòu)部對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》的完整性、合規(guī)性進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查：需求日期與采購(gòu)周期是否匹配；預(yù)估單價(jià)是否在合理范圍內(nèi)（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)行情）；是否屬于集中采購(gòu)目錄（如屬于，需按集中采購(gòu)流程執(zhí)行）。處理結(jié)果：復(fù)核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過，退回申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改。第二節(jié)供應(yīng)商尋源與選擇操作目標(biāo)：通過規(guī)范的尋源方式，篩選出符合資質(zhì)、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。一、供應(yīng)商尋源尋源方式：根據(jù)采購(gòu)金額、物料特性選擇合適的尋源方式：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如≥10萬元）或標(biāo)準(zhǔn)化程度高的采購(gòu)項(xiàng)目，需通過企業(yè)官網(wǎng)、招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商參與。詢價(jià)采購(gòu)：適用于金額中等（如1萬-10萬元）的標(biāo)準(zhǔn)化物料，需向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)。單一來源采購(gòu)：僅適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)）或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人及分管副總審批。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、需求不明確或需優(yōu)化方案的項(xiàng)目，邀請(qǐng)2-3家供應(yīng)商進(jìn)行多輪談判后確定成交方。供應(yīng)商資質(zhì)要求：尋源前需確認(rèn)供應(yīng)商具備以下基本資質(zhì)：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如適用）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001，根據(jù)物料特性要求）；近三年內(nèi)無重大違法記錄（可通過“信用中國(guó)”等官方渠道查詢）。二、供應(yīng)商選擇與比價(jià)比價(jià)分析：采購(gòu)部收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，填寫《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》，對(duì)比內(nèi)容包括：價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證、付款條件、售后服務(wù)、供應(yīng)商信譽(yù)等。確定候選供應(yīng)商：根據(jù)“性價(jià)比最優(yōu)”原則，篩選1-2家候選供應(yīng)商，必要時(shí)組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、使用部門）進(jìn)行綜合評(píng)審。審批：候選供應(yīng)商確定后，填寫《采購(gòu)審批單》，按權(quán)限逐級(jí)審批（如：1萬-5萬元由采購(gòu)經(jīng)理審批，5萬-20萬元由分管副總審批，20萬元以上由總經(jīng)理審批）。第三節(jié)合同擬定與審批操作目標(biāo)：通過規(guī)范的合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。一、合同擬定模板選擇：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)合同模板，如需定制，由采購(gòu)部法務(wù)崗（或外聘律師）審核條款合規(guī)性。核心條款：合同需包含以下內(nèi)容：供需雙方全稱、地址、聯(lián)系方式；物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議）；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式及運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議的期限；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、賬戶信息；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不合格的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商、仲裁/訴訟）；合同生效條件及附件清單。二、合同審批審批流程：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核合同條款的完整性、合理性；法務(wù)部審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款）；財(cái)務(wù)部審核付款方式、稅務(wù)條款；使用部門（如技術(shù)部）審核技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；按審批權(quán)限提交至分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理最終審批。用印與簽署：審批通過后，由采購(gòu)部加蓋企業(yè)合同專用章，雙方簽字蓋章生效，正本至少一式兩份（供需雙方各執(zhí)一份）。第四節(jié)采購(gòu)執(zhí)行與交付操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購(gòu)物品/服務(wù)。一、訂單下達(dá)采購(gòu)訂單：采購(gòu)部根據(jù)審批通過的合同，填寫《采購(gòu)訂單》，明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物品明細(xì)、交貨時(shí)間、地點(diǎn)等，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到訂單后需在2個(gè)工作日內(nèi)書面確認(rèn)（如郵件、蓋章回傳），如有異議需及時(shí)提出，雙方協(xié)商一致后修改訂單。二、交付跟進(jìn)進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專員定期與供應(yīng)商溝通交貨進(jìn)度，重點(diǎn)關(guān)注：生產(chǎn)/備貨情況（如適用）；物流安排（如需運(yùn)輸，確認(rèn)物流公司、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）；不可抗力因素（如自然災(zāi)害導(dǎo)致延期，需供應(yīng)商提供證明并協(xié)商新交貨期）。異常處理：如供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，采購(gòu)部需提前3個(gè)工作日通知相關(guān)部門，協(xié)商調(diào)整需求日期或啟動(dòng)備用供應(yīng)商。第五節(jié)驗(yàn)收與確認(rèn)操作目標(biāo)：驗(yàn)證采購(gòu)物品/服務(wù)是否符合合同約定，保證入庫(kù)/使用的合規(guī)性。一、驗(yàn)收準(zhǔn)備驗(yàn)收組織：由使用部門牽頭，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部（如需）共同參與，必要時(shí)邀請(qǐng)技術(shù)專家或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與。驗(yàn)收資料：供應(yīng)商需提供送貨單、產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告（如適用）、發(fā)貨清單等資料，采購(gòu)部需核對(duì)與《采購(gòu)訂單》《合同》是否一致。二、實(shí)物驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收：對(duì)照送貨單清點(diǎn)物品數(shù)量，如發(fā)覺短缺、多送，需當(dāng)場(chǎng)記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收：外觀檢查：檢查物品包裝是否完好，有無破損、變形；功能測(cè)試：按技術(shù)參數(shù)進(jìn)行功能測(cè)試（如設(shè)備需通電運(yùn)行、辦公用品需試用）；質(zhì)量文件審核：核對(duì)合格證、檢測(cè)報(bào)告是否齊全有效。驗(yàn)收結(jié)果：合格：填寫《物品/服務(wù)驗(yàn)收單》，各方簽字確認(rèn)，辦理入庫(kù)手續(xù)（如適用）；不合格：填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因（如質(zhì)量不符、型號(hào)錯(cuò)誤），由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠，必要時(shí)啟動(dòng)法律程序。第六節(jié)付款結(jié)算操作目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。一、付款申請(qǐng)申請(qǐng)人：采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》及發(fā)票，填寫《付款申請(qǐng)單》，附以下資料：合同復(fù)印件；驗(yàn)收單原件；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；付款審批單（按權(quán)限審批）。二、付款審批審批流程：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核付款金額與合同、驗(yàn)收單是否一致；財(cái)務(wù)部審核發(fā)票真實(shí)性、稅務(wù)合規(guī)性及付款賬戶信息；按權(quán)限提交至分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批（如：5萬-20萬元由分管副總審批，20萬元以上由總經(jīng)理審批）。三、款項(xiàng)支付支付方式：通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金支付（小額急付除外，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批）。支付跟蹤：財(cái)務(wù)部付款后，將付款憑證復(fù)印件交采購(gòu)部存檔，采購(gòu)部及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)收款。第七節(jié)檔案歸檔操作目標(biāo)：保證采購(gòu)資料完整、可追溯，滿足審計(jì)及管理需求。一、檔案范圍采購(gòu)全流程資料均需歸檔，包括但不限于：《采購(gòu)申請(qǐng)單》及審批記錄；《供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》；《采購(gòu)合同》及審批記錄；《采購(gòu)訂單》及確認(rèn)函；《驗(yàn)收單》《不合格品處理單》；《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票及付款憑證；雙往函件、會(huì)議紀(jì)要等。二、歸檔要求整理歸檔：采購(gòu)專員在采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，將資料分類整理，按“單筆采購(gòu)項(xiàng)目”裝訂成冊(cè)，標(biāo)注檔案編號(hào)（如：CG-2024-X，代表2024年第X筆采購(gòu)）。保管期限：采購(gòu)檔案保管期限至少3年，重要項(xiàng)目（如大型設(shè)備采購(gòu)）檔案保管期限不少于10年。查閱權(quán)限：檔案由采購(gòu)部專人保管，內(nèi)部因工作需要查閱需經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部單位查閱需經(jīng)分管副總批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。第三章相關(guān)模板表格一、采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期采購(gòu)編號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）需求日期用途技術(shù)參數(shù)/需求說明附件清單（如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單等）部門負(fù)責(zé)人審批采購(gòu)部復(fù)核分管領(lǐng)導(dǎo)審批備注二、供應(yīng)商詢價(jià)對(duì)比表采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)編號(hào)詢價(jià)日期截止時(shí)間序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話123序號(hào)報(bào)價(jià)（元）交貨期（天）質(zhì)量保證123比價(jià)結(jié)論（推薦供應(yīng)商及理由）采購(gòu)負(fù)責(zé)人日期三、物品/服務(wù)驗(yàn)收單采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)編號(hào)合同編號(hào)驗(yàn)收日期供應(yīng)商名稱送貨單號(hào)到貨日期驗(yàn)收地點(diǎn)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位123驗(yàn)收結(jié)論（合格/不合格）合格：符合合同及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)予入庫(kù)/使用。不合格：?jiǎn)栴}描述（如外觀破損、功能不達(dá)標(biāo)），處理意見（如退換貨、折價(jià)）。使用部門意見采購(gòu)部意見簽字：日期：簽字：日期：備注：如需檢測(cè)，附檢測(cè)報(bào)告編號(hào)。四、付款申請(qǐng)單供應(yīng)商名稱合同編號(hào)采購(gòu)編號(hào)申請(qǐng)日期付款階段（□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金□其他）付款比例申請(qǐng)金額（元）大寫金額收款賬戶信息開戶名開戶行付款事由（簡(jiǎn)述對(duì)應(yīng)采購(gòu)項(xiàng)目及進(jìn)度）附件清單（□合同復(fù)印件□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他）采購(gòu)部審核財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批簽字：日期：簽字：日期：第四章操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示一、關(guān)鍵操作要點(diǎn)需求真實(shí)性：嚴(yán)禁虛假采購(gòu)、超需求采購(gòu)，需求部門對(duì)需求的真實(shí)性負(fù)首要責(zé)任。審批權(quán)限：嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，不得越權(quán)審批或化整為零規(guī)避審批。供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估（如質(zhì)量交貨期、服務(wù)水平），動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商庫(kù)。合同規(guī)范：禁止使用口頭協(xié)議，合同條款需嚴(yán)謹(jǐn)，避免模糊表述（如“大概”“左右”），違約責(zé)任需明確量化。驗(yàn)收嚴(yán)格：驗(yàn)收人員需堅(jiān)持原則，不得走過場(chǎng)，不合格品堅(jiān)決拒收，并做好記錄留存。資金安全：付款前務(wù)必核對(duì)供應(yīng)商賬戶信息，避免向個(gè)人賬戶或非合同約定賬戶付款。二、常見風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施需求變更風(fēng)險(xiǎn)：業(yè)務(wù)部門在采購(gòu)后提出需求變更（如增加數(shù)量、修改規(guī)格），需重新走審批流程，并與供應(yīng)商協(xié)商一致，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。供應(yīng)商串通風(fēng)險(xiǎn)：詢價(jià)時(shí)發(fā)覺供應(yīng)商報(bào)價(jià)一致或輪流報(bào)價(jià)，應(yīng)立即終止采購(gòu)，擴(kuò)大尋源范圍或采用公開招標(biāo)方式。質(zhì)量糾紛風(fēng)險(xiǎn)：驗(yàn)收時(shí)發(fā)覺質(zhì)量問題，需第一時(shí)間通知采購(gòu)部，由采購(gòu)部與供應(yīng)商溝通處理，保留相關(guān)證據(jù)（如照片、視頻），必要時(shí)委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)鑒定。付款延遲風(fēng)險(xiǎn)：因內(nèi)部審批流程導(dǎo)致