會議室預約及使用管理辦法模板一、適用范圍與應用場景本辦法適用于[公司/組織名稱]內部所有會議室（含大型會議室、小型洽談室、視頻會議室等）的預約、使用及管理工作。適用于全體員工、部門及外部合作單位（需提前申請）的會議室使用需求，涵蓋日常會議、項目研討、培訓、客戶接待等各類正式場景。二、會議室預約及使用操作流程（一）預約申請?zhí)崆耙?guī)劃：申請人需根據(jù)會議時間、參會人數(shù)、所需設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)、白板等）提前選擇合適的會議室，建議至少提前1個工作日提交預約申請（緊急會議可聯(lián)系行政部協(xié)調）。提交申請：通過[指定方式，如OA系統(tǒng)/行政部群/線下申請表]提交《會議室預約申請表》（詳見模板一），填寫完整信息（含申請人、部門、會議主題、時間、人數(shù)、設備需求等）。選擇會議室：申請人需確認所選會議室的實時使用狀態(tài)（避免與已預約會議沖突），優(yōu)先選擇符合會議規(guī)模及功能需求的會議室（如10人以下會議優(yōu)先選小型洽談室，視頻會議優(yōu)先選視頻會議室）。（二）審批流程內部會議：部門內部會議由部門負責人審批；跨部門會議由發(fā)起部門負責人審核后，報行政部*審批。外部會議：涉及外部單位參會或需使用公司標識/設備的會議，需經(jīng)行政部及分管領導雙重審批。審批反饋：審批人需在1個工作日內完成審批，并通過系統(tǒng)/告知申請人結果；未通過審批的，需注明原因并建議調整時間或更換會議室。（三）預約確認與變更確認預約：審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送預約成功通知（或行政部電話告知），申請人需在會議開始前30分鐘到會議室簽到，若超時15分鐘未簽到，系統(tǒng)自動釋放會議室。變更/取消：若需變更會議時間、會議室或取消會議，申請人需至少提前2小時通過原申請渠道操作，緊急情況可聯(lián)系行政部*處理；未提前取消且未使用的預約，視為“違約占用”，累計3次將暫停其預約權限1個月。（四）會議室使用簽到與設備檢查：使用人簽到后，檢查會議室設備（如投影儀、麥克風、空調等）是否正常運行，如有異常立即聯(lián)系行政部*處理，嚴禁私自拆卸或調試設備。規(guī)范使用：保持會議室整潔，禁止吸煙、飲食（僅允許飲用瓶裝水），會議結束后將桌椅歸位、垃圾清理至指定地點；愛護公共設施，嚴禁在桌面、墻面亂涂亂畫；控制會議音量，避免影響周邊辦公區(qū)域；涉密會議需提前報備行政部，關閉門窗并使用專用設備，會議資料不得遺留會議室。超時處理：會議室使用按預約時段結束，若需延時使用，需在原結束時間前30分鐘通過系統(tǒng)申請續(xù)時，經(jīng)審批后方可延長（最長不超過原預約時長的一半，避免影響后續(xù)預約）。（五）使用后登記與反饋設備確認：會議結束后，使用人需再次檢查設備是否完好，確認無誤后鎖門離開；如設備損壞或遺失，需立即向行政部*報備并說明原因，按公司規(guī)定承擔賠償責任。反饋評價：可通過系統(tǒng)/行政部對會議室環(huán)境、設備、服務等進行評價，便于持續(xù)優(yōu)化管理。三、相關模板表格模板一：會議室預約申請表申請單編號申請人姓名*所屬部門聯(lián)系方式*會議主題預約日期年月日時段：—：參會人數(shù)人會議室名稱所需設備□投影儀□麥克風□白板□視頻會議系統(tǒng)□其他：______會議事由審批流程部門負責人意見：__________日期：__________行政部意見：__________日期：__________（如需）分管領導*意見：__________日期：__________申請人確認已知悉并遵守《會議室預約及使用管理辦法》，簽字：__________日期：__________模板二：會議室使用登記表使用日期會議室名稱使用人*部門會議主題開始時間：結束時間：設備使用情況□正?！豕收希ü收厦枋觯篲_________）環(huán)境維護情況□整潔□遺留垃圾（描述：__________）使用人簽字管理員檢查□合格□不合格（備注：__________）檢查人：*日期：__________四、使用規(guī)范與管理要求（一）會議室分配原則按預約時間優(yōu)先原則，先到先得，避免沖突；同一時間段的多個申請，優(yōu)先滿足重要會議（如客戶接待、重大項目評審）、跨部門協(xié)作會議；小型會議室（容納≤10人）單次使用時長不超過4小時，大型會議室（容納≥20人）單次使用時長不超過8小時，避免長期占用。（二）設備與物資管理行政部負責定期檢查會議室設備（每周1次），保證投影儀、麥克風、空調等正常運行，建立設備臺賬及維修記錄；會議室內的白板筆、便簽紙、飲用水等耗材由行政部定期補充，使用人應節(jié)約使用，嚴禁私自帶走。（三）衛(wèi)生與安全管理每日會議結束后，行政部或保潔人員對會議室進行全面清潔（桌面、地面、垃圾清理），每周進行1次深度消毒（尤其高頻接觸區(qū)域如門把手、遙控器）；嚴禁攜帶易燃易爆、危險品進入會議室，離開時務必關閉電源、燈光、空調及門窗，保證安全。五、違規(guī)處理辦法違約占用：未提前取消且未使用會議室，或超時未續(xù)時且未清理現(xiàn)場的，首次口頭警告，第二次暫停預約權限2周，第三次暫停1個月；設施損壞：因使用人操作不當或故意損壞設備、設施的，需照價賠償，并視情節(jié)輕重給予通報批評；衛(wèi)生問題：會議后未清理垃圾、保持整潔的，責令立即整改，累計3次暫停預約權限1個月；泄露機密：涉及密級會議未按規(guī)定管理，導致資料泄露的，按公司保密規(guī)定追究責任。六、附則本辦法由