合同管理審批流程與模板匯編一、合同管理審批的適用范圍與核心價(jià)值（一）適用范圍本流程與模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同管理場(chǎng)景，涵蓋但不限于：采購(gòu)合同（原材料、設(shè)備、服務(wù)等）、銷售合同（產(chǎn)品、服務(wù)交付）、租賃合同（場(chǎng)地、設(shè)備、車輛）、服務(wù)合同（咨詢、研發(fā)、運(yùn)維）、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等各類民商事合同。無(wú)論合同金額大小、簽訂對(duì)象（供應(yīng)商、客戶、員工、合作方等），均需通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化審批流程以保證合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)可控。（二）核心價(jià)值規(guī)范管理：通過(guò)統(tǒng)一流程與模板，避免合同條款遺漏、權(quán)責(zé)不清等問(wèn)題，減少合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)?？刂骑L(fēng)險(xiǎn)：多環(huán)節(jié)審核（業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)）可識(shí)別法律、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提前規(guī)避潛在損失。提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各崗位職責(zé)，減少重復(fù)溝通，縮短審批周期，保障業(yè)務(wù)推進(jìn)效率。責(zé)任追溯：完整的審批記錄與合同檔案可明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，為后續(xù)履約、糾紛處理提供依據(jù)。二、合同管理審批全流程操作指南（一）合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購(gòu)部、銷售部、行政部等）或合同經(jīng)辦人核心步驟：明確需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購(gòu)物料、提供服務(wù)），確定合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心要素。選擇模板：從公司合同模板庫(kù)中匹配對(duì)應(yīng)類型的合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），若無(wú)合適模板，可參考行業(yè)通用模板或由法務(wù)部門協(xié)助起草。填寫內(nèi)容：按模板要求完整填寫合同信息，特別注意：合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）需準(zhǔn)確無(wú)誤；權(quán)利義務(wù)條款需明確、具體（如“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需寫明具體參數(shù)或引用的國(guó)標(biāo)/行標(biāo)）；違約責(zé)任需量化（如“逾期交貨每日按合同總額的0.05%支付違約金”）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁。（二）部門初審操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)可行性：合同內(nèi)容是否符合部門年度計(jì)劃或項(xiàng)目需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格是否合理。履約能力評(píng)估：對(duì)方主體資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、過(guò)往合作履約記錄）是否滿足要求，必要時(shí)可通過(guò)“信用中國(guó)”等公開渠道核查。內(nèi)部流程合規(guī)性：是否涉及跨部門協(xié)作（如需采購(gòu)部、技術(shù)部會(huì)簽），是否已履行內(nèi)部立項(xiàng)、預(yù)算審批程序。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，在《合同審批單》中簽署“同意”意見(jiàn)并注明“建議提交法務(wù)審核”；需修改的，退回經(jīng)辦人并明確修改意見(jiàn)。（三）法務(wù)審核操作主體：公司法務(wù)部門或外聘律師審核重點(diǎn)：合同主體合法性：對(duì)方是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，法定代表人/授權(quán)代表簽字是否真實(shí)有效（需提供授權(quán)委托書）。條款合規(guī)性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”），是否涉及國(guó)有資產(chǎn)、外資等特殊監(jiān)管要求。權(quán)責(zé)對(duì)等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，是否存在我方單方面過(guò)度承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的情形（如“不可抗力”范圍擴(kuò)大化）。文本規(guī)范性：合同文本是否邏輯清晰、無(wú)歧義，附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）是否與主合同一致。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，簽署“同意”意見(jiàn)；需修改的，出具《法務(wù)審核意見(jiàn)書》列明修改條款及法律依據(jù)，經(jīng)辦人根據(jù)意見(jiàn)修改后重新提交。（四）財(cái)務(wù)審核操作主體：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核重點(diǎn)：價(jià)格合理性：合同價(jià)款是否符合市場(chǎng)價(jià)格或公司定價(jià)機(jī)制，是否包含稅費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等所有費(fèi)用。付款條件：付款進(jìn)度（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否與履約節(jié)點(diǎn)匹配，是否存在大額預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)（原則上預(yù)付款不超過(guò)合同總額的30%）。資金安排：是否已納入公司年度/月度預(yù)算，付款是否會(huì)導(dǎo)致公司現(xiàn)金流緊張。稅務(wù)合規(guī)性：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時(shí)間、稅率是否符合稅務(wù)規(guī)定，是否涉及跨境支付（需關(guān)注外匯管制）。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，簽署“同意”意見(jiàn)；需調(diào)整的，明確財(cái)務(wù)意見(jiàn)（如“建議將尾款比例調(diào)整為20%，驗(yàn)收合格后支付”）。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：按合同金額及重要性分級(jí)審批（示例）：10萬(wàn)元以下：業(yè)務(wù)分管副總審批；10萬(wàn)-50萬(wàn)元：總經(jīng)理審批；50萬(wàn)元以上：董事會(huì)/股東會(huì)審批（需提前3個(gè)工作日提交會(huì)議材料）。審核重點(diǎn)：合同是否符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向；重大風(fēng)險(xiǎn)（如大額資金支出、長(zhǎng)期合作、核心業(yè)務(wù)合作）的把控；跨部門協(xié)調(diào)事項(xiàng)的最終確認(rèn)。輸出結(jié)果：審批通過(guò)后，在《合同審批單》中簽署“同意”意見(jiàn)；需否決的，注明理由并退回經(jīng)辦人。（六）用印管理操作主體：行政部/公章管理部門操作步驟：用印申請(qǐng)：經(jīng)辦人持已審批完成的《合同審批單》及合同文本，提交《公章使用申請(qǐng)表》。核驗(yàn)材料：行政部核驗(yàn)《合同審批單》是否完整（各環(huán)節(jié)審核人簽字齊全）、合同文本是否與審批內(nèi)容一致（有無(wú)私自修改）。用印登記：在《公章使用登記表》中記錄合同名稱、編號(hào)、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等信息，由監(jiān)印人全程監(jiān)督用印。文件發(fā)放：用印后，按合同份數(shù)（如正本2份、副本4份）分發(fā)合同，其中正本由雙方各執(zhí)1份，副本由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、行政部各留存1份。（七）歸檔管理操作主體：行政部/檔案管理部門操作步驟：整理歸檔：合同簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將合同正本、審批單、附件、對(duì)方主體資質(zhì)文件等整理成冊(cè)，移交檔案管理部門。編號(hào)登記：檔案管理部門按“合同類型-年份-流水號(hào)”規(guī)則編制合同編號(hào)（如“采-2024-001”），錄入《合同臺(tái)賬》并電子化存檔。保管期限：根據(jù)合同類型及法律規(guī)定確定保管期限（如普通合同保管10年，重要合同保管20年以上，涉及訴訟的合同保管至訴訟結(jié)束）。（八）履行跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部操作步驟：履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門按合同約定跟蹤履約進(jìn)度（如交貨時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量、驗(yàn)收情況），填寫《合同履行跟蹤表》，發(fā)覺(jué)延遲或質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)上報(bào)。付款確認(rèn)：財(cái)務(wù)部核對(duì)《合同履行跟蹤表》與付款條件，確認(rèn)無(wú)誤后安排付款，避免逾期付款導(dǎo)致違約。變更與解除：如需變更或解除合同，需重新履行審批流程，簽訂《合同變更協(xié)議》或《合同解除協(xié)議》，明確變更/解除后的權(quán)利義務(wù)及責(zé)任劃分。三、合同管理常用模板與填寫說(shuō)明（一）《合同審批單》模板合同基本信息內(nèi)容合同名稱《公司采購(gòu)辦公設(shè)備合同》合同編號(hào)采-2024-001簽訂日期2024年X月X日甲方（我方）公司，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：，法定代表人：*，地址：市區(qū)路號(hào)乙方（對(duì)方）科技有限公司，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：，法定代表人：*，地址：市區(qū)路號(hào)合同金額人民幣萬(wàn)元（大寫：）合同類型采購(gòu)合同履行期限自合同簽訂之日起30日內(nèi)交付附件清單1.產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表；2.質(zhì)量保證書審核環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)審核人審核日期業(yè)務(wù)部門初審?fù)馓峤环▌?wù)審核，建議明確產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（增加附件1技術(shù)參數(shù)表）。*（采購(gòu)部經(jīng)理）2024年X月X日法務(wù)審核同意，已修改“違約責(zé)任”條款，明確逾期交貨每日按0.05%支付違約金。*（法務(wù)專員）2024年X月X日財(cái)務(wù)審核同意，建議將預(yù)付款比例調(diào)整為30%，驗(yàn)收合格后支付70%。*（財(cái)務(wù)總監(jiān)）2024年X月X日分管副總審批同意，按財(cái)務(wù)意見(jiàn)調(diào)整付款條件，按流程辦理用印。*（分管副總）2024年X月X日總經(jīng)理審批同意，此合同符合公司采購(gòu)管理規(guī)定，予以批準(zhǔn)。*（總經(jīng)理）2024年X月X日用印記錄用印日期用印份數(shù)監(jiān)印人領(lǐng)取人2024年X月X日2份（正本）*（行政主管）*（經(jīng)辦人）填寫說(shuō)明：“合同基本信息”需與合同文本保持一致，金額大小寫需同時(shí)填寫且一致；“審核意見(jiàn)”需明確“同意/不同意”及具體修改意見(jiàn)，不得空白；審核完成后，審批單需作為合同附件一并歸檔。（二）《合同基本信息表》模板項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同編號(hào)采-2024-001合同名稱《公司采購(gòu)辦公設(shè)備合同》簽訂主體甲方：公司；乙方：科技有限公司合同類型采購(gòu)合同簽訂地點(diǎn)市區(qū)會(huì)議室合同金額人民幣萬(wàn)元履行期限2024年X月X日至2024年X月X日（或“自合同簽訂之日起30日內(nèi)交付”）付款方式預(yù)付30%簽約款，驗(yàn)收合格后支付70%尾款驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)按附件1《產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表》執(zhí)行，驗(yàn)收合格后雙方簽署《驗(yàn)收確認(rèn)單》違約責(zé)任乙方逾期交貨，每日按合同總額0.05%支付違約金；甲方逾期付款，每日按應(yīng)付款0.05%支付違約金爭(zhēng)議解決方式協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟合同附件1.產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表；2.質(zhì)量保證書；3.雙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件歸檔部門采購(gòu)部經(jīng)辦人*（采購(gòu)專員）聯(lián)系電話（內(nèi)部辦公電話，不對(duì)外公開）填寫說(shuō)明：此表為合同摘要信息，便于快速查詢合同核心內(nèi)容，需與合同正本同步歸檔；“履行期限”“付款方式”等需明確具體節(jié)點(diǎn)，避免模糊表述（如“盡快”“適時(shí)”）。（三）《合同履行跟蹤表》模板合同編號(hào)采-2024-001合同名稱《公司采購(gòu)辦公設(shè)備合同》履行階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間完成情況合同簽訂2024年X月X日2024年X月X日已完成預(yù)付款支付2024年X月X日2024年X月X日已支付30%產(chǎn)品交付2024年X月X日2024年X月X日已交付驗(yàn)收2024年X月X日2024年X月X日驗(yàn)收合格尾款支付2024年X月X日-待支付合同履行完成2024年X月X日--填寫說(shuō)明：“履行階段”需按合同約定節(jié)點(diǎn)設(shè)置（如付款、交付、驗(yàn)收等）；“實(shí)際時(shí)間”“完成情況”需實(shí)時(shí)更新，保證與履進(jìn)度一致；“備注”欄可記錄異常情況（如延遲交付原因、驗(yàn)收問(wèn)題整改情況等）。四、合同審批過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與規(guī)避建議（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：與不具備履約能力的主體（如無(wú)資質(zhì)、吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照、失信企業(yè)）簽訂合同，導(dǎo)致合同無(wú)效或無(wú)法履行。規(guī)避建議：簽訂前核查對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、建筑資質(zhì)證書）、過(guò)往合作案例；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融），需核查對(duì)方專項(xiàng)資質(zhì)；大額合同可通過(guò)“信用中國(guó)”“中國(guó)裁判文書網(wǎng)”等渠道查詢對(duì)方信用記錄及涉訴情況。（二）條款表述歧義風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：條款模糊（如“合理時(shí)間內(nèi)交付”“質(zhì)量符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”），導(dǎo)致雙方對(duì)權(quán)利義務(wù)理解不一致，引發(fā)糾紛。規(guī)避建議：使用具體、可量化的表述（如“2024年X月X日前交付”“質(zhì)量符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）；避免使用“盡量”“盡可能”等模糊詞匯，違約責(zé)任需明確計(jì)算方式（如按日違約金比例、固定賠償金額）；附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）需與主合同同時(shí)起草、審核，保證一致性。（三）審批流程遺漏風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：跳過(guò)必審環(huán)節(jié)（如未法務(wù)審核直接用?。?，導(dǎo)致合同存在法律漏洞或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)避建議：嚴(yán)格執(zhí)行“起草-初審-法務(wù)-財(cái)務(wù)-領(lǐng)導(dǎo)”審批流程，不得簡(jiǎn)化或顛倒順序；跨部門合同（如銷售+技術(shù)+法務(wù)）需所有相關(guān)部門會(huì)簽；電子審批需留痕，保證各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)可追溯。（四）用印管理失控風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：空白合同用印、未經(jīng)審批用印，導(dǎo)致合同被濫用或偽造。規(guī)避建議：禁止在空白合同、空白紙張上用印，用印前需核驗(yàn)《合同審批單》及合同文本完整性；公章管理部門定期核對(duì)《公章使用登記表》與合同歸檔情況，保證“審批-用印-歸檔”閉環(huán)；建立合同用印“雙人復(fù)核”機(jī)制（如經(jīng)辦人+監(jiān)印人）。（五）合同檔案缺失風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同文本、審批單、附件等散失，導(dǎo)致無(wú)法證明合同內(nèi)容或履行情況。規(guī)避建議：明確歸檔責(zé)任（經(jīng)辦人整理、檔案管理部門接收），歸檔時(shí)限為簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)；電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，重要合同需加密存儲(chǔ)并定期備份；建立《合同臺(tái)賬》，動(dòng)態(tài)記錄合同簽訂、履行、變更、歸檔情況，便于查詢。（六）保密信息泄露風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：合同中涉及的商業(yè)秘密（