采購流程審批與執(zhí)行規(guī)范模板一、引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證采購過程合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)所有采購活動(dòng)，包括但不限于日常辦公用品采購、生產(chǎn)物料采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購等，涵蓋從需求提出到最終付款的全流程管理。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)的采購活動(dòng)，具體業(yè)務(wù)場景包括：日常運(yùn)營采購：如辦公用品、勞保用品、清潔用品等常規(guī)消耗品采購；生產(chǎn)物料采購：如原材料、零部件、包裝材料等生產(chǎn)所需物資采購；固定資產(chǎn)采購：如設(shè)備、儀器、車輛等價(jià)值較高、使用期限長的資產(chǎn)采購；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等專業(yè)服務(wù)采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如研發(fā)項(xiàng)目、基建項(xiàng)目等專項(xiàng)所需物資或服務(wù)采購。三、采購全流程操作細(xì)則（一）需求申請與審批需求發(fā)起申請人（部門經(jīng)辦人）根據(jù)部門工作需求或項(xiàng)目計(jì)劃，填寫《采購申請單》，注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途說明、期望交付日期等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)需求說明（如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、庫存盤點(diǎn)表等）。對于固定資產(chǎn)或大額采購（單筆金額≥5萬元），需提供《固定資產(chǎn)采購需求表》或《項(xiàng)目采購可行性分析報(bào)告》，說明采購的必要性和經(jīng)濟(jì)性。部門審核部門負(fù)責(zé)人*對申請需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。若需求超出部門年度預(yù)算，需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購部門復(fù)核采購部門*收到《采購申請單》后，重點(diǎn)審核：（1）需求內(nèi)容是否清晰、完整，規(guī)格型號是否明確；（2）預(yù)算是否符合公司采購政策（如是否達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)）；（3）是否存在庫存積壓（可通過庫存系統(tǒng)查詢，避免重復(fù)采購）。復(fù)核通過后，進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；復(fù)核不通過的，退回申請人并說明理由。（二）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商尋源采購部門*根據(jù)采購需求，通過以下方式確定候選供應(yīng)商：（1）合格供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇已合作且評價(jià)良好的供應(yīng)商）；（2）公開招標(biāo)（單筆金額≥10萬元或達(dá)到公司招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目）；（3）詢價(jià)比價(jià)（單筆金額5萬-10萬元，至少邀請3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；（4）單一來源采購（因技術(shù)專利、唯一供應(yīng)商等特殊情況，需經(jīng)總經(jīng)理*審批）。供應(yīng)商評估與選定成立供應(yīng)商評估小組（由采購部門、使用部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)部門組成），從供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)）、報(bào)價(jià)合理性、產(chǎn)品質(zhì)量、交付能力、售后服務(wù)、信用記錄等方面進(jìn)行綜合評分。評估結(jié)果形成《供應(yīng)商評估報(bào)告》，按得分高低排序選定中標(biāo)/成交供應(yīng)商，并公示結(jié)果（公示期不少于3個(gè)工作日）。合同擬定與審批采購部門*與選定供應(yīng)商洽談合同條款，擬定《采購合同》，內(nèi)容需包括：雙方主體信息、采購物品/服務(wù)詳情、價(jià)格及付款方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同審批流程：（1）采購部門負(fù)責(zé)人*審核合同條款的合規(guī)性、完整性；（2）法務(wù)部門*審核法律風(fēng)險(xiǎn)（重點(diǎn)審查違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等）；（3）財(cái)務(wù)部門*審核付款方式、發(fā)票類型等財(cái)務(wù)相關(guān)條款；（4）分管領(lǐng)導(dǎo)*審核合同金額與預(yù)算匹配性；（5）總經(jīng)理*審批（單筆金額≥20萬元的合同需總經(jīng)理最終審批）。審批通過后，雙方加蓋公章（或合同章），合同正式生效。（三）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤訂單采購部門*根據(jù)生效的《采購合同》，填寫《采購訂單》（PO單），注明訂單編號、供應(yīng)商信息、物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付日期、收貨地址等，并加蓋采購專用章后送達(dá)供應(yīng)商。《采購訂單》需與合同條款保持一致，如有變更，需簽訂《訂單補(bǔ)充協(xié)議》并履行審批流程。執(zhí)行跟蹤采購部門*負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨情況，保證按約定時(shí)間交付。若供應(yīng)商可能延期交付，需提前3個(gè)工作日書面通知采購部門，并說明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間；采購部門需評估延期對業(yè)務(wù)的影響，協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付順序、更換供應(yīng)商等），并同步告知使用部門*。（四）驗(yàn)收與入庫到貨核對供應(yīng)商送貨至指定地點(diǎn)后，收貨人（倉庫管理員*或使用部門指定人員）核對送貨單信息（訂單編號、物品名稱、數(shù)量、規(guī)格型號）與《采購訂單》是否一致，檢查外包裝是否完好。數(shù)量或規(guī)格不符的，當(dāng)場拒收并通知采購部門*與供應(yīng)商溝通處理；包裝破損的，拍照留存并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗(yàn)收常規(guī)物品：由倉庫管理員*對照《采購訂單》和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議）進(jìn)行抽檢或全檢，重點(diǎn)檢查外觀、功能、功能等，填寫《物品驗(yàn)收單》。技術(shù)復(fù)雜物品/服務(wù)：由使用部門、技術(shù)專家、采購部門*共同組成驗(yàn)收小組，按照合同約定的技術(shù)參數(shù)和驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，出具《技術(shù)驗(yàn)收報(bào)告》。驗(yàn)收合格的，在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，出具《不合格品處理單》，說明不合格原因，要求供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)退換貨或整改，整改后需重新驗(yàn)收。入庫登記驗(yàn)收合格的物品，由倉庫管理員*辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明入庫時(shí)間、物品信息、數(shù)量、存放位置等，及時(shí)更新庫存系統(tǒng)，保證賬實(shí)相符。對于固定資產(chǎn)，需粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，錄入《固定資產(chǎn)臺賬》，并同步至行政管理部門*備案。（五）付款結(jié)算發(fā)票核對供應(yīng)商在交付驗(yàn)收合格后，開具合法合規(guī)的增值稅發(fā)票（與合同約定稅率一致），郵寄或電子送達(dá)財(cái)務(wù)部門*。財(cái)務(wù)部門*核對發(fā)票信息（發(fā)票代碼、號碼、金額、稅率、開票日期）與《采購合同》《采購訂單》《物品驗(yàn)收單》是否一致，確認(rèn)無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。付款申請采購部門*根據(jù)合同約定的付款條件（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金），填寫《付款申請單》，附《采購合同》《采購訂單》《物品驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，按審批流程提交。付款審批權(quán)限：（1）5萬元以下：采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審批；（2）5萬-20萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門審批；（3）20萬元以上：分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理*審批。資金支付財(cái)務(wù)部門審批通過后，按公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)（銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等），付款后及時(shí)更新應(yīng)付賬款臺賬，并將付款憑證復(fù)印件送達(dá)采購部門存檔。質(zhì)保金（如有）在質(zhì)保期結(jié)束后，由使用部門確認(rèn)無質(zhì)量問題，出具《質(zhì)保金支付確認(rèn)書》，財(cái)務(wù)部門辦理支付。（六）檔案管理檔案收集采購過程中形成的所有紙質(zhì)及電子文檔（如《采購申請單》《供應(yīng)商評估報(bào)告》《采購合同》《采購訂單》《物品驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款申請單》等），由采購部門*統(tǒng)一收集、整理。歸檔保存檔案分類存放，按“每筆采購一個(gè)檔案袋”原則，標(biāo)注檔案編號（采購年份+流水號）、采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、歸檔日期等信息。紙質(zhì)檔案保存期限：常規(guī)采購≥3年，固定資產(chǎn)采購≥10年，法律規(guī)定的保存期限（如合同）按法律規(guī)定執(zhí)行；電子檔案備份至公司服務(wù)器，保存期限≥15年。四、采購流程常用表單模板（一）采購申請單表單編號申請部門申請人聯(lián)系電話申請日期采購信息物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）采購類別□日常用品□生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□項(xiàng)目專項(xiàng)用途說明附件清單□需求說明書□報(bào)價(jià)單□項(xiàng)目批復(fù)□其他：__________審批意見部門負(fù)責(zé)人*：日期：采購部門*：日期：財(cái)務(wù)部門*：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)*：日期：總經(jīng)理*（≥20萬元）：日期：（二）供應(yīng)商評估報(bào)告評估項(xiàng)目評分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分備注（如資質(zhì)證書、報(bào)價(jià)明細(xì)等）資質(zhì)條件（20分）具備相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等），每項(xiàng)5分報(bào)價(jià)合理性（30分）在預(yù)算范圍內(nèi)，價(jià)格最低者30分，次低25分，以此類推產(chǎn)品質(zhì)量（25分）歷史合作質(zhì)量評價(jià)（優(yōu)20分，良15分，中10分），樣品測試得分交付能力（15分）交付周期≤約定時(shí)間10分，每延期1天扣2分，最高扣15分售后服務(wù)（10分）24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，3天內(nèi)解決，滿足條件得10分，否則酌情扣分綜合得分評估結(jié)論□推薦合作□備選□淘汰評估小組簽字采購部門：_________使用部門：_________技術(shù)：_________財(cái)務(wù)：_________審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)*：_________日期：_________（三）采購合同（簡版）合同編號：_________甲方（采購方）：_________公司地址：_________聯(lián)系人：_________電話：_________乙方（供應(yīng)商）：_________公司地址：_________聯(lián)系人：_________電話：_________第一條采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交付時(shí)間交付地點(diǎn)第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合國家標(biāo)準(zhǔn)（GB_________）及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（_________）；甲方驗(yàn)收時(shí)以樣品/技術(shù)協(xié)議為準(zhǔn)。第三條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總款的30%；到貨款：貨物送達(dá)并驗(yàn)收合格后3個(gè)工作日內(nèi)，支付總款的60%；質(zhì)保金：總款的10%，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后10日內(nèi)支付。第四條違約責(zé)任乙方延期交付，每延期1天按合同總額的0.5%支付違約金，延期超過15天，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款，每延期1天按應(yīng)付金額的0.5%支付違約金。第五條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人：_________法定代表人：_________簽訂日期：_________年_________月_________日（四）物品驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號采購訂單號供應(yīng)商名稱驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物品信息物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：_________）質(zhì)量描述外觀：□完好□破損□變形功能：□正?！醍惓９δ埽骸踹_(dá)標(biāo)□不達(dá)標(biāo)驗(yàn)收人員簽字使用部門：_________倉庫：_________技術(shù)*：_________備注□需退換貨□需整改□直接入庫五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與執(zhí)行要點(diǎn)（一）預(yù)算控制所有采購活動(dòng)必須控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購需嚴(yán)格履行《預(yù)算調(diào)整申請流程》，未經(jīng)審批不得擅自采購。采購部門每月匯總采購支出，與財(cái)務(wù)部門核對預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)預(yù)警并上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*。（二）供應(yīng)商管理建立《合格供應(yīng)商名錄》，每半年對供應(yīng)商進(jìn)行一次績效評價(jià)（從質(zhì)量、交付、價(jià)格、服務(wù)等方面打分），評分低于70分的暫停合作，連續(xù)兩次低于60分的淘汰出庫。新供應(yīng)商準(zhǔn)入需提供營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料，由采購部門、法務(wù)部門聯(lián)合審核，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后方可納入合格供應(yīng)商庫。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)防范合同條款必須明確“不可抗力”“違約責(zé)任”“爭議解決”等關(guān)鍵內(nèi)容，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”，所有合同文本需經(jīng)法務(wù)部門*審核，保證法律效力。（四）驗(yàn)收合規(guī)性驗(yàn)收過程必須有使用部門、采購部門共同參與，大額采購（≥10萬元）需邀請技術(shù)專家*參與，保證驗(yàn)收結(jié)果客觀公正。驗(yàn)收不合格的物品，必須在《不合格品處理單》上注明處理方式（退換貨、折價(jià)接收、報(bào)廢等），并跟蹤供應(yīng)商整改結(jié)果，留存書面記錄。（五）檔案完整性采購檔案不得缺失關(guān)鍵文件（