企業(yè)合同審核及歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確雙方權(quán)利義務(wù)、保障合法權(quán)益的重要法律文件，規(guī)范合同審核及歸檔流程能夠有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提高管理效率、保證合同履行的合規(guī)性。本標(biāo)準(zhǔn)化流程旨在為企業(yè)各部門(mén)提供清晰的合同管理指引，從合同發(fā)起、審核、簽署到歸檔形成閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、適用范圍本流程適用于企業(yè)各部門(mén)（包括但不限于采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、市場(chǎng)部、人力資源部、財(cái)務(wù)部等）在對(duì)外簽訂合同時(shí)的審核及歸檔管理，涵蓋采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同、租賃合同、勞動(dòng)合同等各類(lèi)業(yè)務(wù)合同的標(biāo)準(zhǔn)化處理。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：由業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同簽訂流程，指定專(zhuān)人作為合同經(jīng)辦人（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“經(jīng)辦人”）。材料提交：經(jīng)辦人需準(zhǔn)備以下材料，并提交至法務(wù)部門(mén)（或指定合同管理部門(mén)）：合同草案（需為最終版，內(nèi)容完整、條款清晰，建議使用企業(yè)提供的標(biāo)準(zhǔn)合同模板）；與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、訂單、對(duì)方主體資格證明材料等）；《合同審批單》（需注明合同名稱(chēng)、對(duì)方主體、合同金額、簽訂背景、核心訴求等基本信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人初步審批簽字）。材料初審：法務(wù)部門(mén)對(duì)提交材料的完整性進(jìn)行初步檢查，材料不齊的，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)退回經(jīng)辦人補(bǔ)充；材料齊全的，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（二）法務(wù)部門(mén)審核審核重點(diǎn)：法務(wù)部門(mén)從法律合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等角度進(jìn)行審核，具體包括：合同主體是否具備合法簽約資格（如對(duì)方為法人，需核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明；對(duì)方為自然人，需核查身份證件）；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度（如是否存在違反強(qiáng)制性規(guī)定、顯失公平條款等）；合同條款是否完整（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心要素是否明確）；潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示（如付款條件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、解除權(quán)約定等是否存在漏洞）。審核時(shí)限：一般合同應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重大或復(fù)雜合同（如標(biāo)的額超過(guò)100萬(wàn)元、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)或跨境業(yè)務(wù)等）可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日。反饋與修改：法務(wù)部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，經(jīng)辦人應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)修改合同草案；若對(duì)審核意見(jiàn)有異議，需與法務(wù)部門(mén)溝通協(xié)商，達(dá)成一致后再次提交審核，直至審核通過(guò)。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：合同經(jīng)法務(wù)審核通過(guò)后，由經(jīng)辦人交回業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，重點(diǎn)復(fù)核以下內(nèi)容：合同條款是否與業(yè)務(wù)需求一致（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)等是否符合業(yè)務(wù)約定）；商務(wù)條款（如價(jià)格、付款方式、交付期限等）是否合理，是否符合企業(yè)成本控制要求；合同履行風(fēng)險(xiǎn)是否可控（如對(duì)方履約能力、自身履約條件是否具備等）。復(fù)核確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核無(wú)誤后，在《合同審批單》上簽字確認(rèn)，進(jìn)入財(cái)務(wù)審核環(huán)節(jié)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)審核審核重點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門(mén)從資金安全、財(cái)務(wù)合規(guī)性角度審核，具體包括：合同金額是否符合預(yù)算規(guī)定（如超預(yù)算合同是否履行了預(yù)算調(diào)整審批流程）；付款方式、進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)是否合理，是否符合企業(yè)資金管理政策；涉及的稅費(fèi)條款、發(fā)票開(kāi)具要求是否明確且合規(guī)；合同違約責(zé)任中的財(cái)務(wù)處理（如違約金、賠償金計(jì)算方式）是否清晰。審核結(jié)果：財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，在《合同審批單》上簽字；若發(fā)覺(jué)問(wèn)題，應(yīng)提出修改意見(jiàn)，由經(jīng)辦人與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通調(diào)整后重新提交。（五）管理層審批審批權(quán)限：根據(jù)合同金額、重要程度劃分審批權(quán)限，具體標(biāo)準(zhǔn)如下（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整）：金額≤10萬(wàn)元：由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：在上述基礎(chǔ)上，需分管副總審批；金額＞50萬(wàn)元：需總經(jīng)理（或總經(jīng)理辦公會(huì)）審批。審批流程：經(jīng)辦人將完成法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)審核的《合同審批單》及合同草案提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)管理層審批，管理層應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批并反饋結(jié)果。（六）合同簽署簽署準(zhǔn)備：審批通過(guò)后，經(jīng)辦人根據(jù)合同份數(shù)要求準(zhǔn)備合同文本（通常為一式三份：企業(yè)留存一份、對(duì)方留存一份、財(cái)務(wù)部門(mén)備案一份），保證合同文本與審批版本一致，無(wú)涂改（如有修改需加蓋騎縫章或雙方簽字確認(rèn)）。簽署規(guī)范：企業(yè)方簽署人需為法定代表人或其書(shū)面授權(quán)的代理人（需提供授權(quán)委托書(shū)），簽署需簽字并加蓋企業(yè)公章或合同專(zhuān)用章（公章使用需符合企業(yè)用印管理規(guī)定）；對(duì)方簽署人需核對(duì)身份信息，保證與合同主體一致，簽署后加蓋對(duì)方單位公章；涉及多頁(yè)合同的，需在每頁(yè)加蓋騎縫章；合同簽署日期應(yīng)與實(shí)際簽訂日期一致。（七）合同歸檔歸檔責(zé)任：合同簽署完成后，由經(jīng)辦人在3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作，將合同文本、附件、《合同審批單》、對(duì)方主體資格證明材料、簽署過(guò)程記錄（如郵件往來(lái)、簽署現(xiàn)場(chǎng)照片等）整理成冊(cè)。歸檔分類(lèi)：按合同類(lèi)型分類(lèi)：采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同等；按簽訂年度分類(lèi)：如“2024年度采購(gòu)合同”；每份合同按“合同審批單+合同文本+附件”順序裝訂，標(biāo)注合同編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：合同類(lèi)型-年份-流水號(hào)，如“采-2024-001”）。歸檔存儲(chǔ)：紙質(zhì)合同：移交至企業(yè)檔案管理部門(mén)（或指定存儲(chǔ)部門(mén)），存入專(zhuān)用檔案柜，做好防潮、防火、防蟲(chóng)保護(hù)；電子合同：掃描紙質(zhì)合同（保證清晰完整），至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或指定共享文件夾），命名規(guī)則與紙質(zhì)合同編號(hào)一致，由檔案管理員統(tǒng)一管理權(quán)限。四、常用模板工具（一）合同審批單合同名稱(chēng)合同編號(hào)對(duì)方主體名稱(chēng)合同金額（元）大寫(xiě)：_________________________簽訂背景與目的核心條款摘要標(biāo)的：_________________________履行期限：_________________________付款方式：_________________________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：__________日期：_________法務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：__________日期：_________財(cái)務(wù)部門(mén)審核意見(jiàn)簽字：__________日期：_________管理層審批意見(jiàn)簽字：__________日期：_________經(jīng)辦人聯(lián)系方式：_____________________（二）合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱(chēng)對(duì)方主體簽訂日期歸檔日期存放位置（柜號(hào)/文件夾路徑）歸檔人備注（三）合同臺(tái)賬表合同編號(hào)合同名稱(chēng)合同類(lèi)型合同金額（元）簽訂日期履行狀態(tài)（待履行/履行中/已完成/已終止）到期日責(zé)任人（經(jīng)辦部門(mén)）五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）法律條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同條款不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”“無(wú)效免責(zé)條款”等），避免使用模糊表述（如“大概”“左右”），需明確具體數(shù)量、時(shí)間、金額等；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)需明確且唯一，避免約定“由甲方所在地法院或乙方所在地法院管轄”等沖突條款。（二）金額與數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性合同金額大小寫(xiě)需一致，涉及貨幣單位（如元、美元、歐元等）需明確；合同中涉及的數(shù)量、單價(jià)、利率、違約金比例等數(shù)據(jù)需經(jīng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)雙重核對(duì)，保證計(jì)算準(zhǔn)確。（三）簽署主體合法性簽署合同前，必須核實(shí)對(duì)方主體資格，避免與不具備法人資格的分支機(jī)構(gòu)或已注銷(xiāo)/吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的單位簽約；授權(quán)代理人簽署合同的，需要求對(duì)方提供加蓋公章的《授權(quán)委托書(shū)》，并明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限。（四）歸檔完整性及保密性歸檔材料需包含合同全流程文件（審批單、文本、附件等），不得遺漏關(guān)鍵材料；合同檔案涉及企業(yè)商業(yè)秘密，檔案管理員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，禁止非授權(quán)人員查閱、復(fù)制電子或紙質(zhì)合同檔案，查閱需履行登記手續(xù)。（五）電子合同合規(guī)性采用電子簽署的合同，需保證簽署平臺(tái)符合《電子簽名法》要求（如具備可靠的電子簽名、第三方認(rèn)證服務(wù)等），電子合同與紙質(zhì)合同具有同等法律效力；電子合同需定