采購(gòu)申請(qǐng)與審批標(biāo)準(zhǔn)化操作指南流程一、適用范圍與場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型企業(yè)、服務(wù)型企業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋物料采購(gòu)（如原材料、辦公用品、設(shè)備配件等）、服務(wù)采購(gòu)（如咨詢、維修、外包服務(wù)等）、固定資產(chǎn)采購(gòu)（如電腦、機(jī)器設(shè)備等）等各類采購(gòu)類型。當(dāng)員工因工作需要需采購(gòu)物品或服務(wù)時(shí)，均需通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)化流程完成申請(qǐng)與審批，旨在規(guī)范采購(gòu)行為、明確責(zé)任分工、提高采購(gòu)效率、控制采購(gòu)成本，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、透明、有序進(jìn)行。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批全流程操作說(shuō)明（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起：需求確認(rèn)與單據(jù)填寫操作主體：采購(gòu)需求部門申請(qǐng)人（如部門員工、部門負(fù)責(zé)人指定人員）操作步驟：明確采購(gòu)需求：申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際工作需要，確認(rèn)采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)估單價(jià)及總價(jià)，保證需求描述清晰、準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需具體到“A4紙10包、簽字筆20支”等）。核實(shí)預(yù)算情況：通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)或向財(cái)務(wù)部門確認(rèn)采購(gòu)項(xiàng)目是否已納入部門預(yù)算，預(yù)算金額是否充足；若為新增預(yù)算，需提前按預(yù)算管理流程完成預(yù)算申報(bào)，待預(yù)算審批通過(guò)后再發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》：登錄企業(yè)采購(gòu)管理系統(tǒng)或《采購(gòu)申請(qǐng)單》模板（詳見第三章模板），逐項(xiàng)填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期、采購(gòu)編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)或按規(guī)則編制）；采購(gòu)明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途（簡(jiǎn)要說(shuō)明使用場(chǎng)景或項(xiàng)目名稱）；預(yù)算信息：預(yù)算編號(hào)、預(yù)算金額、預(yù)算余額；供應(yīng)商信息：若有推薦供應(yīng)商，需填寫供應(yīng)商全稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（僅限內(nèi)部溝通，對(duì)外不公開）；附件清單：需的支撐材料（如供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表、比價(jià)記錄、相關(guān)合同/協(xié)議草案等），保證附件真實(shí)、完整。提交申請(qǐng)：填寫完成后，檢查信息無(wú)誤，通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，或打印紙質(zhì)版《采購(gòu)申請(qǐng)單》簽字后提交至部門負(fù)責(zé)人。（二）部門審核：需求真實(shí)性把關(guān)操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理、主管）審核重點(diǎn)：采購(gòu)需求是否符合部門工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)實(shí)際，是否為必要支出；采購(gòu)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否合理，是否存在過(guò)度采購(gòu)或重復(fù)采購(gòu)；預(yù)算是否匹配，是否在部門預(yù)算額度內(nèi)；申請(qǐng)人填寫信息是否完整、附件是否齊全。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在采購(gòu)管理系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部門；審核不通過(guò)：注明駁回原因（如“需求描述不清晰”“預(yù)算不足”等），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）采購(gòu)部門審核：合規(guī)性與可行性核查操作主體：采購(gòu)部門專員（如專員、主管）審核重點(diǎn)：合規(guī)性審核：采購(gòu)項(xiàng)目是否符合企業(yè)《采購(gòu)管理辦法》《供應(yīng)商管理規(guī)范》等制度要求（如是否屬于集中采購(gòu)目錄、是否需要公開招標(biāo)等）；需求與預(yù)算匹配性：核對(duì)申請(qǐng)數(shù)量、規(guī)格與部門實(shí)際需求是否一致，預(yù)估單價(jià)是否合理（可通過(guò)市場(chǎng)詢價(jià)初步判斷）；供應(yīng)商資質(zhì)審核：若申請(qǐng)人推薦供應(yīng)商，需核查供應(yīng)商是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）是否在有效期內(nèi)；若未推薦供應(yīng)商，需啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程（如從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選、邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)等）；采購(gòu)方式確認(rèn)：根據(jù)采購(gòu)金額、項(xiàng)目類型確定采購(gòu)方式（如：小額零星采購(gòu)可采用“詢價(jià)采購(gòu)”；金額較大或標(biāo)準(zhǔn)通用物品可采用“招標(biāo)采購(gòu)”；獨(dú)家代理產(chǎn)品可采用“單一來(lái)源采購(gòu)”等）。操作結(jié)果：審核通過(guò)：確認(rèn)采購(gòu)建議方案（如推薦供應(yīng)商、采購(gòu)方式、預(yù)估總價(jià)等），流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門審核；審核不通過(guò)：注明原因（如“供應(yīng)商資質(zhì)不符”“采購(gòu)方式不合規(guī)”等），退回需求部門或要求補(bǔ)充材料。（四）財(cái)務(wù)部門審核：預(yù)算與資金可行性審核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員（如會(huì)計(jì)、主管）審核重點(diǎn)：預(yù)算是否真實(shí)、有效，是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算余額是否滿足本次采購(gòu)需求；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)是否合理，成本構(gòu)成是否清晰（如是否包含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等附加費(fèi)用）；付款方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、付款節(jié)點(diǎn)等）；若涉及固定資產(chǎn)采購(gòu)，需核對(duì)是否符合固定資產(chǎn)入賬標(biāo)準(zhǔn)（如單位價(jià)值2000元以上、使用年限1年以上等）。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在單據(jù)上簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)審批權(quán)限的高管；審核不通過(guò)：注明原因（如“預(yù)算超支”“成本不合理”等），退回采購(gòu)部門調(diào)整。（五）高管審批：最終決策與授權(quán)操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批（示例，企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：金額≤5000元：采購(gòu)總監(jiān)/部門經(jīng)理審批；5000元＜金額≤50000元：分管副總審批；金額＞50000元：總經(jīng)理審批；重大采購(gòu)項(xiàng)目（如戰(zhàn)略物資、大型設(shè)備）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。審批重點(diǎn)：采購(gòu)項(xiàng)目對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的戰(zhàn)略價(jià)值；投入產(chǎn)出比是否合理，是否符合成本控制目標(biāo)；特殊情況（如緊急采購(gòu)、獨(dú)家采購(gòu)）的必要性說(shuō)明。操作結(jié)果：審批通過(guò)：簽字確認(rèn)，審批流程結(jié)束，采購(gòu)部門可執(zhí)行采購(gòu)；審批不通過(guò)：注明原因，流程終止，需求部門可根據(jù)意見調(diào)整后重新發(fā)起申請(qǐng)。（六）采購(gòu)執(zhí)行與結(jié)果跟進(jìn)操作主體：采購(gòu)部門操作步驟：下達(dá)采購(gòu)指令：根據(jù)審批通過(guò)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單（PO），明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等條款；訂單跟蹤：與供應(yīng)商保持溝通，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；如遇延遲風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)反饋至需求部門和高管；驗(yàn)收與入庫(kù)：物品到貨后，組織需求部門、倉(cāng)庫(kù)部門共同驗(yàn)收（核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等），驗(yàn)收合格后辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》；服務(wù)類采購(gòu)需由需求部門出具《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》，明確服務(wù)成果是否符合要求；付款申請(qǐng)：憑采購(gòu)訂單、《入庫(kù)單》/《驗(yàn)收確認(rèn)單》、供應(yīng)商發(fā)票等資料，向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款，財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后安排支付。（七）資料歸檔操作主體：采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門歸檔內(nèi)容：審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)單》、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄、合同/協(xié)議、《入庫(kù)單》《驗(yàn)收確認(rèn)單》、發(fā)票等資料，按采購(gòu)編號(hào)分類整理，保存期限不少于5年（具體按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、常用模板表格表3-1采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào)：[系統(tǒng)自動(dòng)/部門-年份-序號(hào)，如CG-2024-001]申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)類型□物料采購(gòu)□服務(wù)采購(gòu)□固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算編號(hào)采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱12合計(jì)金額（大寫）元整；（小寫）￥供應(yīng)商信息（若有推薦供應(yīng)商請(qǐng)?zhí)顚懀┕?yīng)商名稱聯(lián)系電話（僅內(nèi)部溝通）附件清單□供應(yīng)商報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)表□比價(jià)記錄□其他：審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購(gòu)部門簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部門簽字：日期：年月日高管審批簽字：日期：年月日表3-2采購(gòu)審批記錄表模板采購(gòu)審批記錄表采購(gòu)編號(hào)：[對(duì)應(yīng)《采購(gòu)申請(qǐng)單》編號(hào)]審批流程節(jié)點(diǎn)審批人申請(qǐng)部門審核*（部門負(fù)責(zé)人）采購(gòu)部門審核*（采購(gòu)專員/主管）財(cái)務(wù)部門審核*（財(cái)務(wù)專員/主管）高管審批*（分管副總/總經(jīng)理）最終審批結(jié)果□通過(guò)□駁回四、關(guān)鍵環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)（一）申請(qǐng)階段：信息完整性與預(yù)算合規(guī)申請(qǐng)人需保證《采購(gòu)申請(qǐng)單》中所有信息真實(shí)、準(zhǔn)確，特別是規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，避免因信息模糊導(dǎo)致采購(gòu)物品不符合實(shí)際需求；附件材料需齊全，如采購(gòu)金額≥10000元，需提供至少2家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)單或比價(jià)記錄；采購(gòu)特種設(shè)備或需行業(yè)資質(zhì)的產(chǎn)品，需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明；嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)或超預(yù)算采購(gòu)，特殊情況需追加預(yù)算的，需提前按預(yù)算調(diào)整流程辦理，不得先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算。（二）審批階段：時(shí)效性與責(zé)任追溯各審批節(jié)點(diǎn)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)除外），不得無(wú)故拖延；若審批意見為“駁回”，需明確說(shuō)明原因，便于申請(qǐng)人整改；審批人對(duì)審核意見負(fù)責(zé)，如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致采購(gòu)損失（如供應(yīng)商資質(zhì)不符、預(yù)算超支等），將按企業(yè)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的配件）可啟動(dòng)“緊急采購(gòu)流程”，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人聯(lián)合簽字后先行采購(gòu)，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）執(zhí)行階段：供應(yīng)商管理與驗(yàn)收規(guī)范采購(gòu)部門需優(yōu)先從“合格供應(yīng)商名錄”中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商引入需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核、樣品測(cè)試、現(xiàn)場(chǎng)考察等環(huán)節(jié)，保證供應(yīng)商具備履約能力；驗(yàn)收環(huán)節(jié)需由需求部門、倉(cāng)庫(kù)部門共同參與，數(shù)量不符、質(zhì)量不合格的物品，需在到貨24小時(shí)內(nèi)書面反饋至采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或索賠；服務(wù)類采購(gòu)需在合同中明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收指標(biāo)、完成時(shí)限等，驗(yàn)收時(shí)需由需求部門出具