采購申請及審批全流程表單工具指南一、適用范圍與核心價值本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的日常采購管理場景，涵蓋辦公設備、生產(chǎn)物料、服務外包、固定資產(chǎn)等各類采購類型。無論是行政部門的辦公用品補充、生產(chǎn)部門的原材料采購，還是項目組的外包服務需求，均可通過標準化表單實現(xiàn)申請、審批、執(zhí)行、歸檔的全流程規(guī)范管理。其核心價值在于：明確權(quán)責邊界（避免審批推諉）、流程透明化（減少信息差）、風險可控化（合規(guī)審核與預算約束）、效率提升化（標準化操作減少溝通成本），同時為采購追溯、審計提供完整依據(jù)。二、全流程操作步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與表單填寫操作主體：需求部門申請人（如：行政專員、生產(chǎn)主管）操作要點：明確采購需求：申請人需確認采購物品/服務的必要性（如：辦公用打印機故障需更換、生產(chǎn)線急需A原料補貨），并收集基礎信息（規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途等）。獲取標準表單：通過單位OA系統(tǒng)、采購管理平臺或行政部領(lǐng)取《采購申請表》（見第三部分模板）。完整填寫表單：基本信息：填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購類型（如“辦公物資”“生產(chǎn)原料”“服務外包”）；采購明細：逐項列明物品/服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價（需注明含稅/不含稅）、預估總價（數(shù)量×單價），并詳細說明用途（如“用于市場部日常打印”“生產(chǎn)訂單B-2024001原料補充”）；供應商信息：如已有意向供應商，填寫其名稱（至少1家，最多3家備選），并備注選擇理由（如“長期合作供應商，價格優(yōu)勢明顯”“唯一資質(zhì)供應商”）；附件：根據(jù)要求附上相關(guān)證明材料（如：設備故障照片、技術(shù)參數(shù)說明、供應商報價單、項目需求審批單等）。提交初審：檢查表單填寫無誤后，提交至需求部門負責人進行初審。步驟2：需求部門負責人初審操作主體：需求部門負責人（如：行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理）操作要點：審核需求合理性：確認采購需求是否符合部門工作計劃、預算安排，是否為必要支出（如：非緊急需求可暫緩，重復采購需說明原因）。審核信息準確性：核對采購明細（數(shù)量、規(guī)格、預估價格）與實際需求是否匹配，附件是否齊全。簽署審批意見：若通過，在“部門負責人審批”欄簽字并注明日期，同步填寫“預算科目”（如“行政辦公費-辦公用品”“生產(chǎn)成本-直接材料”），流轉(zhuǎn)至采購部；若不通過，注明駁回原因（如“規(guī)格不符標準”“預算不足”），退回申請人修改后重新提交。時限要求：1個工作日內(nèi)完成初審，緊急需求（如生產(chǎn)停工待料）需加急處理（2小時內(nèi)反饋）。步驟3：采購部合規(guī)性與可行性審核操作主體：采購專員/采購經(jīng)理（如：采購部專員、采購部經(jīng)理）操作要點：合規(guī)性審核：檢查采購類型是否屬于單位集中采購目錄（如：單價超5000元的設備需納入集中采購）；確認采購流程是否符合單位規(guī)定（如：單一來源采購是否需附說明，公開招標是否達到金額標準）?？尚行詫徍耍汉藢绦畔ⅲ阂庀蚬淌欠裨凇昂细窆堂洝眱?nèi)，新供應商是否已完成資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；價格合理性：對比歷史采購價、市場均價或3家備選供應商報價，判斷預估單價是否虛高（如偏差超10%需要求申請人補充說明）；庫存匹配：若為常規(guī)物料，查詢倉庫庫存，避免重復采購（如：現(xiàn)有庫存可滿足1個月需求，需暫緩采購）。簽署審批意見：若通過，在“采購部審核”欄簽字并注明日期，流轉(zhuǎn)至財務部；若不通過，注明原因（如“供應商資質(zhì)不全”“價格高于市場均價20%”），退回需求部門調(diào)整。時限要求：2個工作日內(nèi)完成審核，緊急需求需與需求部門溝通后加急處理。步驟4：財務部預算與資金審核操作主體：財務專員/財務經(jīng)理（如：財務部專員、財務部經(jīng)理）操作要點：預算審核：核對采購金額是否在部門年度/月度預算額度內(nèi)，預算科目是否正確；若超預算，確認是否有預算調(diào)整流程（如：提交《預算調(diào)整申請表》并經(jīng)分管領(lǐng)導審批）。資金審核：評估單位當前資金狀況，確認采購資金是否可落實（如：大額采購需考慮現(xiàn)金流安排）；審核付款方式是否符合單位財務制度（如：預付款比例是否≤30%，尾款是否需驗收后支付）。簽署審批意見：若預算與資金均合規(guī)，在“財務部審核”欄簽字并注明日期，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導/總經(jīng)理；若不合規(guī)，注明原因（如“超預算且未提交調(diào)整申請”“付款方式不符合規(guī)定”），退回采購部或需求部門處理。時限要求：2個工作日內(nèi)完成審核，超預算或大額資金需求需延長至3個工作日。步驟5：分管領(lǐng)導/總經(jīng)理終審操作主體：分管領(lǐng)導（如：分管行政副總、分管生產(chǎn)副總）或總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級授權(quán)）操作要點：權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤5000元：分管領(lǐng)導審批；5000元＜采購金額≤5萬元：分管領(lǐng)導+總經(jīng)理雙簽；采購金額＞5萬元：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會集體審議。審核重點：采購事項是否符合單位戰(zhàn)略目標或年度重點工作；大額采購的經(jīng)濟性、必要性（如：是否可通過租賃、共享方式替代）；跨部門采購的協(xié)調(diào)性（如：生產(chǎn)原料采購是否與銷售訂單匹配）。簽署審批意見：若通過，在“分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批”欄簽字并注明日期，審批流程結(jié)束，表單流轉(zhuǎn)至采購部執(zhí)行；若不通過，注明原因（如“不符合年度重點工作計劃”），終止流程并通知需求部門。時限要求：分管領(lǐng)導1個工作日內(nèi)完成，總經(jīng)理2個工作日內(nèi)完成，緊急需求需當日審批。步驟6：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購部、需求部門操作要點：采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批通過的表單，與選定供應商簽訂采購合同（明確規(guī)格、價格、交貨期、驗收標準、違約責任等）；跟蹤訂單進度，保證供應商按時交貨（如：大額采購需提前7天提醒供應商備貨）。收貨驗收：需求部門收到貨物/服務后，組織驗收（如：設備需測試功能，物料需清點數(shù)量并檢查質(zhì)量）；驗收合格，填寫《采購驗收單》（需驗收人簽字，如：行政專員、生產(chǎn)主管）；驗收不合格，及時反饋采購部聯(lián)系供應商退換貨。結(jié)果反饋：采購部將驗收單、發(fā)票等材料匯總，同步更新采購臺賬，并在OA系統(tǒng)中將表單狀態(tài)標記為“已完成”，通知申請人及財務部。步驟7：歸檔與管理操作主體：采購部、檔案管理部門操作要點：材料歸檔：將審批完成的《采購申請表》、合同、驗收單、發(fā)票等原件（或電子掃描件）按“申請單號”分類存檔，保存期限不少于5年（重要設備、固定資產(chǎn)歸檔期限不少于10年）。數(shù)據(jù)統(tǒng)計：定期（每月/每季度）分析采購數(shù)據(jù)（如：各部門采購金額、供應商履約率、價格波動情況），形成采購報告，為單位決策提供依據(jù)。三、采購申請表單模板（標準版）表頭信息申請單號：部門：申請人：聯(lián)系方式：申請日期：采購類型：□辦公物資□生產(chǎn)原料□固定資產(chǎn)□服務外包□其他預算科目：預估總價（元）：采購明細序號物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明首選供應商備選供應商1備選供應商2123審批流程審核環(huán)節(jié)審批意見簽字日期部門負責人審核采購部審核財務部審核分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批備注信息緊急程度：□普通□緊急（需注明緊急原因，如“生產(chǎn)停工待料”）特殊說明：如“需含安裝服務”“質(zhì)保期≥2年”等附件清單：□報價單□技術(shù)參數(shù)說明□資質(zhì)證明□其他__________確認簽字申請人簽字：部門蓋章：日期：四、使用規(guī)范與常見問題規(guī)避（一）填寫規(guī)范信息真實完整：申請人需保證所有信息（如規(guī)格型號、數(shù)量、供應商）真實準確，不得虛構(gòu)或漏填；預估總價需與數(shù)量、單價一致，偏差不超過±5%。附件齊全有效：根據(jù)采購類型提供必要附件（如：設備采購需附技術(shù)參數(shù)，服務外包需附服務方案），附件需加蓋供應商公章（報價單、資質(zhì)證明等）。用語簡潔明確：“用途說明”需具體（避免填寫“辦公用”而應寫“市場部月度宣傳物料打印”），“特殊說明”需突出關(guān)鍵要求（如“需符合ISO9001質(zhì)量標準”）。（二）審批時效管理各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，不得無故拖延；緊急需求需在表單“備注”中標注“加急”，審批人需優(yōu)先處理，超時未審批的需向采購部說明原因。（三）權(quán)限與分級審批嚴格執(zhí)行采購金額分級授權(quán)（如：5000元以下部門負責人審批，5萬元以上總經(jīng)理審批），禁止越級審批或化整為零（將大額采購拆分為小額以規(guī)避審批）。（四）供應商管理優(yōu)先從“合格供應商名錄”中選擇供應商，新供應商需由采購部完成資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、信用報告等）后方可納入；采購金額≥1萬元需至少提供2家供應商報價（獨家供應商需附說明并經(jīng)分管領(lǐng)導審批）。（五）緊急采購處理因生產(chǎn)、搶險等緊急情況需立即采購的，可先通過電話/口頭向分管領(lǐng)導申請，經(jīng)同意后先行采購，但需在1個工作日內(nèi)補填《采購申請表》并補辦審批手續(xù)，同時備注“緊急補單”及原因。（六）常見問題規(guī)避“審批被駁回后如何處理？”：仔細閱讀駁回原因，修改后重新發(fā)起流程（如：預算不足需先辦理預算