法務(wù)部門案件檔案管理制度一、總則（一）制定目的為規(guī)范法務(wù)部門案件檔案管理工作，確保案件處理過程的規(guī)范性、連續(xù)性與可追溯性，有效保護公司合法權(quán)益，防范法律風險，提高法務(wù)工作效率與質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位法務(wù)部門（或承擔法務(wù)職能的崗位）在處理各類法律事務(wù)，包括但不限于訴訟、仲裁、行政復(fù)議、勞動爭議、非訴訟談判、合規(guī)審查等案件過程中形成的全部檔案材料的管理。（三）基本原則案件檔案管理遵循以下原則：1.客觀性原則：檔案材料必須真實、準確反映案件處理的客觀過程與結(jié)果。2.完整性原則：確保案件從受理到終結(jié)（或階段性辦結(jié)）各個環(huán)節(jié)形成的有價值材料均得到完整收集與歸檔。3.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實體安全與信息安全，防止失泄密、丟失、損毀。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、收集、整理、編目、歸檔、保管、借閱、復(fù)制、銷毀等環(huán)節(jié)均應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。5.保密性原則：嚴格遵守公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、工作秘密及案件敏感信息的檔案材料進行重點保護。二、案件檔案的構(gòu)成與分類（一）檔案構(gòu)成案件檔案一般應(yīng)包含但不限于以下材料：1.案件基本信息材料：案件來源、受理登記表、案情摘要、涉案主體信息（自然人身份證明、法人或其他組織登記資料等）。2.證據(jù)材料：與案件事實相關(guān)的各類證據(jù)，如合同、函件、票據(jù)、錄音錄像、電子數(shù)據(jù)、鑒定意見、證人證言等，應(yīng)注明證據(jù)來源、提供者、形成時間。3.法律文書：*外部法律文書：起訴狀、上訴狀、答辯狀、申訴狀、代理詞、各類裁定書、判決書、裁決書、調(diào)解書、通知書、決定書等。*內(nèi)部法律文書：法律意見書、案件分析報告、請示、批復(fù)、會談紀要、授權(quán)委托書等。4.工作記錄材料：案件討論記錄、閱卷筆錄、調(diào)查取證提綱與記錄、庭審提綱與記錄、談判記錄、電話記錄、郵件往來（打印件并注明收發(fā)時間、郵箱地址）等。5.其他材料：與案件處理相關(guān)的其他有保存價值的文件材料，如和解協(xié)議、執(zhí)行材料、費用票據(jù)等。（二）檔案分類案件檔案可根據(jù)案件性質(zhì)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域或公司管理需求進行分類。常見分類方式包括：1.按案件性質(zhì)：訴訟案件（又可細分為民事、刑事、行政訴訟）、仲裁案件、非訴訟案件、勞動爭議案件、合規(guī)審查案件等。2.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域：合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)、不正當競爭、公司治理、投融資、并購重組等。3.公司可根據(jù)實際情況，確定統(tǒng)一的分類標準和類目體系，并保持相對穩(wěn)定。三、案件檔案的形成與收集（一）形成要求案件承辦人員在案件處理過程中，應(yīng)及時、準確、規(guī)范地形成各類文件材料。所有材料應(yīng)力求字跡清晰、內(nèi)容完整、手續(xù)齊備。電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性、可用性和安全性。（二）收集責任案件承辦人為檔案材料收集的第一責任人，負責在案件處理的各個階段主動、及時收集相關(guān)材料。對于外部單位或人員提供的材料，應(yīng)注明來源、日期，并由提供者簽字或蓋章（如有可能）。（三）收集范圍收集范圍應(yīng)覆蓋案件從受理到終結(jié)（或階段性辦結(jié)）的全過程。對于重要的口頭溝通，應(yīng)及時轉(zhuǎn)化為書面記錄。電子數(shù)據(jù)應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并收集。四、案件檔案的整理與編目（一）整理原則案件檔案整理應(yīng)遵循“一案一卷”或“一案多卷”（針對材料較多的案件）原則，做到分類清晰、排列有序、裝訂整齊、便于查閱。（二）整理步驟1.鑒別：對收集的材料進行鑒別，去偽存真，剔除重復(fù)、無價值或不必歸檔的材料。2.分類排序：同一案件的材料按一定順序排列，通?？砂磿r間順序、邏輯順序（如程序材料、證據(jù)材料、法律文書等）或公司規(guī)定的固定順序排列。3.編寫頁碼：對卷內(nèi)材料逐頁編寫頁碼，頁碼位置應(yīng)統(tǒng)一（如右下角或左下角）。4.填寫卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄應(yīng)包含序號、材料名稱、頁號、形成日期等要素。5.填寫案卷封面：案卷封面應(yīng)注明案件編號、案件名稱、案由、當事人、承辦部門、承辦人、歸檔日期、保管期限等信息。（三）編目規(guī)則公司應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案編號規(guī)則，確保每一卷檔案都有唯一的、可識別的編號。編號可包含分類代碼、年份、順序號等要素。電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，便于檢索。五、案件檔案的歸檔與保管（一）歸檔時限案件終結(jié)（包括調(diào)解、判決、裁定、撤訴、和解等）或階段性辦結(jié)后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)（一般不超過案件終結(jié)或階段性辦結(jié)后一個月內(nèi)）完成檔案的整理、編目工作，并向檔案管理人員移交歸檔。（二）歸檔要求歸檔時，承辦人員應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明案卷數(shù)量、卷內(nèi)材料情況等，與檔案管理人員共同清點核對，雙方簽字確認。檔案管理人員應(yīng)對接收的檔案進行檢查，符合要求的予以接收。（三）保管條件1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。2.設(shè)備要求：配備必要的檔案裝具（如檔案柜、檔案盒），根據(jù)需要配置溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。3.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中，進行定期備份，并采取防病毒、防篡改、防丟失等安全措施。（四）保管期限根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度及查考利用價值，確定不同的檔案保管期限，一般分為永久、長期、短期。具體保管期限標準由公司根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定及自身實際情況制定。六、案件檔案的借閱與復(fù)制（一）借閱范圍與權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱法務(wù)案件檔案，須經(jīng)法務(wù)部門負責人批準。借閱涉密檔案或重要敏感檔案，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.外部單位（如司法機關(guān)、律師事務(wù)所等）因法定事由需查閱相關(guān)檔案，須持有效證件和單位介紹信，經(jīng)法務(wù)部門負責人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.嚴格限制借閱范圍，原則上不得將檔案帶出指定閱檔場所。確因工作需要帶出的，須經(jīng)更高級別領(lǐng)導(dǎo)批準，并限期歸還。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱/編號、借閱目的、借閱期限、聯(lián)系方式等，按審批權(quán)限履行審批手續(xù)。2.檔案管理人員憑審批后的《檔案借閱申請表》提供檔案，并在《檔案借閱登記簿》上記錄借閱情況。3.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期限一般不超過規(guī)定時間，確需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）復(fù)制管理1.復(fù)制檔案材料須經(jīng)法務(wù)部門負責人批準，涉密檔案的復(fù)制須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.復(fù)制件應(yīng)加蓋法務(wù)部門檔案證明章，并注明復(fù)制日期、用途及原件保管處。3.復(fù)制過程中應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。七、案件檔案的保密管理（一）保密責任法務(wù)部門全體人員及所有接觸檔案的人員均對檔案內(nèi)容負有保密責任。（二）保密措施1.嚴格遵守公司保密制度，對不同密級的檔案采取相應(yīng)的保密管理措施。2.檔案庫房及閱檔場所應(yīng)限制無關(guān)人員進入。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限密碼，專人管理，定期更換密碼。4.不得在非保密計算機、網(wǎng)絡(luò)上處理、存儲、傳輸涉密檔案信息。5.廢棄的檔案材料或復(fù)制件，應(yīng)按保密規(guī)定銷毀，不得隨意丟棄。八、案件檔案的鑒定與銷毀（一）定期鑒定對于已超過保管期限的檔案，由法務(wù)部門會同檔案管理部門（如公司有專職檔案管理部門）進行鑒定。（二）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的檔案，由法務(wù)部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字。監(jiān)銷人應(yīng)對銷毀全過程進行監(jiān)督，確保檔案材料徹底銷毀。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。九、案件檔案的責任與監(jiān)督（一）責任主體法務(wù)部門負責人是本部門案件檔案管理的第一責任人，對檔案管理工作負總責。案件承辦人對所承辦案件檔案的真實性、完整性、規(guī)范性負直接責任。檔案管理人員對檔案的接收、保管、利用、保密等負直接管理責任。（二）監(jiān)督檢查公司應(yīng)定期或不定期對法務(wù)部門案件檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個人予以表