會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)章制度細(xì)則總則會(huì)議紀(jì)要作為企業(yè)或組織內(nèi)部溝通、決策執(zhí)行與信息留存的重要工具，對于確保各項(xiàng)工作的高效推進(jìn)和信息的準(zhǔn)確傳遞起著關(guān)鍵作用。為了規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的管理流程，提高會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量和使用效率，特制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于企業(yè)或組織內(nèi)所有類型的會(huì)議，包括但不限于日常工作會(huì)議、項(xiàng)目研討會(huì)、高層決策會(huì)議等。會(huì)議紀(jì)要的定義與作用會(huì)議紀(jì)要是對會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、任務(wù)安排及相關(guān)信息進(jìn)行系統(tǒng)整理和記錄的書面文件。它具有以下重要作用：1.信息記錄：準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的核心內(nèi)容和重要觀點(diǎn)，為后續(xù)查閱和參考提供依據(jù)。2.決策落實(shí)：明確會(huì)議達(dá)成的決議和任務(wù)分配，有助于各部門和人員按照既定目標(biāo)推進(jìn)工作。3.溝通協(xié)調(diào)：作為各部門之間信息共享的重要載體，促進(jìn)內(nèi)部溝通與協(xié)作，避免信息傳遞的偏差和誤解。4.歷史追溯：積累會(huì)議資料，為企業(yè)或組織的發(fā)展歷程提供歷史記錄，便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。會(huì)議紀(jì)要的分類與適用范圍根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和目的，會(huì)議紀(jì)要可分為以下幾類：1.決議性會(huì)議紀(jì)要：適用于高層決策會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議等，主要記錄會(huì)議作出的重大決策、政策調(diào)整等內(nèi)容。這類紀(jì)要具有權(quán)威性和指導(dǎo)性，對企業(yè)或組織的發(fā)展方向和戰(zhàn)略規(guī)劃具有重要影響。2.協(xié)調(diào)性會(huì)議紀(jì)要：常用于協(xié)調(diào)各部門之間工作關(guān)系、解決跨部門問題的會(huì)議。重點(diǎn)記錄會(huì)議討論的問題、解決方案以及各部門的職責(zé)分工，以促進(jìn)工作的順利開展。3.研討性會(huì)議紀(jì)要：適用于項(xiàng)目研討會(huì)、學(xué)術(shù)交流會(huì)議等，主要記錄會(huì)議討論的各種觀點(diǎn)、建議和研究成果。這類紀(jì)要有助于激發(fā)創(chuàng)新思維，推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展和技術(shù)的創(chuàng)新。4.例行性會(huì)議紀(jì)要：如周會(huì)、月會(huì)等日常工作會(huì)議的紀(jì)要，主要記錄會(huì)議討論的工作進(jìn)展、問題反饋和下一步工作計(jì)劃。旨在及時(shí)傳達(dá)工作信息，確保各項(xiàng)任務(wù)按計(jì)劃完成。會(huì)議紀(jì)要的撰寫要求內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議的實(shí)際情況，確保記錄的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于會(huì)議中的重要觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和決策，要進(jìn)行仔細(xì)核對，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或偏差。2.完整性：涵蓋會(huì)議的主要內(nèi)容，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決議結(jié)果、任務(wù)分配等。確保紀(jì)要能夠全面反映會(huì)議的全貌，為后續(xù)工作提供充分的信息支持。3.簡潔性：文字表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免冗長和復(fù)雜的句子。突出重點(diǎn)內(nèi)容，刪除無關(guān)緊要的信息，使紀(jì)要易于閱讀和理解。4.客觀性：以客觀的態(tài)度記錄會(huì)議內(nèi)容，不加入個(gè)人主觀意見和評價(jià)。對于會(huì)議中的不同觀點(diǎn)和意見，要如實(shí)記錄，確保紀(jì)要的公正性和可信度。格式要求1.標(biāo)題：一般應(yīng)明確會(huì)議的名稱和時(shí)間，如“[公司名稱]第[X]次董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（[具體日期]）”。2.引言：簡要介紹會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等。3.正文：按照會(huì)議討論的順序或重要程度，依次記錄會(huì)議的主要內(nèi)容?？梢圆捎梅謼l列項(xiàng)的方式進(jìn)行表述，使結(jié)構(gòu)更加清晰。對于決議事項(xiàng)和任務(wù)安排，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間。4.結(jié)尾：可對會(huì)議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議的重要性和下一步工作的方向。也可以注明會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)范圍和存檔要求。會(huì)議紀(jì)要的撰寫流程會(huì)前準(zhǔn)備1.了解會(huì)議目的和議程：在會(huì)議召開前，紀(jì)要撰寫人員應(yīng)與會(huì)議組織者溝通，了解會(huì)議的主題、目的和議程安排。明確需要重點(diǎn)記錄的內(nèi)容，為撰寫紀(jì)要做好準(zhǔn)備。2.準(zhǔn)備記錄工具：攜帶筆記本、筆或電子設(shè)備等記錄工具，確保能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容。會(huì)中記錄1.認(rèn)真傾聽和記錄：在會(huì)議過程中，紀(jì)要撰寫人員要集中精力，認(rèn)真傾聽與會(huì)人員的發(fā)言。記錄時(shí)要抓住關(guān)鍵信息，如重要觀點(diǎn)、決議事項(xiàng)、任務(wù)分配等。對于重要的發(fā)言內(nèi)容，可以進(jìn)行詳細(xì)記錄或標(biāo)注，以便后續(xù)整理。2.使用規(guī)范的記錄符號(hào)：為了提高記錄效率，可以使用一些規(guī)范的記錄符號(hào)，如“√”表示同意，“×”表示反對，“？”表示疑問等。同時(shí)，要注意記錄會(huì)議中的討論過程和不同觀點(diǎn)的交鋒。會(huì)后整理1.及時(shí)整理會(huì)議記錄：會(huì)議結(jié)束后，紀(jì)要撰寫人員應(yīng)盡快對會(huì)議記錄進(jìn)行整理和完善。將記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類、歸納和總結(jié)，使其條理清晰、邏輯連貫。2.補(bǔ)充和核實(shí)信息：對于會(huì)議中記錄不完整或不清楚的內(nèi)容，要及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通和核實(shí)，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.撰寫初稿：根據(jù)整理后的會(huì)議記錄，按照會(huì)議紀(jì)要的格式要求撰寫初稿。初稿完成后，要進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范。4.征求意見：將會(huì)議紀(jì)要初稿發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門，征求他們的意見和建議。對于反饋的意見，要認(rèn)真分析和研究，合理的意見要及時(shí)采納，對紀(jì)要進(jìn)行修改和完善。5.定稿和發(fā)布：經(jīng)過征求意見和修改后，形成會(huì)議紀(jì)要的最終版本。由會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，正式發(fā)布。發(fā)布時(shí)要明確紀(jì)要的分發(fā)范圍和傳達(dá)方式，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)收到會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的審核與批準(zhǔn)審核內(nèi)容1.內(nèi)容審核：審核會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合會(huì)議的實(shí)際情況。檢查決議事項(xiàng)和任務(wù)分配是否明確，責(zé)任人和完成時(shí)間是否清晰。2.格式審核：檢查會(huì)議紀(jì)要的格式是否規(guī)范，標(biāo)題、引言、正文、結(jié)尾等部分是否齊全，字體、字號(hào)、排版等是否符合要求。3.語言審核：審核會(huì)議紀(jì)要的語言表達(dá)是否簡潔明了、通順易懂，是否存在錯(cuò)別字、語病等問題。審核流程1.初稿審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，先由紀(jì)要撰寫人員進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容和格式的準(zhǔn)確性。然后將初稿提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.反饋和修改：審核人員對會(huì)議紀(jì)要初稿提出審核意見和建議，紀(jì)要撰寫人員根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改和完善。修改后的紀(jì)要再次提交審核，直至審核通過。3.最終批準(zhǔn)：經(jīng)過審核通過的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議組織者或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要方可正式發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)與存檔分發(fā)范圍1.參會(huì)人員：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)給所有參會(huì)人員，以便他們了解會(huì)議的討論結(jié)果和任務(wù)安排。2.相關(guān)部門和人員：根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和涉及的工作范圍，將會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)部門和人員，確保信息的及時(shí)傳遞和共享。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)：對于重要的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)及時(shí)報(bào)送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以便他們了解工作進(jìn)展和決策執(zhí)行情況。分發(fā)方式1.紙質(zhì)版分發(fā)：將打印好的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)人員，并要求簽收確認(rèn)。這種方式適用于需要簽字確認(rèn)或存檔的情況。2.電子版分發(fā)：通過電子郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式將會(huì)議紀(jì)要的電子版發(fā)送給相關(guān)人員。這種方式方便快捷，能夠及時(shí)傳達(dá)信息。存檔要求1.建立會(huì)議紀(jì)要檔案：企業(yè)或組織應(yīng)建立專門的會(huì)議紀(jì)要檔案，對所有會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行分類、編號(hào)和存檔。檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和檢索。2.確定存檔期限：根據(jù)會(huì)議的重要程度和企業(yè)或組織的管理要求，確定會(huì)議紀(jì)要的存檔期限。一般來說，重要的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)長期存檔，以備后續(xù)查閱和參考。3.電子存檔：除了紙質(zhì)版存檔外，還應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要的電子版進(jìn)行備份和存儲(chǔ)?？梢圆捎霉獗P、硬盤或云存儲(chǔ)等方式進(jìn)行保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督任務(wù)落實(shí)1.明確責(zé)任人和完成時(shí)間：會(huì)議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)和任務(wù)安排，應(yīng)指定具體的責(zé)任人和完成時(shí)間。責(zé)任人應(yīng)按照要求認(rèn)真履行職責(zé)，確保任務(wù)按時(shí)完成。2.制定工作計(jì)劃：責(zé)任人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟和措施。將任務(wù)分解到具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保工作有序推進(jìn)。監(jiān)督檢查1.定期檢查任務(wù)進(jìn)展：會(huì)議組織者或相關(guān)部門應(yīng)定期對會(huì)議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和督促。通過檢查工作進(jìn)度、聽取匯報(bào)等方式，及時(shí)了解任務(wù)的完成情況。2.及時(shí)解決問題：在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，共同研究解決辦法。對于因客觀原因無法按時(shí)完成的任務(wù)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，并說明原因。考核與獎(jiǎng)懲1.建立考核機(jī)制：將會(huì)議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行情況納入績效考核體系，對責(zé)任人的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)?？己私Y(jié)果與個(gè)人的薪酬、晉升等掛鉤，激勵(lì)責(zé)任人積極履行職責(zé)。2.實(shí)施獎(jiǎng)懲措施：對于按時(shí)完成任務(wù)、工作表現(xiàn)優(yōu)秀的責(zé)任人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于未按時(shí)完成任務(wù)或工作質(zhì)量不高的責(zé)任人，應(yīng)進(jìn)行批評和處罰。通過獎(jiǎng)懲措施，確保會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效果。會(huì)議紀(jì)要的保密管理保密范圍1.涉及企業(yè)或組織機(jī)密的會(huì)議紀(jì)要：如戰(zhàn)略規(guī)劃、商業(yè)機(jī)密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。2.涉及個(gè)人隱私的會(huì)議紀(jì)要：對于會(huì)議中討論的涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容，要進(jìn)行保密處理，不得隨意泄露。保密措施1.限制訪問權(quán)限：對涉及保密內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用。2.加密存儲(chǔ)：對于電子文檔形式的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.嚴(yán)格遵守保密制度：紀(jì)要撰寫人員和相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守企業(yè)或組織的保密制度，不得將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。附則本細(xì)