職工離職通知書模板規(guī)定一、概述

職工離職通知書是用人單位在員工提出離職或因其他原因需要終止勞動關系時，向員工發(fā)出的正式書面文件。該通知書應明確離職意向、離職時間、工作交接安排等內(nèi)容，確保雙方權利義務清晰，避免后續(xù)糾紛。本文檔旨在提供規(guī)范的離職通知書模板及編寫要點，幫助用人單位規(guī)范操作。

二、離職通知書的基本要素

離職通知書應包含以下核心內(nèi)容，確保完整性和專業(yè)性：

（一）基本信息

1.用人單位名稱及地址；

2.員工姓名及所屬部門；

3.離職生效日期；

4.通知書簽發(fā)日期。

（二）離職原因

1.明確離職類型（如主動辭職、協(xié)商解除等）；

2.如為主動辭職，需注明員工提出離職的具體日期。

（三）工作交接安排

1.列出員工需完成的工作事項清單；

2.明確工作交接期限及方式（如書面交接、口頭說明等）；

3.指定接替人員或臨時負責人。

（四）離職手續(xù)辦理

1.辦理時間要求（如離職前3日提交辭職報告）；

2.需提交的材料清單（如身份證復印件、銀行卡信息等）；

3.未完成手續(xù)的后果說明（如工資結算、社保轉移等）。

（五）其他事項

1.是否涉及競業(yè)限制或保密協(xié)議條款；

2.離職補償說明（如適用）。

三、離職通知書的編寫規(guī)范

為確保通知書合法合規(guī)，需遵循以下步驟和注意事項：

（一）格式要求

1.采用公司統(tǒng)一公文模板，字跡清晰、排版整潔；

2.必須由法定代表人或授權人簽字并加蓋公章。

（二）內(nèi)容編寫要點

1.語言簡潔明確：避免模糊表述，如“計劃離職”應改為“自XX日期起正式離職”；

2.條款具體化：如“工作交接須在離職前完成”比“盡快交接”更規(guī)范；

3.補充說明：如涉及薪資結算，需注明結算日期及方式（如隨通知書發(fā)放或離職當日支付）。

（三）常見錯誤避免

1.遺漏關鍵信息：如未明確離職日期或交接責任；

2.語氣不當：避免使用帶有指責或威脅的措辭；

3.程序瑕疵：如未提前30日通知（法定解除期要求）。

四、離職通知書的簽收與存檔

（一）簽收流程

1.員工收到通知書后需簽字確認；

2.如員工拒絕簽收，可由兩位同事作為見證人簽字，并注明情況。

（二）存檔要求

1.通知書原件存入員工檔案；

2.復印件留存人力資源部備案；

3.存檔期限不少于2年，以備后續(xù)核查。

五、示例模板

職工離職通知書

公司名稱：（蓋章）

日期：年月日

致：員工姓名（所屬部門：XXX）

根據(jù)您于年月日提交的《離職申請》，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)通知如下：

1.您的離職申請已獲批準，正式離職日期為年月日。

2.請在離職前完成以下工作交接：

(1)已進行中的項目：[項目名稱]，需于日前完成并移交給[接替人姓名]；

(2)資料歸檔：[部門文件]，需整理后移交行政部；

(3)賬戶清理：[系統(tǒng)賬號]，需于日前注銷并交接操作權限。

3.離職手續(xù)辦理要求：

(1)請于日前提交身份證復印件及銀行卡信息；

(2)如未完成交接，將影響工資結算及離職證明發(fā)放。

4.其他說明：[如適用，補充競業(yè)限制條款等]。

請積極配合完成相關事宜。如有疑問，請聯(lián)系人力資源部。

此致

敬禮！

經(jīng)辦人簽字：

五、示例模板

（續(xù)前文）

職工離職通知書

公司名稱：（蓋章）

日期：年月日

致：員工姓名（所屬部門：XXX）

根據(jù)您于年月日提交的《離職申請》，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)通知如下：

1.您的離職申請已獲批準，正式離職日期為年月日。

2.請在離職前完成以下工作交接：

(1)已進行中的項目：[項目名稱]，需于日前完成關鍵節(jié)點工作，并提交詳細的工作報告、測試結果及最終交付物給接替人[接替人姓名]。交接過程中，需對[接替人姓名]進行口頭及書面操作指導，確保其能夠獨立接手。

(2)資料歸檔：[部門文件]，需按照公司檔案管理規(guī)定，分類整理所有紙質(zhì)及電子文件，確保完整性、系統(tǒng)性，并于日前移交給行政部檔案管理員[檔案管理員姓名]。

(3)賬戶清理：[系統(tǒng)賬號]，需于日前在[具體系統(tǒng)名稱，例如：客戶關系管理系統(tǒng)CRM、內(nèi)部OA系統(tǒng)]中注銷個人操作權限，并將相關賬號密碼變更記錄提交給IT部[IT部指定聯(lián)系人姓名]。

(4)團隊協(xié)調(diào)：需與團隊成員召開交接會議（或通過郵件/即時通訊工具說明），清晰傳達正在進行的工作狀態(tài)、未解決的問題、關鍵聯(lián)系人信息及團隊協(xié)作方式。

3.離職手續(xù)辦理要求：

(1)請于日前提交以下離職所需材料至人力資源部[人力資源部辦公室位置或指定聯(lián)系人]：

a.身份證復印件（確保清晰，包含姓名和身份證號）；

b.有效期內(nèi)的銀行卡復印件（完整顯示卡號和開戶行信息）；

c.離職申請書原件（如有）；

d.個人在職期間簽訂的各類合同/協(xié)議復印件（如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等，如有）；

e.公司統(tǒng)一配發(fā)的工牌、門禁卡、各類憑證等物品。

(2)工作交接確認：需填寫《工作交接確認單》，由接替人及部門主管簽字確認，該單據(jù)將作為工資結算及檔案轉移的依據(jù)之一。請確保所有交接事項均得到確認。

(3)薪資結算說明：您的最終薪資將根據(jù)公司薪酬制度及您實際工作日計算。工資條將于離職日期后的[具體天數(shù)，例如：5]個工作日內(nèi)隨《離職證明》一并發(fā)放。如需提前預支部分工資，請?zhí)崆癧具體天數(shù)，例如：3]個工作日與財務部[財務部指定聯(lián)系人姓名]溝通，并按規(guī)定提供必要證明。

(4)社保及公積金處理：您的社會保險及住房公積金賬戶處理，請于離職當日到對應機構辦理轉移手續(xù)。公司將提供相關辦理指南及必要協(xié)助（如開具轉移證明）。建議您于離職前主動聯(lián)系社保局/公積金管理中心，了解具體轉移流程和時間要求。

4.其他說明：

(1)請妥善保管您的個人勞動合同及公司內(nèi)部資料，離職后不得泄露公司商業(yè)秘密或利用在司期間獲取的信息從事任何損害公司利益的活動。

(2)如有涉及公司未了結事務或需特殊處理的遺留問題，請及時與人力資源部及直接上級溝通協(xié)商。

(3)[如適用，補充競業(yè)限制條款等，例如：根據(jù)您與公司簽訂的協(xié)議，離職后您在[特定行業(yè)領域]內(nèi)不得從事與公司直接競爭的業(yè)務，具體范圍以協(xié)議為準。相關補償已計入離職補償金中。]

(4)[如適用，補充保密協(xié)議條款等，例如：您在職期間知曉并簽署了保密協(xié)議，該協(xié)議的保密義務在您離職后仍然有效。]

請積極配合完成相關事宜。如有疑問，請聯(lián)系人力資源部[人力資源部指定聯(lián)系人姓名]，聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]。

此致

敬禮！

經(jīng)辦人簽字：

部門主管簽字（如需）：

日期：

六、離職通知書的送達與確認

（一）送達方式規(guī)范

1.直接送達：首選方式。由人力資源部專員或部門主管直接將通知書交付員工本人簽收。確保員工本人簽字，并注明簽收日期。

(1)簽收時，應明確告知員工通知書的法律效力，并要求其仔細閱讀。

(2)如員工有異議，應記錄在案，并允許其簽字確認。

2.郵寄送達：如無法直接送達，可通過掛號信或快遞方式郵寄。需保留好郵寄憑證。

(1)郵件/快遞封面應注明“職工離職通知書”及收件人信息。

(2)保留好簽收回執(zhí)或簽收照片作為送達證明。

3.公告送達：適用于員工下落不明或聯(lián)系方式失效的情況。需在公司公告欄、內(nèi)部通訊平臺等顯著位置張貼或發(fā)布。

(1)公告內(nèi)容應包含員工姓名、離職意向及生效日期。

(2)公告期間不少于[具體天數(shù)，例如：30]日，自公告發(fā)布之日起計算送達生效。

（二）簽收效力確認

1.簽收記錄：制作《通知書送達確認記錄表》，詳細記錄送達方式、簽收人、簽收時間、簽收狀態(tài)（簽字、蓋章、口頭確認等）。

2.特殊情況處理：

(1)員工拒絕簽收：可由兩位無利害關系的同事作為見證人，共同簽字確認送達情況，并在記錄表上注明。

(2)員工不在場：可將其家人或授權代表在場情況下送達，并要求其代為簽收，但需注明員工知曉情況。

(3)員工已離職但未簽收：如需證明已送達，可依據(jù)郵寄憑證或公告記錄認定。

七、離職交接工作的細化步驟

（一）前期準備階段

1.啟動交接：員工提出離職申請后，人力資源部與員工、部門主管確認離職意向及生效日期。

2.制定計劃：人力資源部與員工共同制定詳細的工作交接清單和時間表，明確各項工作的交接責任人。

3.召開交接啟動會：組織員工、接替人（如有）、部門主管召開會議，明確交接目標、流程、時間節(jié)點及雙方職責。

（二）執(zhí)行交接階段

1.資料整理與移交：

(1)員工負責整理工作文件、電子數(shù)據(jù)、客戶信息（在權限允許范圍內(nèi)）、鑰匙、設備等。

(2)接替人或指定人員接收整理好的物品和資料，并在《工作交接清單》上逐項核對簽字。

2.知識技能傳授：

(1)員工對關鍵業(yè)務流程、操作方法、注意事項進行口頭講解或書面說明。

(2)安排必要的實操演示或培訓，確保接替人掌握核心技能。

(3)對復雜問題或遺留問題，明確后續(xù)跟進責任人及解決路徑。

3.系統(tǒng)權限交接：

(1)員工配合IT部門或相關部門，逐步或一次性交還系統(tǒng)賬號、密碼及權限。

(2)確保接替人獲得必要的系統(tǒng)訪問權限，以繼續(xù)開展相關工作。

（三）交接確認階段

1.填寫交接確認單：雙方（員工、接替人、部門主管）共同填寫《工作交接確認單》，詳細記錄交接內(nèi)容、完成情況、存在問題及解決措施。

2.最終確認簽字：交接單需經(jīng)相關人員簽字確認，作為完成交接的憑證。

3.遺留問題跟蹤：對于交接過程中發(fā)現(xiàn)或無法立即解決的問題，應記錄在交接單備注欄，并明確后續(xù)跟進機制和負責人。

八、離職手續(xù)辦理的常見問題與處理

（一）員工拒絕辦理離職手續(xù)

1.分析原因：了解員工拒絕的原因，可能是薪資結算爭議、工作交接不滿、未獲得承諾等。

2.溝通協(xié)商：人力資源部與員工進行耐心溝通，解釋相關政策和流程，嘗試協(xié)商解決方案。

3.書面通知：如協(xié)商不成，可向員工發(fā)出書面通知，明確指出未辦理手續(xù)的后果（如影響工資發(fā)放、檔案轉移、離職證明開具等），并設定合理的辦理期限。

4.合規(guī)處理：如員工長期無理拖延，公司可依據(jù)相關管理規(guī)定，在完成必要工作交接后，依法辦理離職手續(xù)，并保留相關溝通記錄。

（二）工作交接不徹底導致問題

1.問題識別：部門主管或接替人在后續(xù)工作中發(fā)現(xiàn)因交接不清導致的問題（如項目延誤、數(shù)據(jù)錯誤、客戶投訴等）。

2.責任界定：根據(jù)交接單記錄和實際情況，評估交接責任。如確因員工交接不力導致，可與其溝通，要求補充交接或承擔相應責任。

3.內(nèi)部改進：總結交接失敗的原因，優(yōu)化交接流程和模板，加強員工離職期間的培訓和管理。

（三）離職補償相關疑問

1.解釋政策：如員工對離職補償標準、計算方式有疑問，人力資源部需清晰、準確地解釋公司薪酬福利政策及計算依據(jù)。

2.提供計算明細：如涉及補償金發(fā)放，可提供詳細的計算明細表供員工核對。

3.協(xié)商調(diào)整：在政策允許范圍內(nèi)，可就補償細節(jié)與員工進行協(xié)商，達成一致。

九、離職通知書的存檔管理

（一）存檔范圍

1.離職通知書原件及送達證明（簽收回執(zhí)、快遞記錄、公告照片等）。

2.《工作交接確認單》。

3.員工提交的離職相關材料復印件（身份證、銀行卡、合同等）。

4.離職證明。

5.與離職相關的其他重要溝通記錄（如郵件、談話記錄等）。

（二）存儲要求

1.按員工編號或姓名建立個人離職檔案。

2.采用電子和紙質(zhì)雙重存儲方式，確保數(shù)據(jù)安全、可查閱。

3.按照公司檔案管理規(guī)定，設定檔案保管期限，一般情況下，離職員工檔案至少保存[具體年限，例如：2]年以上。

（三）調(diào)閱管理

1.建立檔案調(diào)閱審批流程，非授權人員不得擅自翻閱。

2.保存檔案調(diào)閱記錄。

一、概述

職工離職通知書是用人單位在員工提出離職或因其他原因需要終止勞動關系時，向員工發(fā)出的正式書面文件。該通知書應明確離職意向、離職時間、工作交接安排等內(nèi)容，確保雙方權利義務清晰，避免后續(xù)糾紛。本文檔旨在提供規(guī)范的離職通知書模板及編寫要點，幫助用人單位規(guī)范操作。

二、離職通知書的基本要素

離職通知書應包含以下核心內(nèi)容，確保完整性和專業(yè)性：

（一）基本信息

1.用人單位名稱及地址；

2.員工姓名及所屬部門；

3.離職生效日期；

4.通知書簽發(fā)日期。

（二）離職原因

1.明確離職類型（如主動辭職、協(xié)商解除等）；

2.如為主動辭職，需注明員工提出離職的具體日期。

（三）工作交接安排

1.列出員工需完成的工作事項清單；

2.明確工作交接期限及方式（如書面交接、口頭說明等）；

3.指定接替人員或臨時負責人。

（四）離職手續(xù)辦理

1.辦理時間要求（如離職前3日提交辭職報告）；

2.需提交的材料清單（如身份證復印件、銀行卡信息等）；

3.未完成手續(xù)的后果說明（如工資結算、社保轉移等）。

（五）其他事項

1.是否涉及競業(yè)限制或保密協(xié)議條款；

2.離職補償說明（如適用）。

三、離職通知書的編寫規(guī)范

為確保通知書合法合規(guī)，需遵循以下步驟和注意事項：

（一）格式要求

1.采用公司統(tǒng)一公文模板，字跡清晰、排版整潔；

2.必須由法定代表人或授權人簽字并加蓋公章。

（二）內(nèi)容編寫要點

1.語言簡潔明確：避免模糊表述，如“計劃離職”應改為“自XX日期起正式離職”；

2.條款具體化：如“工作交接須在離職前完成”比“盡快交接”更規(guī)范；

3.補充說明：如涉及薪資結算，需注明結算日期及方式（如隨通知書發(fā)放或離職當日支付）。

（三）常見錯誤避免

1.遺漏關鍵信息：如未明確離職日期或交接責任；

2.語氣不當：避免使用帶有指責或威脅的措辭；

3.程序瑕疵：如未提前30日通知（法定解除期要求）。

四、離職通知書的簽收與存檔

（一）簽收流程

1.員工收到通知書后需簽字確認；

2.如員工拒絕簽收，可由兩位同事作為見證人簽字，并注明情況。

（二）存檔要求

1.通知書原件存入員工檔案；

2.復印件留存人力資源部備案；

3.存檔期限不少于2年，以備后續(xù)核查。

五、示例模板

職工離職通知書

公司名稱：（蓋章）

日期：年月日

致：員工姓名（所屬部門：XXX）

根據(jù)您于年月日提交的《離職申請》，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)通知如下：

1.您的離職申請已獲批準，正式離職日期為年月日。

2.請在離職前完成以下工作交接：

(1)已進行中的項目：[項目名稱]，需于日前完成并移交給[接替人姓名]；

(2)資料歸檔：[部門文件]，需整理后移交行政部；

(3)賬戶清理：[系統(tǒng)賬號]，需于日前注銷并交接操作權限。

3.離職手續(xù)辦理要求：

(1)請于日前提交身份證復印件及銀行卡信息；

(2)如未完成交接，將影響工資結算及離職證明發(fā)放。

4.其他說明：[如適用，補充競業(yè)限制條款等]。

請積極配合完成相關事宜。如有疑問，請聯(lián)系人力資源部。

此致

敬禮！

經(jīng)辦人簽字：

五、示例模板

（續(xù)前文）

職工離職通知書

公司名稱：（蓋章）

日期：年月日

致：員工姓名（所屬部門：XXX）

根據(jù)您于年月日提交的《離職申請》，經(jīng)公司研究決定，現(xiàn)通知如下：

1.您的離職申請已獲批準，正式離職日期為年月日。

2.請在離職前完成以下工作交接：

(1)已進行中的項目：[項目名稱]，需于日前完成關鍵節(jié)點工作，并提交詳細的工作報告、測試結果及最終交付物給接替人[接替人姓名]。交接過程中，需對[接替人姓名]進行口頭及書面操作指導，確保其能夠獨立接手。

(2)資料歸檔：[部門文件]，需按照公司檔案管理規(guī)定，分類整理所有紙質(zhì)及電子文件，確保完整性、系統(tǒng)性，并于日前移交給行政部檔案管理員[檔案管理員姓名]。

(3)賬戶清理：[系統(tǒng)賬號]，需于日前在[具體系統(tǒng)名稱，例如：客戶關系管理系統(tǒng)CRM、內(nèi)部OA系統(tǒng)]中注銷個人操作權限，并將相關賬號密碼變更記錄提交給IT部[IT部指定聯(lián)系人姓名]。

(4)團隊協(xié)調(diào)：需與團隊成員召開交接會議（或通過郵件/即時通訊工具說明），清晰傳達正在進行的工作狀態(tài)、未解決的問題、關鍵聯(lián)系人信息及團隊協(xié)作方式。

3.離職手續(xù)辦理要求：

(1)請于日前提交以下離職所需材料至人力資源部[人力資源部辦公室位置或指定聯(lián)系人]：

a.身份證復印件（確保清晰，包含姓名和身份證號）；

b.有效期內(nèi)的銀行卡復印件（完整顯示卡號和開戶行信息）；

c.離職申請書原件（如有）；

d.個人在職期間簽訂的各類合同/協(xié)議復印件（如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等，如有）；

e.公司統(tǒng)一配發(fā)的工牌、門禁卡、各類憑證等物品。

(2)工作交接確認：需填寫《工作交接確認單》，由接替人及部門主管簽字確認，該單據(jù)將作為工資結算及檔案轉移的依據(jù)之一。請確保所有交接事項均得到確認。

(3)薪資結算說明：您的最終薪資將根據(jù)公司薪酬制度及您實際工作日計算。工資條將于離職日期后的[具體天數(shù)，例如：5]個工作日內(nèi)隨《離職證明》一并發(fā)放。如需提前預支部分工資，請?zhí)崆癧具體天數(shù)，例如：3]個工作日與財務部[財務部指定聯(lián)系人姓名]溝通，并按規(guī)定提供必要證明。

(4)社保及公積金處理：您的社會保險及住房公積金賬戶處理，請于離職當日到對應機構辦理轉移手續(xù)。公司將提供相關辦理指南及必要協(xié)助（如開具轉移證明）。建議您于離職前主動聯(lián)系社保局/公積金管理中心，了解具體轉移流程和時間要求。

4.其他說明：

(1)請妥善保管您的個人勞動合同及公司內(nèi)部資料，離職后不得泄露公司商業(yè)秘密或利用在司期間獲取的信息從事任何損害公司利益的活動。

(2)如有涉及公司未了結事務或需特殊處理的遺留問題，請及時與人力資源部及直接上級溝通協(xié)商。

(3)[如適用，補充競業(yè)限制條款等，例如：根據(jù)您與公司簽訂的協(xié)議，離職后您在[特定行業(yè)領域]內(nèi)不得從事與公司直接競爭的業(yè)務，具體范圍以協(xié)議為準。相關補償已計入離職補償金中。]

(4)[如適用，補充保密協(xié)議條款等，例如：您在職期間知曉并簽署了保密協(xié)議，該協(xié)議的保密義務在您離職后仍然有效。]

請積極配合完成相關事宜。如有疑問，請聯(lián)系人力資源部[人力資源部指定聯(lián)系人姓名]，聯(lián)系電話：[聯(lián)系電話]。

此致

敬禮！

經(jīng)辦人簽字：

部門主管簽字（如需）：

日期：

六、離職通知書的送達與確認

（一）送達方式規(guī)范

1.直接送達：首選方式。由人力資源部專員或部門主管直接將通知書交付員工本人簽收。確保員工本人簽字，并注明簽收日期。

(1)簽收時，應明確告知員工通知書的法律效力，并要求其仔細閱讀。

(2)如員工有異議，應記錄在案，并允許其簽字確認。

2.郵寄送達：如無法直接送達，可通過掛號信或快遞方式郵寄。需保留好郵寄憑證。

(1)郵件/快遞封面應注明“職工離職通知書”及收件人信息。

(2)保留好簽收回執(zhí)或簽收照片作為送達證明。

3.公告送達：適用于員工下落不明或聯(lián)系方式失效的情況。需在公司公告欄、內(nèi)部通訊平臺等顯著位置張貼或發(fā)布。

(1)公告內(nèi)容應包含員工姓名、離職意向及生效日期。

(2)公告期間不少于[具體天數(shù)，例如：30]日，自公告發(fā)布之日起計算送達生效。

（二）簽收效力確認

1.簽收記錄：制作《通知書送達確認記錄表》，詳細記錄送達方式、簽收人、簽收時間、簽收狀態(tài)（簽字、蓋章、口頭確認等）。

2.特殊情況處理：

(1)員工拒絕簽收：可由兩位無利害關系的同事作為見證人，共同簽字確認送達情況，并在記錄表上注明。

(2)員工不在場：可將其家人或授權代表在場情況下送達，并要求其代為簽收，但需注明員工知曉情況。

(3)員工已離職但未簽收：如需證明已送達，可依據(jù)郵寄憑證或公告記錄認定。

七、離職交接工作的細化步驟

（一）前期準備階段

1.啟動交接：員工提出離職申請后，人力資源部與員工、部門主管確認離職意向及生效日期。

2.制定計劃：人力資源部與員工共同制定詳細的工作交接清單和時間表，明確各項工作的交接責任人。

3.召開交接啟動會：組織員工、接替人（如有）、部門主管召開會議，明確交接目標、流程、時間節(jié)點及雙方職責。

（二）執(zhí)行交接階段

1.資料整理與移交：

(1)員工負責整理工作文件、電子數(shù)據(jù)、客戶信息（在權限允許范圍內(nèi)）、鑰匙、設備等。

(2)接替人或指定人員接收整理好的物品和資料，并在《工作交接清單》上逐項核對簽字。

2.知識技能傳授：

(1)員工對關鍵業(yè)務流程、操作方法、注意事項進行口頭講解或書面說明。

(2)安排必要的實操演示或培訓，確保接替人掌握核心技能。

(3)對復雜問題或遺留問題，明確后續(xù)跟進責任人及解決路徑。

3.系統(tǒng)權限交接：

(1)員工配合IT部門或相關部門，逐步或一次性交還系統(tǒng)賬號、密碼及權限。

(2)確保接替人獲得必要的系統(tǒng)訪問權限，以繼續(xù)開展相關工作。

（三）交接確認階段

1.填寫交接確認單：雙方（員工、接替人、部門主管）共同填寫《工作交接確認單》，詳細記錄交接內(nèi)容、完成情況、存在問題及解決措施。

2.最終確認簽字：交接單需經(jīng)