行政辦公用品采購與管理制度文檔一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政辦公用品采購與管理工作，保障日常辦公需求，控制采購成本，提高資源使用效率，保證采購流程合規(guī)有序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）的行政辦公用品采購、驗收、領(lǐng)用、存儲及監(jiān)督管理等全流程管理。二、采購需求發(fā)起與審批（一）需求提報常規(guī)需求：各部門每月25日前，根據(jù)下月工作計劃，填寫《辦公用品月度需求申請表》（詳見模板一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。需求內(nèi)容需明確物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途及預(yù)算金額。臨時需求：因突發(fā)工作或特殊任務(wù)需新增采購的，由申請人填寫《辦公用品臨時需求申請表》（詳見模板二），說明緊急原因及必要性，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報行政部審批。（二）需求匯總與審核行政部每月28日前匯總各部門常規(guī)需求，結(jié)合庫存情況，編制《月度辦公用品采購計劃》，報財務(wù)部審核預(yù)算。臨時需求需在1個工作日內(nèi)完成審核，緊急需求可先行溝通，事后補(bǔ)全手續(xù)。（三）審批權(quán)限月度采購計劃：預(yù)算金額≤5000元，由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元＜預(yù)算金額≤10000元，由分管副總經(jīng)理審批；預(yù)算金額＞10000元，需報總經(jīng)理審批。臨時需求：預(yù)算金額≤2000元，由行政部負(fù)責(zé)人審批；2000元＜預(yù)算金額≤5000元，由分管副總經(jīng)理審批；預(yù)算金額＞5000元，需報總經(jīng)理審批。三、供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行（一）供應(yīng)商管理行政部負(fù)責(zé)建立《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板三），定期對供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)及履約能力進(jìn)行評估，每半年更新一次名錄。供應(yīng)商選擇需遵循“質(zhì)優(yōu)價廉、貨比三家”原則，優(yōu)先選擇長期合作信譽(yù)良好的供應(yīng)商。（二）采購方式小額采購：單次采購金額≤1000元的，可從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇1-2家詢價，直接確定供應(yīng)商。大額采購：單次采購金額＞1000元的，需至少向3家供應(yīng)商詢價，填寫《詢價比價記錄表》（詳見模板四），對比價格、質(zhì)量、售后等因素，形成采購建議，按審批權(quán)限報批后執(zhí)行。專項采購：對打印機(jī)、辦公家具等單價較高或?qū)I(yè)性強(qiáng)的物品，需邀請行政部、使用部門共同參與采購，必要時進(jìn)行市場調(diào)研或招標(biāo)。（三）采購實(shí)施采購人員根據(jù)審批通過的采購計劃或需求申請，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、付款方式及質(zhì)量要求。采購過程中需保證合同條款合規(guī)，重大采購需簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。四、物品入庫與驗收管理（一）入庫流程物品送達(dá)后，行政部指定倉庫管理員（或?qū)Ｈ耍┡c采購人員共同核對送貨單與采購訂單，檢查物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致，外包裝是否完好。數(shù)量核對無誤后，進(jìn)行質(zhì)量驗收：文具類：檢查是否為正品、有無破損、保質(zhì)期是否合格；設(shè)備類：開機(jī)測試功能是否正常，配件是否齊全；其他物品：按采購標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范驗收。驗收合格后，填寫《辦公用品入庫驗收單》（詳見模板五），由采購人員、倉庫管理員簽字確認(rèn)，登記《庫存物品臺賬》（詳見模板六）；不合格物品需當(dāng)場拒收，并通知供應(yīng)商2個工作日內(nèi)退換貨。（二）庫存管理倉庫管理員負(fù)責(zé)物品分類存放，標(biāo)識清晰（如品名、規(guī)格、入庫日期），定期檢查庫存數(shù)量，保證賬實(shí)相符。對易損耗、易過期的物品（如硒鼓、墨水、膠水等），實(shí)行“先進(jìn)先出”原則，避免積壓浪費(fèi)。每月末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，編制《月度庫存盤點(diǎn)表》（詳見模板七），對盤盈、盤虧情況查明原因，報行政部負(fù)責(zé)人審批后處理。五、領(lǐng)用與發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程員工領(lǐng)用辦公用品時，需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（詳見模板八），注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人及用途。部門負(fù)責(zé)人審核領(lǐng)用合理性，控制領(lǐng)用數(shù)量（如筆、本等消耗品按需申領(lǐng)，避免浪費(fèi)）。倉庫管理員核對領(lǐng)用單與庫存，發(fā)放物品并簽字確認(rèn)，領(lǐng)用人需在登記表上簽字。（二）領(lǐng)用規(guī)范個人辦公用品（如筆、筆記本）實(shí)行按需領(lǐng)用，嚴(yán)禁私拿、私藏或轉(zhuǎn)贈他人；部門共用物品（如打印機(jī)、訂書機(jī)）由部門指定專人保管，領(lǐng)用時需注明使用人；辦公設(shè)備領(lǐng)用需填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（另行制定），經(jīng)審批后辦理領(lǐng)用手續(xù)，納入固定資產(chǎn)管理。六、費(fèi)用報銷與結(jié)算管理（一）報銷流程采購人員每月5日前匯總上月采購憑證（采購訂單、入庫驗收單、發(fā)票等），填寫《費(fèi)用報銷單》，按財務(wù)制度粘貼票據(jù)，附相關(guān)審批文件。財務(wù)部審核報銷單據(jù)的合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性，重點(diǎn)核對采購計劃與實(shí)際支出是否一致，入庫手續(xù)是否完備。審核無誤后，按公司付款流程辦理結(jié)算，通過銀行轉(zhuǎn)賬或公務(wù)卡支付，禁止現(xiàn)金交易（小額零星采購除外）。（二）供應(yīng)商對賬財務(wù)部每月與供應(yīng)商核對賬目，保證采購金額、付款記錄與發(fā)票一致，定期清理往來款項。對長期合作供應(yīng)商，按合同約定付款周期及時結(jié)算，維護(hù)良好合作關(guān)系。七、責(zé)任與監(jiān)督（一）部門職責(zé)各部門：負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的合理性審核，控制領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)；行政部：負(fù)責(zé)采購計劃編制、供應(yīng)商管理、入庫驗收、庫存管理及流程監(jiān)督；財務(wù)部：負(fù)責(zé)預(yù)算審核、報銷單據(jù)審核、費(fèi)用結(jié)算及財務(wù)監(jiān)督；倉庫管理員：負(fù)責(zé)物品入庫、保管、發(fā)放及庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。（二）監(jiān)督機(jī)制行政部每季度對各部門領(lǐng)用情況進(jìn)行分析，對異常領(lǐng)用（如數(shù)量激增、非工作相關(guān)需求）進(jìn)行核查；公司審計部門定期對采購流程、費(fèi)用支出進(jìn)行抽查，對違規(guī)行為按公司規(guī)定處理；鼓勵員工對采購管理中的不規(guī)范行為進(jìn)行反饋，經(jīng)查實(shí)后給予適當(dāng)獎勵。八、常用表格模板模板一：辦公用品月度需求申請表部門：申請人：日期：年月日序號物品名稱規(guī)格型號—————-———-12部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：模板二：辦公用品臨時需求申請表部門：申請人：日期：年月日物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量—————–—————–—————用途說明（緊急原因及必要性）部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批意見：模板三：合格供應(yīng)商名錄序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營范圍主營產(chǎn)品合作年限評估等級（優(yōu)/良/中）更新日期12模板四：詢價比價記錄表采購物品名稱：規(guī)格型號：需求數(shù)量：序號供應(yīng)商名稱報價（元）——————————123采購建議：審批意見：模板五：辦公用品入庫驗收單供應(yīng)商名稱：采購單號：入庫日期：年月日序號物品名稱規(guī)格型號—————-———-12采購人員：倉庫管理員：模板六：庫存物品臺賬序號物品名稱規(guī)格型號入庫日期入庫數(shù)量領(lǐng)用數(shù)量結(jié)存數(shù)量存放位置備注12模板七：月度庫存盤點(diǎn)表部門：盤點(diǎn)日期：年月日盤點(diǎn)人：序號物品名稱規(guī)格型號—————-———-12部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批意見：模板八：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門：領(lǐng)用人：日期：年月