2026年紙業(yè)公司股東大會運作規(guī)范管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司股東大會的組織與運作，保障股東依法行使知情權、參與權、表決權和監(jiān)督權等合法權益，完善公司法人治理結構，維護公司及股東的整體利益，根據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國證券法》（若公司涉及證券相關業(yè)務）及公司章程等相關規(guī)定，結合本紙業(yè)公司生產(chǎn)經(jīng)營與股權結構實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司股東大會的籌備組織、會議召開、議案審議、表決投票、決議執(zhí)行及會后歸檔等全流程工作，公司董事會、監(jiān)事會、高級管理人員、各部門及全體股東均須遵照執(zhí)行。第三條股東大會性質與職權股東大會是公司的最高權力機構，依法行使下列職權：決定公司的經(jīng)營方針和投資計劃；選舉和更換非由職工代表擔任的董事、監(jiān)事，決定有關董事、監(jiān)事的報酬事項；審議批準董事會的報告；審議批準監(jiān)事會的報告；審議批準公司的年度財務預算方案、決算方案；審議批準公司的利潤分配方案和彌補虧損方案；對公司增加或者減少注冊資本作出決議；對發(fā)行公司債券作出決議；對公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議；修改公司章程；對公司聘用、解聘會計師事務所作出決議；審議批準公司章程規(guī)定的其他需由股東大會決定的重大事項。第四條基本原則合法性原則：股東大會的召集、召開、議事及表決等程序，須嚴格遵守國家法律法規(guī)、公司章程及本制度規(guī)定；公平性原則：保障全體股東平等享有參會、提案、表決等權利，不得歧視或限制任何股東行使合法權利；公開性原則：及時、準確地向股東披露股東大會相關信息（如會議通知、議案材料等），確保股東充分了解會議內容；效率性原則：合理安排會議流程，提高議事效率，確保股東大會高效、有序召開；合規(guī)性原則：會議決議內容須符合國家法律法規(guī)及公司章程要求，不得損害公司、股東及債權人的合法權益。第二章股東大會的類型與召開頻率第五條股東大會類型公司股東大會分為年度股東大會和臨時股東大會：年度股東大會：每年召開一次，主要審議公司上一會計年度的經(jīng)營成果、財務狀況、利潤分配及下一年度經(jīng)營計劃等重大事項；臨時股東大會：當出現(xiàn)公司章程規(guī)定的特定情形時，臨時召集召開，用于審議突發(fā)或緊急的重大事項。第六條召開頻率與時間要求年度股東大會：應在每一會計年度結束后的6個月內召開，具體召開時間由董事會根據(jù)公司年度財務審計進度及經(jīng)營安排確定；臨時股東大會：出現(xiàn)下列情形之一的，董事會應在2個月內召集召開臨時股東大會：（1）董事人數(shù)不足《公司法》規(guī)定人數(shù)或公司章程所定人數(shù)的三分之二時；（2）公司未彌補的虧損達實收股本總額三分之一時；（3）單獨或者合計持有公司10%以上股份的股東書面請求時；（4）董事會認為必要時；（5）監(jiān)事會提議召開時；（6）公司章程規(guī)定的其他情形。第三章股東大會的召集與通知第七條召集主體與職責股東大會由董事會負責召集，董事長主持；董事長不能履行職務或不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或不履行職務的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持；董事會未按規(guī)定召集股東大會的，監(jiān)事會應及時召集并主持；監(jiān)事會未召集的，連續(xù)90日以上單獨或者合計持有公司10%以上股份的股東可以自行召集和主持。召集主體負責統(tǒng)籌股東大會籌備工作，包括確定會議時間、地點、議題，準備會議材料，通知股東，組織會議召開及會后事項跟進等。第八條會議通知內容股東大會通知應包含以下核心信息，確保股東清晰了解會議相關安排：會議召開的時間（包括現(xiàn)場會議時間和網(wǎng)絡投票時間，若提供網(wǎng)絡投票）、地點（現(xiàn)場會議地點）；會議召集人名稱；會議召開方式（現(xiàn)場會議、網(wǎng)絡投票或兩者結合）；會議審議的議案名稱及簡要內容（復雜議案應附詳細說明材料）；股東出席會議的登記方法（包括登記時間、登記地點、登記所需材料及聯(lián)系方式）；股東委托代理人出席會議的相關要求（包括授權委托書格式、提交時間及方式）；其他需要通知的事項（如網(wǎng)絡投票操作指南、會議聯(lián)系人及聯(lián)系方式等）。第九條會議通知時限與方式通知時限：（1）年度股東大會：會議通知應在會議召開20日前送達全體股東；（2）臨時股東大會：會議通知應在會議召開15日前送達全體股東；（3）若公司股東人數(shù)較多且股權較為分散，可通過公告方式送達通知，公告時間應符合上述時限要求。通知方式：（1）對于登記在冊的股東，可通過郵寄（掛號信或快遞）、電子郵件、公司官網(wǎng)公告等方式送達通知；（2）對于公眾股東（若公司為上市公司），還應通過證券交易所指定信息披露平臺發(fā)布公告，確保信息公開透明；（3）通知送達后，召集主體應做好記錄，留存送達憑證（如郵寄回執(zhí)、電子郵件發(fā)送記錄等）。第四章股東大會的籌備工作第十條議案準備議案提出：（1）董事會、監(jiān)事會可根據(jù)職責權限提出股東大會審議議案；（2）單獨或者合計持有公司3%以上股份的股東，可在股東大會召開10日前提出臨時提案，提案內容應屬于股東大會職權范圍，且符合法律法規(guī)及公司章程規(guī)定；（3）召集主體對收到的提案進行審查，符合要求的應列入會議議程，不符合要求的應在收到提案后2日內書面告知提案人并說明理由。議案材料編制：（1）針對每個議案，編制詳細的議案材料，包括議案正文、背景說明、相關依據(jù)（如法律法規(guī)條款、公司章程規(guī)定等）及具體實施方案（若涉及）；（2）議案材料應語言簡潔、邏輯清晰，確保股東能夠準確理解議案內容及表決意義；（3）復雜議案（如重大資產(chǎn)重組、關聯(lián)交易等）應附獨立財務顧問報告、法律意見書等專業(yè)文件，為股東決策提供參考。第十一條參會登記與人員安排參會登記：（1）股東應在通知規(guī)定的登記時間內辦理參會登記，個人股東需提供本人身份證、持股證明；法人股東需提供營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、持股證明及授權委托書（若委托他人辦理）；（2）登記人員對股東提交的材料進行審核，確認股東資格及參會權限，做好登記記錄，向符合條件的股東發(fā)放參會憑證；（3）登記結束后，統(tǒng)計參會股東人數(shù)及持股數(shù)量，形成參會股東名冊，作為會議召開及表決的依據(jù)。人員安排：（1）確定會議主持人、記錄人、監(jiān)票人及計票人，監(jiān)票人應由股東代表、監(jiān)事代表組成（不得由公司董事、高級管理人員擔任），計票人可由公司工作人員擔任；（2）安排會議接待人員，負責引導股東入場、發(fā)放會議材料、解答股東疑問等；（3）若提供網(wǎng)絡投票，安排技術支持人員，確保網(wǎng)絡投票系統(tǒng)穩(wěn)定運行，及時處理投票過程中的技術問題。第十二條會議場地與設備準備會議場地：選擇面積適宜、交通便利、設施齊全的場地作為現(xiàn)場會議地點，確保能夠容納預計參會股東及工作人員，場地內設置清晰的指示標識（如簽到區(qū)、會場入口、投票區(qū)等）；設備準備：（1）配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、投票箱（用于現(xiàn)場投票）、電腦及網(wǎng)絡設備（用于網(wǎng)絡投票技術支持）等；（2）對會議設備進行提前調試，確保設備正常運行；（3）準備充足的會議材料（如議案匯編、參會指南、授權委托書模板等），按參會人數(shù)分發(fā)。第五章股東大會的召開與議事流程第十三條會議簽到與入場參會股東及代理人在會議開始前30分鐘到達現(xiàn)場，憑參會憑證及有效身份證明（個人股東憑身份證，代理人憑授權委托書及身份證）辦理簽到手續(xù)；簽到人員核對股東身份及持股信息，確認無誤后，向其發(fā)放會議材料及表決票（若為現(xiàn)場投票），引導其進入會場就座；會議開始后，不再接受遲到股東的簽到入場（特殊情況經(jīng)主持人同意的除外）。第十四條會議召開與議程執(zhí)行會議開場：主持人宣布會議開始，介紹會議召集人、會議議程、參會股東人數(shù)及持股總數(shù)（占公司總股本的比例）、監(jiān)票人及計票人名單，說明會議召開的合法性及有效性；議案審議：（1）按會議議程順序，逐一審議議案，由議案提出方（如董事會代表、監(jiān)事會代表或股東提案人）對議案內容進行說明，解讀議案背景、目的及主要條款；（2）股東就議案內容提問，議案提出方應逐一解答，確保股東充分了解議案細節(jié)；（3）股東可就議案發(fā)表意見，支持或反對議案的股東均可發(fā)言，發(fā)言應圍繞議案主題，簡潔明了，主持人可根據(jù)會議進度控制發(fā)言時間及次數(shù)；議案表決：（1）每個議案審議完畢后，主持人宣布開始表決，股東通過現(xiàn)場投票或網(wǎng)絡投票方式行使表決權（兩者結合的，以股東選擇的方式為準）；（2）現(xiàn)場投票時，股東填寫表決票（同意、反對、棄權），投入投票箱，監(jiān)票人監(jiān)督投票過程，確保投票公正；（3）網(wǎng)絡投票的，股東按通知中的操作指南完成投票，技術支持人員實時監(jiān)控投票系統(tǒng)，防止投票數(shù)據(jù)異常；（4）表決結束后，監(jiān)票人、計票人共同負責統(tǒng)計表決結果，現(xiàn)場投票的，當場開箱統(tǒng)計；網(wǎng)絡投票的，在投票結束后及時導出投票數(shù)據(jù)，合并計算總表決結果；結果宣布：監(jiān)票人向大會報告表決結果，主持人當場宣布每個議案的表決結果（同意票數(shù)、反對票數(shù)、棄權票數(shù)及占參會股東所持股份總數(shù)的比例），說明議案是否通過（根據(jù)公司章程規(guī)定的表決比例，如普通議案需經(jīng)出席會議的股東所持表決權過半數(shù)通過，特別議案需經(jīng)出席會議的股東所持表決權三分之二以上通過等）；會議總結：主持人對會議進行總結，明確通過議案的執(zhí)行要求及后續(xù)工作安排，宣布會議議程全部完成。第十五條會議記錄與決議編制會議記錄：記錄人全程記錄會議過程，包括會議時間、地點、主持人、參會人員、審議議案、股東發(fā)言要點、表決結果等內容，會議記錄應客觀、準確、完整；決議編制：根據(jù)會議表決結果，編制股東大會決議，明確通過的議案名稱、決議內容、執(zhí)行主體及執(zhí)行期限等，決議內容應與會議審議及表決情況一致；簽字確認：會議記錄及決議經(jīng)主持人、監(jiān)票人簽字確認后，作為公司重要檔案留存。第六章股東大會決議的執(zhí)行與監(jiān)督第十六條決議通知與披露股東大會結束后，公司應在2個工作日內將會議決議內容通知全體股東（可通過郵寄、電子郵件、官網(wǎng)公告等方式）；若公司為上市公司，還應在會議結束后及時通過證券交易所指定平臺披露決議公告，公告內容包括會議召開情況、議案表決結果、決議主要內容等，確保信息公開透明。第十七條決議執(zhí)行明確執(zhí)行主體：根據(jù)決議內容，確定具體的執(zhí)行部門或責任人（如董事會負責執(zhí)行經(jīng)營計劃類決議，財務部負責執(zhí)行利潤分配類決議等）；制定執(zhí)行方案：執(zhí)行主體應在決議生效后10日內制定詳細的執(zhí)行方案，明確執(zhí)行步驟、時間節(jié)點、資源需求及預期目標；執(zhí)行跟蹤：董事會負責跟蹤決議執(zhí)行進度，定期檢查執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決執(zhí)行過程中遇到的問題；執(zhí)行主體應每季度向董事會報告一次執(zhí)行進展，直至決議全部執(zhí)行完畢。第十八條執(zhí)行監(jiān)督監(jiān)事會對股東大會決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，檢查執(zhí)行主體是否按規(guī)定時間、要求執(zhí)行決議，是否存在拖延、敷衍或擅自變更決議內容的行為；股東有權查閱決議執(zhí)行相關資料，了解執(zhí)行進度，對執(zhí)行不力的情況可向董事會或監(jiān)事會提出質詢，相關部門應在5個工作日內予以答復；若執(zhí)行主體未按要求執(zhí)行決議，導致公司或股東利益受損的，監(jiān)事會可督促其限期整改，情節(jié)嚴重的，可追究相關責任人的責任。第七章會后歸檔與資料管理第十九條資料收集與整理股東大會結束后，召集主體應及時收集整理以下會議資料：會議通知及送達憑證；參會股東登記名冊及簽到記錄；會議議案材料及相關附件（如專業(yè)機構報告、法律意見書等）；會議記錄及股東大會決議（經(jīng)簽字確認的原件）；表決票（現(xiàn)場投票）、網(wǎng)絡投票數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告；股東授權委托書；會議照片、視頻等影像資料；其他與會議相關的資料（如會議紀要、股東提問及答復記錄等）。第二十條資料歸檔與保管將整理后的會議資料按檔案管理要求進行分類、編號，編制檔案目錄；建立紙質檔案和電子檔案兩套存檔體系，紙質檔案存入公司檔案庫，電子檔案備份存儲（至少兩份，分別存于不同存儲設備）；檔案保管期限為永久，保管期間應采取防潮、防火、防盜、防損壞等措施，確保檔案安全完整；股東或相關部門因工作需要查閱會議檔案的，應按公司檔案管理制度辦理查閱手續(xù)，查閱時不得損壞、涂改檔案資料，不得泄露檔案中的涉密信息。第八章責任追究第二十一條召集主體責任召集主體未按規(guī)定召集、召開股東大會，或未及時、準確披露會議信息，導致股東權益受損的，由公司追究召集主體相關責任人的責任，情節(jié)嚴重的，可免去其相關職務；給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應承擔賠償責任；召集主體在會議籌備或召開過程中弄虛作假、隱瞞重要信息，或操縱會議表決結果的，依法追究相關責任人的法律責任。第二十二條執(zhí)行主體責任執(zhí)行主體未按股東大會決議要求執(zhí)行，或擅自變更決議內容，導致決議無法落實或公司利益受損的，由董事會責令其限期整改，扣減相關責任人的績效考核分數(shù)；情節(jié)嚴重的，免去其職務，給公司造成損失的，承擔賠償責任；執(zhí)行主體未按規(guī)定向董事會報告決議執(zhí)行情況，或隱瞞執(zhí)行過程中的問題，導致風險擴大的，對相關責任人進行通報批評，必要時追究其管理責任。第二十三條參會人員責任股東在股東大會上發(fā)表不當言論、擾亂會議秩序，或偽造股東身份、授權委托書參與會議及表決的，主持人有權制止其行為，情節(jié)嚴重的，可責令其退出會場；給公司造成損失的，應承擔賠償責任；監(jiān)票