行政機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)施細(xì)則---行政機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等國家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本細(xì)則。第二條適用范圍本細(xì)則適用于本機(jī)關(guān)及所屬各單位（以下統(tǒng)稱“各部門”）的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、移交和數(shù)字化等管理工作。第三條定義本細(xì)則所稱檔案，是指本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第四條管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、科學(xué)規(guī)范、安全保密、便于利用的原則。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)對本機(jī)關(guān)檔案工作負(fù)總責(zé)，定期研究檔案工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題，保障檔案工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備。第六條檔案管理部門機(jī)關(guān)辦公室（或指定專門部門，下同）是本機(jī)關(guān)檔案工作的職能管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)及所屬單位的檔案工作。其主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策；（二）制定和完善本機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施；（三）負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各類檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和移交工作；（四）指導(dǎo)和督促各部門做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；（五）組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)；（六）負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)和管理工作；（七）保守黨和國家秘密，維護(hù)檔案的完整與安全。第七條部門兼職檔案員各部門應(yīng)指定一名政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)的人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、初步整理、定期向檔案管理部門移交，并協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)工作。第三章檔案的收集與整理第八條歸檔范圍各部門在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料（永久保管）；（二）反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料（定期保管，一般為三十年或十年）。具體歸檔范圍和保管期限按照本機(jī)關(guān)《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。第九條收集要求各部門兼職檔案員應(yīng)按照歸檔范圍，及時(shí)、完整地收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。收集工作應(yīng)貫穿于工作的全過程，確保不遺漏、不丟失。第十條歸檔時(shí)間（一）文書檔案：一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的整理歸檔工作。（二）專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等）：應(yīng)按照相應(yīng)專業(yè)檔案管理規(guī)定的時(shí)限進(jìn)行整理歸檔。（三）重大活動(dòng)、重要會(huì)議形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或會(huì)議閉幕後及時(shí)整理歸檔。第十一條整理規(guī)范歸檔文件材料的整理應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》及相關(guān)專業(yè)檔案整理規(guī)范，做到：（一）分類準(zhǔn)確：按照年度、組織機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限進(jìn)行分類。（二）排列有序：同一事由內(nèi)的文件材料，按照形成時(shí)間順序或重要程度排列。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。（三）編號規(guī)范：對整理好的歸檔文件材料逐件編號，并填寫歸檔文件目錄。（四）裝訂整齊：歸檔文件材料應(yīng)按照規(guī)定的要求進(jìn)行裝訂，做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀。（五）裝盒：將整理好的文件材料裝入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，并填寫盒內(nèi)文件目錄、備考表和盒脊。第十二條保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為三十年、十年。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。第四章檔案的保管與保護(hù)第十三條庫房要求檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁等“九防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。第十四條檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具。不同載體的檔案應(yīng)分別存放和保管。第十五條庫房管理（一）建立嚴(yán)格的庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（二）檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)履行登記手續(xù)。（三）庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。（四）定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，保持適宜的溫濕度。（五）定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。第十六條檔案修復(fù)與復(fù)制對破損、褪色、霉變的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。修復(fù)和復(fù)制應(yīng)遵循“整舊如舊”和“忠于原文”的原則，確保檔案的真實(shí)性和完整性。第十七條保密管理嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。涉密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止泄密事件發(fā)生。第五章檔案的利用與服務(wù)第十八條利用范圍與權(quán)限（一）本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)機(jī)關(guān)辦公室（或檔案管理部門負(fù)責(zé)人）批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱涉密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）律師、司法機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱相關(guān)檔案，須持有效證件和單位介紹信，經(jīng)批準(zhǔn)后查閱。第十九條利用手續(xù)查閱檔案須填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間、查閱人等信息。檔案管理人員應(yīng)對查閱人的身份和查閱事由進(jìn)行核實(shí)。第二十條利用要求（一）查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。（二）未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄、抄錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。（三）查閱涉密檔案，必須在指定的涉密閱檔室進(jìn)行，不得帶出閱檔室。（四）查閱檔案一般不得帶出閱檔室。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，限期歸還。檔案借出期間，借閱單位和個(gè)人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。第二十一條檔案證明因工作需要出具檔案證明的，由檔案管理部門根據(jù)檔案原件內(nèi)容如實(shí)開具，并加蓋檔案證明專用章。第二十二條利用效果反饋鼓勵(lì)利用者反饋檔案利用效果，檔案管理部門應(yīng)做好檔案利用效果的收集與分析工作，不斷提升檔案服務(wù)水平。第六章檔案的數(shù)字化與信息化第二十三條基本原則檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的原則，確保數(shù)字檔案的長期保存和有效利用。第二十四條數(shù)字化流程檔案數(shù)字化包括檔案整理、掃描、圖像處理、著錄、索引建庫、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二十五條數(shù)字檔案管理（一）建立健全數(shù)字檔案管理制度，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（二）數(shù)字檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式存儲(chǔ)，并進(jìn)行異質(zhì)、異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的著錄、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。（四）加強(qiáng)數(shù)字檔案的安全保密管理，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等安全保密措施。第七章檔案的鑒定與銷毀第二十六條鑒定組織機(jī)關(guān)成立檔案鑒定工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。第二十七條鑒定程序（一）檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門對已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查。（二）對仍有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（三）鑒定結(jié)果報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二十八條銷毀規(guī)定（一）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列明銷毀檔案的文號、題名、形成時(shí)間、數(shù)量、保管期限等。（二）銷毀檔案時(shí)，必須由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀前對《檔案銷毀清冊》與實(shí)物進(jìn)行核對，銷毀后在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期和地點(diǎn)。（三）嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。涉密檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。第八章監(jiān)督與責(zé)任第二十九條監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并督促落實(shí)。第三十條獎(jiǎng)懲措施對在檔案工作中做出顯著成績的單位和個(gè)人，機(jī)關(guān)應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對違反本細(xì)則規(guī)定，造成檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀檔案的，視情節(jié)輕