企業(yè)行政文件歸檔與保管手冊(cè)前言為規(guī)范企業(yè)行政文件的管理流程，保證文件的完整性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)明確了行政文件從形成到歸檔、保管、借閱及銷毀的全流程管理要求，適用于公司各部門及全體員工的行政文件處理工作，旨在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的文件管理體系，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策提供可靠依據(jù)。一、適用范圍本手冊(cè)適用于公司各類行政文件的歸檔與保管管理，涵蓋但不限于以下文件類型：公司內(nèi)部發(fā)文：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等；外來文件：部門公文、行業(yè)協(xié)會(huì)函件、合作單位往來函件、客戶投訴及反饋等；行政管理類文件：規(guī)章制度、崗位職責(zé)、流程文件、印章管理記錄、安全檢查記錄等；其他需長(zhǎng)期保存的行政類文件：如企業(yè)資質(zhì)證書、固定資產(chǎn)檔案、后勤管理檔案等。二、行政文件分類與歸檔范圍（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件性質(zhì)、來源及保存價(jià)值，行政文件分為以下大類（一級(jí)分類），并可根據(jù)需要設(shè)置二級(jí)分類：一級(jí)分類二級(jí)分類示例（供參考）公司內(nèi)部發(fā)文綜合管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等外來文件來文、合作單位來文、客戶來文、行業(yè)協(xié)會(huì)來文等會(huì)議管理類董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要、部門例會(huì)紀(jì)要等規(guī)章制度類管理辦法、實(shí)施細(xì)則、操作規(guī)范、崗位職責(zé)等行政管理類印章使用記錄、檔案管理記錄、安全保衛(wèi)記錄、后勤服務(wù)記錄等（二）歸檔范圍與保管期限根據(jù)文件重要性及使用頻率，明確歸檔范圍及保管期限文件類型保管期限說明公司章程、股東會(huì)決議永久涉及企業(yè)根本制度，需長(zhǎng)期保存年度工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期（10年）反映企業(yè)年度運(yùn)營(yíng)情況，用于歷史追溯重要會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期（10年）記錄重大決策及執(zhí)行過程部門批復(fù)文件長(zhǎng)期（10年）涉及企業(yè)資質(zhì)、政策合規(guī)性文件一般通知、函件短期（3-5年）事務(wù)性文件，保存期滿后無特殊價(jià)值可銷毀行政管理臺(tái)賬短期（3-5年）如印章使用登記、訪客記錄等三、行政文件歸檔操作流程（一）文件收集責(zé)任主體：各部門文件形成人為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的形成、初步整理及收集；行政部檔案管理員*負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門文件收集工作。收集時(shí)間：月度文件：每月最后1個(gè)工作日前，各部門完成本月文件收集并提交至行政部；年度文件：每年12月25日前，各部門完成年度重要文件（如年度總結(jié)、計(jì)劃）匯總提交；專項(xiàng)文件：重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成相關(guān)文件整理提交。收集要求：文件需為最終定稿版本（加蓋公章或簽字確認(rèn)），內(nèi)容完整、字跡清晰（電子文件需為PDF或Word格式，避免使用易損壞的格式）。（二）文件整理排序與組卷：按文件形成時(shí)間順序排列（同一文件按“正件-附件-審批單”順序排列）；按分類標(biāo)準(zhǔn)將文件組卷（如“2024年1月綜合管理類通知”），避免跨類別混裝。編頁與裝訂：實(shí)體文件：使用鉛筆在每頁右上角編寫頁碼（單頁文件不編號(hào)），采用不銹鋼夾或線裝方式裝訂，避免使用金屬釘（防止銹蝕）；電子文件：按“分類號(hào)-年份-流水號(hào)”規(guī)則命名（如“ZD-2024-001”），存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器文件夾，定期備份。填寫文件清單：每卷文件需附《行政文件歸檔清單》（詳見模板1），詳細(xì)列明文件名稱、文號(hào)、頁數(shù)、形成日期、保管期限等信息。（三）文件鑒定鑒定主體：由行政部經(jīng)理、檔案管理員及各部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，每半年對(duì)已歸檔文件進(jìn)行一次價(jià)值鑒定。鑒定內(nèi)容：檢查文件是否完整、有無缺失；核對(duì)分類及保管期限是否準(zhǔn)確；對(duì)價(jià)值存疑文件（如過期通知、重復(fù)文件）提出處理建議（保留或銷毀）。（四）文件歸檔移交登記：各部門向行政部移交文件時(shí)，需填寫《文件移交清單》（詳見模板2），一式兩份，移交部門與行政部各執(zhí)一份；行政部檔案管理員*核對(duì)文件數(shù)量、質(zhì)量及清單信息，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。入庫(kù)存放：實(shí)體文件：按分類編號(hào)順序存放于檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽（如“ZD-2024-001綜合管理類通知”），檔案柜需編號(hào)管理；電子文件：存儲(chǔ)于公司檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱），定期（每月）進(jìn)行增量備份，每季度進(jìn)行全量備份。（五）歸檔時(shí)間要求月度文件：次月5日前完成歸檔；年度文件：次年1月15日前完成歸檔；專項(xiàng)文件：項(xiàng)目結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。四、行政文件保管要求（一）實(shí)體文件保管存放環(huán)境：檔案室需保持干燥（相對(duì)濕度40%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃），避免陽光直射；配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備（如滅火器、防盜門窗、溫濕度計(jì)、樟腦丸等），定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況；檔案柜與墻面、地面保持距離（不少于30cm），保證空氣流通。保管措施：每季度對(duì)實(shí)體文件進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查有無蟲蛀、霉變、損壞等情況；對(duì)損壞文件及時(shí)修復(fù)（如裱糊、復(fù)印備份），無法修復(fù)的需經(jīng)行政部經(jīng)理*審批后登記作廢；檔案室鑰匙由檔案管理員*專人保管，非經(jīng)允許不得進(jìn)入。（二）電子文件保管備份管理：電子文件需存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器，禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦或移動(dòng)設(shè)備（如U盤、個(gè)人硬盤）；備份數(shù)據(jù)需異地存放（如總部與分公司服務(wù)器互備），防止因火災(zāi)、斷電等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。安全管理：設(shè)置訪問密碼及權(quán)限分級(jí)（如普通員工可查閱，修改需管理員授權(quán)）；定期（每半年）進(jìn)行病毒查殺，保證電子文件無感染風(fēng)險(xiǎn)；禁止私自拷貝、傳輸涉密電子文件，違者將按公司規(guī)定處理。五、行政文件借閱與銷毀（一）文件借閱借閱范圍：僅限因工作需要查閱本部門或相關(guān)部門文件的員工，涉密文件（如未公開的董事會(huì)決議、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)總經(jīng)理*審批。借閱流程：借閱人填寫《行政文件借閱申請(qǐng)表》（詳見模板3），注明借閱文件名稱、用途、借閱期限（最長(zhǎng)不超過5個(gè)工作日）；部門主管審批（跨部門借閱需經(jīng)文件形成部門主管審批）；檔案管理員*核對(duì)文件無誤后，辦理借閱登記（借閱人簽字、借閱日期）；借閱人需在規(guī)定期限內(nèi)歸還，歸還時(shí)檔案管理員*檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。注意事項(xiàng)：借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的需由檔案管理員*操作）；涉密文件不得帶離檔案室，需在檔案室內(nèi)查閱；借閱期滿未歸還的，檔案管理員*需及時(shí)催收，逾期超過3日的，暫停該員工借閱權(quán)限。（二）文件銷毀銷毀范圍：保管期限已滿且無保存價(jià)值的文件（如短期保存的過期通知、臨時(shí)性函件）；鑒定小組確認(rèn)無保存價(jià)值的重復(fù)文件或錯(cuò)誤文件。銷毀流程：檔案管理員*每年度對(duì)到期文件進(jìn)行梳理，編制《文件銷毀清單》（詳見模板4），注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因；行政部經(jīng)理、法務(wù)專員（如有）、總經(jīng)理*審批銷毀清單；由行政部檔案管理員、行政部經(jīng)理共同監(jiān)銷，保證文件銷毀徹底（實(shí)體文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除并格式化存儲(chǔ)介質(zhì)）；銷毀完成后，監(jiān)銷人需在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單保存期限不少于2年。六、附則本手冊(cè)由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理*審批后發(fā)布生效；各部門需指定專人負(fù)責(zé)本部門文件管理工作，配合行政部開展文件歸檔、保管及借閱工作；本手冊(cè)自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本手冊(cè)不一致的，以本手冊(cè)為準(zhǔn)。模板1：行政文件歸檔清單序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)形成部門形成日期頁數(shù)分類號(hào)保管期限備注（如附件數(shù)）1關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知行字〔2024〕001號(hào)綜合管理部2024-01-152ZD-2024-001短期（3年）無附件22023年度行政工作總結(jié)行字〔2024〕002號(hào)綜合管理部2024-01-208ZD-2024-002長(zhǎng)期（10年）附2023年行政數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表………移交部門：_______________移交人：_______________移交日期：_______________接收部門：行政部接收人：_______________接收日期：_______________模板2：文件移交清單序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)數(shù)量（頁/份）形成日期保管期限備注12024年1月部門例會(huì)紀(jì)要例字〔2024〕001-0033份/每份5頁2024-01-10短期（3年）人事部、財(cái)務(wù)部各1份2部門關(guān)于資質(zhì)延續(xù)的批復(fù)函〔2024〕005號(hào)1份/3頁2024-01-12長(zhǎng)期（10年）無附件…移交部門：_______________移交人：_______________聯(lián)系方式：_______________接收部門：行政部接收人：_______________接收日期：_______________模板3：行政文件借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人部門借閱日期歸還日期借閱原因（勾選）□查閱□復(fù)印□其他文件名稱文號(hào)/編號(hào)分類號(hào)借閱數(shù)量（頁/份）用途說明2023年度工作總結(jié)行字〔2023〕010號(hào)ZD-2023-0101份/8頁項(xiàng)目復(fù)盤參考……………部門主管審批：_______________簽字：_______________日期：_______________檔案管理員審批：_______________簽字：_______________日期：_______________備注：歸還時(shí)文件無損壞、無缺頁，簽字確認(rèn)：_______________日期：_______________模板4：文件銷毀清單序號(hào)文件名稱文號(hào)/編號(hào)分類號(hào)數(shù)量（頁/份）保管期限銷毀原因鑒定人12021年春節(jié)放假通知行字〔2021〕002號(hào)ZD-2021-0021份/2頁短期（3年）保管期限已滿*2臨時(shí)會(huì)議安排函行字〔2022〕005號(hào)ZD-2022-0052份/每份1頁短期（3年）重復(fù)文件，無保存價(jià)值*……部門主管意見：_______________簽字：_______________日期：_______________行政部經(jīng)理意見：_______________簽字：_______________日期：_______________總經(jīng)理審批：_______________簽字：_______________日期：_______________監(jiān)銷人：______________________________銷毀方式：□碎紙機(jī)銷毀□電子文件徹底刪除□其他：_______________銷毀日期：_______________關(guān)鍵注意事項(xiàng)文件完整性