企業(yè)行政公文寫作規(guī)范工具箱一、適用范圍本工具箱適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的標準化撰寫，涵蓋日常事務(wù)通知、工作請示與批復(fù)、部門間函件、會議紀要、工作報告、規(guī)章制度等常見場景。具體包括：事務(wù)通知類：如放假安排、培訓(xùn)組織、辦公場所調(diào)整等需全員或相關(guān)部門知曉的事項；請示報告類：如項目經(jīng)費申請、人事任免建議、重要工作進展匯報等需向上級或決策機構(gòu)審批、匯報的內(nèi)容；溝通協(xié)調(diào)類：如跨部門協(xié)作請求、外部單位往來函件等需明確雙方權(quán)責(zé)與行動事項的文書；記錄存檔類：如各類會議（例會、專題會、董事會）的討論要點、決議事項等需形成書面記錄的內(nèi)容；規(guī)范管理類：如企業(yè)內(nèi)部管理制度、流程細則等需統(tǒng)一標準、明確執(zhí)行要求的規(guī)范性文件。二、標準化操作流程（一）明確發(fā)文目的與受眾定位核心目標：清晰界定公文需解決的核心問題（如“通知端午放假安排”“請示購買辦公設(shè)備經(jīng)費”），避免內(nèi)容發(fā)散；確定受眾范圍：根據(jù)公文性質(zhì)明確主送機關(guān)（如“各部門”“全體員工”“副總經(jīng)理”），保證信息傳遞精準；梳理核心信息：列出公文必須包含的關(guān)鍵要素（如時間、地點、人物、事件、要求、依據(jù)等），避免遺漏重要內(nèi)容。（二）選擇公文類型根據(jù)溝通方向與內(nèi)容性質(zhì)，匹配對應(yīng)公文類型，保證格式與規(guī)范符合要求：溝通方向適用場景常用類型上行文向上級請示、匯報工作請示、報告下行文向下級傳達指令、通知事項通知、決定、通報平行文與同級或無隸屬單位溝通協(xié)調(diào)函、會議紀要規(guī)范性文件企業(yè)內(nèi)部制度、流程固化制度、規(guī)定、辦法（三）收集與整理信息收集依據(jù)材料：如相關(guān)政策文件（“根據(jù)《公司辦公設(shè)備管理辦法》”）、數(shù)據(jù)支撐（“2023年Q3部門辦公耗材支出同比增加15%”）、背景說明（“因現(xiàn)有打印機老化，影響日常打印效率”）；核實信息準確性：對時間、數(shù)據(jù)、部門名稱、人名（如“經(jīng)理”“部門”）等關(guān)鍵信息進行交叉核對，避免錯誤；梳理邏輯結(jié)構(gòu)：按“背景/目的—事項/內(nèi)容—要求/請求”的邏輯框架整理信息，保證條理清晰。（四）起草公文需遵循“一事一議、邏輯嚴謹、語言簡練”原則，結(jié)構(gòu)可參考以下模板：開頭：簡明說明發(fā)文背景、目的或依據(jù)（例：“為規(guī)范公司差旅費管理，降低行政成本，根據(jù)《公司財務(wù)管理制度》（發(fā)〔2023〕5號）規(guī)定，現(xiàn)將有關(guān)事項通知”）；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號分層，每條內(nèi)容聚焦一個核心事項（例：“一、出差審批流程（一）員工出差需提前3個工作日通過OA系統(tǒng)提交《出差申請表》，注明出差事由、時間、地點、預(yù)算等……”）；結(jié)尾：根據(jù)公文類型提出明確要求或請求（例：“請各部門于年月日前完成制度學(xué)習(xí)，并將執(zhí)行情況報行政部?！?；“妥否，請批示。”）。（五）內(nèi)部審核與修改部門初審：由起草部門負責(zé)人審核內(nèi)容準確性、部門職責(zé)匹配度（如涉及其他部門，需提前溝通會簽）；合規(guī)性審核：行政部或法務(wù)部審核公文格式規(guī)范性、制度依據(jù)有效性、涉密內(nèi)容合規(guī)性；領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公文重要性提交對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如一般事務(wù)通知由行政總監(jiān)審批，重大事項由總經(jīng)理審批）。（六）定稿與印發(fā)格式排版：按企業(yè)公文格式規(guī)范（字體、字號、行距、頁碼等）排版，保證整潔美觀；編號與蓋章：按公文管理規(guī)定賦予唯一編號，加蓋企業(yè)公章或部門章（上行文需加蓋公章，平行文根據(jù)需要蓋章）；分發(fā)與存檔：通過OA系統(tǒng)、紙質(zhì)文件或郵件方式分發(fā)至主送機關(guān)，同時將電子版及紙質(zhì)版歸檔至行政部或檔案室，保存期限按《公司檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。三、常用公文模板（一）企業(yè)事務(wù)性通知模板[公司名稱]關(guān)于[事項]的通知主送機關(guān)：[各相關(guān)部門/全體員工]為[目的]，根據(jù)[依據(jù)]，現(xiàn)將有關(guān)事項通知一、[事項一][具體內(nèi)容，如時間、地點、要求等]。二、[事項二][具體內(nèi)容，如流程、注意事項等]。三、其他事項[補充說明，如聯(lián)系人、聯(lián)系方式等]。特此通知。發(fā)文機關(guān)：[公司行政部]成文日期：年月日（公章）（二）工作請示模板[請示單位]關(guān)于[請示事項]的請示主送機關(guān)：[領(lǐng)導(dǎo)/部門]為[背景/目的]，現(xiàn)就[請示事項]請示一、[事項背景][說明請示事項的起因、現(xiàn)狀及必要性，如“因現(xiàn)有辦公設(shè)備老化，影響工作效率，需采購一批新電腦”]。二、[請示具體內(nèi)容][明確請求批準的事項，如“擬采購臺式電腦20臺，預(yù)算5萬元，資金從行政辦公經(jīng)費中列支”]。三、[擬辦意見][提出建議方案，如“建議由行政部負責(zé)采購，按公司招投標流程執(zhí)行”]。妥否，請批示。發(fā)文機關(guān)：[部門]成文日期：年月日（公章）（三）會議紀要模板[會議名稱]會議紀要會議時間：年月日:-:會議地點：[會議室A/線上會議]參會人員：[、等，或“各部門負責(zé)人”]缺席人員：[趙六（事假）]記錄人：[*某]會議議題：[1.討論項目進展；2.研究制度修訂方案]會議內(nèi)容：一、議題一：項目進展匯報[匯報人：*某]項目當(dāng)前進度：已完成階段，占總進度的60%；存在問題：環(huán)節(jié)因供應(yīng)商延遲交付，可能影響整體工期；下一步計劃：協(xié)調(diào)供應(yīng)商縮短交付周期，預(yù)計月日前完成該階段工作。二、議題二：制度修訂方案討論[匯報人：*某]修訂背景：原制度與現(xiàn)行法規(guī)不符，需調(diào)整條款；修訂要點：（1）增加“電子檔案管理”章節(jié)；（2）簡化審批流程；（3）明確違規(guī)處罰細則；與會意見：各部門同意修訂方案，行政部于月日前形成正式文件報批。會議決議：由行政部牽頭，協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決項目交付延遲問題，每周五進度同步；行政部根據(jù)討論意見修訂制度，月日前完成報批流程。分發(fā)范圍：[參會人員、各相關(guān)部門]記錄人簽字：________審核人簽字：________年月日四、關(guān)鍵注意事項（一）格式規(guī)范居中，二號小標宋簡體，如“關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知”；主送機關(guān)：標題下方頂格書寫，三號仿宋GB2312，后加冒號；三號仿宋GB2312，行距28磅，首行縮進2字符；附件：下空一行左空二字注明“附件：”，后加冒號，附件名稱后不加標點；發(fā)文機關(guān)與日期：右空四字，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年3月15日”。（二）語言要求使用正式書面語，避免口語化表達（如“搞定”“咱們”改為“完成”“我們”）；術(shù)語準確、簡潔，避免歧義（如“盡快”明確為“3個工作日內(nèi)完成”）；邏輯連接詞使用恰當(dāng)（如“首先”“其次”“綜上”），保證段落銜接自然。（三）保密管理涉密公文（如未公開的人事任免、財務(wù)數(shù)據(jù)）需標注密級（“秘密”“機密”），按《公司保密管理規(guī)定》傳遞、存檔；普通公文嚴禁通過QQ等非加密渠道傳輸，優(yōu)先使用OA系統(tǒng)或加密郵箱。（四）存檔要求電子版公文：按“發(fā)文部門-年份-文號”命名（如“行政部-2024-005”），存儲至企業(yè)服務(wù)器指定文件夾；紙質(zhì)版公文：需原件（含領(lǐng)導(dǎo)審批簽字、公章），按時間順序整理歸檔，保存期限不少于3年（制度類文件不少于5年）。（五）常見錯誤規(guī)避避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯，需用具體數(shù)據(jù)或明確表述；核對人名、部門名稱（如“人力資源部”而非“人事部”）、