供應(yīng)鏈采購申請流程表通用管理版一、適用范圍與應(yīng)用場景本流程表適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）的供應(yīng)鏈采購管理場景，旨在規(guī)范采購申請全流程，保證采購需求合規(guī)、高效、透明落地。具體應(yīng)用場景包括：日常運營物料（如辦公耗材、生產(chǎn)輔料）采購、非生產(chǎn)設(shè)備（如辦公設(shè)備、IT設(shè)備）采購、服務(wù)類采購（如咨詢服務(wù)、外包服務(wù)）及臨時性緊急采購需求等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可跨部門協(xié)同需求、財務(wù)、采購等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)采購資源的合理配置與風(fēng)險管控。二、全流程操作步驟詳解1.需求發(fā)起與申請表填寫責(zé)任主體：需求部門申請人（如部門專員）操作內(nèi)容：申請人根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求（如新增設(shè)備、補充庫存、服務(wù)外包等），登錄采購管理系統(tǒng)或填寫《采購申請表》（紙質(zhì)/電子版），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途及期望到貨日期等關(guān)鍵信息。需求描述需具體清晰（例：“采購A4復(fù)印紙，80g白色，500包/箱，需10箱，用于日常辦公打印”），避免模糊表述（如“采購一批辦公用品”）。預(yù)算金額需符合公司財務(wù)制度，如需超出預(yù)算，需在備注欄說明原因并附《預(yù)算調(diào)整申請表》附件。輸出文件：《采購申請表》（含需求部門負(fù)責(zé)人簽字初審）2.需求部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）操作內(nèi)容：部門負(fù)責(zé)人審核采購需求的必要性：是否符合部門年度工作計劃？是否為重復(fù)采購？是否存在可替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）？核對采購數(shù)量與規(guī)格是否合理，避免過度采購或規(guī)格不符導(dǎo)致的浪費。審批通過后，在《采購申請表》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)；若不通過，注明原因并退回申請人修改。時效要求：1個工作日內(nèi)完成初審3.財務(wù)部門預(yù)算合規(guī)性審核責(zé)任主體：財務(wù)部專員（如財務(wù)審核員）操作內(nèi)容：財務(wù)專員核對采購申請的預(yù)算科目是否正確，預(yù)算金額是否在部門可用預(yù)算范圍內(nèi)。審核采購成本的合理性：參考?xì)v史采購價格、市場行情預(yù)估，判斷是否存在虛高報價風(fēng)險。對于預(yù)算外采購，確認(rèn)是否已完成《預(yù)算調(diào)整申請》審批流程。審核通過后，在“財務(wù)審核意見”欄簽字；若預(yù)算不足或成本異常，反饋需求部門調(diào)整采購方案。時效要求：1個工作日內(nèi)完成審核4.采購部門可行性評估與方式確認(rèn)責(zé)任主體：采購部專員（如采購主管）操作內(nèi)容：采購部門評估采購需求的可實現(xiàn)性：確認(rèn)所需物品/服務(wù)是否屬于公司集中采購目錄？是否有合格供應(yīng)商資源？根據(jù)采購金額、物品特性確定采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等），并同步告知申請人。對于緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換的備件），啟動緊急采購流程，在“備注”欄標(biāo)注“緊急”并說明原因。審核通過后，在“采購部門意見”欄簽字確認(rèn)；若需調(diào)整供應(yīng)商或采購方案，與需求部門溝通后反饋。時效要求：常規(guī)采購2個工作日內(nèi)完成，緊急采購4小時內(nèi)完成評估5.分級審批決策責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級）操作內(nèi)容：小額采購（如金額≤5000元）：由采購部門負(fù)責(zé)人審批，在“審批意見”欄簽字即可。中額采購（如5000元＜金額≤5萬元）：需分管采購的副總經(jīng)理審批，重點審核采購必要性及性價比。大額采購（如金額＞5萬元）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，會議通過后由總經(jīng)理簽字確認(rèn)。審批通過后，《采購申請表》流轉(zhuǎn)至采購部門執(zhí)行；若審批不通過，注明原因并終止流程（需求部門可修改后重新發(fā)起）。時效要求：小額采購當(dāng)日完成，中額采購1個工作日內(nèi)完成，大額采購3個工作日內(nèi)完成會議審批6.采購執(zhí)行與供應(yīng)商對接責(zé)任主體：采購部專員（如采購執(zhí)行員）操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》，通過采購管理系統(tǒng)發(fā)布采購訂單或向選定供應(yīng)商發(fā)送采購邀約。與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、付款方式、交付地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)，要求供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)提供正式報價單及供貨能力證明。對于需要簽訂合同的采購（如金額＞1萬元），起草采購合同（需法務(wù)部門審核通過后蓋章），同步將合同副本抄送需求部門及財務(wù)部。輸出文件：采購訂單、采購合同（如需）、供應(yīng)商報價單7.到貨驗收與確認(rèn)責(zé)任主體：需求部門驗收人（如倉庫管理員/使用部門專員）、采購部監(jiān)督人操作內(nèi)容：供應(yīng)商送貨至指定地點后，需求部門聯(lián)合倉庫、采購部門共同到場驗收：數(shù)量驗收：核對實物數(shù)量與采購訂單是否一致，如短缺需當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。質(zhì)量驗收：檢查物品規(guī)格、型號、外觀、功能等是否符合要求，需提供質(zhì)檢報告的（如設(shè)備類采購）需同步核驗報告真實性。單據(jù)核對：核對供應(yīng)商提供的送貨單、合格證、保修卡等是否齊全。驗收合格后，三方在《到貨驗收單》上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄不合格原因。輸出文件：《到貨驗收單》（需三方簽字）8.結(jié)算付款與財務(wù)歸檔責(zé)任主體：財務(wù)部專員（如付款會計）、采購部專員操作內(nèi)容：財務(wù)部門收到《到貨驗收單》、采購合同、發(fā)票（需與采購信息一致）及供應(yīng)商付款申請后，進行單據(jù)匹配審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）安排付款，并在《付款審批單》上簽字。采購部門將《采購申請表》《采購合同》《到貨驗收單》《發(fā)票》等單據(jù)整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或追溯。輸出文件：《付款審批單》、付款憑證、采購檔案三、采購申請表模板采購申請表申請單號：__________申請日期：____年__月__日申請部門_________部門申請人聯(lián)系方式電話：__________緊急聯(lián)系人采購需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位用途說明□日常運營□項目實施□設(shè)備維護□其他：_________________________供應(yīng)商信息首選供應(yīng)商：__________（如有）備選供應(yīng)商：__________預(yù)算科目_________________預(yù)算編號審批流程部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)審核意見：簽字：__________日期：____年__月__日采購部門意見：簽字：__________日期：____年__月__日分級審批意見：小額采購：采購負(fù)責(zé)人簽字__________中額采購：分管副總簽字__________大額采購：總經(jīng)理簽字__________日期：____年__月__日備注（緊急采購/特殊說明/預(yù)算調(diào)整原因等）_______________________________________四、使用過程中的關(guān)鍵要點信息真實性與完整性：申請人需保證采購需求描述、預(yù)算金額、規(guī)格型號等信息真實準(zhǔn)確，避免因信息模糊導(dǎo)致采購延誤或物品不符；附件（如圖紙、技術(shù)參數(shù)）需一并提交，保證供應(yīng)商理解需求。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，如遇特殊情況無法按時審批，需提前告知流程發(fā)起人并說明原因，避免影響采購進度。緊急采購流程需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重確認(rèn)，保證“必要且緊急”。合規(guī)優(yōu)先原則：采購方式需嚴(yán)格遵守公司《采購管理制度》及國家相關(guān)法規(guī)，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)、指定供應(yīng)商等違規(guī)行為；大額采購必須履行集體決策