行政機關(guān)合同管理流程及注意事項好的，很榮幸能以資深文章作者的身份，與您探討行政機關(guān)合同管理這一重要課題。行政機關(guān)合同管理，不僅關(guān)系到行政機關(guān)的依法行政水平，更直接影響公共利益的維護和財政資金的安全高效使用。一套科學、嚴謹?shù)暮贤芾砹鞒蹋o以周全的注意事項，是行政機關(guān)規(guī)范運作、防范風險的基石。行政機關(guān)的合同管理，是一項系統(tǒng)性、程序性極強的工作，需要環(huán)環(huán)相扣，層層把關(guān)，確保每一份合同都經(jīng)得起法律和實踐的檢驗。一、合同管理的基本流程行政機關(guān)的合同管理，應遵循“事前防范、事中控制、事后補救”的原則，構(gòu)建一個全生命周期的管理閉環(huán)。（一）合同的發(fā)起與立項階段這是合同管理的源頭，其核心在于“必要性”與“可行性”的論證。1.需求提出與初步論證：由具體業(yè)務部門根據(jù)工作需要提出合同訂立需求。業(yè)務部門應就合同項目的背景、必要性、主要內(nèi)容、預期目標、合作方初步意向等進行初步論證，并形成書面材料。2.立項審批：業(yè)務部門將初步論證材料報送本單位負責人審批。對于重大、復雜或涉及大額資金的合同項目，還需按規(guī)定報請上級主管部門或財政部門立項審批。立項審批環(huán)節(jié)應重點審查項目是否符合法律法規(guī)、政策規(guī)定，是否納入年度工作計劃和預算。3.合作方的選擇與資信調(diào)查：立項批準后，業(yè)務部門負責組織對潛在合作方的選擇。選擇過程應堅持公開、公平、公正的原則，如通過招標、競爭性談判等方式。同時，必須對選定合作方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)信譽、財務狀況、履約能力、商業(yè)信譽以及是否存在不良記錄等進行全面的資信調(diào)查，必要時可要求其提供相關(guān)證明文件。（二）合同文本的起草與審查階段合同文本是合同權(quán)利義務的載體，其質(zhì)量直接關(guān)系到合同的履行和風險的大小。1.合同文本起草：提倡使用國家或行業(yè)標準合同文本。無標準文本的，應由業(yè)務部門根據(jù)立項內(nèi)容和談判情況起草，或委托法律顧問、專業(yè)機構(gòu)起草。起草時應確保合同目的明確，條款完整、具體、嚴謹，權(quán)利義務對等，語言表述準確無歧義。2.業(yè)務部門內(nèi)部審核：業(yè)務部門負責人對起草的合同文本進行初審，重點審核合同內(nèi)容是否符合立項要求，技術(shù)參數(shù)、服務標準、履行期限等是否明確合理，是否符合本部門的業(yè)務規(guī)范。3.合法性審查（法律審查）：這是合同審查的核心環(huán)節(jié)。業(yè)務部門應將合同草案及相關(guān)背景材料提交本單位法制機構(gòu)（或法律顧問）進行合法性審查。法制機構(gòu)應重點審查合同主體是否適格、意思表示是否真實、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、規(guī)章及政策規(guī)定、合同形式是否合法、合同條款是否完備、權(quán)利義務是否明確、違約責任是否對等、爭議解決方式是否適當?shù)?。審查意見應書面出具?.其他部門會簽：根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容，合同草案可能還需要經(jīng)過財務、審計、資產(chǎn)管理等相關(guān)職能部門的會簽審查。財務部門重點審查資金來源、支付方式、預算符合性等；審計部門可從審計監(jiān)督角度提出意見。5.文本修改與完善：業(yè)務部門應根據(jù)各部門的審查意見，與合作方進行溝通協(xié)商，對合同文本進行修改和完善，形成合同正式報批稿。若對審查意見有異議，應與審查部門充分溝通。（三）合同的審批與簽署階段合同文本經(jīng)審查完善后，進入審批和簽署環(huán)節(jié)，這是合同生效的關(guān)鍵。1.分級審批：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、重要程度等，設(shè)定不同的審批權(quán)限和審批流程。合同正式報批稿應連同立項審批文件、資信調(diào)查材料、法律審查意見、其他部門會簽意見等一并報送相關(guān)負責人審批。重大合同可能需要經(jīng)過單位領(lǐng)導班子集體研究決定。2.簽署前復核：在正式簽署前，業(yè)務部門和法制機構(gòu)應對合同文本的最終版本再次進行復核，確保所有修改意見已被采納，合同內(nèi)容與審批意見一致，文字表述無誤。3.法定代表人或授權(quán)代表簽署：合同必須由行政機關(guān)的法定代表人或其授權(quán)的代理人簽署。授權(quán)代理應出具書面授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和權(quán)限。4.加蓋公章：簽署后的合同文本，應加蓋單位的行政公章或合同專用章。公章管理部門應嚴格按照用印規(guī)定進行審核。5.合同份數(shù)：合同簽署應一式多份，確保各方當事人均持有正本，并根據(jù)需要留存副本或復印件用于內(nèi)部管理。（四）合同的履行與跟蹤階段合同的簽署并不意味著管理的結(jié)束，恰恰是履行管理的開始。1.合同交底：業(yè)務部門應將生效的合同文本及相關(guān)附件向具體履行人員進行交底，明確合同履行的要點、各方權(quán)利義務、履行期限、質(zhì)量標準、付款節(jié)點、違約責任等。2.履約跟蹤與記錄：業(yè)務部門是合同履行的主要責任部門，應指定專人負責跟蹤合同的履行情況，對合作方的履約行為進行監(jiān)督，確保其按照合同約定全面、適當履行義務。同時，要做好履約過程中的各種書面記錄、憑證收集和保管，如會議紀要、往來函件、驗收報告、付款憑證等。3.合同變更與解除：在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生重大變化需要變更或解除合同的，業(yè)務部門應及時提出處理意見，按照原合同審查審批程序報批后，與合作方簽訂書面變更或解除協(xié)議。嚴禁單方面擅自變更或解除合同。4.爭議處理：合同履行過程中發(fā)生爭議的，業(yè)務部門應及時與合作方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，應及時向本單位負責人報告，并會同法制機構(gòu)研究制定應對方案，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟等法律途徑解決。（五）合同的歸檔與后評估階段合同履行完畢或終止后，應進行規(guī)范的歸檔管理和必要的后評估，以總結(jié)經(jīng)驗，提升管理水平。1.合同資料的收集與整理：業(yè)務部門應將合同從立項、談判、起草、審查、審批、簽署、履行、變更、解除到爭議解決等全過程形成的所有文件材料，包括合同文本、附件、補充協(xié)議、審批單、會議紀要、履約記錄、付款憑證、驗收報告等，進行系統(tǒng)收集、整理和核對。2.規(guī)范歸檔：整理完畢的合同資料，應按照檔案管理規(guī)定，及時移交本單位檔案管理部門歸檔保存。歸檔材料應齊全、規(guī)范，便于查閱和利用。3.合同履行情況后評估：對于重大合同或具有典型意義的合同，在履行完畢后，業(yè)務部門可會同法制、財務、審計等部門對合同的談判、簽訂、履行、管理、效益等情況進行后評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，為今后的合同管理工作提供參考。二、合同管理的注意事項在上述流程的各個環(huán)節(jié)，都伴隨著需要特別關(guān)注的風險點和注意事項，稍有不慎，就可能引發(fā)法律風險、經(jīng)濟損失或不良社會影響。（一）合法合規(guī)是生命線行政機關(guān)簽訂合同，必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、黨內(nèi)法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定。任何合同都不得違反法律的強制性規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。特別是在合同主體資格審查、合同內(nèi)容設(shè)定、程序履行等方面，要確保完全合法合規(guī)。不得以“會議紀要”、“工作聯(lián)系單”等形式代替正式合同。（二）預算先行與風險意識合同的訂立必須以相應的財政預算為基礎(chǔ)，沒有預算不得簽訂合同。同時，要強化風險意識，對合同可能存在的法律風險、政策風險、市場風險、履約風險等進行全面識別和評估，并在合同條款中設(shè)置相應的風險防范和應對措施。（三）合同文本的規(guī)范性與嚴謹性合同文本是合同權(quán)利義務的直接體現(xiàn)，其規(guī)范性和嚴謹性至關(guān)重要。*優(yōu)先使用范本：有標準合同范本的，應優(yōu)先使用標準范本。*條款完整明確：合同條款應齊全，特別是當事人基本信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等核心要素必須明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。*語言精準：合同用語應規(guī)范、準確、簡潔，避免使用口語化、隨意性的表述。對關(guān)鍵術(shù)語應有明確的定義。*權(quán)利義務對等：合同雙方的權(quán)利義務應基本對等，避免出現(xiàn)顯失公平的條款，如單方面加重對方責任、免除己方主要義務的“霸王條款”。（四）合同履行的動態(tài)管理合同簽訂后，并非一勞永逸。要建立健全合同履行的動態(tài)跟蹤機制，密切關(guān)注合作方的履約情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。對可能發(fā)生的違約行為要及時預警，并采取有效措施防范和化解風險。（五）合同管理的效率與效能在確保規(guī)范、安全的前提下，也應注重合同管理的效率。通過優(yōu)化流程、明確職責、加強部門協(xié)同，縮短合同審查審批周期。同時，要注重合同的實際履行效果，確保合同目的的實現(xiàn)，提升公共服務的質(zhì)量和財政資金的使用效益。（六）責任追究與檔案管理建立健全合同管理責任追究制度，對于在合同管理過程中因故意或重大過失導致單位利益受損的，應依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。同時，高度重視合同檔案管理，確保合同檔案的完整性、安全性和可追溯性，這不僅是規(guī)范管理的要求，也是應對可能發(fā)生的爭議和糾紛的重要證據(jù)保障。結(jié)語行政機關(guān)合同管理是一項專業(yè)性強、涉及面廣、責任重大的工作，它不僅是法治政府建設(shè)的內(nèi)在要求，也是提升行政