行政后勤綜合服務(wù)需求登記及處理指南一、適用范圍與需求類型本指南適用于公司各部門、全體員工提出的行政后勤綜合服務(wù)需求，涵蓋辦公環(huán)境維護(hù)、設(shè)施設(shè)備維修、物資申領(lǐng)、會議與場地支持、車輛服務(wù)及其他后勤保障事項(xiàng)。需求類型主要包括：辦公環(huán)境類：工位調(diào)整、清潔服務(wù)、綠植養(yǎng)護(hù)、環(huán)境消殺等；設(shè)施設(shè)備類：辦公電腦、打印機(jī)、空調(diào)、照明等設(shè)備故障維修或保養(yǎng)；物資申領(lǐng)類：辦公文具、耗材、勞保用品、飲用水等日常物資申領(lǐng)；會議與場地類：會議室預(yù)訂、布置、設(shè)備調(diào)試，活動場地協(xié)調(diào)等；車輛服務(wù)類：公務(wù)用車申請、行程安排、車輛調(diào)度等；其他后勤類：快遞代收發(fā)、文件傳遞、后勤咨詢等。二、服務(wù)需求處理全流程指引步驟一：需求提出操作說明：需求主體：由需求部門負(fù)責(zé)人或員工本人發(fā)起，根據(jù)需求類型選擇對應(yīng)渠道提交：線上渠道：通過公司內(nèi)部OA系統(tǒng)“后勤服務(wù)”模塊提交，填寫電子表單；線下渠道：至行政部前臺領(lǐng)取《行政后勤服務(wù)需求單》（紙質(zhì)版），填寫完整后提交至行政部。信息填寫：需明確需求內(nèi)容、具體要求、期望完成時(shí)間及緊急程度（一般/緊急），保證描述清晰、無歧義（如“會議室需容納20人，配備投影儀及麥克風(fēng)，時(shí)間：2024年X月X日14:00-16:00”）。步驟二：需求登記與編號操作說明：行政部在收到需求后（線上需求實(shí)時(shí)確認(rèn)，紙質(zhì)需求需在1個(gè)工作日內(nèi)完成），對需求信息進(jìn)行核對，檢查填寫完整性及規(guī)范性。核對無誤后，唯一“需求編號”（規(guī)則：年份+月份+流水號，如202405001），并將編號反饋至需求方（線上系統(tǒng)自動回復(fù)，紙質(zhì)需求單加蓋行政部公章后返還需求方）。步驟三：需求審核與分級操作說明：緊急需求（如影響正常辦公的設(shè)備故障、突發(fā)會議需求）：行政部需在1小時(shí)內(nèi)完成審核，直接分配至對應(yīng)處理組，并同步通知需求方確認(rèn)；一般需求：行政部在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)評估需求合理性、資源匹配度（如物資庫存、場地占用情況），審核結(jié)果通過系統(tǒng)或電話反饋需求方。特殊需求（如大型活動支持、超預(yù)算物資申領(lǐng)）：需報(bào)請行政部負(fù)責(zé)人*審批，審批通過后啟動處理流程。步驟四：任務(wù)分配與處理操作說明：行政部根據(jù)需求類型，將任務(wù)分配至對應(yīng)處理小組（如維修組、物資組、場地組），明確處理負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式。處理負(fù)責(zé)人需在分配任務(wù)后1小時(shí)內(nèi)與需求方聯(lián)系，確認(rèn)需求細(xì)節(jié)（如維修設(shè)備型號、物資規(guī)格），并制定處理方案：常規(guī)需求：在承諾時(shí)限內(nèi)完成（如一般維修24小時(shí)內(nèi)，物資申領(lǐng)3個(gè)工作日）；復(fù)雜需求：與需求方協(xié)商確定處理時(shí)間，并定期反饋進(jìn)度（至少每24小時(shí)更新1次）。步驟五：結(jié)果反饋與確認(rèn)操作說明：需求完成后，處理負(fù)責(zé)人需向需求方提交處理結(jié)果（如維修完成并測試正常、物資送達(dá)指定位置），請需求方現(xiàn)場或線上確認(rèn)驗(yàn)收。需求方確認(rèn)后，在系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上簽字（或線上確認(rèn)），行政部同步更新需求狀態(tài)為“已完成”。若需求方對結(jié)果有異議，處理負(fù)責(zé)人需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，協(xié)調(diào)解決或上報(bào)行政部負(fù)責(zé)人*裁定。步驟六：歸檔與記錄操作說明：行政部對所有已處理的需求進(jìn)行分類歸檔，電子資料保存至OA系統(tǒng)“后勤服務(wù)檔案”模塊，紙質(zhì)資料按月整理存檔，保存期限不少于1年。定期（每月/每季度）對需求數(shù)量、類型、處理時(shí)效等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成《后勤服務(wù)需求分析報(bào)告》，作為優(yōu)化服務(wù)流程的依據(jù)。三、行政后勤服務(wù)需求登記表（模板）基本信息需求編號（由行政部填寫）提交日期需求部門/人員聯(lián)系方式需求詳情需求類型□辦公環(huán)境□設(shè)施設(shè)備□物資申領(lǐng)□會議場地□車輛服務(wù)□其他（請注明）緊急程度具體需求描述期望完成時(shí)間處理跟進(jìn)受理人審核人處理負(fù)責(zé)人分配時(shí)間處理進(jìn)度□待處理□處理中□已完成□取消（請注明原因）完成時(shí)間處理結(jié)果需求方確認(rèn)驗(yàn)收情況□滿意□基本滿意□不滿意（請注明意見）確認(rèn)簽字備注四、使用與執(zhí)行要點(diǎn)（一）需求方注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性：提交需求時(shí)需提供真實(shí)、完整的信息（如部門名稱、聯(lián)系方式、需求細(xì)節(jié)），避免因信息模糊導(dǎo)致處理延誤。緊急程度標(biāo)注：根據(jù)實(shí)際需求合理選擇緊急程度，緊急需求需在提交后立即電話聯(lián)系行政部前臺（分機(jī)號*）確認(rèn)，保證優(yōu)先處理。配合響應(yīng)：在需求處理過程中，需保持通訊暢通，配合處理負(fù)責(zé)人確認(rèn)細(xì)節(jié)、現(xiàn)場驗(yàn)收，保證需求高效解決。（二）行政部執(zhí)行要求響應(yīng)時(shí)效：嚴(yán)格按照“緊急需求1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)、一般需求2個(gè)工作日內(nèi)審核”的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超時(shí)需向需求方說明原因并記錄。溝通反饋：處理復(fù)雜需求時(shí)，需主動向需求方同步進(jìn)度，避免信息不對稱；對無法滿足的需求，需在審核后24小時(shí)內(nèi)向需求方解釋說明并提供替代方案。質(zhì)量管控：定期對處理結(jié)果進(jìn)行抽查（每月不低于20%），保證服務(wù)符合標(biāo)準(zhǔn)（如維修設(shè)備3個(gè)月內(nèi)無故障、物資無錯(cuò)發(fā)漏發(fā)）。（三）檔案與數(shù)據(jù)管理電子檔案需設(shè)置查閱權(quán)限，