銷售合同審查與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與核心目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同審查準(zhǔn)備階段資料收集銷售人員需向客戶獲取合同文本初稿、對方主體資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書及代理人身份證復(fù)印件，若為特殊行業(yè)還需提供相關(guān)資質(zhì)證書，如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）。內(nèi)部同步收集銷售訂單、產(chǎn)品/服務(wù)說明書、報價單、技術(shù)協(xié)議等與合同相關(guān)的背景資料。審查任務(wù)分配銷售部門負(fù)責(zé)人根據(jù)合同金額、客戶類型（如新客戶/老客戶、重要客戶/普通客戶）確定審查級別（一般審查/重點審查），將合同及相關(guān)資料分配至法務(wù)專員（或合同管理員）及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。（二）主體資格審查階段對方主體合法性審查核對營業(yè)執(zhí)照：確認(rèn)企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、住所、法定代表人等關(guān)鍵信息是否與合同簽署主體一致，檢查營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否被列入經(jīng)營異常名錄或嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道查詢，截圖存檔）。特殊行業(yè)資質(zhì)：若客戶所處行業(yè)需前置審批（如金融、醫(yī)療、建筑等），需核實其是否持有有效的行業(yè)許可證件，且經(jīng)營范圍涵蓋合同約定的業(yè)務(wù)內(nèi)容。簽約代表權(quán)限審查核對授權(quán)委托書：若簽約代表非法定代表人，需檢查其授權(quán)委托書是否載明明確的授權(quán)范圍（如“代為簽訂銷售合同”“代為收取款項”等）、授權(quán)期限及委托人簽字/蓋章是否與營業(yè)執(zhí)照信息一致。（三）條款內(nèi)容全面審查階段法務(wù)專員及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人需逐條審查合同條款，重點關(guān)注以下內(nèi)容：審查模塊核查要點合同主體雙方名稱、地址、聯(lián)系方式是否與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致，避免簡稱歧義。標(biāo)的物信息產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）是否明確，與銷售訂單、技術(shù)協(xié)議是否一致。價款與支付合同金額是否含稅、單價是否合理；支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點（如預(yù)付款比例到貨款、質(zhì)保金比例及返還條件）是否明確，避免“貨到付款”“驗收合格后付款”等模糊表述。履行期限與地點交貨/服務(wù)開始時間、地點（如“買方倉庫”“項目現(xiàn)場”）是否具體，違約責(zé)任中的逾期履行起算點是否與履行期限對應(yīng)。包裝與運輸包裝標(biāo)準(zhǔn)（如防潮、防震）、運輸方式（如汽運、快遞）、運費承擔(dān)方是否約定，毀損滅失風(fēng)險轉(zhuǎn)移節(jié)點是否明確。驗收標(biāo)準(zhǔn)與流程驗收依據(jù)（如合同附件、技術(shù)參數(shù)）、驗收期限（如“到貨后7日內(nèi)”“安裝調(diào)試后10日內(nèi)”）、異議提出期限及處理方式是否約定。違約責(zé)任雙方違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不符、拖欠貨款）對應(yīng)的違約金計算方式（如“按未付款項的日萬分之五”）或賠償范圍是否合理，是否設(shè)置違約金上限（如“不超過合同總額的20%”）。知識產(chǎn)權(quán)與保密標(biāo)的物涉及的專利、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否明確；保密條款的保密范圍、期限（如“合同終止后3年”）及違約責(zé)任是否約定。不可抗力不可抗力的定義、范圍（如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭）、通知義務(wù)、證明文件及法律后果是否約定。爭議解決爭議解決方式（訴訟/仲裁）的管轄機構(gòu)/仲裁機構(gòu)是否明確（如“賣方所在地人民法院”“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”），避免約定“由某地法院管轄”等模糊表述。合同生效與變更生效條件（如雙方簽字蓋章后、收到預(yù)付款后）、合同變更/解除的書面形式要求是否明確。（四）風(fēng)險點排查與修訂階段風(fēng)險匯總法務(wù)專員匯總審查中發(fā)覺的問題（如條款歧義、法律風(fēng)險、業(yè)務(wù)漏洞），形成《合同審查意見表》，標(biāo)注風(fēng)險等級（高/中/低）及修改建議。溝通修訂銷售人員根據(jù)《合同審查意見表》與客戶溝通，逐條確認(rèn)修訂內(nèi)容；對無法達成一致的條款，由銷售部門負(fù)責(zé)人上報管理層決策，必要時由法務(wù)部門出具《法律風(fēng)險評估報告》。（五）審批流程簽署階段內(nèi)部審批修訂后的合同按審批權(quán)限逐級報批：一般合同由銷售部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員審批；重大合同（如金額超[具體金額]或客戶為高風(fēng)險客戶）需增加財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批。審批人在《合同審批表》中簽署意見，明確“同意簽署”“修改后簽署”或“不同意簽署”。規(guī)范簽署審批通過后，雙方需在合同正本上簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，個人需簽字按手?。?；簽署頁需包含合同編號、簽署日期，保證每頁小簽或加蓋騎縫章（多頁合同）。（六）合同歸檔管理階段資料整理銷售人員在合同簽署后3個工作日內(nèi)，收集完整合同資料，包括：合同正本、對方主體資格證明文件、授權(quán)委托書、審查意見表、審批表、補充協(xié)議/附件等，按“一合同一檔”原則整理。編號與登記合同管理員根據(jù)合同類型（如“銷售-產(chǎn)品”“銷售-服務(wù)”）、簽訂年份及順序號編制唯一合同編號（格式：[年份]-[合同類型簡稱]-[序號]，如“2024-銷產(chǎn)-001”），在《合同歸檔登記表》中登記合同編號、對方名稱、簽訂日期、金額、履行期限、歸檔日期、檔案盒編號等信息。分類存儲合同資料裝入統(tǒng)一檔案盒，盒面標(biāo)注合同編號、對方名稱、主要標(biāo)的及日期；檔案按年度、合同類型分類存放于專用檔案柜，電子版同步至合同管理系統(tǒng)（如OA、法務(wù)管理系統(tǒng)），保證紙質(zhì)與電子檔案一致。三、配套工具表格模板（一）合同主體資格審查表審查項目審查內(nèi)容審查結(jié)果（√/×）備注企業(yè)名稱與營業(yè)執(zhí)照、合同文本是否一致統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照代碼是否有效、合規(guī)法定代表人是否與營業(yè)執(zhí)照一致，授權(quán)委托書是否明確經(jīng)營范圍是否包含合同約定的業(yè)務(wù)內(nèi)容資質(zhì)證書特殊行業(yè)是否持有有效許可證（如編號、有效期）需附復(fù)印件信用狀況是否被列入經(jīng)營異常名錄/嚴(yán)重違法失信企業(yè)名單（查詢?nèi)掌冢篲___年__月__日）附查詢截圖審查人簽字：______________審查日期（二）合同條款審查清單序號審查條款標(biāo)準(zhǔn)要求實際情況風(fēng)險等級（高/中/低）修改建議1合同主體雙方名稱、信息準(zhǔn)確一致如需簡稱，需在合同中定義“以下簡稱甲方/乙方”2標(biāo)的物數(shù)量明確計量單位（如“臺”“噸”），避免“一批”“若干”等模糊表述補充具體數(shù)量及誤差范圍（如“±5%”）3質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)引用國標(biāo)/行標(biāo)編號，或明確技術(shù)參數(shù)附件附《技術(shù)協(xié)議》作為附件，雙方簽字確認(rèn)4支付方式明確賬戶信息（戶名、開戶行、賬號），避免以“指定賬戶”代替賬戶信息需與合同主體名稱一致，附《賬戶確認(rèn)函》5違約金不超過實際損失的30%，且不超過合同總額的20%（參考《民法典》第585條）調(diào)整違約金計算方式或設(shè)置上限6爭議解決明確具體管轄法院/仲裁機構(gòu)，避免“由甲方所在地法院管轄”等模糊表述修改為“由賣方住所地有管轄權(quán)的人民法院管轄”或“提交中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會仲裁”7合同生效明確“本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章之日起生效”如約定附條件生效，需明確條件內(nèi)容（如“收到預(yù)付款后生效”）審查人簽字：______________日期：____年__月__日（三）合同審批表合同編號[示例]2024-銷服-005合同名稱《軟件銷售合同》對方名稱科技有限公司簽訂日期2024年__月__日合同金額人民幣50萬元（含6%增值稅）履行期限2024年__月__日至2024年__月__日業(yè)務(wù)部門銷售二部經(jīng)辦人*某審批意見銷售部門負(fù)責(zé)人簽字：________日期：____年__月__日法務(wù)專員簽字：________日期：____年__月__日財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：________日期：____年__月__日總經(jīng)理簽字：________日期：____年__月__日（四）合同歸檔登記表檔案盒編號合同編號對方名稱合同類型簽訂日期合同金額（元）履行期限歸檔日期經(jīng)辦人存放位置四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與執(zhí)行要點（一）審查環(huán)節(jié)風(fēng)險控制避免“走過場”審查：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人需對合同的業(yè)務(wù)真實性、可行性負(fù)責(zé)，法務(wù)專員需對法律合規(guī)性獨立審查，不得因客戶催促簡化流程。特殊條款重點把控：對“先款后貨”“獨家代理”“長期供貨”等條款，需結(jié)合企業(yè)實際業(yè)務(wù)能力評估風(fēng)險，必要時引入財務(wù)、技術(shù)部門會審。（二）簽署環(huán)節(jié)風(fēng)險控制印章管理：合同專用章由專人保管，簽署前需核對《用印申請表》與審批流程是否一致，嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上蓋章。簽署真實性：對非法定代表人簽署的合同，需現(xiàn)場核對授權(quán)委托書原件及代理人身份證，留存復(fù)印件并要求代理人簽字確認(rèn)。（三）歸檔環(huán)節(jié)風(fēng)險控制資料完整性：歸檔資料缺失（如對方營業(yè)執(zhí)照、審批表）的，需在3個工作日內(nèi)補齊，逾期未補齊的，追究經(jīng)辦人責(zé)任。檔案保管：紙質(zhì)檔案存放于防火、防潮、防盜的檔案室，電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限（僅合同管理員、銷