采購流程審批與供應(yīng)商評(píng)價(jià)指南一、適用范圍與典型場景本指南適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、服務(wù)、工程等類型）的采購管理場景，旨在規(guī)范采購全流程審批行為，建立科學(xué)、公正的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。典型場景包括：日常采購需求審批：如生產(chǎn)物料、辦公用品、服務(wù)外包等常規(guī)采購的流程管控；供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)估：新供應(yīng)商合作前的資質(zhì)審核，合作中/合作后的定期績效評(píng)價(jià)；采購異常處理：如緊急采購、預(yù)算超限采購、供應(yīng)商履約爭議等特殊情況的處理；采購合規(guī)性管理：保證采購流程符合企業(yè)內(nèi)控要求及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如招投標(biāo)法、反商業(yè)賄賂等）。二、采購流程審批全流程操作采購流程審批需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、分級(jí)授權(quán)”原則，分為以下6個(gè)核心步驟：（一）需求提出與初審需求發(fā)起：采購需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）填寫《采購申請(qǐng)表》，明確以下信息：需求描述（物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量要求）；需求數(shù)量、預(yù)算金額（需附成本測算依據(jù)）；期望交付日期、使用場景；附件（如技術(shù)圖紙、需求說明書、歷史采購記錄等）。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求的合理性（如是否必要、數(shù)量是否匹配實(shí)際需求、預(yù)算是否在部門年度預(yù)算內(nèi)），簽字確認(rèn)后提交至采購部。（二）供應(yīng)商尋源與資質(zhì)審核尋源方式：根據(jù)采購金額、物料重要性選擇合適尋源方式：公開招標(biāo)：適用于金額較大（如≥50萬元）或標(biāo)準(zhǔn)通用物料，通過企業(yè)官網(wǎng)、第三方招標(biāo)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于金額中等（如10萬-50萬元）或需特定資質(zhì)的物料，邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢比價(jià)：適用于金額較?。ㄈ纾?0萬元）或緊急采購，向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)并留存比價(jià)記錄；單一來源采購：僅適用于唯一供應(yīng)商或緊急情況（如設(shè)備維修需原廠配件），需附《單一來源采購審批說明》。資質(zhì)審核：采購部對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)初審，重點(diǎn)核查：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001、3C認(rèn)證、安全生產(chǎn)許可證等）；財(cái)務(wù)狀況（近1年財(cái)務(wù)報(bào)表，無重大負(fù)債或失信記錄）；業(yè)績證明（同類項(xiàng)目合作案例，需提供合同關(guān)鍵頁復(fù)印件）；信用記錄（通過“信用中國”等平臺(tái)查詢，無嚴(yán)重失信行為）。審核通過后，供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》。（三）詢比價(jià)與價(jià)格評(píng)審詢價(jià)執(zhí)行：采購部向資質(zhì)合格的供應(yīng)商發(fā)放《詢價(jià)單》，明確報(bào)價(jià)截止時(shí)間、報(bào)價(jià)要求（含單價(jià)、總價(jià)、費(fèi)用明細(xì)如運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等）、交付周期、付款條件。價(jià)格評(píng)審：成立詢比價(jià)小組（含采購部、需求部、財(cái)務(wù)部人員），對(duì)收到的報(bào)價(jià)進(jìn)行綜合評(píng)審：價(jià)格優(yōu)先：同規(guī)格物料比選最低價(jià)，但需結(jié)合供應(yīng)商履約能力；成本分析：對(duì)高價(jià)供應(yīng)商要求提供成本構(gòu)成說明（如原材料價(jià)格、加工費(fèi)），判斷價(jià)格合理性；價(jià)格記錄：填寫《詢比價(jià)記錄表》，留存各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、評(píng)審過程紀(jì)要，保證可追溯。（四）合同擬定與審批合同擬定：根據(jù)評(píng)審結(jié)果，選定供應(yīng)商后，由采購部擬定采購合同，合同需包含以下核心條款：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人）；采購物品/服務(wù)明細(xì)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收方式（如按國標(biāo)、行標(biāo)或技術(shù)協(xié)議驗(yàn)收）；交付要求（時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)）；付款條款（如預(yù)付款比例、到貨付款、質(zhì)保金比例及返還條件）；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的賠償標(biāo)準(zhǔn)）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審批：合同按審批權(quán)限逐級(jí)審核：采購部負(fù)責(zé)人審核合同條款與采購需求一致性；財(cái)務(wù)部審核付款條款、稅務(wù)條款合規(guī)性；法務(wù)部審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款、違約責(zé)任是否明確）；總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)審批（根據(jù)采購金額分級(jí)，如≥10萬元需總經(jīng)理審批）。審批通過后，雙方加蓋公章（或電子簽章），合同生效。（五）訂單執(zhí)行與交付驗(yàn)收訂單下達(dá)：采購部根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人，并抄送需求部門、倉儲(chǔ)部。交付跟蹤：采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；如遇延遲，及時(shí)協(xié)調(diào)并反饋需求部門。驗(yàn)收管理：數(shù)量驗(yàn)收：倉儲(chǔ)部核對(duì)到貨物料數(shù)量與訂單是否一致，簽署《入庫單》；質(zhì)量驗(yàn)收：需求部聯(lián)合質(zhì)檢部（或第三方檢測機(jī)構(gòu)）按合同標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；異常處理：如數(shù)量短缺、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，需在24小時(shí)內(nèi)書面通知供應(yīng)商，要求限期補(bǔ)貨/整改，并留存溝通記錄。（六）付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請(qǐng)：采購部收集以下憑證，提交財(cái)務(wù)部：供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（與合同、訂單信息一致）；《入庫單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；付款申請(qǐng)單（注明合同號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式）。付款審批：財(cái)務(wù)部審核憑證完整性、合規(guī)性后，按審批流程付款（如電匯、承兌匯票）。檔案歸檔：采購部將采購全流程資料（申請(qǐng)表、詢比價(jià)記錄、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限≥3年（重要項(xiàng)目檔案保存≥5年）。三、供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理操作指南供應(yīng)商評(píng)價(jià)采用“量化評(píng)分+動(dòng)態(tài)管理”模式，定期對(duì)供應(yīng)商履約能力進(jìn)行綜合評(píng)估，保證供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。（一）評(píng)價(jià)周期與參與角色評(píng)價(jià)周期：月度評(píng)價(jià)：適用于合作頻繁、金額較大的物料供應(yīng)商（如原材料、核心零部件）；季度評(píng)價(jià)：適用于常規(guī)服務(wù)供應(yīng)商（如保潔、IT運(yùn)維）；年度評(píng)價(jià)：適用于所有合作供應(yīng)商，結(jié)合月度/季度評(píng)價(jià)結(jié)果形成年度綜合評(píng)價(jià)。參與角色：采購部（牽頭組織）、需求部（質(zhì)量、服務(wù)評(píng)價(jià)）、質(zhì)檢部（質(zhì)量指標(biāo)評(píng)分）、財(cái)務(wù)部（價(jià)格、交付評(píng)分）、供應(yīng)商（自評(píng)及反饋）。（二）評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)指標(biāo)分為5個(gè)維度，總分100分，具體標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）質(zhì)量表現(xiàn)30分質(zhì)量合格率≥98%得30分，95%-97%得20分，90%-94%得10分，＜90%得0分；重大質(zhì)量扣20分交付能力25分按時(shí)交付率100%得25分，95%-99%得18分，90%-94%得10分，＜90%得0分；延遲1天扣2分價(jià)格競爭力20分價(jià)格低于市場均價(jià)5%以上得20分，與均價(jià)持平得15分，高于均價(jià)5%以內(nèi)得10分，＞5%得0分服務(wù)配合度15分售后響應(yīng)≤24小時(shí)得15分，≤48小時(shí)得10分，＞48小時(shí)得5分；投訴處理滿意度≥90%得5分，否則扣分合作穩(wěn)定性10分合作滿1年得3分，滿2年得5分，滿3年及以上得10分；無合同糾紛得5分，有糾紛每項(xiàng)扣2分（三）評(píng)價(jià)流程與結(jié)果應(yīng)用數(shù)據(jù)收集：采購部每月收集供應(yīng)商履約數(shù)據(jù)（如驗(yàn)收合格率、交付準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格對(duì)比表、投訴記錄），需求部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部配合提供相關(guān)評(píng)分依據(jù)。評(píng)分計(jì)算：采購部匯總各維度得分，形成《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》，計(jì)算加權(quán)平均分（如月度評(píng)價(jià)=質(zhì)量表現(xiàn)×30%+交付能力×25%+…）。等級(jí)劃分：根據(jù)總分將供應(yīng)商分為4個(gè)等級(jí)：A級(jí)（90分及以上）：優(yōu)秀供應(yīng)商，優(yōu)先分配訂單，可享受付款綠色通道；B級(jí)（80-89分）：合格供應(yīng)商，維持現(xiàn)有合作；C級(jí)（60-79分）：待改進(jìn)供應(yīng)商，出具《改進(jìn)通知書》，30日內(nèi)提交整改計(jì)劃；D級(jí)（＜60分）：不合格供應(yīng)商，暫停合作或清退出《合格供應(yīng)商名錄》。結(jié)果應(yīng)用：A級(jí)供應(yīng)商：納入“戰(zhàn)略供應(yīng)商”名錄，可簽訂長期合作協(xié)議；C級(jí)供應(yīng)商：整改后復(fù)評(píng)仍不合格的，降級(jí)為D級(jí)；D級(jí)供應(yīng)商：3年內(nèi)不得參與企業(yè)采購項(xiàng)目，并同步更新供應(yīng)商庫。四、配套工具模板清單（一）采購流程審批模板《采購申請(qǐng)表》（含需求描述、預(yù)算、附件清單等）；《詢價(jià)單》（含報(bào)價(jià)要求、截止時(shí)間、供應(yīng)商信息等）；《詢比價(jià)記錄表》（含供應(yīng)商報(bào)價(jià)、評(píng)審意見、最終選定結(jié)果等）；《采購合同》（標(biāo)準(zhǔn)模板，含核心條款）；《采購訂單》（含交貨時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人等）；《入庫單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收憑證）；《付款申請(qǐng)單》（含合同號(hào)、發(fā)票、驗(yàn)收單等附件清單）。（二）供應(yīng)商管理模板《供應(yīng)商信息表》（含名稱、資質(zhì)、聯(lián)系人、合作歷史等）；《合格供應(yīng)商名錄》（動(dòng)態(tài)更新，含等級(jí)、有效期等）；《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》（含各維度得分、總分、等級(jí)評(píng)定等）；《改進(jìn)通知書》（針對(duì)C級(jí)供應(yīng)商，明確問題項(xiàng)、整改期限等）；《供應(yīng)商清退申請(qǐng)表》（針對(duì)D級(jí)供應(yīng)商，附評(píng)價(jià)結(jié)果、清退理由等）。五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行要點(diǎn)（一）采購流程審批風(fēng)險(xiǎn)需求不合規(guī)：需求部門虛報(bào)需求或超預(yù)算采購，需強(qiáng)化預(yù)算剛性約束，需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任；供應(yīng)商圍標(biāo)串標(biāo)：詢比價(jià)時(shí)要求供應(yīng)商提供《報(bào)價(jià)承諾函》，承諾非串標(biāo)行為，對(duì)報(bào)價(jià)異常接近的供應(yīng)商重點(diǎn)核查；合同條款漏洞：法務(wù)部需審核所有合同模板，明確違約責(zé)任、爭議解決條款，避免口頭約定或模糊條款；驗(yàn)收流于形式：質(zhì)檢部需獨(dú)立驗(yàn)收，留存檢測報(bào)告、驗(yàn)收照片等客觀證據(jù)，杜絕“先簽字后驗(yàn)收”。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)分主觀性：評(píng)價(jià)指標(biāo)需量化（如“質(zhì)量合格率”以數(shù)據(jù)為準(zhǔn)），減少主觀判斷，評(píng)價(jià)過程需有2人以上簽字確認(rèn)；評(píng)價(jià)不及時(shí)：逾期未評(píng)價(jià)可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，需明確各部門數(shù)據(jù)提報(bào)時(shí)限（如每月5日前完成上月數(shù)據(jù)提報(bào)）；結(jié)果未應(yīng)用：避免“評(píng)用脫節(jié)”，A級(jí)供應(yīng)商需在當(dāng)月新采購項(xiàng)目中優(yōu)先選用，C級(jí)供應(yīng)商整改結(jié)果需納入下月評(píng)價(jià)。（三）通用執(zhí)行要點(diǎn)權(quán)限分離：采購需求提出、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收、付款需由不同崗位人員負(fù)責(zé)，形成相互