采購招標與合同簽訂流程標準模板一、適用范圍與場景二、流程操作步驟詳解（一）采購需求確認與立項操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)實際需求（如生產(chǎn)擴張、項目實施、日常運營等），填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、預估金額、交付時間及質(zhì)量要求等核心信息。采購部門對需求的合理性、必要性進行審核，重點核查預算匹配度（是否在年度預算范圍內(nèi)）、技術參數(shù)的明確性（是否存在傾向性或排他性條款）。對于金額較大或關鍵項目，需組織技術、財務、法務等部門召開需求評審會，形成《采購需求評審報告》，明確采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等）。負責部門/人員：業(yè)務部門發(fā)起→采購部門審核→技術/財務/法務會審（必要時）→采購負責人*審批。輸出文檔：《采購需求申請表》《采購需求評審報告》（如適用）。（二）招標方式選擇與審批操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)采購金額、項目特點及法律法規(guī)（如《招標投標法》《采購法》）規(guī)定，選擇合適的招標方式：公開招標：適用于達到法定招標標準（如施工單項合同估算價200萬元以上、重要設備貨物100萬元以上等）的項目，通過公共資源交易平臺或指定媒體發(fā)布招標公告。邀請招標：適用于具有特殊性、只能從有限范圍供應商處采購的項目，需向3家以上具備資質(zhì)的供應商發(fā)出投標邀請書。競爭性談判/詢價：適用于緊急采購、技術復雜或無法精確確定需求的項目，通過多輪談判或報價確定供應商。填寫《招標方式審批表》，附上需求審核報告及選擇理由，報單位分管領導及主要負責人審批。負責部門/人員：采購部門→分管領導→主要負責人。輸出文檔：《招標方式審批表》。（三）招標文件編制與審核操作內(nèi)容：采購部門組織編制招標文件，內(nèi)容需包含：投標邀請書（邀請招標適用）或招標公告（公開招標適用）；投標人須知（包括投標截止時間、開標地點、投標保證金要求等）；采購項目需求及技術規(guī)格（明確、量化，避免模糊表述）；合同主要條款（如付款方式、違約責任、質(zhì)保期等）；投標文件格式（包括投標函、技術方案、商務報價、資質(zhì)證明等）。法務部門對招標文件的合規(guī)性（如是否設置歧視性條款、法律風險點）進行審核，技術部門對技術參數(shù)的準確性進行確認，形成《招標文件審核意見表》。招標文件經(jīng)最終審核通過后，加蓋單位公章發(fā)布。負責部門/人員：采購部門主導→技術部門審核→法務部門審核→采購負責人*審批。輸出文檔：《招標文件》（含審核意見表）。（四）招標公告發(fā)布與潛在投標人邀請操作內(nèi)容：公開招標項目：通過省級以上人民指定的媒介（如公共資源交易中心網(wǎng)站）發(fā)布招標公告，公告期不得少于5個工作日，公告內(nèi)容應包含項目概況、投標人資格要求、招標文件獲取方式等。邀請招標項目：向3家以上符合資格條件的供應商發(fā)出投標邀請書，附上招標文件及采購需求說明。供應商對招標文件有疑問的，應在投標截止時間10日前以書面形式提出，采購部門應在3日內(nèi)予以答復（答復內(nèi)容應書面通知所有潛在投標人）。負責部門/人員：采購部門→媒介發(fā)布/供應商邀請。輸出文檔：《招標發(fā)布記錄》（截圖或復印件）、《投標邀請書》（邀請招標適用）。（五）投標文件接收與開標操作內(nèi)容：采購部門在投標截止時間前接收投標文件，核對投標人名稱、密封情況，填寫《投標文件接收登記表》，由接收人*及投標人代表簽字確認。按招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標，邀請所有投標人參加，可邀請紀檢部門或第三方監(jiān)督機構現(xiàn)場監(jiān)督。開標時，由投標人代表或推選的代表檢查投標文件密封情況，確認無誤后拆封，宣讀投標人名稱、投標報價、工期/交付期等主要內(nèi)容，記錄《開標記錄表》，由所有投標人及監(jiān)督人員簽字確認。負責部門/人員：采購部門→紀檢/第三方監(jiān)督（如適用）→投標人代表。輸出文檔：《投標文件接收登記表》《開標記錄表》。（六）評標委員會組建與評審操作內(nèi)容：依法組建評標委員會，成員為5人以上單數(shù)，其中技術、經(jīng)濟等方面的專家不得少于總人數(shù)的2/3。專家從評標專家?guī)熘须S機抽取，與投標人有利害關系的專家需主動回避。評標委員會按照招標文件確定的評審標準（如價格分、技術分、商務分權重），采用綜合評估法或最低評標價法對投標文件進行評審：初步評審：檢查投標文件是否實質(zhì)性響應（如資格條件、投標保證金、技術參數(shù)符合性），剔除無效投標。詳細評審：對有效投標的技術方案、報價合理性、企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、售后服務等進行打分，形成《評標報告》，推薦1-3名中標候選人（按優(yōu)先級排序）。負責部門/人員：采購部門→紀檢部門監(jiān)督→評標委員會（專家+采購人代表）。輸出文檔：《評標報告》（含專家評審表）。（七）中標結果公示與通知操作內(nèi)容：采購部門在評標報告形成后3日內(nèi)，通過原招標公告發(fā)布媒介發(fā)布中標候選人公示，公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括中標候選人名稱、投標報價、評審得分等。公示期間無異議或投訴處理完畢后，向排名第一的中標候選人發(fā)出《中標通知書》，同時將中標結果通知其他未中標投標人。中標通知書需加蓋單位公章，對采購人和中標人具有法律效力，中標人應在收到通知書后30日內(nèi)簽訂合同。負責部門/人員：采購部門→分管領導*審批→公示發(fā)布→中標人通知。輸出文檔：《中標公示》《中標通知書》。（八）合同談判與草擬操作內(nèi)容：采購部門組織法務、技術、財務部門與中標人就合同條款進行談判，重點明確：采購標的、數(shù)量、質(zhì)量標準及驗收方式；履行期限、地點和方式；合同價款（含支付方式、進度款比例、質(zhì)保金比例）；違約責任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標的責任承擔）；售后服務（如響應時間、質(zhì)保期限、培訓條款）。談判達成一致后，由法務部門草擬正式合同文本，保證條款與招標文件、中標結果一致，避免法律風險。負責部門/人員：采購部門→法務部門主導→技術/財務部門配合→中標人代表。輸出文檔：《合同談判記錄》《合同（草案）》。（九）合同審批與簽訂操作內(nèi)容：合同草案按單位內(nèi)部審批流程報批：業(yè)務部門確認技術條款→采購部門確認商務條款→法務部門審核法律風險→財務部門審核資金安排→分管領導→主要負責人審批。審批通過后，由授權代表（需附授權委托書）與中標人法定代表人或授權代表在合同文本上簽字并加蓋雙方公章，合同正式生效。合同簽訂后3個工作日內(nèi)，將合同副本分送業(yè)務、采購、財務、法務等部門存檔。負責部門/人員：法務部門→業(yè)務/采購/財務/分管領導/主要負責人→授權代表簽訂。輸出文檔：《合同審批表》《正式合同文本》《授權委托書》。（十）合同交底與歸檔操作內(nèi)容：采購部門組織業(yè)務、技術、法務等部門與中標人進行合同交底，明確雙方權利義務、履約計劃、驗收標準等，形成《合同交底記錄》。合同履行過程中，采購部門負責跟蹤履約進度（如交付時間、質(zhì)量情況），業(yè)務部門負責驗收，填寫《合同履約驗收報告》。合同履行完畢或終止后，采購部門整理全套資料（含需求申請、招標文件、投標文件、評標報告、合同文本、驗收報告等），按檔案管理規(guī)定歸檔保存，保存期限不少于10年（重大項目可延長）。負責部門/人員：采購部門→業(yè)務/技術/法務部門→檔案管理部門。輸出文檔：《合同交底記錄》《合同履約驗收報告》《檔案歸檔清單》。三、配套工具表格模板（一）采購需求申請表項目名稱申請部門采購標的（如：數(shù)控機床）需求緊急程度□緊急□一般□不急規(guī)格型號/技術參數(shù)（附詳細參數(shù)表）預估金額（元）數(shù)量交付時間用途說明附件清單（如：技術圖紙）業(yè)務部門負責人意見簽字：*日期：采購部門審核意見簽字：*日期：（二）評標打分表（示例）投標人名稱報價（元）價格得分（40%）技術得分（30%）商務得分（30%）總分排名A公司1,200,000352826891B公司1,150,000382524872C公司1,250,000322625833評審專家簽字、、*（三）合同主要條款確認表條款類別核心內(nèi)容確認人日期采購標的名稱、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準（符合國家/行業(yè)標準）業(yè)務*合同價款含稅總價1,200,000元；支付方式：預30%到貨驗收后60%質(zhì)保期滿10%財務*履約期限簽訂合同后60日內(nèi)交付，安裝調(diào)試完畢技術*違約責任逾期交貨按日萬分之三違約金；質(zhì)量不達標無條件更換并承擔損失法務*爭議解決方式提交采購方所在地人民法院訴訟雙方代表（四）合同簽訂審批表合同名稱《設備采購合同》合同編號中標單位A公司合同金額1,200,000元審批部門□業(yè)務部門：（技術條款確認）□采購部門：（商務條款確認）□法務部門：（合規(guī)性審核）□財務部門：（資金安排）分管領導意見簽字：*日期：主要負責人意見簽字：*日期：四、關鍵風險控制要點（一）合規(guī)性風險防范嚴格遵循《招標投標法》《采購法》及單位內(nèi)部采購管理制度，嚴禁化整為零規(guī)避招標或設置傾向性、排他性條款。招標公告、中標公示必須在指定媒介發(fā)布，保證信息公開透明，留存發(fā)布記錄備查。評標專家需從專家?guī)祀S機抽取，與投標人存在利害關系的必須回避，評標過程需全程錄音錄像留存。（二）文件管理規(guī)范招標文件、投標文件、評標報告、合同文本等資料需統(tǒng)一編號、專人管理，保證原件完整、電子版?zhèn)浞菘勺匪?。涉及商業(yè)秘密的資料（如供應商報價、核心技術參數(shù)）需嚴格保密，嚴禁泄露給無關人員。（三）合同條款嚴謹性合同條款必須與招標文件、中標結果一致，避免“黑白合同”或口頭約定；技術參數(shù)、質(zhì)量標準需量化，驗收方式需明確（如“按GB/T19001-2016標準驗收”）。付款節(jié)點、違約責任、質(zhì)保期等核心條款需經(jīng)法務部門審核，保證權責對等，防范法律糾紛。