借閱與復印文件資料管理細則及執(zhí)行辦法一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司（或單位，下同）內(nèi)部文件資料的借閱與復印管理，保障文件資料的完整性、安全性與有效利用，防止信息泄露、丟失或損壞，提高工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本辦法。1.2適用范圍本辦法適用于公司所有部門及全體員工在日常工作中涉及的各類文件資料（包括紙質(zhì)文件、電子文檔的紙質(zhì)輸出件及其他載體形式的資料，下同）的借閱與復印行為。涉密文件資料的管理，如國家秘密、商業(yè)秘密等，除遵守本辦法外，還應嚴格執(zhí)行公司相關保密規(guī)定。1.3基本原則文件資料的借閱與復印管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、嚴格審批、安全保密、按需提供、及時歸還”的原則。1.4職責分工1.4.1公司檔案管理部門（或指定的文控中心，下同）是文件資料借閱與復印的歸口管理部門，負責本辦法的組織實施、監(jiān)督檢查以及重要、涉密文件資料的直接管理。1.4.2各部門應指定專人（通常為部門文員或檔案員）負責本部門內(nèi)部文件資料的日常管理、借閱登記與復印審核工作，并配合檔案管理部門的工作。1.4.3全體員工均有責任遵守本辦法的規(guī)定，妥善保管所借閱或復印的文件資料，確保其安全與完整。二、文件資料借閱管理2.1借閱條件與范圍2.1.1借閱人須為公司在職員工，且借閱行為須與本人工作職責相關，或經(jīng)部門負責人批準的合理工作需求。2.1.2借閱范圍限于公司公開文件、內(nèi)部工作文件以及經(jīng)授權可借閱的受控文件。超出權限范圍的文件資料，須經(jīng)更高層級領導審批。2.1.3對于標注“絕密”、“機密”等高度敏感的涉密文件，借閱條件與程序另行規(guī)定，從嚴控制。2.2借閱程序2.2.1申請：借閱人應填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件名稱/編號、借閱部門、借閱人、借閱日期、預計歸還日期、借閱用途等信息。2.2.2審批：一般非涉密文件，由部門負責人審批。重要文件或超出部門日常業(yè)務范圍的借閱，須經(jīng)部門負責人審核后，報請分管領導審批。涉密文件借閱，須嚴格按照公司保密規(guī)定履行審批手續(xù)。2.2.3登記與借閱：借閱人持審批后的《文件資料借閱申請表》到檔案管理部門（或文件保管部門）辦理借閱手續(xù)。檔案管理員（或文件保管人）應對照申請表核對文件信息，確認無誤后，在《文件資料借閱登記臺賬》上進行詳細登記，并將文件資料交予借閱人。借閱人應核對文件資料的完整性，確認無誤后簽字。2.3借閱期限與續(xù)借2.3.1借閱期限一般不超過一定工作日，具體期限根據(jù)文件性質(zhì)和工作需要確定，由審批人在申請表中注明。2.3.2確因工作需要延長借閱期限的，借閱人應在到期前一定工作日內(nèi)向檔案管理部門（或文件保管部門）提出書面續(xù)借申請，說明理由，經(jīng)原審批人批準后辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借一般不超過一次，特殊情況需再次續(xù)借的，須報請更高級別領導審批。2.4借閱使用與保管2.4.1借閱人應妥善保管所借文件資料，不得涂改、勾畫、抽換、增刪、撕毀、污損文件內(nèi)容及標識。2.4.3借閱文件資料應在安全環(huán)境下保存和使用，防止丟失、被盜或被無關人員翻閱。2.4.4借閱的電子文檔載體（如U盤、移動硬盤等），應確保其存儲設備安全無毒，使用后及時歸還。2.5歸還與催還2.5.1借閱人應按期歸還所借文件資料。歸還時，檔案管理員（或文件保管人）應仔細檢查文件資料的完整性和完好狀況，確認無誤后，在《文件資料借閱登記臺賬》上注銷借閱記錄，由借閱人簽字確認。2.5.2檔案管理部門（或文件保管部門）應定期檢查借閱情況，對逾期未還的，應及時向借閱人發(fā)出《文件資料催還通知單》，必要時可向其所在部門負責人通報。三、文件資料復印管理3.1復印條件與范圍3.1.1復印文件資料的目的須正當合法，與工作相關，并符合公司信息管理規(guī)定。3.1.2可復印的文件資料范圍參照借閱范圍執(zhí)行。涉密文件、標注“不得復制”或有特殊管理要求的文件，未經(jīng)原產(chǎn)生部門或最高管理權限人批準，嚴禁復印。3.2復印程序3.2.1申請與審批：復印重要文件或大量復印時，應填寫《文件資料復印申請表》，注明復印文件名稱/編號、復印份數(shù)、復印部門、申請人、復印用途等，經(jīng)部門負責人審批。涉密文件復印，須按保密規(guī)定逐級報批。3.2.2登記與復?。荷暾埲顺謱徟蟮纳暾埍淼街付ǖ膹陀≡O備處或檔案管理部門進行復印。檔案管理員或指定的復印操作員應對復印內(nèi)容、份數(shù)進行核對登記。3.2.3對于利用公司公共復印設備自行復印非受控、非涉密的一般辦公文件，可簡化審批流程，但使用者仍需對復印行為負責。3.3復印份數(shù)控制3.3.1復印份數(shù)應嚴格控制在工作必需的最小范圍內(nèi)，避免不必要的復印和浪費。3.3.2審批人應根據(jù)實際需求，審慎核定復印份數(shù)。3.4復印件管理3.4.1復印件應清晰標明“復印件”字樣、復印日期、復印人（或部門）。3.4.2復印件的管理參照原件管理要求執(zhí)行，特別是涉及敏感信息的復印件，應視同原件進行保管和使用，防止泄露。3.4.3不再需要的復印件，應按照公司文件銷毀規(guī)定進行處理，嚴禁隨意丟棄。四、責任追究4.1借閱人、復印人對其借閱、復印行為及文件資料的安全、保密負直接責任。4.2對于違反本辦法規(guī)定，造成文件資料丟失、損壞、泄密或不當使用的，公司將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、通報批評、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。4.3審批人、檔案管理員及相關管理人員因失職、瀆職導致文件資料管理出現(xiàn)問題的，將承擔相應的管理責任。五、附則5.1本辦法由公司檔案管理部門（或行政部）負責解釋和修訂。5.2各部門可根據(jù)本辦法，結合自身