銷售合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)化工具合規(guī)性保障版引言銷售合同是企業(yè)經(jīng)營活動的核心法律文件，其審核質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)權(quán)益保障與合規(guī)風(fēng)險控制。本工具旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)、規(guī)范化操作指引及工具化表格模板，實(shí)現(xiàn)銷售合同審核全流程的可視化、可追溯化管理，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)邊界，強(qiáng)化合規(guī)審查要點(diǎn)，助力企業(yè)降低合同糾紛風(fēng)險，提升合同管理效率。一、適用范圍與核心應(yīng)用場景本工具適用于企業(yè)所有類型銷售合同的審核管理，涵蓋但不限于以下場景：新簽合同審核：首次與客戶簽訂的銷售合同，需完成從主體資格審查到條款合規(guī)性的全流程審核；續(xù)簽/變更合同審核：對即將到期需續(xù)簽或涉及標(biāo)的、金額、履行方式等核心條款變更的合同，需重新履行審核程序；特殊條款合同審核：包含預(yù)付款、分期付款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、違約責(zé)任等特殊條款的復(fù)雜銷售合同；重大金額合同審核：單筆合同金額超過企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如人民幣50萬元及以上）的合同，需啟動更高級別審批與合規(guī)審查。二、標(biāo)準(zhǔn)化審核流程操作指引（一）合同接收與初步登記操作內(nèi)容：銷售助理*收到客戶提交的合同文本（含電子版與紙質(zhì)版，電子版需為PDF蓋章掃描件）后，首先核對合同是否完整，包括封面、合同、附件、簽字蓋章頁等關(guān)鍵部分；登記合同基礎(chǔ)信息至《合同信息登記表》（詳見第三部分模板），唯一合同編號（規(guī)則：年份+月份+部門縮寫+流水號，如202405-SLSM-001）；將合同掃描件至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，同步登記合同狀態(tài)為“待審核”，并通知銷售經(jīng)理*領(lǐng)取審核任務(wù)。責(zé)任主體：銷售助理*輸出成果：《合同信息登記表》（系統(tǒng)+紙質(zhì)版）、合同編號、合同狀態(tài)更新（二）初步審核（業(yè)務(wù)層面）操作內(nèi)容：銷售經(jīng)理*在1個工作日內(nèi)完成合同業(yè)務(wù)內(nèi)容審核，重點(diǎn)核查：合同主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址等）與客戶檔案是否一致；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等）、價格（單價、總金額、含稅/不含稅條款）、履行期限（交貨時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）、付款方式（預(yù)付款比例、尾款支付條件）等業(yè)務(wù)條款是否與銷售訂單、投標(biāo)文件一致；合同附件（如技術(shù)參數(shù)表、供貨清單）是否齊全且與沖突。對審核中發(fā)覺的問題（如價格與報(bào)價單不符、交貨期限不合理），直接與客戶溝通修改，修改后重新提交；初步審核通過后，在《審核意見表》（詳見第三部分模板）“初步審核意見”欄簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)交法務(wù)專員*進(jìn)行專項(xiàng)審核。責(zé)任主體：銷售經(jīng)理*輸出成果：《審核意見表》（初步審核通過意見）、修改后的合同文本（三）專項(xiàng)審核（法務(wù)與財(cái)務(wù)層面）1.法務(wù)專項(xiàng)審核操作內(nèi)容：法務(wù)專員*在2個工作日內(nèi)完成合同法律條款審核，核心審查要點(diǎn)：主體資格：客戶是否為合法存續(xù)的企業(yè)，需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）及法定代表人身份證明，若為授權(quán)代表簽署，需核查授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”（如“最終解釋權(quán)歸賣方所有”）；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方違約責(zé)任是否明確、對等（如逾期付款違約金比例是否合理，賣方逾期交貨的違約責(zé)任是否匹配）；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確（如約定訴訟需明確管轄法院，約定仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)）；知識產(chǎn)權(quán)：涉及產(chǎn)品專利、商標(biāo)等知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)屬歸屬及侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)。審核發(fā)覺問題，需在《審核意見表》“法務(wù)審核意見”欄列明具體條款及修改建議，退回銷售經(jīng)理與客戶溝通；無問題則簽字確認(rèn)，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)專員。責(zé)任主體：法務(wù)專員*輸出成果：《審核意見表》（法務(wù)審核意見）、法律條款修改說明2.財(cái)務(wù)專項(xiàng)審核操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)專員*在1個工作日內(nèi)完成合同財(cái)務(wù)條款審核，重點(diǎn)核查：價格與稅費(fèi)：合同價格是否含稅，稅率是否符合規(guī)定，價稅分離是否清晰；付款條件：預(yù)付款比例（原則上不超過合同總額的30%）、尾款支付條件（如驗(yàn)收合格后X日內(nèi)支付）是否合理，是否存在資金回收風(fēng)險；發(fā)票開具：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開具時間（如預(yù)付款到賬后X日內(nèi)）是否明確；財(cái)務(wù)合規(guī)：是否存在“陰陽合同”風(fēng)險，合同金額是否與財(cái)務(wù)系統(tǒng)銷售訂單一致。審核通過后，在《審核意見表》“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)；若發(fā)覺財(cái)務(wù)風(fēng)險（如付款條件過于寬松），需提出修改建議并同步財(cái)務(wù)經(jīng)理*。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)專員*輸出成果：《審核意見表》（財(cái)務(wù)審核意見）、財(cái)務(wù)條款修改建議（四）合規(guī)審查（整體層面）操作內(nèi)容：合規(guī)專員*在1個工作日內(nèi)完成合同整體合規(guī)性審查，重點(diǎn)關(guān)注：行業(yè)合規(guī)：是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如醫(yī)療器械銷售需符合《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》，食品銷售需符合《食品安全法》）；數(shù)據(jù)安全：若合同涉及客戶個人信息收集（如銷售數(shù)據(jù)、用戶資料），是否包含數(shù)據(jù)安全保護(hù)條款（如“賣方不得泄露客戶信息，需采取加密存儲措施”）；內(nèi)部審批權(quán)限：合同金額是否匹配審批權(quán)限（如10萬元以下由銷售負(fù)責(zé)人審批，10萬-50萬元由分管副總審批，50萬元以上由總經(jīng)理*審批）；歷史風(fēng)險：是否與存在歷史糾紛的客戶簽訂合同，需核查過往糾紛處理記錄。合規(guī)審查通過后，在《審核意見表》“合規(guī)審查意見”欄簽字確認(rèn)；若存在重大合規(guī)風(fēng)險（如違反行業(yè)禁令），需上報(bào)合規(guī)總監(jiān)*并暫停合同審批流程。責(zé)任主體：合規(guī)專員*輸出成果：《審核意見表》（合規(guī)審查意見）、合規(guī)風(fēng)險評估報(bào)告（五）最終審批與簽署操作內(nèi)容：銷售助理*匯總《審核意見表》及修改后的合同文本，提交至對應(yīng)審批權(quán)限人：10萬元以下：銷售負(fù)責(zé)人*在1個工作日內(nèi)完成審批，簽署《合同審批單》；10萬-50萬元：分管副總*在2個工作日內(nèi)完成審批，簽署《合同審批單》；50萬元以上：總經(jīng)理*在3個工作日內(nèi)完成審批，簽署《合同審批單》。審批通過后，銷售助理通知法務(wù)專員制作正式合同文本（一式三份：客戶、公司、財(cái)務(wù)各執(zhí)一份），并加蓋公司合同專用章；銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)與客戶簽署合同，保證雙方簽字蓋章頁完整，簽署完成后1個工作日內(nèi)將原件交回財(cái)務(wù)部歸檔。責(zé)任主體：銷售助理、審批人、銷售經(jīng)理輸出成果：《合同審批單》、正式簽署合同文本、簽署完成確認(rèn)函（六）歸檔與跟蹤管理操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部*在收到合同原件后1個工作日內(nèi)完成歸檔，建立《合同歸檔臺賬》，記錄合同編號、名稱、簽署日期、存放位置等信息；銷售助理*在合同管理系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已生效”，并錄入合同履行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款到賬日期、交貨日期、驗(yàn)收日期）；合同履行過程中，銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)跟蹤履約情況，若發(fā)覺客戶違約（如逾期未付款），需及時上報(bào)法務(wù)專員啟動糾紛處理程序；合同履行完畢或終止后，銷售助理*在系統(tǒng)中更新合同狀態(tài)為“已履行/已終止”，并歸檔相關(guān)履約證明（如驗(yàn)收報(bào)告、終止協(xié)議）。責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、銷售助理、銷售經(jīng)理*輸出成果：《合同歸檔臺賬》、合同履行狀態(tài)更新、履約證明材料三、核心工具表格模板（一）合同信息登記表合同編號合同名稱甲方（客戶）名稱甲方統(tǒng)一社會信用代碼甲方聯(lián)系人及電話乙方（公司）名稱乙方統(tǒng)一社會信用代碼合同標(biāo)的合同總金額（元）簽訂日期預(yù)計(jì)履行期限銷售負(fù)責(zé)人合同狀態(tài)備注（二）審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見（通過/不通過/需修改）修改說明（若需修改）審核結(jié)果初步審核（業(yè)務(wù)）法務(wù)專項(xiàng)審核財(cái)務(wù)專項(xiàng)審核合規(guī)審查最終審批（三）合規(guī)檢查清單檢查項(xiàng)目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查結(jié)果（符合/不符合/不適用）整改要求（若不符合）審核人主體資質(zhì)甲方營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包含合同標(biāo)的；授權(quán)委托書合法有效核心條款合法性違約責(zé)任明確、對等；爭議解決方式清晰；無違反法律法規(guī)的“霸王條款”數(shù)據(jù)安全條款涉及個人信息收集的，包含數(shù)據(jù)保密、安全保護(hù)及侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)條款審批權(quán)限合同金額匹配企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限，無越級審批情況行業(yè)特殊規(guī)定符合醫(yī)療器械、食品等行業(yè)的監(jiān)管要求（如需資質(zhì)證書、備案證明等）四、合規(guī)風(fēng)險控制要點(diǎn)與特別提示（一）主體資質(zhì)審核：嚴(yán)控簽約主體風(fēng)險客戶為企業(yè)的，必須核查其營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），并通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)其是否為存續(xù)狀態(tài)、有無經(jīng)營異?；驀?yán)重違法記錄；客戶為自然人的，需核查其身份證原件及復(fù)印件，保證簽約人與合同主體一致；授權(quán)代表簽署合同的，必須提供由法定代表人親筆簽字并加蓋公章的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、權(quán)限及期限，避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。（二）核心條款嚴(yán)謹(jǐn)性：避免歧義與漏洞金額條款：必須明確大小寫金額一致，含稅/不含稅、稅率等需單獨(dú)列示，避免“總價元（含稅）”等模糊表述；履行期限：交貨時間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需具體（如“交貨日期：2024年X月X日前；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：符合GB/T-2023國家標(biāo)準(zhǔn)”），避免“盡快驗(yàn)收”“合理期限內(nèi)”等不確定性表述；違約責(zé)任：違約金比例需合理（一般不超過合同總額的30%），明確違約情形（如逾期付款、逾期交貨）及對應(yīng)的違約責(zé)任，避免“承擔(dān)相應(yīng)損失”等模糊約定。（三）合規(guī)紅線規(guī)避：嚴(yán)守法律法規(guī)底線禁止在合同中設(shè)置“法律、法規(guī)禁止的條款”（如“賣方不承擔(dān)產(chǎn)品質(zhì)量責(zé)任”“爭議只能由賣方所在地法院管轄”等）；涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)屬歸屬（如“技術(shù)專利歸賣方所有，買方僅有使用權(quán)”），避免侵權(quán)風(fēng)險；若合同為格式合同，需保證已采取合理方式提示對方注意免除或限制己方責(zé)任的條款，并保留對方已知的證據(jù)（如簽字確認(rèn)的“條款告知書”）。（四）特殊情況處理：保證流程靈活合規(guī)緊急合同：若客戶要求加急審核，需由銷售負(fù)責(zé)人提交《緊急合同申請說明》，經(jīng)分管副總批準(zhǔn)后，可并行開展業(yè)務(wù)審核與法務(wù)審核，但最終審批權(quán)限不得簡化；跨部門爭議：若審核過程中銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門存在意見分歧，由合規(guī)專員組織召開協(xié)調(diào)會，必要時上報(bào)總經(jīng)理決策；合同變更：已簽署合同需變更的，必須簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，履行與原合同相同的審核流程，避免“口頭變更”“私下補(bǔ)充”等違規(guī)操作。（五）檔案管理完整：保證可追溯性合同文本（含電子版與紙質(zhì)版）需保存至少合同履行期滿后5年，電子版需加密存儲（如使用企業(yè)加密U盤或權(quán)限管理系統(tǒng)），紙質(zhì)版需存放在帶鎖檔案柜中；合同履行過程中的重要溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要