企業(yè)日常采購(gòu)審批流程標(biāo)準(zhǔn)工具模板一、工具應(yīng)用背景與目標(biāo)在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)活動(dòng)是保障生產(chǎn)、辦公正常開(kāi)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，涉及需求提報(bào)、預(yù)算控制、供應(yīng)商選擇、資金支付等多個(gè)環(huán)節(jié)。若缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程，易出現(xiàn)審批效率低下、職責(zé)不清、成本超支、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。本工具旨在通過(guò)規(guī)范采購(gòu)審批全流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作要求，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的“透明化、規(guī)范化、高效化”，同時(shí)有效控制采購(gòu)成本、防范廉政風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)資源合理配置。二、采購(gòu)審批全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與部門(mén)初審需求提報(bào)責(zé)任人：需求部門(mén)經(jīng)辦人（如行政部、生產(chǎn)部專員）操作內(nèi)容：根據(jù)部門(mén)實(shí)際需求（如辦公耗材、生產(chǎn)原料、設(shè)備維修等），填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)模板一），詳細(xì)說(shuō)明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、需求時(shí)間及緊急程度（如“常規(guī)采購(gòu)”“緊急采購(gòu)”）。注意事項(xiàng)：需求描述需清晰準(zhǔn)確，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確具體品名、數(shù)量）；預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購(gòu)數(shù)據(jù)或市場(chǎng)行情，保證預(yù)算合理性。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核責(zé)任人：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）操作內(nèi)容：對(duì)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核：（1）需求必要性（是否為部門(mén)運(yùn)營(yíng)必需，是否存在替代方案）；（2）預(yù)算是否符合部門(mén)年度預(yù)算計(jì)劃；（3）需求時(shí)間是否合理（緊急采購(gòu)需說(shuō)明原因）。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》“部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)”欄簽字確認(rèn)，并提交至采購(gòu)部；若不通過(guò)，需注明理由并退回需求部門(mén)修改。（二）采購(gòu)部審核與方案制定需求復(fù)核與預(yù)算確認(rèn)責(zé)任人：采購(gòu)部專員*操作內(nèi)容：收到需求部門(mén)提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，重點(diǎn)復(fù)核：（1）需求明細(xì)是否完整、規(guī)范；（2）預(yù)估總價(jià)是否超部門(mén)預(yù)算，若超預(yù)算需需求部門(mén)補(bǔ)充說(shuō)明或調(diào)整需求；（3）緊急采購(gòu)需求是否符合企業(yè)《緊急采購(gòu)管理規(guī)定》（如金額限制、審批流程簡(jiǎn)化條件）。輸出結(jié)果：復(fù)核通過(guò)后，在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》“采購(gòu)部審核意見(jiàn)”欄簽字；復(fù)核不通過(guò)，退回需求部門(mén)補(bǔ)充材料。供應(yīng)商選擇與方案制定責(zé)任人：采購(gòu)部專員、采購(gòu)部經(jīng)理操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)類型（如標(biāo)準(zhǔn)化物料、定制化服務(wù)、小額采購(gòu)等）選擇合適的供應(yīng)商獲取方式：常規(guī)采購(gòu)：從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選2-3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期等因素，形成《采購(gòu)詢價(jià)對(duì)比表》；小額采購(gòu)（如≤5000元）：可通過(guò)電商平臺(tái)或長(zhǎng)期合作供應(yīng)商直接采購(gòu)，留存采購(gòu)記錄；大額/特殊采購(gòu)（如≥5萬(wàn)元）：需組織招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判，邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)）參與評(píng)審，確定最終供應(yīng)商。輸出結(jié)果：制定《采購(gòu)執(zhí)行方案》，明確供應(yīng)商信息、采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等，連同《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)詢價(jià)對(duì)比表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）分級(jí)審批與決策根據(jù)采購(gòu)金額及重要性，實(shí)行分級(jí)審批制度：采購(gòu)金額范圍審批人審批要點(diǎn)≤5000元采購(gòu)部經(jīng)理*預(yù)算合理性、供應(yīng)商合規(guī)性5000元-2萬(wàn)元分管采購(gòu)副總*采購(gòu)必要性、性價(jià)比、供應(yīng)商資質(zhì)2萬(wàn)元-10萬(wàn)元總經(jīng)理*戰(zhàn)略匹配度、成本效益、重大供應(yīng)商合作風(fēng)險(xiǎn)≥10萬(wàn)元總經(jīng)理*+董事會(huì)（或決策委員會(huì)）投資回報(bào)分析、對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的影響、合規(guī)性審查操作內(nèi)容：審批人根據(jù)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)執(zhí)行方案》等材料，重點(diǎn)審批采購(gòu)是否符合企業(yè)戰(zhàn)略、預(yù)算是否可控、風(fēng)險(xiǎn)是否可控。審批通過(guò)后，在《采購(gòu)審批表》（詳見(jiàn)模板二）對(duì)應(yīng)欄簽字；若需修改，注明修改意見(jiàn)并退回采購(gòu)部調(diào)整。（四）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂訂單下達(dá)責(zé)任人：采購(gòu)部專員*操作內(nèi)容：審批通過(guò)后，向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》（需明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款），并加蓋企業(yè)公章。合同簽訂（必要時(shí)）適用場(chǎng)景：金額≥2萬(wàn)元、定制化服務(wù)、長(zhǎng)期合作采購(gòu)。責(zé)任人：采購(gòu)部專員*、法務(wù)部（如需）操作內(nèi)容：與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，合同條款需包括：雙方基本信息、采購(gòu)標(biāo)的、價(jià)格與支付方式、交付與驗(yàn)收、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。法務(wù)部需對(duì)合同合規(guī)性進(jìn)行審核，保證無(wú)法律風(fēng)險(xiǎn)。（五）物料/服務(wù)驗(yàn)收到貨驗(yàn)收責(zé)任人：需求部門(mén)經(jīng)辦人、倉(cāng)庫(kù)管理員（如涉及物料入庫(kù)）、質(zhì)檢專員（如需）操作內(nèi)容：（1）供應(yīng)商按《采購(gòu)訂單》交貨后，需求部門(mén)核對(duì)物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致；（2）質(zhì)檢部門(mén)（如品控部*）對(duì)物料質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)（如抽檢、全檢），保證符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；（3）倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《入庫(kù)單》。輸出結(jié)果：三方共同簽署《驗(yàn)收單》（詳見(jiàn)模板三），注明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格物料的處理方式（如退換貨、折價(jià)接收）。驗(yàn)收異常處理若驗(yàn)收不合格，需求部門(mén)需在2個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面通知采購(gòu)部，采購(gòu)部及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理方案（如補(bǔ)貨、退款），并保留溝通記錄。（六）付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)審核付款資料準(zhǔn)備責(zé)任人：采購(gòu)部專員*操作內(nèi)容：驗(yàn)收合格后，收集以下資料提交財(cái)務(wù)部：（1）《采購(gòu)審批表》《采購(gòu)訂單》《驗(yàn)收單》《入庫(kù)單》；（2）供應(yīng)商開(kāi)具的合規(guī)發(fā)票（抬頭為企業(yè)全稱、稅號(hào)準(zhǔn)確）；（3）《付款申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)模板四），注明付款金額、供應(yīng)商信息、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/支票）。財(cái)務(wù)審核與付款責(zé)任人：財(cái)務(wù)部專員、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理*（按金額分級(jí)）操作內(nèi)容：（1）財(cái)務(wù)部審核資料完整性、發(fā)票合規(guī)性、付款金額是否與審批一致；（2）審核通過(guò)后，按企業(yè)資金支付流程安排付款，付款后留存付款憑證；（3）若發(fā)覺(jué)問(wèn)題（如發(fā)票錯(cuò)誤、金額不符），退回采購(gòu)部補(bǔ)充材料。（七）檔案歸檔責(zé)任人：采購(gòu)部專員*操作內(nèi)容：采購(gòu)?fù)瓿珊?，將《采?gòu)需求申請(qǐng)表》《采購(gòu)審批表》《采購(gòu)詢價(jià)對(duì)比表》《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》《付款申請(qǐng)單》等資料整理成冊(cè)，按“采購(gòu)日期+部門(mén)”編號(hào)歸檔，保存期限不少于3年。三、核心流程模板表格模板一：采購(gòu)需求申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)：申請(qǐng)部門(mén)：申請(qǐng)人：聯(lián)系方式：申請(qǐng)日期：需求類型：□常規(guī)□緊急預(yù)計(jì)到貨日期：采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位12預(yù)算來(lái)源□部門(mén)年度預(yù)算□專項(xiàng)預(yù)算□其他：__________________附件清單□技術(shù)參數(shù)□報(bào)價(jià)單□其他：__________________部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：____________日期：____________采購(gòu)部審核意見(jiàn)簽字：____________日期：____________分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)簽字：____________日期：____________模板二：采購(gòu)審批表審批單號(hào)：采購(gòu)需求申請(qǐng)單號(hào)：采購(gòu)部門(mén)：采購(gòu)類型：□物料□服務(wù)□工程供應(yīng)商名稱：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：報(bào)價(jià)（元）：采購(gòu)明細(xì)：（同采購(gòu)需求申請(qǐng)表明細(xì)）采購(gòu)部意見(jiàn)經(jīng)辦人：____________日期：____________□同意采購(gòu)□調(diào)整后采購(gòu)□不同意采購(gòu)（說(shuō)明：__________________）分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：____________日期：____________總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：____________日期：____________董事會(huì)意見(jiàn)（如需）簽字：____________日期：____________模板三：驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)：采購(gòu)訂單號(hào)：供應(yīng)商名稱：到貨日期：驗(yàn)收信息序號(hào)物料名稱規(guī)格型號(hào)單位12驗(yàn)收參與人需求部門(mén)：__________（簽字）倉(cāng)庫(kù)：__________（簽字）質(zhì)檢：__________（簽字）處理意見(jiàn)□合格入庫(kù)□退換貨□折價(jià)接收□其他：__________________采購(gòu)部確認(rèn)經(jīng)辦人：__________日期：____________模板四：付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單號(hào)：采購(gòu)訂單號(hào)：驗(yàn)收單號(hào)：供應(yīng)商名稱：開(kāi)戶銀行：賬號(hào)：納稅人識(shí)別號(hào)：付款方式：□轉(zhuǎn)賬□支票付款明細(xì)序號(hào)合同/訂單號(hào)物料/服務(wù)名稱金額（元）12付款總金額大寫(xiě)：____________小寫(xiě)：____________申請(qǐng)部門(mén)意見(jiàn)經(jīng)辦人：__________部門(mén)負(fù)責(zé)人：__________日期：____________財(cái)務(wù)部審核經(jīng)辦人：__________財(cái)務(wù)經(jīng)理：__________日期：____________總經(jīng)理審批簽字：__________日期：____________付款記錄付款日期：__________付款金額：__________財(cái)務(wù)經(jīng)辦：__________四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制與合規(guī)性所有采購(gòu)需嚴(yán)格控制在部門(mén)年度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。禁止化整為零（將大額采購(gòu)拆分為小額采購(gòu)）規(guī)避審批流程，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）審批時(shí)限要求常規(guī)采購(gòu)：需求部門(mén)提報(bào)→部門(mén)審核（1個(gè)工作日）→采購(gòu)部審核（1個(gè)工作日）→分級(jí)審批（2-3個(gè)工作日，按審批層級(jí)累計(jì)），總時(shí)長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日。緊急采購(gòu)：需求部門(mén)需在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》中標(biāo)注“緊急”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及采購(gòu)部經(jīng)理雙簽字后可先行采購(gòu)，事后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）供應(yīng)商管理規(guī)范優(yōu)先選擇企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量體系認(rèn)證等）及小批量試用，評(píng)估合格后方可入庫(kù)。采購(gòu)部每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次績(jī)效評(píng)估（質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)），評(píng)估不合格的供應(yīng)商暫停合作或清退。（四）文檔與檔案管理所有采購(gòu)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)/電子文檔需同步保存，保證“審批流程可追溯、責(zé)任可認(rèn)定”，禁止私自銷毀或篡改采購(gòu)記錄。檔案歸檔需按“一采購(gòu)一檔”原則，編號(hào)規(guī)則統(tǒng)一，便于后續(xù)查詢與審計(jì)。（五