采購訂單審批與供應(yīng)商管理工具模板類內(nèi)容適用業(yè)務(wù)場景說明本工具適用于企業(yè)采購業(yè)務(wù)全流程管理，尤其適合需規(guī)范采購審批、優(yōu)化供應(yīng)商協(xié)作的中型企業(yè)采購部門。具體場景包括：采購流程規(guī)范化需求：解決傳統(tǒng)采購中審批環(huán)節(jié)不清晰、流程冗余或權(quán)責(zé)模糊問題，保證采購行為合規(guī)高效。供應(yīng)商資源整合需求：針對供應(yīng)商信息分散、合作質(zhì)量參差不齊的情況，實現(xiàn)供應(yīng)商統(tǒng)一準入、評估與動態(tài)管理。跨部門協(xié)同需求：打通采購申請、財務(wù)審核、入庫驗收等環(huán)節(jié)，避免信息孤島，提升部門間協(xié)作效率。風(fēng)險防控需求：通過嚴格的供應(yīng)商資質(zhì)審核和訂單審批，降低采購成本異常、供應(yīng)商履約風(fēng)險等問題。詳細操作流程指引一、供應(yīng)商管理全流程供應(yīng)商準入步驟1：采購專員*收集潛在供應(yīng)商資料，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可）、產(chǎn)品報價單、合作案例等，填寫《供應(yīng)商準入申請表》。步驟2：采購經(jīng)理*組織資質(zhì)初審，重點核查供應(yīng)商資質(zhì)真實性、經(jīng)營范圍與采購需求的匹配度。步驟3：初審?fù)ㄟ^后，由質(zhì)量部門*對供應(yīng)商樣品進行檢驗（如涉及），并出具《供應(yīng)商樣品檢驗報告》。步驟4：通過資質(zhì)與樣品檢驗的供應(yīng)商，錄入《供應(yīng)商信息表》，分配唯一供應(yīng)商編號，納入“合格供應(yīng)商名錄”，可參與后續(xù)采購訂單合作。供應(yīng)商信息維護季度更新：采購專員*每季度向合格供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息更新函》，收集其聯(lián)系方式、經(jīng)營地址、資質(zhì)文件有效期等最新信息，同步更新至《供應(yīng)商信息表》。資質(zhì)復(fù)審：對需延續(xù)合作的供應(yīng)商，在資質(zhì)文件到期前1個月由采購經(jīng)理*組織復(fù)審，未通過復(fù)審的暫停合作并移出名錄。信息變更：供應(yīng)商發(fā)生名稱、股權(quán)結(jié)構(gòu)等重大變更時，需提供證明材料，經(jīng)采購部門審核后更新信息，保證檔案準確。供應(yīng)商績效評估評估周期：每半年開展一次綜合評估，由采購部門、質(zhì)量部門、使用部門*共同參與。評估指標：包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨準時率、價格競爭力、售后服務(wù)響應(yīng)速度等，各指標權(quán)重根據(jù)采購品類設(shè)定（如質(zhì)量占比40%、交期占比30%）。結(jié)果應(yīng)用：評估結(jié)果分為“優(yōu)秀（90分以上）”“合格（70-89分）”“待改進（70分以下）”三級。優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先分配訂單，待改進供應(yīng)商出具《整改通知書》，連續(xù)兩次待改進的終止合作。二、采購訂單審批全流程采購訂單申請步驟1：需求部門*根據(jù)生產(chǎn)或運營計劃，填寫《采購訂單申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算單價、預(yù)計總價、交貨日期、供應(yīng)商名稱（需從“合格供應(yīng)商名錄”中選擇）及申請理由。步驟2：需求部門負責(zé)人*審核申請的必要性與合理性，確認預(yù)算額度符合部門年度預(yù)算計劃。多級審批流程部門審核：采購專員*核對申請表信息與供應(yīng)商資質(zhì)，檢查價格是否低于歷史采購價或市場均價，必要時進行比價。財務(wù)審核：財務(wù)部門*審核預(yù)算匹配度、付款方式及合同條款中的財務(wù)風(fēng)險點，確認資金安排。管理層審批：根據(jù)訂單金額分級審批（如1萬元以下由采購經(jīng)理審批，1-5萬元由分管副總審批，5萬元以上由總經(jīng)理*審批），審批人在《采購訂單申請表》簽署意見。訂單與執(zhí)行步驟1：審批通過后，采購專員*在系統(tǒng)中正式《采購訂單》，加蓋公司公章后發(fā)送至供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認回傳。步驟2：供應(yīng)商按訂單要求發(fā)貨后，需求部門*負責(zé)收貨驗收，填寫《物料驗收單》，注明實際數(shù)量、質(zhì)量情況；如有不符，需在2個工作日內(nèi)反饋至采購部門處理。步驟3：驗收合格后，財務(wù)部門根據(jù)訂單、驗收單及發(fā)票（如需）安排付款，采購專員將訂單、驗收單、付款憑證等資料整理歸檔。核心工具模板清單表1：供應(yīng)商基本信息表字段名稱填寫說明示例供應(yīng)商編號系統(tǒng)自動分配唯一編碼GYS2024001供應(yīng)商名稱工商注冊全稱科技有限公司供應(yīng)商類型如：生產(chǎn)型/貿(mào)易型/服務(wù)型生產(chǎn)型聯(lián)系人主要對接人姓名聯(lián)系方式手機號/辦公電話（需驗證真實性）注冊地址工商注冊地址市區(qū)路號資質(zhì)文件掃描件存檔（營業(yè)執(zhí)照、許可證等）見附件合作起始日期首次合作時間2024-01-15主要合作品類如：電子元器件/辦公用品/原材料電子元器件備注特殊約定或歷史合作記錄年度戰(zhàn)略供應(yīng)商表2：采購訂單申請表字段名稱填寫說明示例申請單號系統(tǒng)自動CGDD2024001申請部門需求部門生產(chǎn)部申請人需求提交人申請日期提交申請的日期2024-03-01物料名稱具體產(chǎn)品名稱電路板規(guī)格型號物料技術(shù)參數(shù)PCB-2024V1采購數(shù)量需求數(shù)量1000件預(yù)算單價（元）不含稅預(yù)估單價50.00預(yù)算總價（元）數(shù)量×單價50000.00供應(yīng)商名稱合格供應(yīng)商名錄內(nèi)供應(yīng)商科技有限公司申請理由如：生產(chǎn)備貨/設(shè)備維修Q2季度生產(chǎn)備貨審批流程按部門審核→財務(wù)審核→管理層審批填寫見審批意見欄審批意見各審批人簽署意見并簽字（詳見流程簽字頁）表3：供應(yīng)商績效評估表字段名稱填寫說明示例供應(yīng)商編號對應(yīng)《供應(yīng)商基本信息表》編號GYS2024001評估周期如：2024年H1（1-6月）2024年H1評估指標質(zhì)量、交期、價格、服務(wù)等質(zhì)量（40%）、交期（30%）評分標準各指標量化評分（如質(zhì)量合格率≥95%得40分）見評分細則實際得分各指標得分總和85分評估等級優(yōu)秀（≥90分）/合格（70-89分）/待改進（<70分）合格改進建議待改進供應(yīng)商需填寫提升交貨準時率后續(xù)合作建議如：增加訂單/維持合作/暫停合作維持合作，優(yōu)先分配小批量訂單關(guān)鍵使用要點提示信息真實性核查：供應(yīng)商準入時需核對原件，保證資質(zhì)文件、聯(lián)系方式等信息真實有效，避免虛假合作風(fēng)險。審批權(quán)限明確化：嚴格按照訂單金額分級審批，禁止越級審批或口頭審批，保證審批流程可追溯。動態(tài)管理供應(yīng)商：定期更新供應(yīng)商信息與績效評估結(jié)果，對異常情況（如多次延遲交貨）及時介入處理