企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用規(guī)范一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)辦公自動(dòng)化（以下簡(jiǎn)稱“OA系統(tǒng)”）的使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，提高辦公效率，保障企業(yè)信息資產(chǎn)安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生及其他經(jīng)授權(quán)使用OA系統(tǒng)的人員）在使用公司提供的OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公活動(dòng)的全過(guò)程。OA系統(tǒng)所涵蓋的各項(xiàng)功能模塊，均需遵循本規(guī)范要求。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，確保所有操作行為合法合規(guī)。2.安全性原則：高度重視信息安全與保密，妥善保管個(gè)人賬號(hào)信息，嚴(yán)防信息泄露、丟失或被篡改。3.高效性原則：合理利用OA系統(tǒng)功能，優(yōu)化辦公流程，提升工作效率，減少不必要的操作。4.準(zhǔn)確性原則：在OA系統(tǒng)中錄入、流轉(zhuǎn)、發(fā)布的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免誤導(dǎo)性或錯(cuò)誤信息。5.責(zé)任性原則：使用者對(duì)其賬號(hào)下的所有操作行為及產(chǎn)生的后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。二、用戶行為規(guī)范（一）賬號(hào)與密碼管理1.賬號(hào)申領(lǐng)與激活：?jiǎn)T工入職后，由行政部（或IT部門）統(tǒng)一分配OA系統(tǒng)賬號(hào)。用戶應(yīng)在收到賬號(hào)信息后及時(shí)登錄系統(tǒng)，并按提示完成初始密碼修改及個(gè)人信息完善。2.密碼設(shè)置與保管：密碼設(shè)置應(yīng)包含字母、數(shù)字及特殊符號(hào)，長(zhǎng)度不低于規(guī)定要求，且避免使用與個(gè)人信息相關(guān)的簡(jiǎn)單密碼。嚴(yán)禁將個(gè)人賬號(hào)密碼告知他人或轉(zhuǎn)借、共用賬號(hào)。建議定期更換密碼，保持密碼的機(jī)密性。3.賬號(hào)安全維護(hù)：用戶應(yīng)妥善保管賬號(hào)，如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常登錄、密碼遺忘或懷疑密碼泄露，應(yīng)立即向系統(tǒng)管理員報(bào)告，并及時(shí)修改密碼。4.賬號(hào)注銷與交接：?jiǎn)T工離職、調(diào)動(dòng)或不再需要使用OA系統(tǒng)時(shí)，須提前清理個(gè)人賬號(hào)下的重要數(shù)據(jù)，并按公司規(guī)定辦理賬號(hào)注銷或交接手續(xù)。（二）信息處理規(guī)范1.信息發(fā)布與流轉(zhuǎn)：在OA系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息內(nèi)容必須與工作相關(guān)，符合公司業(yè)務(wù)需求及保密規(guī)定。嚴(yán)禁發(fā)布、傳播與工作無(wú)關(guān)的言論、圖片、視頻及其他不良信息。3.文件命名與分類：上傳至OA系統(tǒng)的文件應(yīng)采用清晰、規(guī)范的命名方式，注明文件主題、日期、版本等關(guān)鍵信息，便于檢索和管理。文件應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容存儲(chǔ)到相應(yīng)的文件夾或模塊中。4.垃圾信息與騷擾信息：嚴(yán)禁利用OA系統(tǒng)發(fā)送垃圾郵件、惡意廣告、騷擾信息或進(jìn)行任何形式的網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）系統(tǒng)功能使用規(guī)范1.郵件與消息通訊：使用OA郵件及即時(shí)通訊功能時(shí)，應(yīng)主題明確、內(nèi)容簡(jiǎn)潔、語(yǔ)氣得體。重要事項(xiàng)建議輔以正式書(shū)面通知或電話確認(rèn)。2.流程審批：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程發(fā)起、處理各類審批事項(xiàng)。審批人應(yīng)及時(shí)處理待辦事項(xiàng)，對(duì)審批內(nèi)容認(rèn)真審核，簽署明確意見(jiàn)。3.文檔協(xié)作與共享：利用文檔協(xié)作功能時(shí)，應(yīng)尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，未經(jīng)允許不得擅自修改、刪除他人創(chuàng)建或共享的文檔。共享文檔時(shí)應(yīng)設(shè)置合理的訪問(wèn)權(quán)限。4.會(huì)議與日程管理：通過(guò)OA系統(tǒng)預(yù)約會(huì)議室、發(fā)起會(huì)議通知時(shí)，應(yīng)確保信息準(zhǔn)確，提前通知相關(guān)人員。合理使用日程管理功能，提高個(gè)人時(shí)間管理效率。（四）操作與設(shè)備規(guī)范1.規(guī)范操作：用戶應(yīng)熟悉OA系統(tǒng)的操作手冊(cè)，按照系統(tǒng)提示和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范操作，避免因誤操作造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或系統(tǒng)故障。2.設(shè)備安全：在使用OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)確保所用辦公設(shè)備（計(jì)算機(jī)、移動(dòng)終端等）的安全，安裝必要的殺毒軟件并及時(shí)更新病毒庫(kù)。離開(kāi)工作崗位時(shí)，應(yīng)鎖定計(jì)算機(jī)或退出OA系統(tǒng)。3.軟件安裝：嚴(yán)禁在辦公設(shè)備上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件，尤其是來(lái)源不明的軟件，以防引入病毒或惡意程序，影響OA系統(tǒng)及公司網(wǎng)絡(luò)安全。4.故障報(bào)告：如遇OA系統(tǒng)運(yùn)行異常、功能故障或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或IT支持部門反饋，說(shuō)明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間及操作步驟，以便及時(shí)排查處理。三、信息安全與保密（一）數(shù)據(jù)安全1.數(shù)據(jù)備份意識(shí)：重要的工作數(shù)據(jù)除系統(tǒng)自動(dòng)備份外，建議用戶根據(jù)需要進(jìn)行本地或指定位置的額外備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。2.涉密數(shù)據(jù)處理：涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司最高級(jí)別保密規(guī)定進(jìn)行管理，必要時(shí)采用離線方式處理，避免在OA系統(tǒng)中留存痕跡。3.個(gè)人敏感信息保護(hù)：妥善保管OA系統(tǒng)中涉及的個(gè)人敏感信息，如身份證號(hào)、銀行賬號(hào)等，非工作必需不得隨意提供給他人。（二）系統(tǒng)安全2.外部設(shè)備接入：未經(jīng)許可，不得擅自將外部存儲(chǔ)設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤）接入已登錄OA系統(tǒng)的辦公電腦，如確需使用，務(wù)必進(jìn)行病毒查殺。3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全：建議在公司內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用OA系統(tǒng)。確需在外網(wǎng)或移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下訪問(wèn)時(shí)，應(yīng)通過(guò)公司指定的VPN等安全方式接入，并確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。（三）保密責(zé)任1.保密協(xié)議：?jiǎn)T工應(yīng)自覺(jué)遵守公司《保密協(xié)議》及本規(guī)范關(guān)于信息安全的各項(xiàng)規(guī)定，履行保密義務(wù)。2.泄密報(bào)告：一旦發(fā)生或疑似發(fā)生信息泄露事件，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，并第一時(shí)間向直接上級(jí)及公司保密管理部門報(bào)告，不得隱瞞或拖延。四、責(zé)任與獎(jiǎng)懲1.責(zé)任追究：對(duì)于違反本規(guī)范，造成OA系統(tǒng)故障、信息泄露、數(shù)據(jù)損壞或其他不良后果的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重及造成損失的大小，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；涉嫌違法的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。2.表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格遵守本規(guī)范，在OA系統(tǒng)安全使用、信息保密、效率提升等方面表現(xiàn)突出或做出積極貢獻(xiàn)的個(gè)人或部門，公司將給予相應(yīng)的表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。五、附則1.本規(guī)范由公司行政部（或IT部/綜合管理部）負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.各部門可根據(jù)本規(guī)范，結(jié)合自身業(yè)